أدوات إدارة المتطلبات (RM)
في العالم الحقيقي ، لا يوضح العملاء دائمًا متطلباتهم كما ينبغي ، وليس لكل مشروع محلل أعمال على دراية جيدة بالمجال والمعرفة التقنية. ومع ذلك ، فإن القدرة على التنقل في متطلبات العمل ترتبط ارتباطًا وثيقًا بنجاح المشروع. تساعد أدوات إدارة المتطلبات الفرق في الحصول على المتطلبات من العملاء بدقة ، وتحديد أولوياتها ، والتعاون عند تنفيذها ، والإبلاغ عما تم إنجازه وما لا يزال يتعين القيام به ، والمزيد. تشرح هذه المقالة كيفية تحديد أداة إدارة المتطلبات وتسرد بعض أهم الميزات التي يجب أن تتوفر في أي أداة لإدارة المتطلبات.
ما هي إدارة المتطلبات؟
يُعرّف معهد إدارة المشاريع إدارة المتطلبات بأنها مجموعة متكررة من الأنشطة التي تساعد على ضمان التعامل مع الاستنباط والتوثيق والتحسين وتغيير المتطلبات بشكل مناسب خلال دورة الحياة.
المطلب هو أي حاجة مادية أو وظيفية موثقة يسعى المنتج أو العملية إلى تحقيقها. نظرًا لأن جميع المؤسسات موجودة لتزويد العملاء بمنتج أو خدمة معينة ، فإن جميع المؤسسات تتعامل مع المتطلبات. ومع ذلك ، فقد توصلت بعض المنظمات إلى كيفية التعامل مع المتطلبات بكفاءة من أجل التسليم الناجح لأفضل منتج أو خدمة ، بينما يعاني البعض الآخر منهم باستمرار.
عادةً ما يكون الاختلاف بين نوعي المؤسسات هو إدارة المتطلبات ، والتي تلعب دورًا مهمًا خلال دورة الحياة بأكملها وتعمل كغراء يربط المشروع معًا ، مما يمنعه من الانهيار بسبب عدم القدرة على تقديم المنتج أو الخدمة المطلوبة.
لماذا أحتاج إلى أداة إدارة المتطلبات؟
إذا كان هناك شيء يمكن أن يتفق عليه جميع مديري المشاريع ، فهو أن متطلبات التوثيق مهمة شاقة. وبدون الأداة المناسبة للوظيفة ، غالبًا ما لا تكون متطلبات التوثيق مملة فحسب ، بل عديمة الجدوى أيضًا. حتى أكثر مديري المشاريع تفانيًا يفضلون القيام بأشياء أخرى بدلاً من قضاء وقتهم في تحديث جدول بيانات Excel العملاق الذي يمكنهم فقط التنقل فيه — بشكل سيء في أحسن الأحوال.
"عندما تكون الميزانيات ضئيلة، والجداول الزمنية ضيقة، والنطاق يزحف، تميل وثائق المتطلبات إلى أن تكون أول تسليم يتم تنفيذه وآخر تسليم يتم أخذه في الاعتبار"، توضح خبيرة إدارة المشاريع كيلي سوتر. نظرًا لأن توثيق المتطلبات هو مخطط للعميل لفهم ما يمكن توقعه من المشروع بشكل أفضل، فإنه يلعب دورًا حاسمًا في الحفاظ على علاقة صحية مع العميل والقدرة على تلبية توقعات العميل.
تمنح أدوات إدارة المتطلبات المؤسسات ميزة تُحدث كل الفرق من خلال تسهيل تتبع المتطلبات واختبارها وتصورها وتحليلها وإيصالها إلى أصحاب المصلحة. كما أنها تترك وراءها مسار تدقيق يعطي تاريخًا موثقًا خطوة بخطوة لمفهوم المتطلبات الفردية والتغييرات التي تم إجراؤها عليها على مدار المشروع.
يمكن استخدام أدوات إدارة المتطلبات في جميع الصناعات ، بما في ذلك تكنولوجيا المعلومات والرعاية الصحية والبناء والمصارف والتمويل ، السيارات, الفضاء الجوي والدفاع، وما إلى ذلك وهلم جرا. لا يهم حجم المؤسسة لأن أدوات إدارة المتطلبات الممتازة متاحة للمؤسسات الكبيرة والصغيرة.
كيف تختار أداة إدارة المتطلبات؟
إن أبسط أداة لإدارة المتطلبات هي ورقة بيضاء أو سبورة بيضاء فارغة. بينما لا يزال هناك مجال لتخطيط إدارة متطلبات المدرسة القديمة ، فقد أثبتت أدوات إدارة المتطلبات الرقمية أنها لا غنى عنها في تخطيط إدارة المتطلبات الأكثر تعقيدًا.
بالنسبة للمشاريع الصغيرة جدًا ، يمكن استخدام ملف Excel أو وثيقة كلمة قد تؤدي المهمة على ما يرام ، لكن مثل هذه المشاريع سرعان ما أصبحت سلالة نادرة يمكن لجميع المشاريع اليوم تقريبًا الاستفادة من أداة إدارة المتطلبات المعقدة. غالبًا ما تتكامل هذه الأدوات في نفس البيئة مع دعم العمليات الأخرى ، بما في ذلك إدارة المخاطر وإدارة الاختبار وتتبع المشكلات والعيوب وإدارة التغيير.
عند اختيار أداة إدارة المتطلبات المعقدة ، من المهم إلقاء نظرة فاحصة على الشركة التي تقف وراء الأداة ومعرفة المدة التي قضاها في العمل على منتجها ومدى سمعته. ليس من المنطقي الدفاع عن أداة إدارة المتطلبات التي لم تتلق أي دعم منذ فترة طويلة لأن الشركة التي تقف وراءها انتقلت إلى مشاريع أخرى.
أهم ميزات أدوات إدارة المتطلبات
يجب أن تحتوي أداة إدارة المتطلبات الموصى بها على ميزات أساسية معينة تسمح للمستخدمين بتحديد المتطلبات وتتبعها طوال دورة الحياة ، بما في ذلك التشغيل التلقائي جمع شرط، إدارة المتطلبات ، إدارة الاختبار ، إدارة التغييروتوليد التقارير و نماذج إدارة المخاطر.
ميزة أدوات إدارة المتطلبات - الاستيراد والتصدير:
يمكن الحصول على المتطلبات تلقائيًا من MS Word و MS Excel و ReqIF ومصادر أخرى بطريقة بديهية للغاية توفر الوقت وتقلل من احتمالية حدوث خطأ بشري.
ميزة أدوات إدارة المتطلبات - إدارة التغيير
تدير أدوات إدارة المتطلبات التغييرات طوال دورة حياة التطبيق ، والتقاط ، وتحليل ، والتحقق من صحة ، البحث عن المفقودينوالسماح بإعادة استخدام المتطلبات. توضح لقطة الشاشة أدناه مدى سهولة استخدامها إدارة متطلبات في متطلبات الرؤية هي. تدعم الأداة التحقق من المتطلبات من خلال إدارة الاختبارات ، وتجعل متابعة العمر الافتراضي للمتطلبات من خلال تطويرها ومواصفاتها ، وصولاً إلى نشرها واستخدامها لاحقًا.
ميزة أدوات إدارة المتطلبات - تحليل المتطلبات
عندما يتعلق الأمر بتحليل المتطلبات ، يمكن لأدوات إدارة المتطلبات توفير طرق عرض مختلفة أو جدول أو مصفوفة لعرض المعلومات من قاعدة البيانات من أجل تسهيل تحليلها للمستخدم. تتألق متطلبات Visure من خلال لوحات المعلومات القابلة للتخصيص بالكامل ، والتي تمنح المستخدمين نظرة ثاقبة للمشروع وتتضمن معلومات مثل التقلبات أو التقدم أو الوفاء بالمواصفات الفردية.
بشكل عام ، تعد متطلبات Visure مثالًا رائعًا لأداة إدارة المتطلبات التي تلبي جميع معايير الاختيار الأساسية وتثير الإعجاب بمجموعة رائعة من الميزات المفيدة التي تبسط إلى حد كبير إدارة المتطلبات وتزيد بشكل كبير من فرصة نجاح المشروع.
اختيار أداة إدارة المتطلبات الخاصة بك
تتعامل جميع المنظمات اليوم مع إدارة المتطلبات بطريقة أو بأخرى ، وهذا هو السبب في أن أدوات إدارة المتطلبات أصبحت الآن أكثر أهمية من أي وقت مضى. في هذه المقالة ، أوضحنا فوائد استخدام أداة إدارة المتطلبات وأهم معايير الاختيار التي يجب أن تضعها المؤسسات في الاعتبار عند تحديد أداة إدارة المتطلبات الأفضل بالنسبة لها.
