Gestión de requisitos – Cuáles son los beneficios del negocio – Informe técnico gratuito

La base de este documento es presentar los argumentos comerciales para la introducción de una gestión eficaz de los requisitos para apoyar proyectos importantes y el desarrollo de sistemas complejos. Existen pruebas sólidas que respaldan el argumento de que la reducción de los errores y omisiones en los requisitos puede ser la medida más eficaz que pueden tomar los directores de proyectos y los desarrolladores de sistemas complejos para mejorar los resultados de los proyectos y ayudar a alcanzar el objetivo final de ofrecer sistemas de calidad, a tiempo y dentro del presupuesto. Esta sesión destaca algunas de las pruebas empíricas que he recopilado en los últimos 16 años y demuestra que una inversión en una gestión más eficaz de los requisitos, especialmente al inicio de un proyecto y a lo largo de todo el ciclo de vida del desarrollo, producirá recompensas sustanciales y cuantificables. Vale la pena señalar que el tema principal de este documento no es estático, sino que continúa evolucionando a través de discusiones continuas con clientes existentes y nuevos, consultores y datos de investigación publicados por Standish Group, IDC y Gartner. En la medida de lo posible, he cuantificado los beneficios empresariales de la gestión de requisitos formales en términos de ahorro de costes y tiempo. Debido a las sensibilidades comerciales asociadas al costo-beneficio y a las opiniones sobre la ventaja competitiva, la cuantificación de los ahorros se derivó a través de un proceso iterativo, basando el análisis final en el ahorro de costos, donde las estimaciones presentadas a las empresas participantes, finalmente promovieron la menor resistencia. Además del análisis cuantificado de los ahorros de costes, también discuto algunos beneficios comerciales reconocidos y tangibles de la gestión de requisitos en áreas que no pueden cuantificarse tan fácilmente, como la gestión de la versión de la información, el análisis de riesgos y la captura de la propiedad intelectual. También explora cómo un cambio activo de «islas de información» a un repositorio centralizado de requisitos promueve mejoras significativas en las comunicaciones y la cohesión entre las múltiples disciplinas del proyecto.

¿Qué es la gestión de requisitos?

La gestión de requisitos consiste en promover comunicaciones efectivas a lo largo del ciclo de vida de un proyecto a través de un equipo multidisciplinario. Se trata de conectar entre sí «islas de información» creadas típicamente en MS Word, MS Excel, correos electrónicos, notas de reuniones y presentaciones, y hacer que la información esté disponible de forma centralizada, para proporcionar una base para «decisiones informadas». La trazabilidad establecida y mantenida entre los requisitos se utiliza para gestionar las expectativas y permitir informar en tiempo real, sobre el cumplimiento de los intereses de la compañía y de los grupos de interés, en términos de cumplimiento, exhaustividad, cobertura y coherencia.

Qué beneficios empresariales puede esperar con una herramienta de gestión de requisitos

La cuantificación del «beneficio empresarial» se realizó en el contexto de muchos factores, entre los que se incluyen el ahorro de tiempo, el ahorro de costes, la mejora de la productividad y la eficiencia en la ejecución, la exhaustividad, la mejora de la calidad y, en última instancia, la satisfacción del cliente. Los beneficios empresariales identificados se dividieron en dos grupos, el primero de los cuales era el de las áreas que podían cuantificarse legítimamente a través de la retroalimentación de los clientes y el segundo el de las áreas en las que el beneficio empresarial podía entenderse fácilmente, pero era muy difícil cuantificar el valor. Por lo tanto, los principales temas en los que los clientes han podido cuantificar el ahorro de costes y tiempo son los siguientes

  • Reutilización de requisitos entre proyectos: permite el acceso estructurado y la reutilización de los requisitos del producto y sus criterios de verificación asociados, logrando mejoras significativas en la productividad al inicio de nuevos proyectos.
  • Trazabilidad de los requisitos – para identificar en tiempo real lo que es «tocado» por cualquier cambio de requisito propuesto en un documento y cómo impacta en los requisitos de otros documentos de proyecto asociados.
  • Producción automatizada de matrices de trazabilidad: para garantizar el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas, las normas y las exigencias normativas, es vital que las matrices de trazabilidad se puedan producir rápidamente y en tiempo real, con el fin de controlar el cumplimiento y las omisiones.
  • Planificación de pruebas y verificaciones – asegurando que cada requisito sea medible y comprobable, enlazando directamente con los criterios de prueba o verificación, apoyando la producción automática de informes para mejorar la calidad y ahorrar tiempo.
  • Producción ad-hoc de métricas de gestión sobre el cumplimiento de los requisitos – para producir automáticamente información actualizada y coherente sobre el progreso del proyecto y métricas, que cuando se producen manualmente consumen tiempo y esfuerzo de ingeniería.
  • Producción automatizada de documentos entregables por contrato – para evitar el consumo de valiosos recursos de ingeniería para la producción de documentos de especificación, representando el sistema «as built» en lugar del sistema «as specified». El uso de un repositorio centralizado de requisitos permite la producción automática de documentos totalmente formateados.

Otras áreas temáticas en las que los clientes han aceptado que se obtienen beneficios tangibles para el negocio, pero han encontrado dificultades para aplicar un valor cuantificado son las siguientes:

  • El acceso en tiempo real a la información centralizada del proyecto – capturar una instancia y una versión de la información del proyecto en un repositorio integrado, y proporcionar acceso a todos los que lo necesiten, promueve mejoras significativas en la productividad y la calidad. También apoya las decisiones de proyecto «informadas» que deben tomarse sobre la base de los datos disponibles.
  • Gestión de la versión de la información: quién cambió qué y cuándo, mientras se registraban las métricas de volatilidad. Trabajar con información obsoleta puede consumir tiempo y esfuerzo innecesarios que pueden evitarse fácilmente manteniendo una instancia y una versión de la verdad en un repositorio central.
  • Gestión de riesgos: los riesgos pueden estar motivados por los requisitos de cualquier parte del proyecto. La vinculación de los riesgos y la información sobre su mitigación debe ser parte integrante del proceso de gestión de proyectos, que puede ser centralizado y visible para todos.
  • Ingeniería de requisitos basada en procesos: el establecimiento de procesos reutilizables para la gestión de requisitos proporciona la oportunidad de mejorar y perfeccionar entre proyectos.
  • Capturar y mantener su preciada Propiedad Intelectual (PI) – los expertos abandonan las organizaciones todo el tiempo y la PI que llevan en sus cabezas a menudo no es capturada por la organización que la pagó. Capturar y mantener la P.I. es vital para el éxito continuo de todas las organizaciones, por lo que debe ser capturada antes de que salga adelante.

El libro blanco explora cada uno de estos epígrafes en mayor profundidad, proporcionando un análisis cuantificado de los puntos en los que existe acuerdo y consenso y una explicación más detallada de los mismos, en los que los clientes no pudieron cuantificar los beneficios empresariales asociados a la captura y gestión de requisitos. Aunque los clientes no podían cuantificar los beneficios empresariales, no había ningún problema en aceptar que se obtuvieran beneficios reales.

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