Pakkumise ja hanke ettevalmistamine

Nüüd, kui meil on pakkumis- ja hankeprotsessist põhiteadmised, uurime selle ettevalmistamise põhietappe.

Määratlege nõuded ja spetsifikatsioonid

Esimene samm on selgelt määratleda nõuded ja spetsifikatsioonid hangitavatele kaupadele või teenustele. See hõlmab soovitud kvaliteedi, koguse, tarnetähtaegade ja konkreetsete tehniliste või funktsionaalsete nõuete kindlaksmääramist. Igakülgse nõuete kogumise tagamiseks on oluline kaasata kõik asjaomased sidusrühmad.

Tehke turu-uuringuid

Põhjalik turu-uuring aitab tuvastada potentsiaalseid tarnijaid ja mõista valitsevaid turutingimusi. See uuring hõlmab teabe kogumist tarnijate võimaluste, tulemuste, hinnakujundusmudelite ja mis tahes tööstusharuspetsiifiliste eeskirjade või sertifikaatide kohta. Samuti on oluline hinnata turusuundumusi, näiteks esilekerkivaid tehnoloogiaid või uuendusi, mis võivad hankeprotsessi mõjutada.

Töötada välja hankedokumendid

Kui nõuded ja turu-uuringud on täidetud, on aeg välja töötada hankedokumendid. Need dokumendid hõlmavad tavaliselt järgmist:

• Ettepanekutaotlus (RFP): Kasutatakse keerukate projektide või teenuste jaoks tarnijatelt ettepanekute otsimisel.
• Hinnapäring (RFQ): Kasutatakse standardkaupade või teenuste hinnapakkumiste otsimisel.
• Pakkumistaotlus (RFT): Kasutatakse suuremahuliste projektide või lepingute jaoks konkureerivate pakkumiste otsimisel.

Pakkumisdokumendid peaksid sisaldama selgeid juhiseid, hindamiskriteeriume, tingimusi ja muud lisateavet, mis on tarnijatele oma pakkumiste koostamiseks vajalik.

Määrake hindamiskriteeriumid

Selgete ja objektiivsete hindamiskriteeriumide kehtestamine on õiglase ja läbipaistva hindamisprotsessi tagamiseks ülioluline. Kriteeriumid peaksid olema otseselt vastavuses hankedokumentides esitatud nõuete ja spetsifikatsioonidega. Üldised hindamistegurid hõlmavad tehnilist asjatundlikkust, finantsstabiilsust, varasemaid tootlusi, vastavust eeskirjadele ja hinna ja kvaliteedi suhet.

Kavandage hindamisprotsess

Hindamisprotsessi eelnev planeerimine aitab tagada laekunud ettepanekute sujuva ja tõhusa hindamise. See hõlmab hindamismeeskonna rollide ja kohustuste määratlemist, hindamismetoodikate loomist ja iga hindamisetapi ajakava kehtestamist. Samuti on oluline luua mehhanism potentsiaalsete tarnijate päringute või selgituste lahendamiseks.

Teavitage ja avaldage pakkumine

Kui pakkumisdokumendid ja hindamisprotsess on valmis, on aeg suhelda ja avaldada pakkumine potentsiaalsetele tarnijatele. Seda saab teha erinevate kanalite kaudu, näiteks veebipõhised hankeportaalid, valdkonnapõhised väljaanded või valitud tarnijatele otsekutsed. Oluline on anda tarnijatele piisavalt aega pakkumisdokumentidega tutvumiseks, vajadusel selgituste otsimiseks ja pakkumiste ettevalmistamiseks.

Hinnake pakkumisi ja valige tarnijad

Pärast esitamise tähtaega hindab hindamisrühm laekunud ettepanekuid eelnevalt kindlaksmääratud hindamiskriteeriumide alusel. Hindamisprotsess võib hõlmata mitut vooru, sealhulgas tehnilisi hinnanguid, finantsanalüüsi ja võimalusel ka tarnijate intervjuusid või esitlusi. Kogu hindamisprotsessi vältel on ülioluline säilitada konfidentsiaalsus ja erapooletus. Lõpuks valib organisatsioon hindamistulemuste põhjal tarnija(d).

Pidage läbirääkimisi ja sõlmige leping

Kui eelistatud tarnija(d) on valitud, peetakse läbirääkimisi lepingutingimuste lõplikuks kinnitamiseks. See hõlmab hinnakujundust, tarnegraafikuid, maksetingimusi, garantiisid ja muid asjakohaseid lepingulisi kohustusi. Oluline on tagada, et läbiräägitud tingimused oleksid õiglased, tasakaalustatud ja organisatsiooni eesmärkidega kooskõlas. Kui läbirääkimised on lõppenud, sõlmitakse leping valitud tarnija(te)ga.