Visure lahendused


Toetus
Registreeri
Logi sisse
Alusta tasuta prooviversiooni

Projekti hangete juhtimise protsessi 6 faasid

Projekti hangete juhtimise protsessi 6 faasid

Sisukord

Tõhus projektihangete juhtimine on iga projekti õnnestumiseks ülioluline. See hõlmab kaupade ja teenuste ostmist välistelt tarnijatelt, töövõtjatelt või müüjatelt projekti nõuete täitmiseks. Sujuva ja tõhusa hankeprotsessi tagamiseks järgivad projektijuhid täpselt määratletud protsessivoogu, mis koosneb kuuest etapist. See artikkel uurib neid etappe üksikasjalikult, tuues esile nende tähtsuse ja põhitegevused.

Projekti hangete juhtimine

1. etapp: planeerige hankehaldus

Projektihangete juhtimise esimene faas on planeerimine. Selles etapis töötab projektijuht koostöös projektimeeskonna ja sidusrühmadega välja hankehaldusplaani. See plaan kirjeldab hankestrateegiat, tuvastab potentsiaalsed tarnijad ja kehtestab hankele lähenemise, mis on kooskõlas projekti eesmärkidega. Selle etapi peamised tegevused hõlmavad järgmist:

Hankeeesmärkide määratlemine

Tehke kindlaks projekti hankevajadused ja eesmärgid. Tehke kindlaks, mida on vaja hankida, kas kaupu, teenuseid või mõlemat. Määratlege konkreetsed hankeeesmärgid ja viige need vastavusse projekti üldiste eesmärkidega.

Potentsiaalsete tarnijate tuvastamine

Tehke turu-uuringuid potentsiaalsete tarnijate tuvastamiseks ja nende võimete hindamiseks. Võtke arvesse selliseid tegureid nagu teadmised, maine, kogemused ja finantsstabiilsus. Koostage nimekiri potentsiaalsetest tarnijatest, kes suudavad täita projekti nõudeid.

Hankestrateegia väljatöötamine

Määratlege projekti vajadustest lähtuvalt hanke lähenemisviis ja strateegia. Otsustage, kas kasutada konkureerivat pakkumist, pidada läbirääkimisi lepingute üle või luua tarnijatega pikaajalisi suhteid. Arvestage teadlike otsuste tegemiseks selliseid tegureid nagu kulu, kvaliteet, aeg ja risk.

Hankekorralduskava koostamine

Dokumenteerige hankekorraldusplaan, sealhulgas hankestrateegia, valikukriteeriumid, hankedokumendid ja hankeprotsessi ajakava. See plaan juhib järgmiste etappide elluviimist.

2. etapp: hanked

Kui hangete haldamise plaan on paigas, läheb projekt projektihangete juhtimise teise faasi: hangete läbiviimine. See etapp hõlmab hankeplaani täitmist, tarnijate valimist ja lepingute vormistamist. Selle etapi peamised tegevused hõlmavad järgmist:

Hankedokumentide koostamine

Töötage välja hankedokumendid, nagu pakkumistaotlused (RFP-d), hinnapakkumise taotlused (RFQ-d) ja pakkumiskutsed (ITB-d). Need dokumendid kirjeldavad projekti nõudeid, hindamiskriteeriume ning potentsiaalsete tarnijate tingimusi.

Tarnija ettepanekute küsimine

Väljastada hankedokumendid potentsiaalsetele tarnijatele ja kutsuda neid esitama oma ettepanekuid. Hinnake ettepanekuid eelnevalt kindlaksmääratud kriteeriumide alusel, nagu hind, kvaliteet, tehnilised võimalused ja vastavus projekti nõuetele.

Tarnijate valimine

Vaadake üle ja võrrelge tarnijate ettepanekuid, võttes arvesse hindamiskriteeriume ja projekti spetsiifilisi vajadusi. Valige kõige kvalifitseeritumad tarnijad ja pidage läbirääkimisi tingimuste ja tingimuste osas, et saavutada vastastikku kasulik leping.

Lepingute lõpetamine

Töötada välja ja täita lepinguid valitud tarnijatega. Lepingutes tuleks selgelt määratleda töö ulatus, tulemused, maksetingimused, tähtajad ja muud asjakohased lepingusätted. Veenduge, et kõik osapooled saaksid tingimustest aru ja nõustuksid nendega.

3. etapp: kontrolli hanked

Projektihangete juhtimise kolmas etapp on keskendunud hanketegevuste kontrollimisele ja monitooringule. See hõlmab tarnija tegevuse jälgimist, muudatuste haldamist ja lepingute täitmisel tekkida võivate probleemide lahendamist. Selle etapi peamised tegevused hõlmavad järgmist:

Tarnija jõudluse jälgimine

Jälgige regulaarselt tarnija tegevust, et tagada lepinguliste kohustuste täitmine. Jälgige peamisi jõudlusnäitajaid (KPI-sid), nagu tarneaeg, tulemuste kvaliteet ja projekti spetsifikatsioonidest kinnipidamine. Tegelege jõudlusega seotud probleemidega kiiresti ja võtke kasutusele asjakohased meetmed, näiteks määrake karistused või otsige õiguskaitsevahendeid.

Muudatuste haldamine

Ette näha ja hallata muudatusi, mis võivad projekti teostamise etapis ilmneda. Hinnake tarnijate muudatustaotlusi ja hinnake nende mõju projekti ulatusele, ajakavale ja eelarvele. Viia muudatused läbi kontrollitult, arvestades kõigi huvirühmade huve.

Vaidluste lahendamine

Vaidluste või lahkarvamuste korral tarnijatega järgige lepingutes sätestatud vaidluste lahendamise korda. Osalege läbirääkimistel või vahendage vastastikku vastuvõetavaid lahendusi. Vajadusel eskaleerige vaidlus kõrgemasse asutusse või otsige õiguskaitsevahendeid.

4. etapp: hanked lõpetamine

Projekti hangete haldamise neljas faas on sulgemise faas. See hõlmab hanketoimingute lõpuleviimist ja ametlikku lõpetamist. Selle etapi peamised tegevused hõlmavad järgmist:

Hangete auditite läbiviimine

Tehke hankeaudit, et hinnata hankeprotsessi üldist tõhusust. Vaadake üle lepingudokumentatsioon, tarnijate toimivusandmed ning hankepoliitika ja -protseduuride järgimine. Tehke kindlaks valdkonnad, mida tuleks täiustada, ja lisage saadud õppetunnid tulevastesse projektidesse.

Tarnitavate toodete kontrollimine

Veenduge, et tarnijad on tarninud kokkulepitud kaubad või teenused vastavalt lepingu nõuetele. Kontrollige tulemusi, viige läbi vastuvõtutestid ja veenduge, et need vastavad projekti kvaliteedistandarditele.

Lepingute sulgemine

Ametlikult sulgege lepingud, kinnitades kõigi lepinguliste kohustuste täitmist. Veenduge, et kõik maksed on tehtud ja kõik lahendamata probleemid või vaidlused on lahendatud. Hankige vajalikud dokumendid, nagu pandiõiguste vabastamine, garantiid ja täitmistagatised.

5. etapp: tarnijate hindamine

Projektihangete juhtimise viies etapp hõlmab tarnijate toimivuse hindamist, et koguda teadmisi tulevaste projektide jaoks. See etapp on hädavajalik usaldusväärsete tarnijate andmebaasi pidamiseks ja hankeprotsesside täiustamiseks. Selle etapi peamised tegevused hõlmavad järgmist:

Tarnija tegevuse hindamine

Hinnake iga tarnija toimivust eelnevalt määratletud mõõdikute ja kriteeriumide alusel. Arvestage selliseid tegureid nagu kvaliteet, õigeaegsus, reageerimisvõime ja lepingujärgsetest kohustustest kinnipidamine. Hinnake tarnijaid ja andke tagasisidet nende tugevate külgede ja parendusvaldkondade kohta.

Tarnijate andmebaasi värskendamine

Värskendage tarnijate andmebaasi või hankijate loendit hindamistulemuste põhjal. Säilitage tarnijate kohta täpne ja ajakohane teave, sealhulgas nende kontaktandmed, võimalused ja toimivusajalugu. Kasutage seda andmebaasi viitena tulevaste hankevajaduste jaoks.

6. etapp: Saadud õppetunnid

Projektihangete haldamise viimane etapp hõlmab hankeprotsessist saadud õppetundide jäädvustamist ja dokumenteerimist. See teave on hindamatu väärtusega pidevaks täiustamiseks ja tulevaste hanketegevuste tõhustamiseks. Selle etapi peamised tegevused hõlmavad järgmist:

Hangete ülevaadete läbiviimine

Korraldage projektimeeskonna, sidusrühmade ja tarnijatega aruteluseansse, et arutada üldist hankekogemust. Koguge tagasisidet ja arusaamu selle kohta, mis toimis hästi ja mida saaks tulevastel hangetel parandada.

Saadud õppetundide dokumenteerimine

Jäädvustage hankeprotsessist saadud õppetunnid ametlikku dokumenti. Lisage edukate tavade üksikasjad, ilmnenud väljakutsed ja soovitused täiustamiseks. Jagage seda teavet projektimeeskonna ja sidusrühmadega, et tõhustada tulevasi hankeotsuste tegemist.

Järgides neid kuut projektihangete juhtimise faasi, saavad projektijuhid tagada hästi struktureeritud ja tõhusa hankeprotsessi. Tõhus hangete juhtimine aitab kaasa projekti edule, hankides vajalikud ressursid, kontrollides kulusid, maandades riske ja luues tugevaid suhteid tarnijatega.

Ärge unustage seda postitust jagada!

top

Nõuete haldamise ja valideerimise sujuvamaks muutmine

Juuli 11th, 2024

10:4 EST | 7 CET | XNUMX PST

Louis Arduin

Louis Arduin

Visure Solutionsi vanemkonsultant

Thomas Dirsch

Razorcat Development GmbH tarkvarakvaliteedi vanemkonsultant

Integreeritud lähenemine Visure Solutionsi ja Razorcati arendusega TESSY

Siit saate teada, kuidas nõuete haldamist ja valideerimist parimate tulemuste saavutamiseks sujuvamaks muuta.