Διαχείριση Απαιτήσεων & Ιχνηλασιμότητα με Microsoft Office Word & Excel

Όταν πρόκειται για τη διαχείριση απαιτήσεων, το Microsoft Office είναι συχνά ένα από τα πρώτα εργαλεία που έρχονται στο μυαλό. Εξάλλου, οι περισσότεροι άνθρωποι είναι ήδη εξοικειωμένοι με το MS Excel και το Word. Και ακόμα κι αν δεν είναι, η καμπύλη μάθησης δεν είναι πολύ απότομη. Είναι όμως πραγματικά αυτά τα εργαλεία γενικής χρήσης κατάλληλα για τη διαχείριση των απαιτήσεων λογισμικού; Σε αυτήν την ανάρτηση, θα ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από τα μειονεκτήματα της χρήσης του MS Excel και του Word for Requirements Management και θα τα συγκρίνουμε με τα οφέλη της χρήσης μιας πιο προηγμένης πλατφόρμας Διαχείρισης Απαιτήσεων.

MS Excel και Word: Είναι κατάλληλα για Απαιτήσεις; | Βέλτιστες πρακτικές και πλήρης οδηγός

Τι είναι η διαχείριση απαιτήσεων;

Σύμφωνα με τον Ian Sommerville, «Η διαχείριση απαιτήσεων διαχειρίζεται τις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις κατά τη διάρκεια της διαδικασίας μηχανικής των απαιτήσεων και της ανάπτυξης του συστήματος».

Η Διαχείριση Απαιτήσεων είναι η διαδικασία εξαγωγής, ανάλυσης, τεκμηρίωσης και παρακολούθησης απαιτήσεων. Διασφαλίζει ότι καταγράφονται οι σωστές απαιτήσεις και ότι είναι ανιχνεύσιμες καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.

Ο κύριος σκοπός της διαχείρισης απαιτήσεων είναι να διασφαλίσει τη σαφή, συνοπτική και χωρίς σφάλματα εκπλήρωση των απαιτήσεων για την ομάδα μηχανικών, έτσι ώστε να μπορεί να βεβαιωθεί ότι θα εντοπίσει σφάλματα στο σύστημα και ενδεχομένως να μειώσει το κόστος του έργου καθώς και τον κίνδυνο.

Γιατί να μην χρησιμοποιήσετε το MS Office για Διαχείριση Απαιτήσεων;

Ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα της χρήσης του MS Excel και του Word for Requirements Management είναι ότι δεν σχεδιάστηκαν για αυτόν τον σκοπό. Ως αποτέλεσμα, δεν διαθέτουν πολλές από τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που θα έκαναν τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε όλες τις απαιτήσεις όταν είναι διάσπαρτες σε πολλά έγγραφα. Και αν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές σε μια απαίτηση, συχνά πρέπει να περάσετε από κάθε έγγραφο ένα προς ένα για να το βρείτε και να το ενημερώσετε.

Διάσπαρτες Πληροφορίες – Οι πληροφορίες στο Microsoft word ή στο excel είναι διάσπαρτες και δεν είναι οργανωμένες. Ως εκ τούτου, καταρχάς χρειάζεται πολύς χρόνος για να βρείτε αυτό ακριβώς που χρειάζεστε και, δεύτερον, καθιστά δύσκολη την επαναχρησιμοποίηση αυτών των απαιτήσεων. Επίσης, διάφορες εργασίες όπως η ταξινόμηση και το φιλτράρισμα δεν είναι δυνατές στο word ή στο excel.
Χωρίς Ιχνηλασιμότητα – Το Microsoft office δεν επιτρέπει κανενός είδους ιχνηλασιμότητα στην τεκμηρίωσή του. Ως εκ τούτου, δεν υπάρχει τρόπος να λάβετε μετρήσεις και αναφορές ή να εκτελέσετε ανάλυση επιπτώσεων. Εάν πρέπει να εντοπίσετε όλες τις απαιτήσεις στο word ή στο office, αυτό πρέπει να γίνει χειροκίνητα, κάτι που απαιτεί πολύ χρόνο και κόπο.
Ταυτόχρονη πρόσβαση – Όταν ένας χρήστης ανοίγει ένα έγγραφο, αυτό είναι εντελώς αποκλεισμένο. Δεν υπάρχει τρόπος για άλλον χρήστη να τροποποιήσει το έγγραφο ενώ κάποιος άλλος το έχει ανοιχτό. Δεν υπάρχουν διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης σε απαιτήσεις/χαρακτηριστικά/κτλ. Ως εκ τούτου, δεν είναι δυνατό για πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση στο ίδιο έγγραφο ταυτόχρονα.
Έλλειψη δοκιμών ελέγχου και ελέγχου – Στο Microsoft Office, τα έγγραφα μπορούν να έχουν πολλές εκδόσεις μόνο όταν διαχειρίζονται μη αυτόματα, αλλά όχι τις πληροφορίες μέσα σε αυτά τα έγγραφα. Επίσης, δεν υπάρχει καταγραφή των αλλαγών που γίνονται στις απαιτήσεις. Ως εκ τούτου, χωρίς ιστορικό αλλαγών, δεν είναι δυνατή η εκτέλεση δραστηριοτήτων όπως ο έλεγχος αλλαγών ή ο έλεγχος έκδοσης.

Αντίθετα, μια πλατφόρμα Διαχείρισης Απαιτήσεων έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση των απαιτήσεων λογισμικού. Αυτό σημαίνει ότι περιλαμβάνει όλες τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε για να κάνετε τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Για παράδειγμα, οι περισσότερες πλατφόρμες Διαχείρισης Απαιτήσεων περιλαμβάνουν ένα κεντρικό αποθετήριο όπου αποθηκεύονται όλες οι απαιτήσεις. Αυτό καθιστά εύκολο να παρακολουθείτε όλες τις απαιτήσεις και να κάνετε αλλαγές όταν είναι απαραίτητο. Επιπλέον, οι περισσότερες πλατφόρμες Διαχείρισης Απαιτήσεων είναι πολύ συνεργατικές. Αυτό σημαίνει ότι διαφορετικά μέλη της ομάδας μπορούν να εργαστούν σε διαφορετικά μέρη της απαίτησης ταυτόχρονα χωρίς να προκαλούν σύγχυση ή να κάνουν λάθη.

Συνολικά, υπάρχουν πολλά μειονεκτήματα στη χρήση του MS Excel και του Word for Requirements Management. Αυτά τα εργαλεία γενικής χρήσης δεν σχεδιάστηκαν για αυτόν τον σκοπό και δεν διαθέτουν πολλές από τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που θα έκαναν τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Αντίθετα, μια πλατφόρμα Διαχείρισης Απαιτήσεων έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση των απαιτήσεων λογισμικού και περιλαμβάνει όλες τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε για να κάνετε τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Ως αποτέλεσμα, οι περισσότερες εταιρείες που πραγματοποιούν τη μετάβαση σε μια πλατφόρμα Διαχείρισης Απαιτήσεων συνειδητοποιούν γρήγορα τα οφέλη που προσφέρει.

Εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων

Η διαχείριση απαιτήσεων (RM) είναι η διαδικασία τεκμηρίωσης, παρακολούθησης και διαχείρισης απαιτήσεων καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής ανάπτυξης λογισμικού. Αυτό μπορεί να είναι μια πρόκληση, ειδικά εάν οι απαιτήσεις δεν είναι καλά καθορισμένες ή αλλάζουν συχνά. Τα εργαλεία RM μπορούν να βοηθήσουν στη διευκόλυνση αυτής της διαδικασίας αυτοματοποιώντας ορισμένες εργασίες και παρέχοντας μεγαλύτερη ορατότητα στην κατάσταση των απαιτήσεων.

Τα κύρια οφέλη από την εφαρμογή αυτών των εργαλείων περιλαμβάνουν:

Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στη διαχείριση έργου και αύξηση της ακρίβειας στον έλεγχο του έργου
Αύξηση και διατήρηση της ιχνηλασιμότητας σε όλα τα επίπεδα
Καλύτερη εφαρμογή διαφόρων δραστηριοτήτων όπως έλεγχος έκδοσης, διαχείριση αλλαγών και ανάλυση επιπτώσεων
Αυξημένη αποτελεσματική επαναχρησιμοποίηση και διαχείριση της γραμμής προϊόντων
Υψηλότερη ικανότητα δημιουργίας βασικών γραμμών
Βελτιωμένη γνώση του πεδίου εφαρμογής του έργου στα ενδιαφερόμενα μέρη

Απαιτήσεις Visure Πλατφόρμα ALM

Το Visure είναι μια από τις πιο αξιόπιστες πλατφόρμες διαχείρισης απαιτήσεων που ειδικεύεται στη διαχείριση απαιτήσεων για οργανισμούς όλων των μεγεθών σε όλο τον κόσμο. Οι κύριοι εταίροι της Visure περιλαμβάνουν εταιρείες κρίσιμες για τις επιχειρήσεις και την ασφάλεια. Η εταιρεία ενσωματώνει το σύνολο των διαδικασιών Διαχείρισης Κύκλου Ζωής Εφαρμογών, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης κινδύνου, της παρακολούθησης ζητημάτων και ελαττωμάτων, της διαχείρισης ιχνηλασιμότητας, της διαχείρισης αλλαγών και διαφόρων άλλων τομέων όπως η ανάλυση ποιότητας, η έκδοση απαιτήσεων και η ισχυρή αναφορά.

Τα κορυφαία χαρακτηριστικά του Visure περιλαμβάνουν:

Εισαγωγή απρόσκοπτα - Πολλοί παγκόσμιοι οργανισμοί και νεοφυείς επιχειρήσεις εντοπίζουν και διαχειρίζονται τις απαιτήσεις τους με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας το Microsoft Word και το Excel. Παρακολουθήστε γρήγορα την καμπύλη εκμάθησης της ομάδας σας και την εφαρμογή του Visure εισάγοντας απαιτήσεις, ιχνηλασιμότητα, κίνδυνο και περιπτώσεις δοκιμών από το MS Office Word & Excel στην Πλατφόρμα ALM Requirements Visure. Επιπλέον, οι ομάδες θα μπορούν να εισάγουν συναρτήσεις πηγαίου κώδικα που συνδέονται με απαιτήσεις, εικόνες, πίνακες και διαγράμματα. Αυτό θα σας επιτρέψει να ξεκινήσετε και να αρχίσετε εύκολα να χρησιμοποιείτε τις σύγχρονες απαιτήσεις του εργαλείου ALM για τη μέτρηση της ποιότητας των απαιτήσεων, την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών και την αύξηση της συνεργασίας μεταξύ των ομάδων μηχανικών.

Απρόσκοπτη εξαγωγή – Το Visure σάς επιτρέπει να εξάγετε εύκολα οποιαδήποτε στοιχεία και αναφορές σε έργα σε μορφή Excel και Word, κάτι που θα διευκολύνει τη διαδικασία ελέγχου και συνεργασίας από τους ενδιαφερόμενους φορείς, καθώς και τη συμμόρφωση. Επιπλέον, το Visure's Report Manager επιτρέπει στις ομάδες να δημιουργούν έγγραφα σε οποιαδήποτε μορφή με προσαρμογή υψηλού επιπέδου, προσθέτοντας πίνακες εργαλείων και μετρήσεις σε αναφορές για τεκμηρίωση ή ελέγχους.

Καθιέρωση ιχνηλασιμότητας και ελέγχου – Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Visure Requirements ALM και να μην ταιριάζουν στο Word και το Excel για τις απαιτήσεις σας; Ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα είναι ότι το Word και το Excel δεν παρέχουν στις ομάδες ιχνηλασιμότητα σε έργα ή απαιτήσεις. Μόλις εισαγάγετε τα πάντα στο Visure, μέσα στο εργαλείο δημιουργείτε μια προβολή ανάλυσης επιπτώσεων που εμφανίζει τη μήτρα ιχνηλασιμότητας μεταξύ απαιτήσεων, κινδύνων, δοκιμών και λειτουργιών κώδικα ενημερωμένου κώδικα. Αυτό επιτρέπει στην ομάδα σας να αποκτήσει ιχνηλασιμότητα και έλεγχο από άκρο σε άκρο σε όλα τα έργα, με πολλούς συνεργάτες σε αυτό.

Καλύτερη συνεργασία - Το Visure προσφέρει προσαρμόσιμες διεπαφές χρήστη με βάση το έργο στο οποίο εργάζεστε. Όλες οι πληροφορίες είναι σωστά οργανωμένες σε αυτές τις διεπαφές επιτρέποντας σε όλα τα άτομα να συνεργάζονται ενώ παραμένουν στην ίδια σελίδα.

Ενσωμάτωση - Το Visure υποστηρίζει πρότυπα που βασίζονται σε XML, όπως το ReqIF και το XRI, που μας βοηθούν στην ανταλλαγή απαιτήσεων μεταξύ διαφόρων πελατών και προμηθευτών.

Ασφάλεια - Το Visure διασφαλίζει τη σωστή ασφάλεια των πληροφοριών και των απαιτήσεων. Αυτό το κάνουμε μέσω της αυστηρής μας πολιτικής πρόσβασης, όπου μόνο ορισμένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση στα τεχνουργήματα ακόμη και σε στοιχειώδες επίπεδο.

Ποιοτική Ανάλυση – Ο Αναλυτής Ποιότητας της Visure σάς επιτρέπει να εκτελείτε μια σημασιολογική ανάλυση των απαιτήσεων για να προσδιορίσετε την ποιότητα των απαιτήσεων. Επομένως, γίνεται ευκολότερο να αποτραπεί η μετάβαση των απαιτήσεων στην επόμενη φάση του κύκλου ανάπτυξης.

Μοντέλα Δεδομένων – Το Visure υποστηρίζει πολλές διαδικασίες ανάπτυξης όπως Agile, V-model κ.λπ. Στο Visure, διασφαλίζουμε ότι αναλύουμε τα συγκεκριμένα προβλήματα που είναι εγγενή στα επιχειρηματικά μοντέλα και παρέχουμε ένα μοντέλο δεδομένων λύσης για κάθε συγκεκριμένη ανάγκη. Αυτά τα μοντέλα δεδομένων είναι προσαρμόσιμα ώστε να σχετίζονται με τις εσωτερικές διαδικασίες του πελάτη και μπορούν να επιβληθούν όπως απαιτείται.

Συμπέρασμα

Η διαχείριση απαιτήσεων είναι μια σημαντική διαδικασία στην ανάπτυξη λογισμικού, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να γίνει σωστά. Γι' αυτό πολλές εταιρείες στρέφονται σε εργαλεία διαχείρισης επαγγελματικών απαιτήσεων όπως το Visure Requirements ALM Platform. Η πλατφόρμα μας έχει σχεδιαστεί από την αρχή για να κάνει τη διαχείριση απαιτήσεων εύκολη και αποτελεσματική για όλους τους εμπλεκόμενους. Προσφέρουμε α δωρεάν δοκιμή 30-ημέρα ώστε να μπορείτε να δοκιμάσετε την πλατφόρμα μας και να δείτε μόνοι σας πώς μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να δημιουργήσει καλύτερο λογισμικό πιο γρήγορα. Ζητήστε τη δωρεάν δοκιμή σας σήμερα και δείτε τι διαφορά μπορεί να κάνει η διαχείριση επαγγελματικών απαιτήσεων για το επόμενο έργο σας.

Μην ξεχάσετε να μοιραστείτε αυτήν την ανάρτηση!