فوائد استخدام Excel و Word لإدارة المتطلبات

فوائد استخدام Excel و Word لإدارة المتطلبات

جدول المحتويات

ماذا تعني إدارة المتطلبات؟

إدارة المتطلبات هي عملية تحديد وتوثيق الاحتياجات والتوقعات والقيود المستخدمة لتطوير منتج أو خدمة. إنه ينطوي على العمل مع أصحاب المصلحة لتحديد ما يريدون من نتائج المشروع. تساعد إدارة المتطلبات أيضًا على ضمان إبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع طوال عملية التطوير وتوثيق أي تغييرات يتم إجراؤها على المشروع. الهدف هو ضمان أن يكون لدى كل فرد ، في كل مرحلة من مراحل التنمية ، فهم واضح لما يجب القيام به وكيف سيتم تحقيقه. يساعد هذا أيضًا في إبقاء المشاريع على المسار الصحيح من خلال تحديد أهداف واقعية وجداول زمنية للإنجاز. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد إدارة المتطلبات الفعالة في تحسين رضا العملاء من خلال ضمان تلبية توقعاتهم حول المنتج أو الخدمة.

يمكن أن تتراوح المتطلبات من الأفكار عالية المستوى والبيانات العامة إلى المواصفات التفصيلية. تتضمن إدارة المتطلبات عادةً إنشاء المتطلبات وتتبعها وإعداد التقارير عنها وتحليلها. يساعد ذلك على ضمان إبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع بأية تغييرات أو تعديلات يتم إجراؤها على المشروع أثناء تقدمه خلال مراحل تطويره. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد إدارة المتطلبات الفعالة أيضًا في تقليل التكاليف المرتبطة بسوء التواصل أو عدم الوضوح من خلال ضمان أن يكون لدى الجميع فهم واضح للتوقعات من البداية.

أدوات مجانية متنوعة لإدارة المتطلبات

للمساعدة في إدارة المتطلبات ، هناك عدد من الأدوات المجانية المتاحة. تشمل الخيارات الشائعة ما يلي:

  • مايكروسوفت وورد وإكسل
  • مستندات جوجل وجداول البيانات
  • Trello
  • Notion
  • Monday.com
  • ترس
  • صوت المستخدم

يمكن أن تساعد هذه الأدوات الفرق على العمل معًا لجمع وتوثيق المعلومات الضرورية حول مشروع أو منتج ، وهو أمر ضروري للتطوير الناجح.

بالإضافة إلى ذلك ، يقدم العديد من مطوري البرامج الآن قوالب لتبسيط عملية جمع المتطلبات. على سبيل المثال ، تقدم Microsoft قالب Excel يساعد في التقاط قصص المستخدم والبيانات الأخرى ذات الصلة. هناك أيضًا العديد من النماذج المتاحة عبر الإنترنت لمساعدة المؤسسات على إنشاء مستندات تحدد احتياجاتها الخاصة من أجل ضمان التقاطها بدقة أثناء عملية جمع المتطلبات. يمكن أن توفر هذه الأدوات الوقت والموارد مع ضمان أن جميع أصحاب المصلحة لديهم فهم واضح لأهداف المشروع ومتطلباته.

كيف تدير المتطلبات باستخدام Microsoft Word و Excel؟

يعد Microsoft Word و Excel أدوات شائعة لإدارة المتطلبات. في Microsoft Word ، يمكن للمستخدمين إنشاء مستند يحدد نطاق المشروع ومكوناته. يجب أن تتضمن هذه الوثيقة أي مخرجات رئيسية ، وأصحاب المصلحة المشاركين في المشروع ، والميزانية ، والجدول الزمني ، وما إلى ذلك ، بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة حول ما يجب تحقيقه.

في Excel ، يمكن للمستخدمين استخدام جداول البيانات لتتبع التقدم في المهام الفردية أو الأهداف المرتبطة بالمشروع. يسمح وجود جدول بيانات منظم لأعضاء الفريق بالاطلاع في لمحة سريعة على المهام التي تم إكمالها أو التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام. بالإضافة إلى ذلك ، من السهل إضافة التعليقات والملاحظات إلى كل مهمة من أجل إبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع بالتقدم المحرز في هدف أو مطلب معين.

فوائد استخدام Microsoft Word و Excel لإدارة المتطلبات

تشمل الفوائد الرئيسية لاستخدام Microsoft Word و Excel لإدارة المتطلبات ما يلي:

  • سهل الاستخدام ويمكن الوصول إليه لمعظم أعضاء الفريق
  • يسمح للمستخدمين بإنشاء مستندات تحدد تفاصيل المشروع بسهولة
  • يتتبع التقدم في المهام أو الأهداف الفردية باستخدام جدول بيانات منظم
  • أضف التعليقات والملاحظات بسهولة إلى كل مهمة من أجل إبقاء جميع أصحاب المصلحة على علم بالتقدم المحرز
  • يمكن استخدامها لكل من المتطلبات عالية المستوى والمواصفات التفصيلية.

لا تنسى نشر هذا المنشور!