Kravstyring og sporbarhed med Microsoft Office Word & Excel

Når det kommer til kravstyring, er Microsoft Office ofte et af de første værktøjer, der kommer til at tænke på. De fleste kender jo allerede til MS Excel og Word. Og selvom de ikke er det, er indlæringskurven ikke for stejl. Men er disse generelle værktøjer virkelig velegnede til at håndtere softwarekrav? I dette indlæg tager vi et kig på nogle af ulemperne ved at bruge MS Excel og Word til Requirements Management og sammenligner dem med fordelene ved at bruge en mere avanceret Requirements Management platform.

MS Excel og Word: Er de egnede til krav? | Bedste praksis og komplet vejledning

Hvad er kravstyring?

Ifølge Ian Sommerville, "Kravstyring er at håndtere skiftende krav under kravkonstruktionsprocessen og systemudviklingen."

Kravstyring er processen med at fremkalde, analysere, dokumentere og spore krav. Det sikrer, at de rigtige krav fanges, og at de er sporbare gennem hele projektets livscyklus.

Hovedformålet med kravstyring er at sikre klar, kortfattet og fejlfri kravopfyldelse for ingeniørteamet, så de kan sørge for at opdage fejl i systemet og potentielt reducere projektomkostninger samt risiko.

Hvorfor ikke bruge MS Office til Requirements Management?

En af de største ulemper ved at bruge MS Excel og Word til Requirements Management er, at de ikke er designet til det formål. Som følge heraf mangler de mange af de funktioner og funktionalitet, der ville gøre kravstyring nemmere og mere effektiv. Det kan for eksempel være svært at holde styr på alle kravene, når de er spredt ud over flere dokumenter. Og hvis du skal lave ændringer i et krav, skal du ofte gennemgå hvert dokument et efter et for at finde og opdatere det.

Spredte oplysninger – Information i Microsoft word eller excel er spredt og ikke organiseret. Derfor tager det for det første meget tid at finde præcis det, du har brug for, og for det andet gør det det svært at genbruge disse krav. Desuden er forskellige opgaver som sortering og filtrering ikke mulige i word eller excel.
Ingen sporbarhed – Microsoft office tillader ikke nogen form for sporbarhed i sin dokumentation. Derfor er der ingen måde at få målinger og rapporter på eller udføre konsekvensanalyse. Hvis du skal spore alle kravene i word eller office, skal det gøres manuelt, hvilket er super tids- og indsatskrævende.
Samtidig adgang – Når en bruger åbner et dokument, er det fuldstændigt blokeret. Der er ingen måde for en anden bruger at ændre dokumentet, mens en anden har det åbent. Der er ikke forskellige adgangsrettigheder til krav/attributter/osv. Derfor er det ikke muligt for flere brugere at få adgang til det samme dokument på samme tid.
Mangel på kontrol og revisionsforsøg – I Microsoft Office kan dokumenter kun have flere versioner, når de administreres manuelt, men ikke oplysningerne i disse dokumenter. Der er heller ingen registrering af de ændringer, der er foretaget i kravene. Uden historik over ændringer er det derfor ikke muligt at udføre aktiviteter som ændringskontrol eller versionskontrol.

I modsætning hertil er en Requirements Management-platform designet specifikt til styring af softwarekrav. Det betyder, at den indeholder alle de funktioner og funktionalitet, du har brug for for at gøre Requirements Management nemmere og mere effektivt. For eksempel inkluderer de fleste kravstyringsplatforme et centralt lager, hvor alle kravene er gemt. Dette gør det nemt at holde styr på alle kravene og foretage ændringer, når det er nødvendigt. Derudover er de fleste kravstyringsplatforme meget samarbejdsorienterede. Det betyder, at forskellige teammedlemmer kan arbejde på forskellige dele af kravet på samme tid uden at skabe forvirring eller lave fejl.

Samlet set er der mange ulemper ved at bruge MS Excel og Word til Requirements Management. Disse generelle værktøjer var ikke designet til det formål og mangler mange af de funktioner og funktionalitet, der ville gøre kravstyring nemmere og mere effektiv. I modsætning hertil er en Requirements Management-platform designet specifikt til styring af softwarekrav og inkluderer alle de funktioner og funktionalitet, du har brug for for at gøre Requirements Management nemmere og mere effektiv. Som følge heraf indser de fleste virksomheder, der foretager overgangen til en Requirements Management-platform, hurtigt de fordele, det medfører.

Krav til styringsværktøjer

Requirements management (RM) er processen med at dokumentere, spore og administrere krav gennem hele softwareudviklingens livscyklus. Dette kan være en udfordring, især hvis kravene ikke er veldefinerede eller ændres ofte. RM-værktøjer kan hjælpe med at gøre denne proces lettere ved at automatisere nogle opgaver og give mere overblik over kravenes status.

De største fordele ved at implementere disse værktøjer omfatter:

Større effektivitet i projektstyring og tilføjelse af nøjagtighed til projektstyringen
Øge og vedligeholde sporbarhed på alle niveauer
Bedre implementering af forskellige aktiviteter som versionskontrol, ændringsstyring og konsekvensanalyse
Øget effektiv genbrug og produktlinjestyring
Større evne til at skabe basislinjer
Forbedret viden om projektets omfang til interessenterne

Visure Krav ALM Platform

Visure er en af de mest pålidelige kravstyringsplatforme, der specialiserer sig i kravstyring for organisationer af alle størrelser over hele kloden. Visures største partnere omfatter forretningskritiske og sikkerhedskritiske virksomheder. Virksomheden integrerer gennem hele Application Lifecycle Management-processerne, herunder risikostyring, problem- og defektsporing, sporbarhedsstyring, ændringsstyring og forskellige andre områder som kvalitetsanalyse, kravversionering og effektiv rapportering.

Visures topfunktioner inkluderer:

Importer problemfrit – Mange globale organisationer og startups sporer og administrerer deres krav manuelt ved hjælp af Microsoft Word og Excel. Spor dit teams læringskurve og implementering af Visure hurtigt ved at importere krav, sporbarhed, risiko og testcases fra MS Office Word & Excel til Visure Requirements ALM-platformen. Derudover vil teams kunne importere kildekodefunktioner knyttet til krav, billeder, tabeller og diagrammer. Dette vil gøre dig i stand til at få et forspring og nemt begynde at bruge moderne krav ALM-værktøjsfunktioner til at måle kvaliteten af krav, automatisere gentagne opgaver og øge samarbejdet på tværs af ingeniørteams.

Eksporter problemfrit – Visure giver dig mulighed for nemt at eksportere alle elementer og rapporter på tværs af projekter i både Excel- og Word-formater, hvilket vil lette din Stakeholder-gennemgang og samarbejdsproces samt compliance. Derudover giver Visure's Report Manager teams mulighed for at generere dokumenter i ethvert format med tilpasning på højt niveau, tilføje dashboards og metrics på tværs af rapporter til dokumentation eller revisioner.

Etabler sporbarhed og kontrol – Hvorfor bruge Visure Requirements ALM og ikke passer Word og Excel til dine krav? En af de vigtigste fordele er, at Word og Excel ikke giver teams sporbarhed på tværs af projekter eller krav. Når du først har importeret alt til Visure, genererer du i værktøjet en konsekvensanalysevisning, der viser sporbarhedsmatricen mellem krav, risici, test og up-to-source kodefunktioner. Dette gør det muligt for dit team at opnå ende-til-ende sporbarhed og kontrol på tværs af projekter, med flere samarbejdspartnere på det.

Bedre samarbejde – Visure tilbyder brugergrænseflader, der kan tilpasses på baggrund af det projekt, du arbejder på. Al information er korrekt organiseret på disse grænseflader, så alle personer kan arbejde sammen, mens de forbliver på samme side.

Integration – Visure understøtter XML-baserede standarder som ReqIF og XRI, der hjælper os med at udveksle krav mellem forskellige kunder og leverandører.

Sikkerhed - Visure sikrer korrekt informations- og kravsikkerhed. Vi gør dette gennem vores strenge adgangspolitik, hvor kun visse personer kan få adgang til artefakterne selv på det elementære niveau.

Kvalitetsanalyse – Visures Quality Analyzer giver dig mulighed for at udføre en semantisk analyse af kravene for at identificere kvaliteten af kravene. Derfor bliver det nemmere at forhindre, at kravene flytter til næste fase i udviklingscyklussen.

Datamodeller – Visure understøtter mange udviklingsprocesser som Agile, V-model osv. Hos Visure sørger vi for at analysere de specifikke problemer, der er iboende i forretningsmodeller, og levere en løsningsdatamodel til hvert specifikt behov. Disse datamodeller kan tilpasses til at relatere til kundens interne processer og kan håndhæves efter behov.

Konklusion

Kravstyring er en vigtig proces i softwareudvikling, men det kan være svært at få rigtigt. Det er derfor, mange virksomheder henvender sig til professionelle kravstyringsværktøjer som Visure Requirements ALM Platform. Vores platform er designet fra bunden for at gøre kravstyring nem og effektiv for alle involverede. Vi tilbyder en Gratis 30-dages prøve så du kan prøve vores platform og se selv, hvordan den kan hjælpe dit team med at skabe bedre software hurtigere. Anmod om din gratis prøveperiode i dag, og se, hvilken forskel professionel kravstyring kan gøre for dit næste projekt.

Glem ikke at dele dette opslag!