Kravstyring og sporbarhed med Microsoft Office Word & Excel
Når det kommer til kravstyring, er Microsoft Office ofte et af de første værktøjer, der kommer til at tænke på. De fleste kender jo allerede til MS Excel og Word. Og selvom de ikke er det, er indlæringskurven ikke for stejl. Men er disse generelle værktøjer virkelig velegnede til at håndtere softwarekrav?
Udskiftning af MS Office med et kravstyringsværktøj
Indholdsfortegnelse
Ulemper ved at bruge MS Office til styring af krav
En af de største ulemper ved at bruge MS Excel og Word til Requirements Management er, at de ikke er designet til det formål. Som følge heraf mangler de mange af de funktioner og funktionalitet, der ville gøre kravstyring nemmere og mere effektiv. Det kan for eksempel være svært at holde styr på alle kravene, når de er spredt ud over flere dokumenter. Og hvis du skal lave ændringer i et krav, skal du ofte gennemgå hvert dokument et efter et for at finde og opdatere det.
#1. Svært at spore ændringer: MS Office har ikke versionskontrolfunktioner, hvilket gør det vanskeligt for flere brugere at arbejde på de samme dokumenter samtidigt eller for én bruger at spore ændringer over tid. Som følge heraf er der risiko for datatab og uoverensstemmelser i dokumentversionerne, hvis flere teammedlemmer foretager ændringer.
#2. Begrænset samarbejdsstøtte: MS Office understøtter kun grundlæggende samarbejdsfunktioner såsom deling af filer inden for platformen og begrænsede redigeringsmuligheder, hvilket kan gøre det vanskeligt for teams at samarbejde effektivt om kravdokumenter.
#3. Dårlige søgemuligheder: Søgemulighederne i MS Office er ikke sofistikerede nok til effektivt at søge gennem store mængder tekstbaseret indhold hurtigt og præcist, hvilket gør det svært at finde specifik information.
#4. Begrænset skalerbarhed: MS Office er ikke designet til at håndtere krav i stor skala, hvilket kan være et problem for større organisationer, der skal spore og administrere hundredvis eller tusindvis af krav.
#5. Dårlig sporbarhedsunderstøttelse: MS Office tilbyder ikke robuste sporbarhedsfunktioner, hvilket gør det vanskeligt for teams at kortlægge og linke relaterede krav over tid. Dette kan føre til uoverensstemmelser i dataene og huller i sporbarhed på tværs af flere dokumenter.
#6. Høje vedligeholdelsesomkostninger: Vedligeholdelse af MS Office-dokumenter kan være dyrt på grund af den manuelle indsats, der kræves for at opdatere indhold og holde dokumenter opdateret, efterhånden som kravene ændrer sig over tid. Derudover kan manuelle processer introducere fejl i dataene, der påvirker nøjagtigheden og konsistensen.
#7. Ingen datavisualiseringsfunktioner: MS Office tilbyder ikke datavisualiseringsfunktioner, hvilket kan gøre det svært for teams at få et holistisk overblik over deres krav og relationerne mellem dem. Dette begrænser muligheden for hurtigt at identificere tendenser og mønstre i dataene.
#8. Ingen automatiseret testsupport: MS Office tilbyder ikke automatiserede testfunktioner, som kan begrænse muligheden for hurtigt at identificere fejl eller uoverensstemmelser i dataene. Som følge heraf kræves der manuel indsats for at teste kravdokumenter, som kan være tidskrævende og udsat for fejl.
#9. Mangel på tilpasningsmuligheder: MS Office har begrænsede tilpasningsmuligheder, hvilket gør det vanskeligt for teams at skræddersy deres behovsstyringstilgang til deres specifikke behov. Dette begrænser platformens fleksibilitet og kan gøre det udfordrende at tilpasse sig, efterhånden som virksomhedens behov ændrer sig over tid.
#10. Dårlige integrationsevner: MS Office tilbyder ikke robuste integrationsmuligheder med andre applikationer eller platforme, hvilket betyder, at der ikke er nogen nem måde at overføre data mellem forskellige systemer. Som følge heraf kræves der typisk manuel indsats for at flytte og vedligeholde data på tværs af forskellige systemer.
Ulemperne ved at bruge MS Office til styring af krav kan have en betydelig negativ indvirkning på nøjagtigheden, konsistensen og effektiviteten af teams arbejdsgange. For at undgå disse problemer og optimere deres kravstyringstilgang bør organisationer overveje at investere i værktøjer, der er specielt designet til dette formål. Sådanne værktøjer giver ofte robuste funktioner såsom versionskontrol, samarbejdsmuligheder, automatiseret testsupport og tilpasselige skabeloner for at gøre det muligt for teams effektivt at administrere deres krav i stor skala. Derudover tilbyder mange moderne løsninger kraftfulde datavisualiseringsfunktioner og integrationsmuligheder for at give brugerne mulighed for at få dybere indsigt i deres data og nemt overføre information mellem forskellige systemer. Ved at udnytte de rigtige værktøjer til kravstyring kan organisationer sikre nøjagtighed og effektivitet på tværs af deres processer og levere produkter af højere kvalitet.
Udskiftning af MS Office med et kravstyringsværktøj
For at erstatte MS Office med et kravstyringsværktøj er der flere vigtige skridt, der skal tages. Først og fremmest er det vigtigt at forstå de nuværende processer og værktøjer, som organisationen eller projektteamet bruger. Dette vil bidrage til at sikre, at enhver ny software, der vælges, opfylder brugernes specifikke behov. Dernæst bør der udføres forskning i tilgængelige kravstyringsløsninger og produkter. Under denne proces er det vigtigt at overveje funktioner såsom integrationsmuligheder med andre applikationer og systemer, brugervenlighed for alle medlemmer af teamet, skalerbarhed for fremtidig vækst og omkostningseffektivitet.
Når et passende produkt er udvalgt og købt, kan det implementeres i eksisterende virksomhedsprocesser. Dette kan involvere ændringer i intern infrastruktur såsom netværk, databaser og eksisterende softwareapplikationer. Implementeringsprocessen kan også involvere træning af alle medlemmer af teamet for at sikre, at alle er i stand til at bruge det nye kravstyringsværktøj effektivt og effektivt.
Hvorfor ønsker folk at flytte til Requirements Management-værktøjer som Visure?
Det er ret almindeligt, at nye organisationer begynder med Microsoft Office-værktøjer som Word og Excel til at styre deres krav. Men hvad de ikke er klar over, er, at styring og vedligeholdelse af detaljerede artefakter som krav, der ændrer sig konstant, især i softwareverdenen, kan være en kedelig og tidskrævende opgave. Så hovedårsagen til, at folk flytter til Requirements Management-værktøjer, er, at de ikke længere kan administrere ting via MS Office eller Excel Sheets. Så de har brug for nogle værktøjer til det, så de kan spare tid såvel som penge.
Hvis folk kommer fra andre Requirements Management-værktøjer som IBM Doors, kan der være forskellige grunde til, at de bruger et nyt værktøj. En af de mest almindelige er prisen. Nogle værktøjer er alt for dyre til at små og mellemstore virksomheder har råd til. En anden grund kunne være, at de fandt nogle efterligninger i deres nuværende værktøj, som de ikke har råd til at have.
En anden grund til, at de flyttede til Requirements Management-værktøjer, er sporbarhed. At opretholde ende-til-ende sporbarhed i MS Word eller Excel Sheets er næsten umuligt. Og tingene ryger ret hurtigt over styr. Så de har brug for et fleksibelt og kompetent værktøj til at gøre det for dem, så alt kan opbevares korrekt og på en enkelt platform, hvor alle kan få adgang til det.
Håndtering af kvaliteten af dokumentation er en af de mest almindelige årsager til, at folk skifter til Requirements Management-værktøjer. Dårlig kvalitet er absolut ikke en god ting for nogen organisation, selvom tingene kan se pæne og smukke ud. Requirements Management-værktøjer hjælper dig med at analysere dokumentationen ud fra et kvalitetssynspunkt og hjælper med at sikre, at alt kører problemfrit.
Hvad kan folk godt lide ved Visure?
Visure er kendt for at være et fuldgyldigt værktøj, der er fleksibelt og fuldstændig i stand til at strømline kravprocesserne, hvilket muliggør et bedre, mere effektivt og mere samarbejdende arbejdsmiljø. De mest populære funktioner i dette værktøj inkluderer:
- Integration – Visure tilbyder et bredt netværk af integration med flere andre RM-værktøjer som Jira, IBM Doors, Azure DevOps, Matlab Simulink, Enterprise Architect, GitLab og MS Office. Visure bruger også det meget brugte ReqIF-format til at importere kravene fra en platform til en anden og omvendt. Så for folk, der kommer fra en baggrund med at bruge MS Office eller ethvert andet værktøj, er denne funktion et højdepunkt.
- Fleksibel brugergrænseflade - Visure garanterer integration af løsningerne med andre værktøjer, der allerede er implementeret med åbne standarder og stik. Visure yder også personlig teknisk support til sine kunder og hjælper dem med at implementere initiativer, der vil hjælpe dem med at forbedre deres kravhåndteringsprocedurer.
- Kvalitetshjælp – Vores kunder får den bedste kvalitetshjælp ved at nedskrive dine behovsmodeller og levere tjenester på stedet. Visure hjælper dig, når du ikke kan stole på skyen for dine private data. Værktøjet giver også kvalitetsanalyse for kravprocesserne i din organisation for at sikre, at tingene kører så gnidningsløst som muligt.
- Standarder – Visure understøtter standardoverholdelsesskabeloner for ISO 26262, IEC 62304, IEC 61508, CENELEC 50128, DO-178B/C, FMEA, SPICE, CMMI osv. bilindustrien, finans, farma og software.
- Datamodeller – Visure understøtter mange udviklingsprocesser som Agile, V-model osv. Hos Visure sørger vi for at analysere de specifikke problemer, der er iboende i forretningsmodeller, og levere en løsningsdatamodel til hvert specifikt behov. Disse datamodeller kan tilpasses til at relatere til kundens interne processer og kan håndhæves efter behov.
- Sporbarhed – Visure hjælper med at opretholde solid tovejs sporbarhed og viser det interaktivt, hvilket gør det nemt at finde alle de elementer, der er berørt både direkte og indirekte i projektet. Også ende-til-ende sporbarhed giver dig mulighed for bedre at analysere ændringerne og deres påvirkninger og yderligere identificere, hvilken test der skal udføres.
- Forudbyggede skabeloner – Visure tilbyder præbyggede skabeloner til dig som udgangspunkt. Det sparer meget tid for vores kunder, når de vil starte på en frisk. Disse skabeloner kan tilpasses og kan ændres i henhold til ens krav.
Konklusion
Visure Requirements Management-værktøj er det perfekte valg for teams, der ønsker at håndtere deres krav med hastighed og effektivitet. Det giver en omfattende løsning, der kan integreres med andre værktøjer, hvilket gør det muligt for brugerne at skabe dokumentation af høj kvalitet og samtidig opretholde overholdelse af forskellige standarder. Visure tilbyder også præbyggede skabeloner, kvalitetsanalyse og sporbarhedsfunktioner, der hjælper med at sikre, at kravene administreres korrekt og effektivt. Tjek Visure ud ved hjælp af vores 30-dages gratis prøveperiode nu!
Glem ikke at dele dette opslag!
