Vaatimusten hallinta ja jäljitettävyys Microsoft Office Wordin ja Excelin avulla
Mitä tulee vaatimusten hallintaan, Microsoft Office on usein yksi ensimmäisistä mieleen tulevista työkaluista. Loppujen lopuksi useimmat ihmiset tuntevat jo MS Excelin ja Wordin. Ja vaikka he eivät olisikaan, oppimiskäyrä ei ole liian jyrkkä. Mutta soveltuvatko nämä yleiskäyttöiset työkalut todella ohjelmistovaatimusten hallintaan?
MS Officen korvaaminen vaatimustenhallintatyökalulla
Sisällysluettelo
MS Officen käytön haittoja vaatimusten hallintaan
Yksi suurimmista haitoista MS Excelin ja Wordin vaatimustenhallinnassa on, että niitä ei ole suunniteltu tähän tarkoitukseen. Tämän seurauksena niistä puuttuu monia ominaisuuksia ja toimintoja, jotka tekisivät vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Voi esimerkiksi olla vaikeaa seurata kaikkia vaatimuksia, kun ne ovat hajallaan useissa asiakirjoissa. Ja jos joudut tekemään muutoksia vaatimukseen, sinun on usein tutkittava jokainen asiakirja yksitellen löytääksesi ja päivittääksesi sen.
#1. Vaikeasti seurattavia muutoksia: MS Officessa ei ole versionhallintaominaisuuksia, mikä vaikeuttaa useiden käyttäjien työskennellä samojen asiakirjojen parissa samanaikaisesti tai yhden käyttäjän on vaikea seurata ajan kuluessa tapahtuneita muutoksia. Tämän seurauksena on olemassa tietojen menetyksen ja asiakirjaversioiden epäjohdonmukaisuuksien riski, jos useat tiimin jäsenet tekevät muutoksia.
#2. Rajoitettu yhteistyötuki: MS Office tukee vain perusyhteistyöominaisuuksia, kuten tiedostojen jakamista alustan sisällä ja rajoitettuja muokkausominaisuuksia, mikä voi vaikeuttaa tiimien tehokasta yhteistyötä vaatimusasiakirjojen parissa.
#3. Huono hakutoiminto: MS Officen hakuominaisuudet eivät ole riittävän kehittyneitä, jotta se voisi etsiä tehokkaasti suuria määriä tekstipohjaista sisältöä nopeasti ja tarkasti, mikä vaikeuttaa tiettyjen tietojen löytämistä.
#4. Rajoitettu skaalautuvuus: MS Officea ei ole suunniteltu hallitsemaan vaatimuksia suuressa mittakaavassa, mikä voi olla ongelma isommille organisaatioille, joiden täytyy seurata ja hallita satoja tai tuhansia vaatimuksia.
#5. Huono jäljitettävyystuki: MS Office ei tarjoa vankkoja jäljitettävyysominaisuuksia, mikä tekee työryhmien vaikeaksi kartoittaa ja linkittää liittyviä vaatimuksia ajan myötä. Tämä voi johtaa epäjohdonmukaisuuksiin tiedoissa ja aukkoihin useiden asiakirjojen jäljitettävyydessä.
#6. Korkeat huoltokustannukset: MS Office -asiakirjojen ylläpito voi olla kallista, koska sisällön päivittäminen ja asiakirjojen ajan tasalla pitäminen vaatii manuaalista työtä vaatimusten muuttuessa ajan myötä. Lisäksi manuaaliset prosessit voivat aiheuttaa dataan virheitä, jotka vaikuttavat tarkkuuteen ja johdonmukaisuuteen.
#7. Ei datan visualisointiominaisuuksia: MS Office ei tarjoa datan visualisointiominaisuuksia, mikä voi vaikeuttaa ryhmien saada kokonaisvaltaista näkemystä vaatimuksistaan ja niiden välisistä suhteista. Tämä rajoittaa kykyä tunnistaa nopeasti datan trendit ja mallit.
#8. Ei automaattista testaustukea: MS Office ei tarjoa automaattisia testausominaisuuksia, mikä voi rajoittaa kykyä tunnistaa nopeasti virheet tai epäjohdonmukaisuudet tiedoissa. Tämän seurauksena vaaditaan manuaalista työtä vaatimusasiakirjojen testaamiseen, mikä voi olla aikaavievää ja virhealtista.
#9. Räätälöintivaihtoehtojen puute: MS Officessa on rajalliset räätälöintimahdollisuudet, mikä vaikeuttaa ryhmien räätälöimistä vaatimusten hallintaan omien tarpeidensa mukaan. Tämä rajoittaa alustan joustavuutta ja voi tehdä siitä haastavaa sopeutua liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa ajan myötä.
#10. Huono integrointikyky: MS Office ei tarjoa vankkoja integrointiominaisuuksia muihin sovelluksiin tai alustoihin, mikä tarkoittaa, että ei ole helppoa tapaa siirtää tietoja eri järjestelmien välillä. Tämän seurauksena tietojen siirtäminen ja ylläpitäminen eri järjestelmissä vaatii yleensä manuaalista työtä.
MS Officen käytön haitoilla vaatimusten hallintaan voi olla merkittävä negatiivinen vaikutus tiimien työnkulkujen tarkkuuteen, johdonmukaisuuteen ja tehokkuuteen. Välttääkseen nämä ongelmat ja optimoidakseen vaatimustensa hallintaa, organisaatioiden tulisi harkita investoimista työkaluihin, jotka on suunniteltu erityisesti tähän tarkoitukseen. Tällaiset työkalut tarjoavat usein vankkoja ominaisuuksia, kuten versionhallinnan, yhteistyöominaisuudet, automaattisen testauksen tuen ja mukautettavat mallit, joiden avulla tiimit voivat hallita vaatimuksiaan tehokkaasti suuressa mittakaavassa. Lisäksi monet nykyaikaiset ratkaisut tarjoavat tehokkaita tiedon visualisointiominaisuuksia ja integrointivaihtoehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat saada syvempää tietoa tiedoistaan ja siirtää tietoa helposti eri järjestelmien välillä. Hyödyntämällä oikeita työkaluja vaatimusten hallintaan organisaatiot voivat varmistaa prosessiensa tarkkuuden ja tehokkuuden sekä toimittaa laadukkaampia tuotteita.
MS Officen korvaaminen vaatimustenhallintatyökalulla
Jotta MS Office voidaan korvata vaatimusten hallintatyökalulla, on suoritettava useita tärkeitä vaiheita. Ensinnäkin on tärkeää ymmärtää organisaation tai projektitiimin nykyiset prosessit ja työkalut. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki valitut uudet ohjelmistot vastaavat käyttäjien erityistarpeita. Seuraavaksi tulisi tehdä tutkimusta saatavilla olevista vaatimusten hallintaratkaisuista ja tuotteista. Tässä prosessissa on tärkeää ottaa huomioon ominaisuuksia, kuten integrointikyky muihin sovelluksiin ja järjestelmiin, käyttäjäystävällisyys kaikille tiimin jäsenille, skaalautuvuus tulevaa kasvua varten ja kustannustehokkuus.
Kun sopiva tuote on valittu ja ostettu, se voidaan ottaa käyttöön olemassa oleviin yrityksen prosesseihin. Tämä saattaa edellyttää muutosten tekemistä sisäiseen infrastruktuuriin, kuten verkkoihin, tietokantoihin ja olemassa oleviin ohjelmistosovelluksiin. Käyttöönottoprosessiin voi sisältyä myös koulutusta kaikille tiimin jäsenille, jotta voidaan varmistaa, että jokainen pystyy käyttämään uutta vaatimustenhallintatyökalua tehokkaasti ja tuloksellisesti.
Miksi ihmiset haluavat siirtyä Vaatimustenhallintatyökaluihin, kuten Visureen?
On melko yleistä, että uudet organisaatiot aloittavat Microsoft Office -työkaluilla, kuten Wordilla ja Excelillä, hallitakseen vaatimuksiaan. Mutta he eivät ymmärrä, että yksityiskohtaisten artefaktien, kuten jatkuvasti muuttuvien vaatimusten, hallinta ja ylläpito, erityisesti ohjelmistomaailmassa, voi olla työlästä ja aikaa vievää tehtävää. Joten suurin syy ihmisten siirtymiseen Requirements Management -työkaluihin on se, että he eivät voi enää hallita asioita MS Officen tai Excel Sheetsin kautta. Joten he tarvitsevat joitain työkaluja, jotta he voivat säästää aikaa ja rahaa.
Jos ihmiset tulevat muista vaatimustenhallintatyökaluista, kuten IBM Doors, heillä voi olla useita syitä ottaa käyttöön uusi työkalu. Yksi yleisimmistä on hinta. Jotkut työkalut ovat liian kalliita pienille ja keskisuurille yrityksille. Toinen syy voi olla se, että he löysivät nykyisestä työkalustaan jäljitelmiä, joihin heillä ei ole varaa.
Toinen syy, miksi he siirtyivät vaatimustenhallintatyökaluihin, on jäljitettävyys. Päästä-päähän jäljitettävyyden ylläpitäminen MS Wordissa tai Excel Sheetsissä on lähes mahdotonta. Ja asiat karkaavat käsistä melko nopeasti. Joten he tarvitsevat joustavan ja pätevän työkalun tehdäkseen sen heille, jotta kaikki voidaan tallentaa oikein ja yhdelle alustalle, jossa kaikki voivat käyttää sitä.
Dokumentaation laadun hallinta on yksi yleisimmistä syistä, miksi ihmiset siirtyvät vaatimuksenhallintatyökaluihin. Huono laatu ei todellakaan ole hyvä asia millekään organisaatiolle, vaikka asiat näyttävät hyvältä ja kauniilta. Vaatimustenhallintatyökalut auttavat analysoimaan dokumentaatiota laadun näkökulmasta ja varmistavat, että kaikki toimii sujuvasti.
Mistä ihmiset pitävät Visuresta?
Visure tunnetaan täysimittaisena työkaluna, joka on joustava ja pystyy täysin virtaviivaistamaan vaatimusten prosesseja mahdollistaen paremman, tehokkaamman ja yhteistyökykyisemmän työympäristön. Tämän työkalun suosituimpia ominaisuuksia ovat:
- Liittäminen - Visure tarjoaa laajan integraatioverkoston useiden muiden RM-työkalujen kanssa, kuten Jira, IBM Doors, Azure DevOps, Matlab Simulink, Enterprise Architect, GitLab ja MS Office. Visure käyttää myös yleisesti käytettyä ReqIF-muotoa vaatimusten tuomiseen alustalta toiselle ja päinvastoin. Joten ihmisille, jotka ovat kotoisin MS Officen tai minkä tahansa muun työkalun käytöstä, tämä ominaisuus on kohokohta.
- Joustava käyttöliittymä - Visure takaa ratkaisujen integroinnin muihin työkaluihin, jotka on jo toteutettu avoimilla standardeilla ja liittimillä. Visure tarjoaa myös henkilökohtaista teknistä tukea asiakkailleen ja auttaa heitä toteuttamaan aloitteita, jotka auttavat heitä parantamaan vaatimusten hallintamenettelyjä.
- Laatuapu – Asiakkaamme saavat laadukkainta apua vaatimusmallien kirjaamisesta ja paikan päällä tapahtuvasta palvelusta. Visure auttaa sinua, kun et voi luottaa yksityisiin tietoihisi pilveen. Työkalu tarjoaa myös laatuanalyysin organisaatiosi vaatimusprosesseille, jotta asiat sujuisivat mahdollisimman sujuvasti.
- Standardit - Visure tukee standardinmukaisuusmalleja ISO 26262, IEC 62304, IEC 61508, CENELEC 50128, DO-178B/C, FMEA, SPICE, CMMI jne. auttamaan asiakkaitamme säännellyissä ympäristöissä, kuten lääkintälaiteteollisuudessa, ilmailu- ja puolustusteollisuudessa, autoteollisuus, rahoitus, lääketeollisuus ja ohjelmistot.
- Tietomallit – Visure tukee monia kehitysprosesseja, kuten Agile, V-malli jne. Visurella varmistamme, että analysoimme liiketoimintamalleille ominaiset ongelmat ja tarjoamme ratkaisun tietomallin jokaiseen tarpeeseen. Nämä tietomallit ovat räätälöitävissä vastaamaan asiakkaan sisäisiä prosesseja ja ne voidaan toteuttaa tarpeen mukaan.
- Jäljitettävyys - Visure auttaa ylläpitämään vakaata kaksisuuntaista jäljitettävyyttä ja näyttää sen interaktiivisesti, jolloin on helppo löytää kaikki elementit, joihin projekti vaikuttaa sekä suoraan että epäsuorasti. Lisäksi päästä päähän -jäljitettävyyden avulla voit paremmin analysoida muutoksia ja niiden vaikutuksia sekä tunnistaa tarkemmin, mikä testi on suoritettava.
- Valmiiksi rakennetut mallit - Visure tarjoaa sinulle valmiita malleja lähtökohtana. Tämä säästää asiakkaidemme aikaa, kun he haluavat aloittaa alusta. Nämä mallit ovat muokattavissa ja niitä voidaan muuttaa tarpeiden mukaan.
Yhteenveto
Visure Requirements Management -työkalu on täydellinen valinta tiimeille, jotka haluavat hallita vaatimuksiaan nopeasti ja tehokkaasti. Se tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka voidaan integroida muihin työkaluihin, jolloin käyttäjät voivat luoda korkealaatuista dokumentaatiota erilaisten standardien noudattamisen jälkeen. Visure tarjoaa myös valmiita malleja, laatuanalyysiä ja jäljitettävyysominaisuuksia, jotka auttavat varmistamaan, että vaatimuksia hallitaan oikein ja tehokkaasti. Tutustu Visureen meidän avulla 30-päivän ilmainen kokeilu nyt!
Älä unohda jakaa tätä julkaisua!
