Word- og Excel-begrænsninger for kravstyring

En af de største ulemper ved at bruge MS Excel og Word til Requirements Management er, at de ikke er designet til det formål. Som følge heraf mangler de mange af de funktioner og funktionalitet, der ville gøre kravstyring nemmere og mere effektiv. Det kan for eksempel være svært at holde styr på alle kravene, når de er spredt ud over flere dokumenter. Og hvis du skal lave ændringer i et krav, skal du ofte gennemgå hvert dokument et efter et for at finde og opdatere det.

Ulemper ved at bruge MS Word og Excel til styring af krav

• Spredte oplysninger – Information i Microsoft word eller excel er spredt og ikke organiseret. Derfor tager det for det første meget tid at finde præcis det, du har brug for, og for det andet gør det det svært at genbruge disse krav. Desuden er forskellige opgaver som sortering og filtrering ikke mulige i word eller excel.
• Ingen sporbarhed – Microsoft office tillader ikke nogen form for sporbarhed i sin dokumentation. Derfor er der ingen måde at få målinger og rapporter på eller udføre konsekvensanalyse. Hvis du skal spore alle kravene i word eller office, skal det gøres manuelt, hvilket er super tids- og indsatskrævende. 
• Samtidig adgang – Når en bruger åbner et dokument, er det fuldstændigt blokeret. Der er ingen måde for en anden bruger at ændre dokumentet, mens en anden har det åbent. Der er ikke forskellige adgangsrettigheder til krav/attributter/osv. Derfor er det ikke muligt for flere brugere at få adgang til det samme dokument på samme tid. 
• Mangel på kontrol og revisionsforsøg – I Microsoft Office kan dokumenter kun have flere versioner, når de administreres manuelt, men ikke oplysningerne i disse dokumenter. Der er heller ingen registrering af de ændringer, der er foretaget i kravene. Uden historik over ændringer er det derfor ikke muligt at udføre aktiviteter som ændringskontrol eller versionskontrol. 

I modsætning hertil er en Requirements Management-platform designet specifikt til styring af softwarekrav. Det betyder, at den indeholder alle de funktioner og funktionalitet, du har brug for for at gøre Requirements Management nemmere og mere effektivt. For eksempel inkluderer de fleste kravstyringsplatforme et centralt lager, hvor alle kravene er gemt. Dette gør det nemt at holde styr på alle kravene og foretage ændringer, når det er nødvendigt. Derudover er de fleste kravstyringsplatforme meget samarbejdsorienterede. Det betyder, at forskellige teammedlemmer kan arbejde på forskellige dele af kravet på samme tid uden at skabe forvirring eller lave fejl.

Samlet set er der mange ulemper ved at bruge MS Excel og Word til Requirements Management. Disse generelle værktøjer var ikke designet til det formål og mangler mange af de funktioner og funktionalitet, der ville gøre kravstyring nemmere og mere effektiv. I modsætning hertil er en Requirements Management-platform designet specifikt til styring af softwarekrav og inkluderer alle de funktioner og funktionalitet, du har brug for for at gøre Requirements Management nemmere og mere effektiv. Som følge heraf indser de fleste virksomheder, der foretager overgangen til en Requirements Management-platform, hurtigt de fordele, det medfører.