Anforderungsmanagement – Was sind die geschäftlichen Vorteile? – Kostenloses Whitepaper

Grundlage dieses Papiers ist die Darstellung des Business Case für die Einführung eines effektiven Anforderungsmanagements zur Unterstützung von Großprojekten und die Entwicklung komplexer Systeme. Es gibt starke Belege dafür, dass die Reduzierung von Anforderungsfehlern und -auslassungen die effektivste Maßnahme sein kann, die Projektmanager und Entwickler komplexer Systeme ergreifen können, um die Projektergebnisse zu verbessern und das Endziel der termingerechten Bereitstellung von Qualitätssystemen zu unterstützen innerhalb des Budgets. Diese Sitzung hebt einige der empirischen Beweise hervor, die ich in den letzten 16 Jahren gesammelt habe, und zeigt, dass eine Investition in ein effektiveres Anforderungsmanagement, insbesondere zu Beginn eines Projekts und während des gesamten Entwicklungslebenszyklus, erhebliche und quantifizierbare Belohnungen bringt. Es ist darauf hinzuweisen, dass das Hauptthema dieses Papiers nicht statisch ist, sondern sich durch kontinuierliche Diskussionen mit bestehenden und neuen Kunden, Beratern und veröffentlichten Forschungsdaten der Standish Group, IDC und Gartner weiterentwickelt. Wo immer möglich, habe ich die geschäftlichen Vorteile des formalen Anforderungsmanagements in Bezug auf Kosten- und Zeitersparnis quantifiziert. Aufgrund der mit dem Kostenvorteil verbundenen wirtschaftlichen Sensitivität und der Einschätzung des Wettbewerbsvorteils wurde die Quantifizierung der Einsparungen durch einen iterativen Prozess abgeleitet, wobei die abschließende Analyse auf Kosteneinsparungen basierte, bei der die den teilnehmenden Unternehmen vorgelegten Schätzungen letztendlich den geringsten Widerstand hervorriefen. Neben der quantifizierten Analyse der Kosteneinsparungen diskutiere ich auch einige anerkannte und greifbare geschäftliche Vorteile des Anforderungsmanagements in Bereichen, die nicht so einfach quantifiziert werden können, wie z. B. Verwaltung von Informationsversionen, Risikoanalyse und Erfassung von geistigem Eigentum. Es wird auch untersucht, wie eine aktive Verlagerung von „Informationsinseln“ in ein zentrales Anforderungsrepository die Kommunikation und den Zusammenhalt über mehrere Projektdisziplinen hinweg erheblich verbessert.

Was ist Anforderungsmanagement?

Beim Anforderungsmanagement geht es darum, eine effektive Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus in einem multidisziplinären Team zu fördern. Es besteht darin, „Informationsinseln“, die normalerweise in MS Word , MS Excel, E-Mails, Besprechungsnotizen und Präsentationen erstellt werden, miteinander zu verbinden und die Informationen zentral verfügbar zu machen, um eine Grundlage für „fundierte Entscheidungen“ zu bilden. Die Rückverfolgbarkeit , die zwischen den Anforderungen hergestellt und aufrechterhalten wird, wird verwendet, um die Erwartungen zu verwalten und
in Echtzeit über die Erfüllung der Unternehmens- und Stakeholderinteressen in Bezug auf Compliance, Vollständigkeit, Abdeckung und Konsistenz Bericht zu erstatten.

Welche geschäftlichen Vorteile bietet ein Anforderungsmanagement-Tool?

Die Quantifizierung des „Geschäftsnutzens“ erfolgte im Zusammenhang mit vielen Faktoren wie Zeitersparnis, Kostenersparnis, Produktivitätsverbesserung und Effizienz bei der Ausführung, Vollständigkeit, Qualitätsverbesserung und letztendlich Kundenzufriedenheit. Der identifizierte Geschäftsnutzen gliederte sich dann in zwei Bereiche, wobei der erste die Bereiche waren, die durch Kundenfeedback legitimiert quantifiziert werden konnten, und der zweite die Bereiche, in denen der Geschäftsnutzen leicht verstanden werden konnte, den Wert jedoch nur sehr schwer quantifiziert werden konnte. Die wichtigsten Themenbereiche, in denen Kunden Kosten- und Zeiteinsparungen beziffern konnten, sind:

  • Wiederverwendung von Anforderungen zwischen Projekten – ermöglicht den strukturierten Zugriff und die von Produktanforderungen und den damit verbundenen Überprüfungskriterien sowie erzielt zu Beginn neuer Projekte erhebliche Produktivitätsverbesserungen.
  • Rückverfolgbarkeit von Anforderungen – um in Echtzeit zu ermitteln, was von einer vorgeschlagenen Anforderungsänderung in einem Dokument „berührt“ wird und wie sich dies auf Anforderungen in anderen zugehörigen Projektdokumenten auswirkt.
  • Automatisierte Erstellung von Rückverfolgbarkeitsmatrizen – Um die Einhaltung der Anforderungen der Stakeholder, Standards und behördlichen Anforderungen sicherzustellen, ist es unerlässlich, dass Rückverfolgbarkeitsmatrizen schnell und in Echtzeit erstellt werden können, um die Erfüllung und Auslassung nachzuverfolgen.
  • Test- und Überprüfungsplanung – Sicherstellen, dass jede Anforderung messbar und überprüfbar ist, direkt mit Test- oder Überprüfungskriterien verknüpft und die automatische Berichterstellung unterstützt, um die Qualität zu verbessern und Zeit zu sparen.
  • Ad-hoc-Erstellung von Management-Metriken zur Erfüllung von Anforderungen – um automatisch aktuelle und konsistente Informationen zum Projektfortschritt und zu Metriken zu erstellen, deren manuelle Erstellung Engineering-Zeit und -Aufwand beansprucht.
  • Automatisierte Erstellung von Vertragsdokumenten – um zu vermeiden, dass wertvolle technische Ressourcen für die Erstellung von Spezifikationsdokumenten verbraucht werden, die das System „wie erstellt“ und nicht das System „wie angegeben“ darstellen. Durch die Verwendung eines zentralen Anforderungsrepositorys können vollständig formatierte Dokumente automatisch erstellt werden.

Andere Themenbereiche, in denen Kunden akzeptierten, dass greifbare Geschäftsvorteile erzielt werden, die jedoch Schwierigkeiten bei der Anwendung eines quantifizierten Werts hatten, sind:

  • Der Echtzeitzugriff auf zentralisierte Projektinformationen – das Erfassen einer Instanz und einer Version von Projektinformationen in einem integrierten Repository und das Bereitstellen des Zugriffs auf alle Benutzer, die dies benötigen, tragen zu erheblichen Produktivitäts- und Qualitätsverbesserungen bei. Außerdem werden fundierte Projektentscheidungen unterstützt, die auf den verfügbaren Daten basieren.
  • Verwaltung von Informationsversionen – wer hat was und wann geändert, während er Volatilitätsmessdaten aufgezeichnet hat. Das Bearbeiten veralteter Informationen kann unnötigen Zeit- und Arbeitsaufwand bedeuten. Dies kann auf einfache Weise vermieden werden, indem eine Instanz und eine Version der Wahrheit in einem zentralen Repository gespeichert werden.
  • Risikomanagement – Risiken können durch Anforderungen aus jedem Teil des Projekts motiviert werden. Die Verknüpfung von Risiken und Risikominderungsinformationen sollte ein integraler Bestandteil des Projektmanagementprozesses sein, der zentralisiert und für alle sichtbar sein kann.
  • Prozessgesteuertes Anforderungs-Engineering – Die Einrichtung wiederverwendbarer Prozesse für das Anforderungsmanagement bietet die Möglichkeit, Verbesserungen und Verfeinerungen zwischen Projekten zu messen.
  • Erfassung und Pflege Ihres wertvollen geistigen Eigentums (Intellectual Property, IP) – Experten verlassen Organisationen ständig, und das geistige Eigentum, das in ihren Köpfen gespeichert ist, wird häufig nicht von der Organisation erfasst, die dafür bezahlt hat. Das Erfassen und Aufrechterhalten von IP ist für den anhaltenden Erfolg aller Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Daher muss IP erfasst werden, bevor es ausgeführt wird.

Das Whitepaper untersucht jede dieser Überschriften eingehender und bietet eine quantifizierte Analyse, bei der Übereinstimmung und Konsens bestehen, sowie weitere Erläuterungen zu den Überschriften, bei denen Kunden den mit der Erfassung und Verwaltung von Anforderungen verbundenen Geschäftsnutzen nicht quantifizieren konnten. Obwohl die Kunden den geschäftlichen Nutzen nicht quantifizieren konnten, bestand kein Problem darin, zu akzeptieren, dass echte Vorteile erzielt wurden.

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