Συμβουλές Διαχείριση απαιτήσεων

Τι σημαίνει «βέλτιστες πρακτικές» στη διαχείριση απαιτήσεων;

Είναι τόσο ενδιαφέρον για μένα που ο καθένας μιλάει για το ότι θέλει εκπαίδευσηβέλτιστες πρακτικές". Αυτός ο όρος χρησιμοποιείται συχνά για να περιγράψει το είδος της διαβούλευσης που μπορεί να παρέχουμε επίσης. Τι σημαίνει αυτό πραγματικά; Πιστεύω ότι όλοι μας έχουμε τροφοδοτήσει το μύθο ότι οι βέλτιστες πρακτικές μπορούν να αποτελέσουν τη βάση για την εκπαίδευση ατόμων. Οι βέλτιστες πρακτικές δεν εκπαιδεύονται, είναι έμπειρες.

Εάν συγκρίνουμε τη βέλτιστη πρακτική προσέγγιση στη φύση, γνωρίζουμε ότι δεν είναι μόνο το ισχυρότερο αλλά και το πιο παραγωγικό είδος που επιβιώνει. Αυτός είναι ένας από τους λόγους που είναι τόσο δύσκολο να αλλάξετε τις διαδικασίες σε έναν οργανισμό. Σκεφτείτε το για λίγο. Το πιο δυνατό και πιο παραγωγικό πιθανότατα περιγράφει την πλειοψηφία των ατόμων που έχετε σχεδόν σε οποιαδήποτε ομάδα του οργανισμού σας. Αυτό το έχω δει ξανά και ξανά στον τομέα της Μηχανικής Συστημάτων. Οι ισχυρότεροι και πιο παραγωγικοί μηχανικοί κάνουν συχνά τη δουλειά τους για πολλά χρόνια και έχουν έναν συγκεκριμένο τρόπο που κάνουν αυτή τη δουλειά. Το να τους ζητάτε να δοκιμάσουν νέες τεχνικές και εργαλεία είναι συχνά μάταιο, καθώς δεν ξέρουν πώς θα βελτιώσει την ήδη υπέροχη δουλειά που κάνουν. Η πρακτική τους θα επιβιώσει εάν συνεχίσουμε να τους προσφέρουμε μια προσέγγιση βέλτιστης πρακτικής.

Οπότε τι κάνουμε; Οι βέλτιστες πρακτικές ξεκινούν με τη δική μας προσωπική εμπειρία. Όλα τα βιβλία που συλλέγετε και διαβάζετε γύρω από τις βέλτιστες πρακτικές αφορούν την προσωπική εμπειρία του συγγραφέα σε κάποιον τομέα, είτε πρόκειται για περιπτώσεις χρήσης, ανάκληση απαιτήσεων, μηχανική συστημάτων, δοκιμές κ.λπ. Σε κάποιο σημείο, ένας οργανισμός αποφασίζει ότι χρειάζεται μια συνεπή διαδικασία σε ολόκληρο τον οργανισμό. Υπάρχουν πολλοί καλοί λόγοι για αυτό. Έτσι σχηματίζεται μια ομάδα για να βρει μια διαδικασία που να αντικατοπτρίζει αυτές τις βέλτιστες πρακτικές. Δεδομένου ότι υπάρχουν πολλές βέλτιστες πρακτικές στην ομάδα, μαντέψτε ποιος κερδίζει συνήθως; Ο ισχυρότερος και πιο παραγωγικός. Και η προκύπτουσα βέλτιστη πρακτική συνήθως οδηγεί σε συμβιβασμό μεταξύ της ομάδας βέλτιστων πρακτικών και εκείνων του οργανισμού που εκτελούν αυτόν τον ρόλο. Οι μελέτες δείχνουν ότι χρειάζονται περίπου πέντε χρόνια για να διαδραματίσουν πραγματικά αυτήν τη διαδικασία σε ολόκληρο τον οργανισμό. Στη συνέχεια έρχονται οι σύμβουλοι που παρατηρούν αυτές τις πρακτικές. Μπορεί να δουν μια ευκαιρία για επιχειρήσεις και έτσι παραμένουν πίσω από τις πρακτικές που θα οδηγήσουν σε περισσότερες επιχειρήσεις για αυτούς. Αρχίζουν να εμφανίζονται σε συνέδρια και εμπορικές εκθέσεις για αυτές τις πρακτικές και να γράφουν βιβλία. (Σκεφτείτε το Ευέλικτη προσέγγισηΕπειδή αναζητούν επιχειρήσεις, εστιάζουν στις πρακτικές που θα προσφέρουν τις περισσότερες επιχειρήσεις για αυτούς. Αναζητούμε πάντα τις βέλτιστες πρακτικές, επομένως δεν χρειάζεται να γνωρίζουμε πόσο συχνά λειτουργεί, απλώς και μόνο CAN εργασία. Συνεπώς, συνεχίζουμε να προωθούμε αυτήν την πρακτική σε ολόκληρο τον οργανισμό, ελπίζοντας να συνειδητοποιήσουμε όλα τα οφέλη που συζητήθηκαν όλα αυτά τα χρόνια.

Πρέπει να θυμόμαστε ότι οι βέλτιστες πρακτικές βασίζονται στην εκ των υστέρων. Οι βέλτιστες πρακτικές για τη δουλειά σας αναπτύσσονται καθώς μάθατε για αυτήν τη δουλειά. Μπορούμε σίγουρα να μάθουμε ο ένας από τον άλλο. Αυτό δεν είναι το σημείο αυτής της συζήτησης. Το θέμα είναι ότι πρέπει να βασίσουμε τις βέλτιστες πρακτικές μας κυρίως στη δική μας πρακτική εμπειρία. Πρέπει να διακρίνουμε πώς εφαρμόζουμε τις βέλτιστες πρακτικές στις θέσεις εργασίας μας και στους οργανισμούς μας. Απλώς μην δέχεστε βέλτιστες πρακτικές επειδή κάποιος έγραψε ένα βιβλίο για αυτό ή μίλησε γι 'αυτό ένα συνέδριο. Ερευνήστε την πρακτική και προσδιορίστε το περιβάλλον στο οποίο αναπτύχθηκαν. Είναι αυτό το περιβάλλον συγκρίσιμο με αυτό που βρίσκεστε σήμερα; Συχνά υπάρχει μικρή ομοιότητα. Επιλέξτε τα tidbits από τις βέλτιστες πρακτικές που ισχύουν για εσάς και τη δουλειά σας και θα σας προσφέρει πραγματικά οφέλη. Ξεκινήστε με μικρές αλλαγές και στηρίξτε την πρακτική όπως εφαρμόζεται στον οργανισμό σας. Μάθετε πού έχει πετύχει και πού έχει αποτύχει και μάθετε από αυτό. Να θυμάστε ότι εάν έχετε ισχυρούς και παραγωγικούς αντιρρητές στην πρακτική, θα χρειαστείτε κάποιον με πρακτική κατανόηση της πρακτικής για να βοηθήσετε τους αντιρρητές να δουν πώς αυτή η πρακτική μπορεί να τους βοηθήσει. Ακούστε τους και αντιμετωπίστε τις ανησυχίες τους. Μην τους αγνοείτε και ελπίζετε ότι θα φύγουν. Αυτοί δεν θα.

Με άλλα λόγια, απλά λέγοντας τις λέξεις «βέλτιστη πρακτική» δεν σημαίνει ότι θα είναι η καλύτερη πρακτική για εσάς.

Πώς να βελτιώσετε τον ορισμό των απαιτήσεων;

Κάθε φορά που γίνεται μια αλλαγή είτε σε μια διαδικασία είτε στα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για την υποστήριξη της διαδικασίας, υπάρχει μια καμπύλη μάθησης που θα επηρεάσει το χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση αυτής της διαδικασίας. Καθώς αρχίζετε να σκέφτεστε να βελτιώσετε τη διαδικασία καθορισμού των απαιτήσεών σας, λάβετε υπόψη ότι θα υπάρξει προσπάθεια που σχετίζεται με αυτήν την αλλαγή. Στις περισσότερες περιπτώσεις υπάρχει μείωση της παραγωγικότητας καθώς η εργασία αρχίζει να προχωρά. Αυτή η μείωση ονομάζεται συχνά «καμπύλη J». Καθώς οι χρήστες προσπαθούν να αλλάξουν τον τρόπο που κάνουν μια συγκεκριμένη εργασία, φτάνουν σε ένα σημείο όπου πιστεύουν ότι είναι πολύ δύσκολο να κάνουν την αλλαγή. Ο πειρασμός εδώ είναι να επιστρέψουμε στον παλιό τρόπο να κάνουμε πράγματα μόνο για να ολοκληρώσουμε την εργασία. Χωρίς ένα σχέδιο για να ξεπεραστεί αυτό το εμπόδιο, πολλοί οργανισμοί αποτυγχάνουν χωρίς τον στόχο τους να κάνουν αυτήν την αλλαγή. Αυτή η πρόκληση ισχύει τόσο για τις διαδικασίες όσο και για τα εργαλεία. Υπάρχουν δύο στρατηγικές που μπορούν να επιταχύνουν τις δεξιότητες ή την υιοθέτηση εργαλείων.

Πρώτον, υπάρχει το προσέγγιση βάθους. Στην εις βάθος προσέγγιση επιλέγεται μια βασική ομάδα ανθρώπων και εκπαιδεύονται στη νέα διαδικασία ή εργαλείο και συνεχίζουν να λαμβάνουν καθοδήγηση ως το σταυρό του χάσματος από την εκπαίδευση έως την εργασία σε ένα πραγματικό έργο. Οι μέντορες είναι συχνά εξωτερικοί σύμβουλοι με εμπειρία στον συγκεκριμένο τομέα δεξιοτήτων. Είναι σημαντικό να υπάρχουν διαθέσιμοι εμπειρογνώμονες για να βοηθήσουν τους επαγγελματίες να αρχίσουν να χρησιμοποιούν τις νέες τους δεξιότητες σε ένα ζωντανό πρόγραμμα. Αυτή η βασική ομάδα είναι αρκετά μικρή και η πρόθεσή τους είναι να τις χρησιμοποιήσετε ως σύμβουλοι για νέα έργα που θα χρησιμοποιούν τις νέες δεξιότητες. Γίνονται εμπειρογνώμονες που μετακινούνται από έργο σε έργο για να βοηθήσουν αυτά τα άτομα να χρησιμοποιήσουν τις νέες τους δεξιότητες.

Το σεμινάριο ευρεία προσέγγιση επικεντρώνεται σε μια καλή βάση δεξιοτήτων βέλτιστων πρακτικών που θα βελτιωθούν με την πάροδο του χρόνου. Σε αυτήν την προσέγγιση, οι μέντορες καλούνται να παρέχουν αυτό το θεμέλιο δεξιοτήτων βέλτιστων πρακτικών, συχνά μέσω τυπικής εκπαίδευσης στον συγκεκριμένο τομέα δεξιοτήτων. Συνήθως οι τυπικές διαδικασίες και τα πρότυπα ορίζονται και τεκμηριώνονται για χρήση από τις διάφορες ομάδες έργου. Η αρχική εκπαίδευση παρέχεται σε μια μεγάλη ομάδα ατόμων έναντι της μικρότερης, εστιασμένης ομάδας που αναφέρεται στην προσέγγιση βάθους. Καθώς τα έργα αρχίζουν να χρησιμοποιούν τις νέες δεξιότητες και να μάθουν περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζονται τα συγκεκριμένα καθήκοντά τους, αυτά τα αποτελέσματα επιστρέφονται στο ίδρυμα βέλτιστων πρακτικών, ώστε να μπορεί να βελτιωθεί με την πάροδο του χρόνου.

Όποια μέθοδο κι αν επιλέξετε να διαχειριστείτε αυτήν την προσπάθεια, είναι σημαντικό να επιτύχετε τις απαιτούμενες αλλαγές. Χωρίς σχέδιο, αυτές οι αλλαγές πέφτουν συχνά στην άκρη του δρόμου όταν γίνεται αισθητή η κρίση του χρονοδιαγράμματος και του προϋπολογισμού. Η πραγματοποίηση τέτοιων αλλαγών απαιτεί πειθαρχία, υποστήριξη και αποφασιστικότητα. Κάθε έργο πρέπει να αξιολογείται συνεχώς για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιούνται οι νέες δεξιότητες.

Σκεφτείτε μια απλή αλλαγή στη διαδικασία καθορισμού των απαιτήσεών σας. Σε ποιους ειδικούς μπορείτε να βασιστείτε εσωτερικά; Χρειάζεστε εξωτερική βοήθεια για εκπαίδευση και / ή καθοδήγηση; Πού θα πάτε για αυτήν την εκπαίδευση και καθοδήγηση; Η διαδικασία σας είναι καλά τεκμηριωμένη σήμερα ή ξεκινάτε από το μηδέν; Ποιο είναι το σχέδιό σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιτυχία (βάθος, πλάτος, και τα δύο); Ποιο είναι το χρονικό πλαίσιο για την αλλαγή;

«Το Insanity κάνει το ίδιο πράγμα ξανά και ξανά και περιμένει ένα διαφορετικό αποτέλεσμα». (Albert EinsteinΕάν αισθάνεστε έτσι, αρχίστε να κάνετε αλλαγές που θα σας δώσουν τα αποτελέσματα που θα θέλατε.

Συμβουλές για καλύτερες απαιτήσεις Συγκέντρωση

Εάν παίρνετε συνέντευξη από χρήστες και βασικά λέτε "Trick or Treat - give me some good requirements" μαντέψτε τι θα λάβετε; Θα λάβετε ένα hodgepodge με πράγματα που οι χρήστες θα ήθελαν να δουν. Μερικά θα είναι σημαντικά για εσάς και κάποια όχι. Θα πρέπει να ταξινομήσετε όλες αυτές τις ανάγκες και να τις ταξινομήσετε σε κατηγορίες. Συνήθως ονομάζουμε αυτές τις κατηγορίες χαρακτηριστικά. Ορισμένα από αυτά τα χαρακτηριστικά θα είναι σχετικά με το έργο και μερικά όχι. Αν λοιπόν αρχίζετε να συλλέγετε απαιτήσεις, γιατί να μην εστιάζετε περισσότερο στις ερωτήσεις που κάνετε; Κάντε κάποια έρευνα και εξετάστε τυχόν διαθέσιμες πληροφορίες που σχετίζονται με το σύστημα. Προσδιορίστε τους τελικούς χρήστες (δεν χρειάζεται να ξεγελάσετε ή να συμπεριφέρεστε σε ολόκληρη την υποδιαίρεση, να εστιάσετε σε δύο δρόμους όπου δίνονται οι πραγματικά καλές απολαύσεις) και να οργανώσετε συναντήσεις μαζί τους. 

Προσδιορίστε τις διαδικασίες που επηρεάζονται από το έργο - ποιες αλλάζουν, ποιες είναι νέες, δεν χρειάζονται πλέον; Ρωτήστε τους χρήστες ποιες διαδικασίες λειτουργούν καλά για αυτούς; Εργαστείτε για να καταλάβετε πώς κάνουν τη δουλειά τους σήμερα.

Δεύτερον, αφού ταξινομήσετε τις απαιτήσεις σε χαρακτηριστικά, θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα αυτά τα χαρακτηριστικά. Ποια είναι τα «αγαπημένα» των πελατών για να ολοκληρώσετε πρώτα;Μερικές φορές αποτυγχάνουμε να δίνουμε προτεραιότητα και να καταλήγουμε να δουλεύουμε πρώτα στα εύκολα μέρη του συστήματος, αντί να εστιάζουμε σε τμήματα του συστήματος που είναι υψηλού κινδύνου ή δεν είναι καλά κατανοητά.

Στο τέλος του έργου, επανεξετάστε τι συνέβη. Μπορεί να ρωτήσουμε αν πήγαμε στους σωστούς δρόμους, αν ακολουθήσαμε τη διαδικασία ή παρεκκλίνουμε για κάποιο λόγο, πήραμε τόσο πολύ καραμέλα όσο περιμέναμε; Τι λειτούργησε καλά; Ποιες αλλαγές θα μπορούσαν να γίνουν για τη βελτίωση της διαδικασίας; Λάβαμε τα αναμενόμενα τελικά αποτελέσματα; Ήταν ικανοποιημένοι οι χρήστες με το προϊόν;

3 συμβουλές για να εκπαιδεύσετε την ομάδα σας στη διαχείριση απαιτήσεων

Το να ζητάς από κάποιον που δεν έχει γράψει ή να διαχειριστεί ποτέ τις απαιτήσεις να ακολουθήσει μια ισχυρή και περίπλοκη διαδικασία απαιτήσεων είναι σαν να ζητάς από αυτόν τον XNUMXχρονο να παίξει το Moonlight Sonata του Beethoven Και επειδή συχνά δεν παρέχουμε εκπαίδευση ή καθοδήγηση, ας τους ζητήσουμε να μάθουν να παίζουν αυτό το κομμάτι μόνοι τους. Αυτό κάνουμε όταν ρίχνουμε τους αναλυτές μας σε μια πολύπλοκη διαδικασία απαιτήσεων.

Προτείνω να εξετάσουμε το ενδεχόμενο να εκπαιδεύσουμε την ομάδα μας. Ας σταματήσουμε να σκεφτόμαστε όλοι «ξέρουμε πώς να κάνουμε τη δουλειά μας». Δεν είναι αλήθεια. Μπορούμε να μάθουμε να παίζουμε αυτό το κομμάτι μόνοι μας. Θα πρότεινα αντί να παίρνω πέντε χρόνια, θα με χρειάζονταν δέκα χρόνια μόνα μου. Το ίδιο ισχύει και για τις απαιτήσεις μας, μηχανικοί και αναλυτές. Μπορούμε να τους αφήσουμε να μάθουν μόνοι τους. Ή μπορούμε να τους δώσουμε κάποια εκπαίδευση, καθοδήγηση και χρόνο να εξασκηθούν.

Φυσικά, το κλειδί για την πραγματοποίηση αυτού του έργου (δεν προορίζεται) είναι να οριστεί κάποιο είδος διαδικασίας που χρησιμοποιούμε για να εκπαιδεύσουμε τους αναλυτές μας. Συνήθιζα να μισώ αυτή τη λέξη «διαδικασία», αλλά είναι σημαντικό. Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις για γρήγορη μετατροπή των αναλυτών απαιτήσεων σε αναλυτές απαιτήσεων ειδικών.

  1. Παρέχετε εκπαίδευση στους αναλυτές σας σχετικά με τη συγκεκριμένη διαδικασία, χρησιμοποιώντας τις απαιτήσεις και τα παραδοτέα, έτσι η εκπαίδευση είναι πιο πραγματική. Οι γενικές τάξεις γύρω από τον ορισμό και τη διαχείριση των απαιτήσεων είναι εξαιρετικές, αλλά πρέπει να συμβαδίζουν με τις διαδικασίες που ακολουθείτε στον οργανισμό σας. Εάν εργάζεστε με έναν εξωτερικό σύμβουλο, περιμένετε ότι θα υπάρξει κάποια προσπάθεια στην προσαρμογή της εκπαίδευσης για εσάς, αλλά θα αξίζει την επένδυση.
  2. Ορίστε έναν μέντορα στους νέους αναλυτές σας. Αφήστε κάποιον που «ήταν εκεί να το κάνει» και έχει τις πληγές και τα σημάδια για να το αποδείξετε ότι βοηθάει τον νέο αναλυτή και δείξτε τους τα σχοινιά. Αυτό θα βοηθήσει στην εξάλειψη αυτής της «φυλετικής γνώσης». Αφήστε τους να βοηθήσουν στις συνεδρίες προσέλκυσης, να ελέγξουν τα έγγραφα απαιτήσεων με τον αναλυτή και να είναι ένας πόρος για αυτούς. 
  3. Αφήστε τον αναλυτή να εξασκηθεί. Αυτό μπορεί να μην φαίνεται πολύ πρακτικό, αλλά μην ξεκινήσετε έναν νέο αναλυτή σε ένα έργο που είναι κρίσιμο για την εταιρεία ή για ένα έργο που έχει τόση ιστορία και αντιπαραθέσεις γύρω από αυτό που θα είναι δύσκολο να προχωρήσετε. Αφήστε τους να «εξασκηθούν» σε ένα απλό και καλά κατανοητό έργο για να βρέξουν τα πόδια τους.
3 συμβουλές για να εκπαιδεύσετε την ομάδα σας στη διαχείριση απαιτήσεων

7 συμβουλές για τη σύνταξη καλύτερων απαιτήσεων

Οι απαιτήσεις γραφής ήταν μια πρόκληση για εμάς εδώ και πολλές δεκαετίες. Γιατί είναι τόσο δύσκολο; Λοιπόν, ένας από τους λόγους είναι η πρόκληση της γλώσσας απαιτήσεων. Γνωρίζουμε ότι πρέπει να γράψουμε απαιτήσεις με τρόπο που να μπορεί να διαβαστεί και να κατανοηθεί από τον αναγνώστη. Εάν γράφουμε τις απαιτήσεις των χρηστών, ο αναγνώστης είναι ιδιοκτήτης επιχείρησης, τελικός χρήστης ή ενδιαφερόμενος και η εστίαση στο γράψιμο σε μια «φυσική» γλώσσα. Το πρόβλημα με μια «φυσική» γλώσσα, ωστόσο, είναι ότι είναι πολύ ανακριβές και ενδέχεται να παρερμηνευτεί ή να παρεξηγηθεί. Πώς γεφυρώνουμε αυτό το κενό;

Με εκπλήσσει ο αριθμός των αναλυτών με τους οποίους μιλάω, οι οποίοι αντιστέκονται σε κάθε είδους δομή στο γράψιμο των απαιτήσεών τους. Φαίνονται να είναι αρκετά ευχαριστημένοι με την αδόμητη προσέγγισή τους που συνήθως αποτελείται από περιγραφικές παραγράφους και προτάσεις που συνεπάγονται πολλές πρόσθετες απαιτήσεις. Οι αναγνώστες τους αρέσουν σε αυτήν τη μέθοδο που υποστηρίζουν. Το πρόβλημα είναι ότι όταν αυτές οι «απαιτήσεις» παραδοθούν σε προγραμματιστές ή αναλυτές συστημάτων, υπάρχει συνήθως πολλή συζήτηση για να διευκρινιστεί τι πραγματικά σημαίνουν αυτές οι απαιτήσεις.

Πιστεύω ότι πρέπει να γίνει ένας συμβιβασμός εδώ. 

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη γεφύρωση αυτού του κενού.

  1. Γράψτε με ενεργή φωνή, βεβαιωθείτε ότι ένας από τους ηθοποιούς είναι το αντικείμενο κάθε πρότασης.
  2. Βεβαιωθείτε ότι κάθε πρόταση είναι μια πλήρης και γραμματικά σωστή πρόταση με θέμα, ρήμα και κατηγορηματικό.
  3. Προσδιορίστε με σαφήνεια ποιες πληροφορίες διαβιβάζονται μεταξύ των ηθοποιών.
  4. Διατηρήστε ένα σταθερό επίπεδο λεπτομέρειας. Για παράδειγμα, για τις απαιτήσεις των χρηστών, ένας τελικός χρήστης πρέπει να αποτελεί το αντικείμενο κάθε πρότασης. Για τις απαιτήσεις συστήματος, ένα σύστημα πρέπει να αποτελεί το αντικείμενο κάθε πρότασης.
  5. Κάθε απαίτηση πρέπει να περιγράφει σαφή κριτήρια επιτυχίας. Για παράδειγμα, "Ο χρήστης θα μπορεί να δει την Αναφορά Log Log".
  6. Κάθε απαίτηση πρέπει να δηλώνει μία και μοναδική δράση και στόχο. Προσέξτε για υπερβολική χρήση των "και" και "ή". Για παράδειγμα, "Εάν η τελευταία Παρασκευή του μήνα και η πληρωμή οφείλεται στις 31 και εάν η 31η είναι η τελευταία Παρασκευή του μήνα, τότε η υποβολή της πληρωμής εκείνη την ημέρα μετά τις 6 μ.μ. Ανατολική ώρα θα έχει ως αποτέλεσμα καθυστερημένη πληρωμή" . Σας προκαλώ να καταλάβετε αυτό!
  7. Μια απαίτηση δεν πρέπει να έχει ρήτρα διαφυγής. Για παράδειγμα, "Το σύστημα θα καθορίσει τον αριθμό των προσπαθειών σύνδεσης, εκτός εάν ο χρήστης έχει εισαγάγει σαφώς ένα λανθασμένο όνομα χρήστη".

4 συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε πολύπλοκες απαιτήσεις πελατών

Πώς θα χειριστείτε αυτό το σενάριο; Ένας πελάτης δήλωσε ότι θέλει το σύστημα να είναι φιλικό προς τον χρήστη. Αυτό το ονομάζω περίπλοκη απαίτηση, διότι είναι ουσιαστικά μια συλλογή πολλών μοναδικών απαιτήσεων. Οι απαιτούμενες απαιτήσεις πρέπει να είναι σε ατομικό επίπεδο. Με άλλα λόγια, κάθε απαίτηση πρέπει να είναι μια μοναδική και ολοκληρωμένη σκέψη. Αλλά ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να φτάσετε σε αυτό το επίπεδο με τον πελάτη; Η πραγματικότητα (και η εμπειρία) μας λένε ότι πολλές απαιτήσεις είναι στην πραγματικότητα πολύ πιο περίπλοκες από αυτές που αναφέρονται.  

Να θυμάστε ότι δεν πρέπει να περιμένουμε από τον πελάτη να μας δώσει καλές απαιτήσεις. Υποτίθεται ότι μας παρέχουν το πρόβλημα που θέλουν να λυθούν. Εάν αυτό δεν είναι σαφές, τότε πρέπει να τους ρωτήσουμε! Είναι οι ειδικοί του προβλήματος. Εάν ακολουθήσουμε αυτήν τη δήλωση λίγο περισσότερο, μπορεί να διαπιστώσουμε ότι η απαίτηση είναι ότι ο Πελάτης πρέπει να εκπαιδεύσει 500 άτομα σε τρεις μήνες για να χρησιμοποιήσει το νέο σύστημα. Φυσικά πρέπει να είναι φιλικό προς τον χρήστη. Αλλά αυτό που πραγματικά χρειάζεται ο Πελάτης είναι ένας τρόπος να διασφαλιστεί ότι οι νέοι χρήστες μπορούν να εκπαιδευτούν γρήγορα. Αυτό μπορεί να αλλάξει το επίκεντρο της λύσης - εγχειρίδια χρήστη, ηλεκτρονική εκπαίδευση, σεμινάρια κ.λπ.  

Ας πάρουμε λοιπόν αυτό το απλό αίτημα για ένα φιλικό προς το χρήστη σύστημα. Εδώ είναι μερικά από τα προβλήματα.

  • Ένας πελάτης δεν θέλει ένα εργαστήριο καθορίστε τι σημαίνει φιλικό προς τον χρήστη. Ο Πελάτης θέλει να το σκεφτούμε. Σε τελική ανάλυση είμαστε οι «σύμβουλοι» τους.
  • Ο Πελάτης δεν γνωρίζει πλήρως τι θέλει. Δεν έχουν σκεφτεί τι ακριβώς σημαίνει φιλικό προς τον χρήστη. Μπορεί να το έχουν προσθέσει γιατί είναι καλή ιδέα και όλοι το κάνουν. 
  • Ο Πελάτης είναι πολύ απασχολημένος για να μας προσφέρει ποιοτικές πληροφορίες. Ζητήστε τους να περάσουν μισή ώρα μιλώντας για το τι σημαίνει φιλικό προς τον χρήστη για αυτούς και μπορεί απλώς να αρνηθούν να περάσουν το χρόνο.
  • Ο Πελάτης μπορεί να μην έχει προσδιορίσει όλους τους χρήστες που αναζητούν ένα φιλικό προς το χρήστη σύστημα. Με άλλα λόγια, Μπορεί να μην έχει εντοπίσει όλους όσοι θέλουν να προσδιορίσουν εάν το σύστημα είναι φιλικό προς τον χρήστη (π.χ. εταιρικοί πελάτες, μη εταιρικοί, έμπειροι χρήστες έναντι άπειρων χρηστών, ξένοι πελάτες κ.λπ.).

Υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορούν να γίνουν για τον μετριασμό του κινδύνου που σχετίζεται με μια απαίτηση αυτού του τύπου.  

  1.  Κάνε μερικά πρωτότυπο των οθονών και εμφάνιση τους στο χρήστη. Ρωτήστε τους ειδικά αν πιστεύουν ότι είναι φιλικά προς τον χρήστη. Στη συνέχεια, καταγράψτε τις πτυχές των οθονών σε ένα σύνολο απαιτήσεων διεπαφής χρήστη.
  2. Δημιουργήστε τον δικό σας ορισμό φιλικό προς τον χρήστη. Καθορίστε τα κριτήρια και χρησιμοποιήστε αυτά για να ορίσετε τις δοκιμές αποδοχής των χρηστών σας. Δώστε τα στον πελάτη για έλεγχο.
  3. Συνεχίστε να κατανοείτε το πρόβλημα.  Μην φοβάστε να συνεχίσετε να κάνετε ερωτήσεις και διερευνήστε τον πραγματικό λόγο πίσω από τις απαιτήσεις του πελάτη.
  4. Βεβαιωθείτε ότι έχετε σαφή κριτήρια για τη μέτρηση της απαίτησης. Χωρίς αυτό, δεν θα περάσετε ποτέ την απαίτηση στα μάτια του Πελάτη. Και χωρίς αυτό, η απαίτηση δεν είναι καθόλου χρήσιμη.
Διαχείριση σύνθετων απαιτήσεων χάρη στα μοντέλα δεδομένων της Visure

Χρησιμοποιεί περιπτώσεις στη διαχείριση απαιτήσεων

Οι περιπτώσεις χρήσης είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για την τεκμηρίωση του τρόπου με τον οποίο ο χρήστης κάνει τη δουλειά του. Συχνά ονομάζεται "ως έχει" και "να είναι", αυτές οι αφηγήσεις βοηθούν να διασφαλιστεί ότι καταλαβαίνουμε πώς ο χρήστης κάνει τη δουλειά του σήμερα (όπως είναι), καθώς και πώς μπορεί να οραματίζεται να κάνει τη δουλειά του αύριο (να είναι). Οι περιπτώσεις χρήσης γίνονται όλο και πιο δημοφιλείς καθώς οι αναλυτές συνεχίζουν να αντιμετωπίζουν τα ζητήματα που σχετίζονται με τη σχέση των απαιτήσεων.

Ωστόσο, μερικές φορές οι περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά κατά τη διάρκεια Απαίτηση και ορισμός απαιτήσεων, αλλά χαθείτε όταν γίνει η μετάβαση στη διαχείριση απαιτήσεων. Εάν σκέφτεστε τα βήματα σε μια περίπτωση χρήσης, κάθε βήμα περιγράφει μια ενέργεια είτε από τον χρήστη είτε από το σύστημα. Ανάλογα με τη λεπτομέρεια που θέλετε στις απαιτήσεις και την ιχνηλασιμότητα σας, Εξετάστε το ενδεχόμενο να κάνετε κάθε βήμα στη περίπτωση χρήσης μια δήλωση απαιτήσεων. Πάρτε ως παράδειγμα την ακόλουθη απλή χρήση.

Το Σύστημα εμφανίζει τις πληροφορίες λογαριασμού στον Πελάτη.

Ο Πελάτης ελέγχει τις πληροφορίες λογαριασμού.

Ο Πελάτης επιλέγει την επιλογή πληρωμής.

Το Σύστημα εμφανίζει τις επιλογές πληρωμής στον Πελάτη.

Είναι σαφές από αυτήν την περίπτωση χρήσης ότι υπάρχουν δύο βήματα συστήματος και δύο βήματα πελάτη (δηλαδή χρήστης). Εάν εξαγάγουμε τις δύο δηλώσεις συστήματος και, εάν απαιτείται, προσθέστε "θα" σε αυτές, έχουμε τις ακόλουθες δύο απαιτήσεις συστήματος:

Το Σύστημα εμφανίζει τις πληροφορίες λογαριασμού στον Πελάτη.

Το Σύστημα εμφανίζει τις επιλογές πληρωμής στον Πελάτη.

Αυτές οι δύο απαιτήσεις αρχίζουν να αποτελούν τη βάση για τις απαιτήσεις συστήματος. Αυτές οι απαιτήσεις συστήματος πιθανότατα θα αποσυντεθούν σε πολλές απαιτήσεις συστήματος, αλλά μπορούμε να τα εντοπίσουμε απευθείας στα βήματα του συστήματος στην περίπτωση χρήσης.

Να θυμάστε ότι οι περιπτώσεις χρήσης περιέχουν πολύτιμες πληροφορίες για ανάλυση και ανάπτυξη συστημάτων. Οι θήκες χρήσης δεν ολοκληρώνονται ποτέ, αφού πρέπει να ελέγχονται συνεχώς καθ 'όλη τη διάρκεια της ανάπτυξης για να βεβαιωθείτε ότι αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τη συμπεριφορά του προϊόντος κατά την παράδοσή του. Βεβαιωθείτε ότι οι θήκες χρήσης δεν τοποθετούνται σε ράφι, αλλά εντοπίζονται τόσο στις δοκιμές όσο και στις απαιτήσεις συστήματος.


Καταχωρήθηκε στο Blog
Προγραμματίστε μια δωρεάν επίδειξη
Κορυφή