Διαχείριση Απαιτήσεων & Ιχνηλασιμότητα με Microsoft Office Word & Excel
Όταν πρόκειται για τη διαχείριση απαιτήσεων, το Microsoft Office είναι συχνά ένα από τα πρώτα εργαλεία που έρχονται στο μυαλό. Εξάλλου, οι περισσότεροι άνθρωποι είναι ήδη εξοικειωμένοι με το MS Excel και το Word. Και ακόμα κι αν δεν είναι, η καμπύλη μάθησης δεν είναι πολύ απότομη. Είναι όμως αυτά τα εργαλεία γενικής χρήσης πραγματικά κατάλληλα για τη διαχείριση των απαιτήσεων λογισμικού;
Αντικατάσταση του MS Office με ένα εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων
Πίνακας περιεχομένων
Μειονεκτήματα της χρήσης του MS Office για τη διαχείριση απαιτήσεων
Ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα της χρήσης του MS Excel και του Word for Requirements Management είναι ότι δεν σχεδιάστηκαν για αυτόν τον σκοπό. Ως αποτέλεσμα, δεν διαθέτουν πολλές από τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που θα έκαναν τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε όλες τις απαιτήσεις όταν είναι διάσπαρτες σε πολλά έγγραφα. Και αν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές σε μια απαίτηση, συχνά πρέπει να περάσετε από κάθε έγγραφο ένα προς ένα για να το βρείτε και να το ενημερώσετε.
#1. Δύσκολη παρακολούθηση αλλαγών: Το MS Office δεν διαθέτει δυνατότητες ελέγχου εκδόσεων, γεγονός που καθιστά δύσκολο για πολλούς χρήστες να εργάζονται στα ίδια έγγραφα ταυτόχρονα ή για έναν χρήστη να παρακολουθεί τις αλλαγές με την πάροδο του χρόνου. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει κίνδυνος απώλειας δεδομένων και ασυνέπειας στις εκδόσεις των εγγράφων, εάν πολλά μέλη της ομάδας κάνουν αλλαγές.
#2. Υποστήριξη περιορισμένης συνεργασίας: Το MS Office υποστηρίζει μόνο βασικές δυνατότητες συνεργασίας, όπως κοινή χρήση αρχείων εντός της πλατφόρμας και περιορισμένες δυνατότητες επεξεργασίας, γεγονός που μπορεί να δυσχεράνει την αποτελεσματική συνεργασία των ομάδων σε έγγραφα απαιτήσεων.
#3. Κακές δυνατότητες αναζήτησης: Οι δυνατότητες αναζήτησης στο MS Office δεν είναι αρκετά εξελιγμένες για την αποτελεσματική αναζήτηση μεγάλων ποσοτήτων περιεχομένου βασισμένου σε κείμενο γρήγορα και με ακρίβεια, γεγονός που καθιστά δύσκολη την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών.
#4. Περιορισμένη επεκτασιμότητα: Το MS Office δεν έχει σχεδιαστεί για τη διαχείριση των απαιτήσεων σε μεγάλη κλίμακα, κάτι που μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα για μεγαλύτερους οργανισμούς που πρέπει να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται εκατοντάδες ή χιλιάδες απαιτήσεις.
#5. Κακή υποστήριξη ιχνηλασιμότητας: Το MS Office δεν παρέχει ισχυρές δυνατότητες ιχνηλασιμότητας, γεγονός που καθιστά δύσκολη για τις ομάδες τη χαρτογράφηση και τη σύνδεση σχετικών απαιτήσεων με την πάροδο του χρόνου. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ασυνέπειες στα δεδομένα και κενά στην ιχνηλασιμότητα σε πολλά έγγραφα.
#6. Υψηλό κόστος συντήρησης: Η συντήρηση των εγγράφων του MS Office μπορεί να είναι δαπανηρή λόγω της μη αυτόματης προσπάθειας που απαιτείται για την ενημέρωση του περιεχομένου και τη διατήρηση των εγγράφων ενημερωμένα καθώς οι απαιτήσεις αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου. Επιπλέον, οι μη αυτόματες διαδικασίες ενδέχεται να εισάγουν σφάλματα στα δεδομένα που επηρεάζουν την ακρίβεια και τη συνέπεια.
#7. Χωρίς δυνατότητες οπτικοποίησης δεδομένων: Το MS Office δεν παρέχει δυνατότητες οπτικοποίησης δεδομένων, γεγονός που μπορεί να δυσκολέψει τις ομάδες να αποκτήσουν μια ολιστική εικόνα των απαιτήσεών τους και των σχέσεων μεταξύ τους. Αυτό περιορίζει τη δυνατότητα γρήγορης αναγνώρισης τάσεων και προτύπων στα δεδομένα.
#8. Χωρίς υποστήριξη αυτοματοποιημένης δοκιμής: Το MS Office δεν παρέχει δυνατότητες αυτοματοποιημένων δοκιμών, οι οποίες μπορούν να περιορίσουν τη δυνατότητα γρήγορης αναγνώρισης σφαλμάτων ή ασυνεπειών στα δεδομένα. Ως αποτέλεσμα, απαιτείται χειροκίνητη προσπάθεια για τη δοκιμή εγγράφων απαιτήσεων που μπορεί να είναι χρονοβόρα και επιρρεπή σε σφάλματα.
#9. Έλλειψη επιλογών προσαρμογής: Το MS Office έχει περιορισμένες επιλογές προσαρμογής, γεγονός που καθιστά δύσκολο για τις ομάδες να προσαρμόσουν την προσέγγιση διαχείρισης απαιτήσεων σύμφωνα με τις συγκεκριμένες ανάγκες τους. Αυτό περιορίζει την ευελιξία της πλατφόρμας και μπορεί να την καταστήσει δύσκολη την προσαρμογή καθώς οι επιχειρηματικές ανάγκες αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου.
#10. Κακές δυνατότητες ενσωμάτωσης: Το MS Office δεν προσφέρει ισχυρές δυνατότητες ενοποίησης με άλλες εφαρμογές ή πλατφόρμες, πράγμα που σημαίνει ότι δεν υπάρχει εύκολος τρόπος μεταφοράς δεδομένων μεταξύ διαφορετικών συστημάτων. Ως αποτέλεσμα, συνήθως απαιτείται χειροκίνητη προσπάθεια για τη μεταφορά και τη διατήρηση δεδομένων σε διαφορετικά συστήματα.
Τα μειονεκτήματα της χρήσης του MS Office για τη διαχείριση απαιτήσεων μπορεί να έχουν σημαντικό αρνητικό αντίκτυπο στην ακρίβεια, τη συνέπεια και την αποτελεσματικότητα των ροών εργασίας των ομάδων. Για να αποφευχθούν αυτά τα ζητήματα και να βελτιστοποιηθεί η προσέγγιση διαχείρισης απαιτήσεων, οι οργανισμοί θα πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο να επενδύσουν σε εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για αυτόν τον σκοπό. Τέτοια εργαλεία παρέχουν συχνά ισχυρά χαρακτηριστικά, όπως έλεγχο έκδοσης, δυνατότητες συνεργασίας, αυτοματοποιημένη υποστήριξη δοκιμών και προσαρμόσιμα πρότυπα για να μπορούν οι ομάδες να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τις απαιτήσεις τους σε κλίμακα. Επιπλέον, πολλές σύγχρονες λύσεις προσφέρουν ισχυρές δυνατότητες οπτικοποίησης δεδομένων και επιλογές ενσωμάτωσης που επιτρέπουν στους χρήστες να αποκτήσουν βαθύτερες γνώσεις για τα δεδομένα τους και να μεταφέρουν εύκολα πληροφορίες μεταξύ διαφορετικών συστημάτων. Αξιοποιώντας τα σωστά εργαλεία για τη διαχείριση των απαιτήσεων, οι οργανισμοί μπορούν να εξασφαλίσουν ακρίβεια και αποτελεσματικότητα σε όλες τις διαδικασίες τους και να προσφέρουν προϊόντα υψηλότερης ποιότητας.
Αντικατάσταση του MS Office με ένα εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων
Για να αντικαταστήσετε το MS Office με ένα εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων, πρέπει να γίνουν αρκετά βασικά βήματα. Πρώτα και κύρια, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις τρέχουσες διαδικασίες και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται από τον οργανισμό ή την ομάδα του έργου. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι κάθε νέο λογισμικό που θα επιλεγεί θα ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες των χρηστών. Στη συνέχεια, θα πρέπει να διεξαχθεί έρευνα για τις διαθέσιμες λύσεις και προϊόντα διαχείρισης απαιτήσεων. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη χαρακτηριστικά όπως οι δυνατότητες ενοποίησης με άλλες εφαρμογές και συστήματα, η φιλικότητα προς τον χρήστη για όλα τα μέλη της ομάδας, η επεκτασιμότητα για μελλοντική ανάπτυξη και η αποδοτικότητα κόστους.
Μόλις επιλεγεί και αγοραστεί ένα κατάλληλο προϊόν, μπορεί στη συνέχεια να εφαρμοστεί στις υπάρχουσες διαδικασίες της εταιρείας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την πραγματοποίηση αλλαγών στην εσωτερική υποδομή, όπως δίκτυα, βάσεις δεδομένων και υπάρχουσες εφαρμογές λογισμικού. Η διαδικασία υλοποίησης μπορεί επίσης να περιλαμβάνει εκπαίδευση για όλα τα μέλη της ομάδας, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι όλοι μπορούν να χρησιμοποιούν το νέο εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.
Γιατί οι άνθρωποι θέλουν να μετακινηθούν σε εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων όπως το Visure;
Είναι αρκετά συνηθισμένο για νέους οργανισμούς να ξεκινούν με εργαλεία του Microsoft Office όπως το Word και το Excel για να διαχειρίζονται τις απαιτήσεις τους. Αλλά αυτό που δεν συνειδητοποιούν είναι ότι η διαχείριση και η διατήρηση λεπτομερών τεχνουργημάτων όπως απαιτήσεις που αλλάζουν συνεχώς, ειδικά στον κόσμο του λογισμικού, μπορεί να είναι μια κουραστική και χρονοβόρα εργασία. Έτσι, ο κύριος λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι μετακινούνται στα εργαλεία Διαχείρισης Απαιτήσεων είναι ότι δεν μπορούν πλέον να διαχειριστούν πράγματα μέσω Φύλλων MS Office ή Excel. Έτσι, χρειάζονται κάποια εργαλεία για αυτό, ώστε να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήματα.
Εάν τα άτομα προέρχονται από άλλα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων όπως το IBM Doors, μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για να υιοθετήσουν ένα νέο εργαλείο. Ένα από τα πιο συνηθισμένα είναι η τιμή. Ορισμένα εργαλεία είναι πολύ ακριβά για να τα αντέξουν οικονομικά οι μικρές και μεσαίες εταιρείες. Ένας άλλος λόγος θα μπορούσε να είναι ότι βρήκαν κάποιες απομιμήσεις στο τρέχον εργαλείο τους που δεν έχουν την πολυτέλεια να έχουν.
Ένας άλλος λόγος που μετακόμισαν στα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων είναι η ιχνηλασιμότητα. Η διατήρηση της ιχνηλασιμότητας από άκρο σε άκρο σε φύλλα MS Word ή Excel είναι σχεδόν αδύνατη. Και τα πράγματα ξεφεύγουν πολύ γρήγορα. Χρειάζονται, λοιπόν, ένα ευέλικτο και ικανό εργαλείο για να το κάνει αυτό για αυτούς, ώστε τα πάντα να μπορούν να αποθηκευτούν σωστά και σε μια ενιαία πλατφόρμα όπου όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση.
Η διαχείριση της ποιότητας της τεκμηρίωσης είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους για τους οποίους οι άνθρωποι μετακινούνται στα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων. Η κακή ποιότητα δεν είναι απολύτως καλό για κανέναν οργανισμό, ακόμα κι αν τα πράγματα φαίνονται όμορφα και όμορφα. Τα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων σάς βοηθούν να αναλύσετε την τεκμηρίωση από την άποψη της ποιότητας και να διασφαλίσετε ότι όλα λειτουργούν ομαλά.
Τι αρέσει στους ανθρώπους στο Visure;
Το Visure είναι γνωστό ότι είναι ένα πλήρες εργαλείο που είναι ευέλικτο και πλήρως ικανό να εξορθολογίσει τις διαδικασίες απαιτήσεων επιτρέποντας ένα καλύτερο, πιο αποτελεσματικό και πιο συνεργατικό περιβάλλον εργασίας. Τα πιο αγαπημένα χαρακτηριστικά αυτού του εργαλείου περιλαμβάνουν:
- Ενσωμάτωση - Το Visure προσφέρει ένα ευρύ δίκτυο ενοποίησης με πολλά άλλα εργαλεία RM όπως τα Jira, IBM Doors, Azure DevOps, Matlab Simulink, Enterprise Architect, GitLab και MS Office. Το Visure χρησιμοποιεί επίσης την ευρέως χρησιμοποιούμενη μορφή ReqIF για την εισαγωγή των απαιτήσεων από τη μια πλατφόρμα στην άλλη και αντίστροφα. Έτσι, για άτομα που προέρχονται από ένα υπόβαθρο χρήσης του MS Office ή οποιουδήποτε άλλου εργαλείου, αυτή η δυνατότητα είναι ένα σημαντικό στοιχείο.
- Ευέλικτη διεπαφή χρήστη - Το Visure εγγυάται την ενοποίηση των λύσεων με άλλα εργαλεία που έχουν ήδη εφαρμοστεί με ανοιχτά πρότυπα και συνδέσμους. Η Visure παρέχει επίσης εξατομικευμένη τεχνική υποστήριξη στους πελάτες της και τους βοηθά να εφαρμόσουν πρωτοβουλίες που θα τους βοηθήσουν να βελτιώσουν τις διαδικασίες διαχείρισης των απαιτήσεών τους.
- Ποιοτική Βοήθεια – Οι πελάτες μας λαμβάνουν την καλύτερη ποιότητα βοήθειας από την καταγραφή των μοντέλων των απαιτήσεών σας και την παροχή υπηρεσιών εντός του χώρου. Το Visure σάς βοηθά όταν δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε το cloud για τα προσωπικά σας δεδομένα. Το εργαλείο παρέχει επίσης ανάλυση ποιότητας για τις διαδικασίες απαιτήσεων στον οργανισμό σας, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα πράγματα λειτουργούν όσο το δυνατόν πιο ομαλά.
- Πρότυπα - Το Visure υποστηρίζει πρότυπα συμμόρφωσης για τα πρότυπα ISO 26262, IEC 62304, IEC 61508, CENELEC 50128, DO-178B/C, FMEA, SPICE, CMMI, κ.λπ. αυτοκινητοβιομηχανία, οικονομικά, φαρμακευτικά προϊόντα και λογισμικό.
- Μοντέλα Δεδομένων – Το Visure υποστηρίζει πολλές διαδικασίες ανάπτυξης όπως Agile, V-model κ.λπ. Στο Visure, διασφαλίζουμε ότι αναλύουμε τα συγκεκριμένα προβλήματα που είναι εγγενή στα επιχειρηματικά μοντέλα και παρέχουμε ένα μοντέλο δεδομένων λύσης για κάθε συγκεκριμένη ανάγκη. Αυτά τα μοντέλα δεδομένων είναι προσαρμόσιμα ώστε να σχετίζονται με τις εσωτερικές διαδικασίες του πελάτη και μπορούν να επιβληθούν όπως απαιτείται.
- Ιχνηλασιμότητα - Το Visure βοηθά στη διατήρηση σταθερής αμφίδρομης ιχνηλασιμότητας και το εμφανίζει διαδραστικά, διευκολύνοντας την εύρεση όλων των στοιχείων που επηρεάζονται τόσο άμεσα όσο και έμμεσα στο έργο. Επίσης, η ιχνηλασιμότητα από άκρο σε άκρο σάς επιτρέπει να αναλύετε καλύτερα τις αλλαγές και τις επιπτώσεις τους και να προσδιορίζετε περαιτέρω ποια δοκιμή πρέπει να εκτελεστεί.
- Προκατασκευασμένα Πρότυπα – Το Visure προσφέρει προκατασκευασμένα πρότυπα για εσάς ως σημείο εκκίνησης. Αυτό εξοικονομεί πολύ χρόνο για τους πελάτες μας όταν θέλουν να ξεκινήσουν καινούργια. Αυτά τα πρότυπα είναι προσαρμόσιμα και μπορούν να αλλάξουν σύμφωνα με τις απαιτήσεις του καθενός.
Συμπέρασμα
Το εργαλείο Visure Requirements Management είναι η τέλεια επιλογή για ομάδες που θέλουν να διαχειριστούν τις απαιτήσεις τους με ταχύτητα και αποτελεσματικότητα. Παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση που μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα εργαλεία, επιτρέποντας στους χρήστες να δημιουργούν τεκμηρίωση υψηλής ποιότητας, διατηρώντας παράλληλα τη συμμόρφωση με διάφορα πρότυπα. Το Visure προσφέρει επίσης προκατασκευασμένα πρότυπα, ποιοτικές αναλύσεις και δυνατότητες ιχνηλασιμότητας που βοηθούν στη διασφάλιση της σωστής και αποτελεσματικής διαχείρισης των απαιτήσεων. Δείτε το Visure με τη βοήθεια του Δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 τώρα!
Μην ξεχάσετε να μοιραστείτε αυτήν την ανάρτηση!
