Wordi ja Exceli piirangud nõuete haldamisel

Üks suurimaid miinuseid MS Exceli ja Wordi nõuete haldamisel kasutamisel on see, et need pole selleks otstarbeks loodud. Seetõttu puuduvad neil paljud funktsioonid ja funktsionaalsus, mis muudaks nõuete haldamise lihtsamaks ja tõhusamaks. Näiteks võib kõigi nõuete jälgimine olla keeruline, kui need on hajutatud mitmes dokumendis. Ja kui teil on vaja nõudes muudatusi teha, peate selle leidmiseks ja värskendamiseks sageli iga dokumendi ükshaaval läbi vaatama.

MS Wordi ja Exceli kasutamise puudused nõuete haldamisel

• Hajutatud teave – Microsoft Wordis või Excelis olev teave on hajutatud ega korrastata. Seetõttu kulub esiteks palju aega, et leida täpselt seda, mida vajate, ja teiseks muudab nende nõuete taaskasutamise keeruliseks. Samuti pole Wordis ega Excelis võimalikud erinevad ülesanded, nagu sortimine ja filtreerimine.
• Puudub jälgitavus – Microsoft Office ei võimalda oma dokumentatsioonis mingit jälgitavust. Seega ei ole võimalik hankida mõõdikuid ja aruandeid ega teha mõjuanalüüsi. Kui peate Wordis või Office'is kõiki nõudeid jälgima, tuleb seda teha käsitsi, mis on väga aega ja vaeva nõudev. 
• Samaaegne juurdepääs – Kui kasutaja avab dokumendi, blokeeritakse see täielikult. Teine kasutaja ei saa dokumenti muuta, kui teisel on see avatud. Nõuete/atribuutide/jne osas pole erinevaid juurdepääsuõigusi. Seetõttu ei ole mitmel kasutajal võimalik samale dokumendile korraga juurde pääseda. 
• Kontrolli ja auditi katsete puudumine – Microsoft Office'is võib dokumentidel olla mitu versiooni ainult siis, kui neid hallatakse käsitsi, kuid mitte nendes dokumentides sisalduval teabel. Samuti puudub arvestus nõuetes tehtud muudatuste kohta. Seega pole muudatuste ajaloota võimalik selliseid toiminguid nagu muudatuste juhtimine või versioonikontroll teha. 

Seevastu nõuete haldamise platvorm on loodud spetsiaalselt tarkvaranõuete haldamiseks. See tähendab, et see sisaldab kõiki funktsioone ja funktsioone, mida vajate nõuete haldamise lihtsamaks ja tõhusamaks muutmiseks. Näiteks sisaldab enamik nõuete haldamise platvorme keskmist hoidlat, kus on salvestatud kõik nõuded. Nii on lihtne jälgida kõiki nõudeid ja teha vajadusel muudatusi. Lisaks on enamik nõuete haldamise platvorme väga koostöövalmid. See tähendab, et erinevad meeskonnaliikmed saavad samaaegselt töötada nõude erinevate osadega, tekitamata segadust või vigu.

Üldiselt on MS Exceli ja Wordi nõuete haldamisel kasutamisel palju puudusi. Need üldotstarbelised tööriistad ei olnud selleks otstarbeks loodud ja neil puuduvad paljud funktsioonid ja funktsionaalsus, mis muudaksid nõuete haldamise lihtsamaks ja tõhusamaks. Seevastu nõuete halduse platvorm on loodud spetsiaalselt tarkvaranõuete haldamiseks ning sisaldab kõiki funktsioone ja funktsioone, mida vajate nõuete haldamise lihtsamaks ja tõhusamaks muutmiseks. Selle tulemusel mõistavad enamik ettevõtteid, kes lähevad üle nõuete haldamise platvormile, kiiresti selle eelistest aru.