Hướng dẫn đầy đủ nhất về quản lý yêu cầu và truy xuất nguồn gốc

Định nghĩa yêu cầu: Cách áp dụng và tránh những lỗi thường gặp

Để thực hiện một dự án thành công, điều cần thiết là các yêu cầu được xác định đúng và chính xác. Tuy nhiên, việc xác định các yêu cầu có thể rất phức tạp - nếu sai và dự án của bạn sẽ bị chậm tiến độ, lãng phí nguồn lực hoặc sự không hài lòng của khách hàng. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét định nghĩa yêu cầu là gì và cách bạn có thể áp dụng nó trong các dự án của riêng mình. Bắt đầu nào!

Các yêu cầu là gì?

Các yêu cầu của một dự án phần mềm là các chức năng, tính năng và các ràng buộc cần được đáp ứng bởi sản phẩm cuối cùng. Nói cách khác, các yêu cầu xác định phần mềm phải làm gì, trông như thế nào và bất kỳ điều kiện nào phải đáp ứng để nó được coi là thành công.

Yêu cầu thu thập là điều cần thiết để tạo ra một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc khách hàng. Điều quan trọng cần lưu ý là các yêu cầu có thể thay đổi trong suốt quá trình của dự án, vì vậy điều quan trọng là phải có một cơ chế để theo dõi và quản lý những thay đổi này.

Các loại yêu cầu

Có hai loại yêu cầu:

Đòi Hỏi Kỹ Thuật - Yêu cầu hệ thống có thể được gọi là phiên bản mở rộng của các yêu cầu người dùng. Yêu cầu hệ thống đóng vai trò là điểm bắt đầu cho bất kỳ thiết kế hệ thống mới nào. Các yêu cầu này là một mô tả chi tiết về các yêu cầu của người dùng mà hệ thống phải đáp ứng.

Yêu cầu người sử dụng - Yêu cầu của người dùng là sự kết hợp của các yêu cầu chức năng và phi chức năng. Các yêu cầu của người dùng này phải được thiết kế sao cho người dùng không có bất kỳ kiến thức kỹ thuật nào có thể hiểu được chúng một cách dễ dàng. Do đó, chúng phải được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên bằng các bảng, biểu mẫu và sơ đồ đơn giản. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tài liệu không có chi tiết về thiết kế hệ thống, phần mềm hoặc ký hiệu chính thức.

Xác định yêu cầu

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ dự án nào là tài liệu yêu cầu của nó. Những quan niệm sai lầm, thiếu chính xác hoặc thái quá trong các tiêu chí nhất thiết sẽ dẫn đến việc chậm tiến độ, mất nguồn lực và sự không hài lòng của người tiêu dùng.

Việc phân tích yêu cầu nên bắt đầu với nhu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức và biến chúng thành nhu cầu của dự án. Nếu việc đáp ứng các tiêu chuẩn đã nêu sẽ quá tốn kém hoặc mất nhiều thời gian, các yêu cầu của dự án có thể phải được thỏa hiệp, giảm quy mô hoặc giảm bớt trong các cuộc đàm phán với khách hàng hoặc nhà tài trợ.

Làm thế nào để xác định yêu cầu?

Có nhiều cách khác nhau để xác định yêu cầu, nhưng tất cả đều có chung một số bước:

Xác định các bên liên quan và nhu cầu của họ
Xác định phạm vi của dự án
Dự thảo các yêu cầu chức năng và phi chức năng
Ưu tiên các yêu cầu
Xác thực các yêu cầu với các bên liên quan

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng bước trong số các bước này.

Xác định các bên liên quan và nhu cầu của họ là bước đầu tiên trong quá trình xác định yêu cầu. Các bên liên quan là các cá nhân hoặc nhóm có quyền lợi trong dự án. Họ có thể là nội bộ (ví dụ: nhân viên của công ty) hoặc bên ngoài (ví dụ: khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý). Điều quan trọng là phải xác định sớm tất cả các bên liên quan và nhu cầu của họ trong dự án, vì đầu vào của họ sẽ rất quan trọng trong việc xác định các yêu cầu.

Sản phẩm bước thứ hai là xác định phạm vi của dự án. Phạm vi xác định ranh giới của dự án và bao gồm mọi thứ sẽ được chuyển giao như một phần của dự án. Việc xác định phạm vi sớm giúp ngăn chặn hiện tượng leo phạm vi, đó là khi các tính năng hoặc chức năng bổ sung được thêm vào dự án ngoài những gì đã thỏa thuận ban đầu.

Sản phẩm bước thứ ba là soạn thảo các yêu cầu chức năng và phi chức năng. Các yêu cầu chức năng là những yêu cầu mô tả những gì phần mềm phải làm, chẳng hạn như 'Phần mềm phải có thể đăng nhập người dùng'. Các yêu cầu phi chức năng là những yêu cầu mô tả cách phần mềm sẽ hoạt động, chẳng hạn như 'Phần mềm phải đáp ứng'. Điều quan trọng là phải soạn thảo cả hai loại yêu cầu, vì cả hai đều phục vụ các mục đích khác nhau.

Sản phẩm bước thứ tư là ưu tiên các yêu cầu. Điều này giúp đảm bảo rằng các yêu cầu quan trọng nhất được giải quyết đầu tiên trong trường hợp nguồn lực hoặc thời gian có hạn. Các yêu cầu có thể được ưu tiên sử dụng các phương pháp khác nhau, chẳng hạn như MoSCoW (phải có, nên có, có thể có, sẽ có) hoặc Kano (phải có, thỏa thích có).

Sản phẩm bước thứ năm và cuối cùng là xác nhận các yêu cầu với các bên liên quan. Điều này giúp đảm bảo rằng các yêu cầu phản ánh chính xác nhu cầu của các bên liên quan. Việc xác nhận có thể được thực hiện thông qua nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như phỏng vấn, nhóm tập trung hoặc khảo sát.

Những sai lầm thường gặp khi xác định yêu cầu

Một số lỗi phổ biến mà các tổ chức mắc phải khi xác định các yêu cầu bao gồm:

Thiếu rõ ràng: Điều quan trọng là phải cụ thể khi xác định các yêu cầu cho một dự án phần mềm. Ngôn ngữ mơ hồ hoặc mơ hồ có thể dẫn đến nhầm lẫn và chậm trễ.
Giả định không chính xác: Việc không hiểu nhu cầu của người dùng có thể dẫn đến các giả định và yêu cầu không chính xác không đáp ứng mong đợi của người dùng.
Thông tin thiếu sót: Thông tin không đầy đủ hoặc bị thiếu có thể gây ra trở ngại vì các nhà phát triển phải chờ thêm thông tin chi tiết trước khi tiếp tục phát triển.
Yêu cầu quá cụ thể: Quá chi tiết có thể gây mất tập trung vào các mục tiêu chính của sản phẩm, dẫn đến lãng phí tài nguyên và dành quá nhiều thời gian cho các tính năng không cần thiết.
Giao tiếp kém giữa các thành viên trong nhóm: Nếu các thành viên trong nhóm không giao tiếp đúng cách, các chi tiết quan trọng có thể bị bỏ qua hoặc bỏ qua. Điều này có thể dẫn đến những sai lầm và sự chậm trễ tốn kém.
Tài liệu kém: Có một tài liệu không đầy đủ, được viết kém có thể dẫn đến sự thiếu rõ ràng và hiểu biết giữa các thành viên trong nhóm, dẫn đến phần mềm chất lượng kém.

Làm thế nào người ta có thể tránh được những sai lầm này?

Bằng cách dành thời gian để tạo một tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm toàn diện và tránh những lỗi thông thường như thế này, các tổ chức có thể đảm bảo rằng các dự án phần mềm của họ thành công. Tài liệu phù hợp giúp các nhóm luôn ngăn nắp, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, và cuối cùng dẫn đến các sản phẩm chất lượng cao đáp ứng mong đợi của người dùng. Ngoài ra, nó đóng vai trò là nguồn tham khảo trong suốt quá trình phát triển cho cả khách hàng và nhà phát triển. Đầu tư vào một tài liệu SRS được soạn thảo tốt là điều cần thiết cho các dự án phát triển phần mềm thành công.

Yêu cầu thăm quan Nền tảng ALM

Các tổ chức có thể tăng hiệu quả và độ chính xác của quy trình xác định yêu cầu của họ bằng cách tận dụng Nền tảng ALM Yêu cầu, chẳng hạn như Yêu cầu Visure. Với công cụ truy xuất nguồn gốc mạnh mẽ của Visure, các nhóm có thể hình dung cách các yêu cầu và câu chuyện của người dùng được liên kết với nhau, cho phép họ xem và theo dõi các thay đổi một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu những gì được mong đợi từ họ trong từng giai đoạn của dự án. Hơn nữa, nó cung cấp một nền tảng dễ sử dụng để cộng tác giữa các phòng ban khác nhau, cho phép các nhóm nhanh chóng thống nhất quan điểm khi xác định các yêu cầu phần mềm.

Nhìn chung, với việc sử dụng hợp lý Nền tảng ALM Yêu cầu như Yêu cầu Visure, các tổ chức có thể hợp lý hóa quy trình xác định yêu cầu của họ đồng thời đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về sản phẩm mà họ đang phát triển. Điều này giúp các nhóm đạt được kết quả chất lượng với nỗ lực tối thiểu, cho phép họ tập trung nỗ lực vào việc cung cấp một sản phẩm phần mềm thành công.

Kết luận

Tóm lại, xác định đúng các yêu cầu là cần thiết để đảm bảo thành công trong bất kỳ dự án phát triển phần mềm nào. Việc có một Tài liệu Đặc tả Yêu cầu hiệu quả có thể giúp bảo vệ cả khách hàng và nhà phát triển bằng cách cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về các mục tiêu và phạm vi của dự án. Ngoài ra, việc tận dụng nền tảng ALM như Yêu cầu Visure có thể giúp các nhóm hợp lý hóa quy trình xác định yêu cầu của họ đồng thời tăng độ chính xác và hiệu quả. Bằng cách thực hiện các bước này, các tổ chức có thể đảm bảo rằng các dự án của họ thành công trong khi giảm thiểu chi phí và sự chậm trễ. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về đặc tả yêu cầu hoặc bắt đầu tự tạo chúng, hãy yêu cầu Dùng thử miễn phí 30 ngày tại Nền tảng ALM Yêu cầu Visure ngày hôm nay.

Đừng quên chia sẻ bài viết này!