Περιορισμοί Word και Excel για Διαχείριση Απαιτήσεων

Περιορισμοί Word και Excel για Διαχείριση Απαιτήσεων

Πίνακας περιεχομένων

Ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα της χρήσης του MS Excel και του Word for Requirements Management είναι ότι δεν σχεδιάστηκαν για αυτόν τον σκοπό. Ως αποτέλεσμα, δεν διαθέτουν πολλές από τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που θα έκαναν τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε όλες τις απαιτήσεις όταν είναι διάσπαρτες σε πολλά έγγραφα. Και αν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές σε μια απαίτηση, συχνά πρέπει να περάσετε από κάθε έγγραφο ένα προς ένα για να το βρείτε και να το ενημερώσετε.

Μειονεκτήματα της χρήσης MS Word και Excel για τη διαχείριση απαιτήσεων

  • Διάσπαρτες Πληροφορίες – Οι πληροφορίες στο Microsoft word ή στο excel είναι διάσπαρτες και δεν είναι οργανωμένες. Ως εκ τούτου, καταρχάς χρειάζεται πολύς χρόνος για να βρείτε αυτό ακριβώς που χρειάζεστε και, δεύτερον, καθιστά δύσκολη την επαναχρησιμοποίηση αυτών των απαιτήσεων. Επίσης, διάφορες εργασίες όπως η ταξινόμηση και το φιλτράρισμα δεν είναι δυνατές στο word ή στο excel.
  • Χωρίς Ιχνηλασιμότητα – Το Microsoft office δεν επιτρέπει κανενός είδους ιχνηλασιμότητα στην τεκμηρίωσή του. Ως εκ τούτου, δεν υπάρχει τρόπος να λάβετε μετρήσεις και αναφορές ή να εκτελέσετε ανάλυση επιπτώσεων. Εάν πρέπει να εντοπίσετε όλες τις απαιτήσεις στο word ή στο office, αυτό πρέπει να γίνει χειροκίνητα, κάτι που απαιτεί πολύ χρόνο και κόπο. 
  • Ταυτόχρονη πρόσβαση – Όταν ένας χρήστης ανοίγει ένα έγγραφο, αυτό είναι εντελώς αποκλεισμένο. Δεν υπάρχει τρόπος για άλλον χρήστη να τροποποιήσει το έγγραφο ενώ κάποιος άλλος το έχει ανοιχτό. Δεν υπάρχουν διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης σε απαιτήσεις/χαρακτηριστικά/κτλ. Ως εκ τούτου, δεν είναι δυνατό για πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση στο ίδιο έγγραφο ταυτόχρονα. 
  • Έλλειψη δοκιμών ελέγχου και ελέγχου – Στο Microsoft Office, τα έγγραφα μπορούν να έχουν πολλές εκδόσεις μόνο όταν διαχειρίζονται μη αυτόματα, αλλά όχι τις πληροφορίες μέσα σε αυτά τα έγγραφα. Επίσης, δεν υπάρχει καταγραφή των αλλαγών που γίνονται στις απαιτήσεις. Ως εκ τούτου, χωρίς ιστορικό αλλαγών, δεν είναι δυνατή η εκτέλεση δραστηριοτήτων όπως ο έλεγχος αλλαγών ή ο έλεγχος έκδοσης. 

Αντίθετα, μια πλατφόρμα Διαχείρισης Απαιτήσεων έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση των απαιτήσεων λογισμικού. Αυτό σημαίνει ότι περιλαμβάνει όλες τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε για να κάνετε τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Για παράδειγμα, οι περισσότερες πλατφόρμες Διαχείρισης Απαιτήσεων περιλαμβάνουν ένα κεντρικό αποθετήριο όπου αποθηκεύονται όλες οι απαιτήσεις. Αυτό καθιστά εύκολο να παρακολουθείτε όλες τις απαιτήσεις και να κάνετε αλλαγές όταν είναι απαραίτητο. Επιπλέον, οι περισσότερες πλατφόρμες Διαχείρισης Απαιτήσεων είναι πολύ συνεργατικές. Αυτό σημαίνει ότι διαφορετικά μέλη της ομάδας μπορούν να εργαστούν σε διαφορετικά μέρη της απαίτησης ταυτόχρονα χωρίς να προκαλούν σύγχυση ή να κάνουν λάθη.

Συνολικά, υπάρχουν πολλά μειονεκτήματα στη χρήση του MS Excel και του Word for Requirements Management. Αυτά τα εργαλεία γενικής χρήσης δεν σχεδιάστηκαν για αυτόν τον σκοπό και δεν διαθέτουν πολλές από τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που θα έκαναν τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Αντίθετα, μια πλατφόρμα Διαχείρισης Απαιτήσεων έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση των απαιτήσεων λογισμικού και περιλαμβάνει όλες τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε για να κάνετε τη Διαχείριση Απαιτήσεων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Ως αποτέλεσμα, οι περισσότερες εταιρείες που πραγματοποιούν τη μετάβαση σε μια πλατφόρμα Διαχείρισης Απαιτήσεων συνειδητοποιούν γρήγορα τα οφέλη που προσφέρει.

Μην ξεχάσετε να μοιραστείτε αυτήν την ανάρτηση!

Συνέργεια μεταξύ μιας προσέγγισης μηχανικής συστημάτων βασισμένης σε μοντέλα και διαδικασίας διαχείρισης απαιτήσεων

Δεκέμβριος 17th, 2024

11 π.μ. EST | 5 μ.μ. CEST | 8 π.μ. PST

Φερνάντο Βαλέρα

Φερνάντο Βαλέρα

CTO, Visure Solutions

Γεφύρωση του χάσματος από τις απαιτήσεις στο σχεδιασμό

Μάθετε πώς να γεφυρώσετε το χάσμα μεταξύ της Διαδικασίας Διαχείρισης MBSE και Απαιτήσεων.