Εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων (RM)

Στον πραγματικό κόσμο, οι πελάτες δεν διατυπώνουν πάντα τις απαιτήσεις τους όπως θα έπρεπε, και δεν έχει κάθε έργο έναν αναλυτή επιχειρήσεων που έχει πείρα στον τομέα και τις τεχνικές γνώσεις. Ωστόσο, η ικανότητα πλοήγησης στις απαιτήσεις των επιχειρήσεων σχετίζεται στενά με την επιτυχία του έργου. Τα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων βοηθούν τις ομάδες να συλλαμβάνουν με ακρίβεια απαιτήσεις από τους πελάτες, να τις δίνουν προτεραιότητα, να συνεργάζονται κατά την εφαρμογή τους, να αναφέρουν τι έχει γίνει και τι πρέπει να γίνει και πολλά άλλα. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να επιλέξετε ένα εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων και παραθέτει μερικές από τις πιο σημαντικές δυνατότητες που πρέπει να έχει οποιοδήποτε εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων.

Τι είναι η διαχείριση απαιτήσεων;

Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργου ορίζει τη διαχείριση απαιτήσεων ως ένα επαναληπτικό σύνολο δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη διασφάλιση ότι η πρόκληση, η τεκμηρίωση, η βελτίωση και οι αλλαγές των απαιτήσεων αντιμετωπίζονται επαρκώς κατά τη διάρκεια ενός κύκλου ζωής.

Απαίτηση είναι οποιαδήποτε τεκμηριωμένη φυσική ή λειτουργική ανάγκη που ένα προϊόν ή μια διαδικασία προσπαθεί να εκπληρώσει. Δεδομένου ότι όλοι οι οργανισμοί υπάρχουν για να παρέχουν στους πελάτες ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία, όλοι οι οργανισμοί ασχολούνται με τις απαιτήσεις. Ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί έχουν καταλάβει πώς να χειρίζονται αποτελεσματικά τις απαιτήσεις για την επιτυχή παράδοση του προϊόντος ή της υπηρεσίας καλύτερης ποιότητας, ενώ άλλοι αγωνίζονται συνεχώς μαζί τους.

Η διαφορά μεταξύ των δύο ειδών οργανισμών είναι συνήθως η διαχείριση των απαιτήσεων, η οποία διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο καθ 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής και χρησιμεύει ως κόλλα που συγκρατεί το έργο μαζί, εμποδίζοντας το να καταρρεύσει λόγω της αδυναμίας παράδοσης του επιθυμητού προϊόντος ή υπηρεσίας.

Γιατί χρειάζομαι ένα εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων;

Εάν υπάρχει κάτι που όλοι οι διαχειριστές έργων μπορούν να συμφωνήσουν, είναι ότι η τεκμηρίωση των απαιτήσεων είναι μια κουραστική εργασία. Και χωρίς το κατάλληλο εργαλείο για τη δουλειά, η τεκμηρίωση των απαιτήσεων συχνά δεν είναι μόνο κουραστική, αλλά και άκαρπη. Ακόμα και οι πιο αφοσιωμένοι διαχειριστές έργων προτιμούν να κάνουν άλλα πράγματα παρά να περνούν το χρόνο τους ενημερώνοντας ένα γιγαντιαίο υπολογιστικό φύλλο Excel που μόνο εκείνοι μπορούν να πλοηγηθούν - στην καλύτερη περίπτωση.

«Όταν οι προϋπολογισμοί είναι περιορισμένοι, τα χρονοδιαγράμματα είναι περιορισμένα και το εύρος υφέρπει, η τεκμηρίωση απαιτήσεων τείνει να είναι το πρώτο παραδοτέο που πρέπει να γίνει και το τελευταίο παραδοτέο που πρέπει να ληφθεί υπόψη», εξηγεί η ειδικός διαχείρισης έργων Kelly Suter. Δεδομένου ότι η τεκμηρίωση απαιτήσεων είναι ένα σχέδιο για να κατανοήσει καλύτερα ο πελάτης τι να περιμένει από το έργο, διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στη διατήρηση μιας υγιούς σχέσης με τον πελάτη και τη δυνατότητα να ανταποκριθεί στις προσδοκίες του.

Τα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων δίνουν στους οργανισμούς το πλεονέκτημα που κάνει όλη τη διαφορά καθιστώντας πολύ πιο εύκολο να παρακολουθείτε, να δοκιμάσετε, να οπτικοποιήσετε, να αναλύσετε και να κοινοποιήσετε απαιτήσεις στους ενδιαφερόμενους. Αφήνουν επίσης ένα ίχνος ελέγχου που δίνει μια βήμα προς βήμα τεκμηριωμένη ιστορία της σύλληψης μεμονωμένων απαιτήσεων και των αλλαγών που έγιναν σε αυτές κατά τη διάρκεια του έργου.

Τα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε όλους τους κλάδους, συμπεριλαμβανομένης της πληροφορικής, της υγειονομικής περίθαλψης, των κατασκευών, των τραπεζών και των χρηματοοικονομικών αυτοκινήτων, αεροδιαστημική και άμυνα, και ούτω καθεξής. Το μέγεθος του οργανισμού δεν έχει σημασία, διότι τα εργαλεία διαχείρισης εξαιρετικών απαιτήσεων είναι διαθέσιμα σε οργανισμούς μεγάλους και μικρούς.

Πώς να επιλέξετε ένα εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων;

Το πιο βασικό εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων είναι ένα κενό φύλλο χαρτιού ή ένας κενός πίνακας. Παρόλο που υπάρχει ακόμη χώρος για τον σχεδιασμό διαχείρισης απαιτήσεων παλιού σχολείου, τα εργαλεία διαχείρισης ψηφιακών απαιτήσεων έχουν αποδειχθεί απαραίτητα στον πιο σύνθετο σχεδιασμό διαχείρισης απαιτήσεων.

Για πολύ μικρά έργα, ένα Excel ή Έγγραφο του Word μπορεί να κάνει τη δουλειά μια χαρά, αλλά τέτοια έργα γίνονται γρήγορα μια σπάνια φυλή. Σχεδόν όλα τα έργα σήμερα μπορούν να επωφεληθούν από ένα σύνθετο εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων. Τέτοια εργαλεία συχνά ενσωματώνονται στην ίδια περιβαλλοντική υποστήριξη για άλλες διαδικασίες, όπως διαχείριση κινδύνων, διαχείριση δοκιμών, παρακολούθηση ζητημάτων και ελαττωμάτων και διαχείριση αλλαγών.

Όταν επιλέγετε ένα σύνθετο εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων, είναι σημαντικό να ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά στην εταιρεία πίσω από το εργαλείο και να μάθετε πόσο καιρό εργάζεται στο προϊόν του και πόσο αξιόπιστο είναι. Δεν έχει νόημα να υποστηρίζουμε ένα εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων που δεν έχει λάβει κάποια υποστήριξη εδώ και αρκετό καιρό επειδή η εταιρεία πίσω έχει προχωρήσει σε άλλα έργα.

Τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά των εργαλείων διαχείρισης απαιτήσεων

Ένα προτεινόμενο εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων πρέπει να έχει ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά που επιτρέπουν στους χρήστες να καθορίζουν τις απαιτήσεις και να τις παρακολουθούν καθ 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής, συμπεριλαμβανομένης της αυτόματης συλλογή απαιτήσεων, διαχείριση απαιτήσεων, διαχείριση δοκιμών, τη διαχείριση της αλλαγής, δημιουργία αναφορών και διαχείριση των κινδύνων.

Δυνατότητα εργαλείων διαχείρισης απαιτήσεων - Εισαγωγή και εξαγωγή:

Οι απαιτήσεις μπορούν να ληφθούν αυτόματα από το MS Word, το MS Excel, το ReqIF και άλλες πηγές με έναν πολύ διαισθητικό τρόπο που εξοικονομεί χρόνο και μειώνει την πιθανότητα ανθρώπινου σφάλματος.

Δυνατότητα εργαλείων διαχείρισης απαιτήσεων - Διαχείριση αλλαγών

Τα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων διαχειρίζονται τις αλλαγές σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής της εφαρμογής, τη λήψη, την ανάλυση, την επικύρωση, ιχνηλασίακαι επιτρέποντας την επαναχρησιμοποίηση των απαιτήσεων. Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει πόσο διαισθητικό διαχείριση απαιτήσεων στο Visure Requirements είναι. Το εργαλείο υποστηρίζει την επαλήθευση απαιτήσεων με τη διαχείριση δοκιμών και το καθιστά αβίαστο να ακολουθήσει τη διάρκεια ζωής μιας απαίτησης μέσω της ανάπτυξης και των προδιαγραφών του, μέχρι την επόμενη ανάπτυξη και χρήση του.

Δυνατότητα εργαλείων διαχείρισης απαιτήσεων - Ανάλυση απαιτήσεων

Όταν πρόκειται για ανάλυση απαιτήσεων, τα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων μπορούν να παρέχουν διάφορες προβολές, πίνακες ή πίνακες για την εμφάνιση πληροφοριών από τη βάση δεδομένων, ώστε να διευκολύνεται ο χρήστης να τις αναλύσει. Οι Απαιτήσεις Visure λάμπουν με τους πλήρως προσαρμόσιμους πίνακες ελέγχου, οι οποίοι δίνουν στους χρήστες μια εικόνα για το έργο και περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως η μεταβλητότητα, η πρόοδος ή η εκπλήρωση μεμονωμένων προδιαγραφών.

Συνολικά, οι Απαιτήσεις Visure σε ένα εξαιρετικό παράδειγμα εργαλείου διαχείρισης απαιτήσεων που πληροί όλα τα βασικά κριτήρια επιλογής και εντυπωσιάζουν με μια αξιοσημείωτη επιλογή χρήσιμων λειτουργιών που απλοποιούν σημαντικά τη διαχείριση απαιτήσεων και αυξάνουν σημαντικά την πιθανότητα επιτυχίας του έργου.

Επιλογή του εργαλείου διαχείρισης απαιτήσεων

Όλοι οι οργανισμοί σήμερα ασχολούνται με τη διαχείριση απαιτήσεων με κάποιο τρόπο ή με τον άλλο τρόπο, γι 'αυτό τα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων είναι πλέον πιο σημαντικά από ποτέ. Σε αυτό το άρθρο, εξηγήσαμε τα οφέλη από τη χρήση ενός εργαλείου διαχείρισης απαιτήσεων και τα πιο σημαντικά κριτήρια επιλογής που πρέπει να λάβουν υπόψη οι οργανισμοί όταν αποφασίζουν ποιο εργαλείο διαχείρισης απαιτήσεων είναι καλύτερο για αυτούς.