قيود Word و Excel لإدارة المتطلبات

واحدة من أكبر عيوب استخدام MS Excel و Word لإدارة المتطلبات هي أنها لم تصمم لهذا الغرض. ونتيجة لذلك ، فإنهم يفتقرون إلى العديد من الميزات والوظائف التي من شأنها أن تجعل إدارة المتطلبات أسهل وأكثر كفاءة. على سبيل المثال ، قد يكون من الصعب تتبع جميع المتطلبات عندما تكون مبعثرة عبر مستندات متعددة. وإذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات على أحد المتطلبات ، فغالبًا ما يتعين عليك استعراض كل مستند واحدًا تلو الآخر للعثور عليه وتحديثه.

عيوب استخدام MS Word و Excel لإدارة المتطلبات

• معلومات متفرقة - المعلومات في Microsoft Word أو Excel مبعثرة وغير منظمة. ومن ثم ، يستغرق الأمر أولاً الكثير من الوقت للعثور على ما تحتاجه بالضبط ، وثانيًا ، يجعل من الصعب إعادة استخدام هذه المتطلبات. أيضًا ، المهام المختلفة مثل الفرز والتصفية غير ممكنة في Word أو Excel.
• لا تتبع - لا يسمح Microsoft office بأي نوع من التتبع في وثائقه. وبالتالي ، لا توجد طريقة للحصول على المقاييس والتقارير أو إجراء تحليل التأثير. إذا كان يجب عليك تتبع جميع المتطلبات في Word أو Office ، فيجب أن يتم ذلك يدويًا وهو وقت طويل للغاية ويستغرق جهدًا. 
• الوصول المتزامن - عندما يفتح المستخدم مستندًا ، يتم حظره تمامًا. لا توجد طريقة لمستخدم آخر لتعديل المستند بينما يفتحه آخر. لا توجد حقوق وصول مختلفة للمتطلبات / السمات / إلخ. وبالتالي ، لا يمكن لعدة مستخدمين الوصول إلى نفس المستند في نفس الوقت. 
• عدم وجود تجارب الرقابة والمراجعة - في Microsoft Office ، يمكن أن تحتوي المستندات على إصدارات متعددة فقط عند إدارتها يدويًا ، ولكن ليس المعلومات الموجودة داخل تلك المستندات. أيضًا ، لا يوجد سجل للتغييرات التي تم إجراؤها في المتطلبات. وبالتالي ، مع عدم وجود محفوظات للتغييرات ، فإن أداء الأنشطة مثل التحكم في التغيير أو التحكم في الإصدار غير ممكن. 

في المقابل ، تم تصميم النظام الأساسي لإدارة المتطلبات خصيصًا لإدارة متطلبات البرامج. هذا يعني أنه يتضمن جميع الميزات والوظائف التي تحتاجها لجعل إدارة المتطلبات أسهل وأكثر كفاءة. على سبيل المثال ، تشتمل معظم أنظمة إدارة المتطلبات على مستودع مركزي حيث يتم تخزين جميع المتطلبات. هذا يجعل من السهل تتبع جميع المتطلبات وإجراء التغييرات عند الضرورة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن معظم منصات إدارة المتطلبات تعاونية للغاية. هذا يعني أنه يمكن لأعضاء الفريق المختلفين العمل على أجزاء مختلفة من المتطلب في نفس الوقت دون التسبب في حدوث ارتباك أو ارتكاب أخطاء.

بشكل عام ، هناك العديد من العيوب لاستخدام MS Excel و Word لإدارة المتطلبات. لم يتم تصميم هذه الأدوات ذات الأغراض العامة لهذا الغرض وتفتقر إلى العديد من الميزات والوظائف التي من شأنها أن تجعل إدارة المتطلبات أسهل وأكثر كفاءة. في المقابل ، تم تصميم النظام الأساسي لإدارة المتطلبات خصيصًا لإدارة متطلبات البرامج ويتضمن جميع الميزات والوظائف التي تحتاجها لجعل إدارة المتطلبات أسهل وأكثر كفاءة. نتيجة لذلك ، تدرك معظم الشركات التي تنتقل إلى نظام إدارة المتطلبات بسرعة الفوائد التي تجلبها.