Wordin ja Excelin rajoitukset vaatimusten hallinnassa

Yksi suurimmista haitoista MS Excelin ja Wordin vaatimustenhallinnassa on, että niitä ei ole suunniteltu tähän tarkoitukseen. Tämän seurauksena niistä puuttuu monia ominaisuuksia ja toimintoja, jotka tekisivät vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Voi esimerkiksi olla vaikeaa seurata kaikkia vaatimuksia, kun ne ovat hajallaan useissa asiakirjoissa. Ja jos joudut tekemään muutoksia vaatimukseen, sinun on usein tutkittava jokainen asiakirja yksitellen löytääksesi ja päivittääksesi sen.

MS Wordin ja Excelin käytön haitat vaatimusten hallintaan

• Hajallaan olevaa tietoa – Microsoft Wordin tai Excelin tiedot ovat hajallaan, eikä niitä ole järjestetty. Siksi ensinnäkin tarvitsemasi löytäminen vie paljon aikaa ja toiseksi vaikeuttaa näiden vaatimusten uudelleenkäyttöä. Myös erilaiset tehtävät, kuten lajittelu ja suodatus, eivät ole mahdollisia Wordissa tai Excelissä.
• Ei jäljitettävyyttä – Microsoft Office ei salli minkäänlaista jäljitettävyyttä dokumentaatiossaan. Näin ollen ei ole mahdollista saada mittareita ja raportteja tai suorittaa vaikutusanalyysiä. Jos sinun on jäljitettävä kaikki vaatimukset Wordissa tai Officessa, se on tehtävä manuaalisesti, mikä on erittäin aikaa ja vaivaa vievää. 
• Samanaikainen pääsy – Kun käyttäjä avaa asiakirjan, se on kokonaan estetty. Toinen käyttäjä ei voi muokata dokumenttia, kun toinen on avannut sen. Ei ole erilaisia ​​käyttöoikeuksia vaatimuksille/määritteille/jne. Siksi useat käyttäjät eivät voi käyttää samaa asiakirjaa samanaikaisesti. 
• Valvonta- ja tarkastuskokeiden puute – Microsoft Officessa asiakirjoilla voi olla useita versioita vain, jos niitä hallitaan manuaalisesti, mutta ei asiakirjojen sisällä olevia tietoja. Myöskään vaatimuksiin tehdyistä muutoksista ei ole kirjaa. Näin ollen muutoksenhallinnan tai versionhallinnan kaltaisten toimien suorittaminen ei ole mahdollista ilman muutoshistoriaa. 

Sitä vastoin Requirements Management -alusta on suunniteltu erityisesti ohjelmistovaatimusten hallintaan. Tämä tarkoittaa, että se sisältää kaikki ominaisuudet ja toiminnot, joita tarvitset tehdäksesi vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Esimerkiksi useimmat Requirements Management alustat sisältävät keskustietovaraston, johon kaikki vaatimukset on tallennettu. Näin on helppo seurata kaikkia vaatimuksia ja tehdä muutoksia tarvittaessa. Lisäksi useimmat vaatimuksenhallinta-alustat ovat hyvin yhteistyökykyisiä. Tämä tarkoittaa, että eri tiimin jäsenet voivat työskennellä vaatimuksen eri osissa samanaikaisesti ilman, että se aiheuttaa hämmennystä tai virheitä.

Kaiken kaikkiaan MS Excelin ja Wordin käyttämisessä vaatimustenhallinnassa on monia haittoja. Näitä yleiskäyttöisiä työkaluja ei ole suunniteltu tähän tarkoitukseen, ja niistä puuttuu monia ominaisuuksia ja toimintoja, jotka tekisivät vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Sitä vastoin Requirements Management -alusta on suunniteltu erityisesti ohjelmistovaatimusten hallintaan ja sisältää kaikki ominaisuudet ja toiminnot, joita tarvitset tehdäksesi vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Tämän seurauksena useimmat vaatimuksenhallinta-alustaan ​​siirtyvät yritykset ymmärtävät nopeasti sen tuomat edut.