Vaatimusten hallinta ja jäljitettävyys Microsoft Office Wordin ja Excelin avulla

Mitä tulee vaatimusten hallintaan, Microsoft Office on usein yksi ensimmäisistä mieleen tulevista työkaluista. Loppujen lopuksi useimmat ihmiset tuntevat jo MS Excelin ja Wordin. Ja vaikka he eivät olisikaan, oppimiskäyrä ei ole liian jyrkkä. Mutta soveltuvatko nämä yleiskäyttöiset työkalut todella ohjelmistovaatimusten hallintaan? Tässä viestissä tarkastellaan joitain MS Excelin ja Wordin vaatimustenhallinnan haittoja ja verrataan niitä edistyneemmän vaatimustenhallintaalustan käytön etuihin.

MS Excel ja Word: sopivatko ne vaatimuksiin? | Parhaat käytännöt ja täydellinen opas

Mikä on vaatimusten hallinta?

Ian Sommervillen mukaan "Vaatimusten hallinta on muuttuvien vaatimusten hallintaa vaatimusten suunnitteluprosessin ja järjestelmäkehityksen aikana."

Vaatimustenhallinta on prosessi, jossa vaaditaan, analysoidaan, dokumentoidaan ja seurataan vaatimuksia. Se varmistaa, että oikeat vaatimukset otetaan talteen ja että ne ovat jäljitettävissä koko projektin elinkaaren ajan.

Vaatimushallinnan päätarkoitus on varmistaa selkeä, ytimekäs ja virheetön vaatimusten täyttäminen suunnittelutiimille, jotta he voivat varmistaa järjestelmän virheiden havaitsemisen ja mahdollisesti pienentää projektin kustannuksia ja riskejä.

Miksi et käytä MS Office for Requirements Management?

Yksi suurimmista haitoista MS Excelin ja Wordin vaatimustenhallinnassa on, että niitä ei ole suunniteltu tähän tarkoitukseen. Tämän seurauksena niistä puuttuu monia ominaisuuksia ja toimintoja, jotka tekisivät vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Voi esimerkiksi olla vaikeaa seurata kaikkia vaatimuksia, kun ne ovat hajallaan useissa asiakirjoissa. Ja jos joudut tekemään muutoksia vaatimukseen, sinun on usein tutkittava jokainen asiakirja yksitellen löytääksesi ja päivittääksesi sen.

Hajallaan olevaa tietoa – Microsoft Wordin tai Excelin tiedot ovat hajallaan, eikä niitä ole järjestetty. Siksi ensinnäkin tarvitsemasi löytäminen vie paljon aikaa ja toiseksi vaikeuttaa näiden vaatimusten uudelleenkäyttöä. Myös erilaiset tehtävät, kuten lajittelu ja suodatus, eivät ole mahdollisia Wordissa tai Excelissä.
Ei jäljitettävyyttä – Microsoft Office ei salli minkäänlaista jäljitettävyyttä dokumentaatiossaan. Näin ollen ei ole mahdollista saada mittareita ja raportteja tai suorittaa vaikutusanalyysiä. Jos sinun on jäljitettävä kaikki vaatimukset Wordissa tai Officessa, se on tehtävä manuaalisesti, mikä on erittäin aikaa ja vaivaa vievää.
Samanaikainen pääsy – Kun käyttäjä avaa asiakirjan, se on kokonaan estetty. Toinen käyttäjä ei voi muokata dokumenttia, kun toinen on avannut sen. Ei ole erilaisia käyttöoikeuksia vaatimuksille/määritteille/jne. Siksi useat käyttäjät eivät voi käyttää samaa asiakirjaa samanaikaisesti.
Valvonta- ja tarkastuskokeiden puute – Microsoft Officessa asiakirjoilla voi olla useita versioita vain, jos niitä hallitaan manuaalisesti, mutta ei asiakirjojen sisällä olevia tietoja. Myöskään vaatimuksiin tehdyistä muutoksista ei ole kirjaa. Näin ollen muutoksenhallinnan tai versionhallinnan kaltaisten toimien suorittaminen ei ole mahdollista ilman muutoshistoriaa.

Sitä vastoin Requirements Management -alusta on suunniteltu erityisesti ohjelmistovaatimusten hallintaan. Tämä tarkoittaa, että se sisältää kaikki ominaisuudet ja toiminnot, joita tarvitset tehdäksesi vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Esimerkiksi useimmat Requirements Management alustat sisältävät keskustietovaraston, johon kaikki vaatimukset on tallennettu. Näin on helppo seurata kaikkia vaatimuksia ja tehdä muutoksia tarvittaessa. Lisäksi useimmat vaatimuksenhallinta-alustat ovat hyvin yhteistyökykyisiä. Tämä tarkoittaa, että eri tiimin jäsenet voivat työskennellä vaatimuksen eri osissa samanaikaisesti ilman, että se aiheuttaa hämmennystä tai virheitä.

Kaiken kaikkiaan MS Excelin ja Wordin käyttämisessä vaatimustenhallinnassa on monia haittoja. Näitä yleiskäyttöisiä työkaluja ei ole suunniteltu tähän tarkoitukseen, ja niistä puuttuu monia ominaisuuksia ja toimintoja, jotka tekisivät vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Sitä vastoin Requirements Management -alusta on suunniteltu erityisesti ohjelmistovaatimusten hallintaan ja sisältää kaikki ominaisuudet ja toiminnot, joita tarvitset tehdäksesi vaatimustenhallinnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Tämän seurauksena useimmat vaatimuksenhallinta-alustaan siirtyvät yritykset ymmärtävät nopeasti sen tuomat edut.

Vaatimusten hallintatyökalut

Vaatimustenhallinta (RM) on prosessi, jossa dokumentoidaan, seurataan ja hallitaan vaatimuksia ohjelmistokehityksen koko elinkaaren ajan. Tämä voi olla haaste, varsinkin jos vaatimukset eivät ole tarkasti määriteltyjä tai muuttuvat usein. RM-työkalut voivat helpottaa tätä prosessia automatisoimalla joitain tehtäviä ja tarjoamalla enemmän näkyvyyttä vaatimusten tilasta.

Näiden työkalujen käyttöönoton suurimpia etuja ovat:

Parempi tehokkuus projektinhallinnassa ja lisää tarkkuutta projektin ohjaukseen
Jäljitettävyyden lisääminen ja ylläpitäminen kaikilla tasoilla
Erilaisten toimintojen, kuten versionhallinnan, muutostenhallinnan ja vaikutusanalyysin, parempi toteutus
Tehokkaampi uudelleenkäyttö ja tuotelinjan hallinta
Parempi kyky luoda perusviivoja
Parempi tietämys hankkeen laajuudesta sidosryhmille

Visure Requirements ALM Platform

Visure on yksi luotettavimmista vaatimusten hallintaalustoista, joka on erikoistunut vaatimusten hallintaan kaikenkokoisille organisaatioille ympäri maailmaa. Visuren suurimpia kumppaneita ovat liiketoimintakriittiset ja turvallisuuskriittiset yritykset. Yritys integroituu koko sovelluksen elinkaaren hallintaprosessien läpi, mukaan lukien riskienhallinta, ongelma- ja vikojen seuranta, jäljitettävyyden hallinta, muutosten hallinta ja monet muut osa-alueet, kuten laatuanalyysi, vaatimusten versiointi ja tehokas raportointi.

Visuren parhaita ominaisuuksia ovat:

Tuo saumattomasti – Monet maailmanlaajuiset organisaatiot ja startup-yritykset jäljittävät ja hallitsevat vaatimuksiaan manuaalisesti Microsoft Wordin ja Excelin avulla. Nopeuta tiimisi oppimiskäyrää ja Visuren käyttöönottoa tuomalla vaatimukset, jäljitettävyys, riskit ja testitapaukset MS Office Wordista ja Excelistä Visure Requirements ALM -alustaan. Lisäksi tiimit voivat tuoda vaatimuksiin, kuviin, taulukoihin ja kaavioihin linkitettyjä lähdekooditoimintoja. Näin pääset etumatkaan ja voit helposti aloittaa nykyaikaisten vaatimusten ALM-työkalun ominaisuuksien käytön vaatimusten laadun mittaamiseksi, toistuvien tehtävien automatisoimiseksi ja suunnittelutiimien välisen yhteistyön lisäämiseksi.

Vie saumattomasti – Visuren avulla voit helposti viedä mitä tahansa kohteita ja raportteja projekteista sekä Excel- että Word-muodoissa, mikä helpottaa sidosryhmien tarkistus- ja yhteistyöprosessia sekä vaatimustenmukaisuutta. Lisäksi Visuren raporttien hallinnan avulla tiimit voivat luoda asiakirjoja missä tahansa muodossa korkean tason mukauttamisen avulla, lisäämällä raportteihin koontipaneeleja ja mittareita dokumentaatiota tai tarkastuksia varten.

Luo jäljitettävyys ja valvonta – Miksi käyttää Visure Requirements ALM:ää etkä sovellu Wordiin ja Exceliin tarpeisiisi? Yksi tärkeimmistä eduista on, että Word ja Excel eivät tarjoa ryhmien jäljitettävyyttä projekteissa tai vaatimuksissa. Kun tuot kaiken Visureen, luot työkalussa vaikutusanalyysinäkymän, joka näyttää vaatimusten, riskien, testien ja ajantasaisten lähdekooditoimintojen välisen jäljitettävyysmatriisin. Tämän ansiosta tiimisi voi saada päästä päähän -jäljitettävyyttä ja hallintaa projekteissa useiden yhteistyökumppaneiden kanssa.

Parempi yhteistyö - Visure tarjoaa mukautettavia käyttöliittymiä työstettävän projektin perusteella. Kaikki tiedot on järjestetty oikein näissä käyttöliittymissä, jolloin kaikki yksilöt voivat työskennellä yhdessä samalla sivulla pysyen.

Liittäminen - Visure tukee XML-pohjaisia standardeja, kuten ReqIF ja XRI, jotka auttavat meitä vaihtamaan vaatimuksia eri asiakkaiden ja toimittajien välillä.

Turvallisuus - Visure varmistaa oikean tiedon ja vaatimusten turvallisuuden. Teemme tämän tiukan käyttöoikeuskäytäntömme avulla, jossa vain tietyt ihmiset voivat päästä käsiksi esineisiin jopa ala-asteella.

Laatuanalyysi – Visuren Quality Analyzerin avulla voit suorittaa vaatimusten semanttisen analyysin vaatimusten laadun tunnistamiseksi. Näin ollen on helpompi estää vaatimusten siirtyminen kehityssyklin seuraavaan vaiheeseen.

Tietomallit – Visure tukee monia kehitysprosesseja, kuten Agile, V-malli jne. Visurella varmistamme, että analysoimme liiketoimintamalleille ominaiset ongelmat ja tarjoamme ratkaisun tietomallin jokaiseen tarpeeseen. Nämä tietomallit ovat räätälöitävissä vastaamaan asiakkaan sisäisiä prosesseja ja ne voidaan toteuttaa tarpeen mukaan.

Yhteenveto

Vaatimustenhallinta on tärkeä prosessi ohjelmistokehityksessä, mutta sitä voi olla vaikea saada oikein. Tästä syystä monet yritykset käyttävät ammattimaisia vaatimustenhallintatyökaluja, kuten Visure Requirements ALM Platform. Alustamme on suunniteltu alusta alkaen tekemään vaatimusten hallinnasta helppoa ja tehokasta kaikille osapuolille. Tarjoamme a Vapaa 30-päivän kokeilu joten voit kokeilla alustaamme ja nähdä itse, kuinka se voi auttaa tiimiäsi luomaan parempia ohjelmistoja nopeammin. Pyydä ilmainen kokeiluversio jo tänään ja katso, mitä eroa ammatillinen vaatimustenhallinta voi tehdä seuraavalle projektillesi.

Älä unohda jakaa tätä julkaisua!