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किसी भी परियोजना के सफल होने के लिए, आवश्यकताओं की स्पष्ट और संक्षिप्त समझ होना जरूरी है। इसका मतलब यह है कि परियोजना में शामिल हर कोई - ग्राहक से ठेकेदार तक - जानता है कि उनसे क्या अपेक्षित है। एक आवश्यकता समीक्षा या वॉक-थ्रू एक बैठक है जहां आप अपने सभी हितधारकों को एक साथ इकट्ठा करते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई गलतफहमी नहीं है, आवश्यकताओं के दस्तावेज़ को लाइन-दर-लाइन देखें। इस ब्लॉग पोस्ट में, हम चर्चा करेंगे कि एक आवश्यकता समीक्षा क्या है, इसमें शामिल प्रक्रिया, और कुछ उपकरण जिनका उपयोग आप इसे यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए कर सकते हैं!
आवश्यकता समीक्षा
विषय - सूची
आवश्यकता समीक्षा क्या है?
आवश्यकताओं की समीक्षा एक मैन्युअल प्रक्रिया है जिसमें क्लाइंट और ठेकेदार दोनों संगठनों के लोग शामिल होते हैं। वे विसंगतियों और चूक के लिए आवश्यकता दस्तावेज की जांच करते हैं। समीक्षा प्रक्रिया को उसी तरह से प्रबंधित किया जा सकता है जैसे कार्यक्रम निरीक्षण। वैकल्पिक रूप से, इसे एक व्यापक गतिविधि के रूप में आयोजित किया जा सकता है जिसमें विभिन्न लोग दस्तावेज़ के विभिन्न भागों की जाँच कर रहे हैं।
आवश्यकताओं की समीक्षा का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि:
- उत्पाद ग्राहक की जरूरतों को पूरा करेगा
- सभी हितधारक समझते हैं कि क्या आवश्यक है
- उत्पाद को दी गई बाधाओं के भीतर बनाया जा सकता है
- आवश्यकताओं में कोई विरोधाभास या अंतराल नहीं हैं
आवश्यकताओं की समीक्षा आम तौर पर पूरे प्रोजेक्ट जीवनचक्र में महत्वपूर्ण मील के पत्थर पर होती है, जैसे कि आवश्यकताओं को इकट्ठा करने के बाद और डिजाइन शुरू होने से पहले। हालांकि, आवश्यकताओं की सटीकता या पूर्णता के बारे में चिंता होने पर उन्हें किसी भी समय आयोजित किया जा सकता है।
आवश्यकताएँ समीक्षा उद्देश्य
"इसलिए, मैं इसे सभी के लिए समीक्षा करने के लिए भेजता हूं क्योंकि यह उनके लिए फायदेमंद है और मुझे बेहतर इनपुट मिलते हैं!" सच कहूं तो लोगों की कई प्राथमिकताएं होती हैं और वे आज के परिवेश में लगातार मल्टीटास्किंग कर रहे हैं। उस दस्तावेज़ को खोलना और उसकी समीक्षा करना उनकी सूची में सबसे दिलचस्प या महत्वपूर्ण आइटम होने की संभावना नहीं है। कुछ हितधारक इस तरह अपना सबसे बड़ा इनपुट देंगे। ऐसा करने वाले निस्संदेह समय से पहले पेपर पढ़ने और खुद को तैयार करने के लिए पर्याप्त मेहनती होंगे।
"ईमेल साइन-ऑफ विश्वसनीय होने के साथ-साथ ट्रेस करने योग्य भी हैं!" आवश्यकताओं का वॉक-थ्रू आपको ईमेल से साइन आउट करने से नहीं रोकता है। यदि आपका लक्ष्य एक निष्क्रिय साइन-ऑफ प्राप्त करना है और अपने पीछे के हिस्से को कवर करना है, तो वास्तव में उस संरेखण को निष्पादित करने के बजाय जो साइन-ऑफ का तात्पर्य है, आप अपनी तकनीकी टीम को नुकसान पहुंचा रहे हैं।
"हितधारकों को समय नहीं मिला!" जांच करने वाली पहली बात यह है कि क्या आपके पास गलत हितधारक हैं। या आप गलत प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं। इनमें से एक समस्या आपकी गलती नहीं हो सकती है। हालांकि, अगर परियोजना में लाभ और योगदान देने वाले लोग एक कमरे में 2 घंटे खर्च नहीं कर सकते हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए कि परियोजना को क्या हासिल करना है, बहुत बड़े मुद्दे दांव पर हैं।
एक बैठक के दौरान, जब आप एक आवश्यकता विनिर्देश की समीक्षा करने के लिए बैठते हैं, तो आप निश्चित रूप से जानते हैं कि लोग वास्तव में इसे पढ़ रहे हैं। आप यह भी देखेंगे कि एक टिप्पणी दूसरी टिप्पणी को जन्म देती है, जो बहुत देर होने से पहले नई आवश्यकताओं को खोजने में उपयोगी है। इसके अलावा, एक समीक्षा बैठक के दौरान, जवाबदेही होती है - यदि आप अपने हितधारकों से आपको आंखों में देखने के लिए कहते हैं और पुष्टि करते हैं कि वे इस बिंदु से आगे परियोजना को जारी रखने के लिए तैयार हैं।
"गर्व एगिलियन!" प्रत्येक स्प्रिंट की शुरुआत में यह समीक्षा करना भी महत्वपूर्ण है। पूरे प्रोजेक्ट के लिए बड़ी फाइलें पढ़ने के बजाय, आप अक्सर अगले कई महीनों के लिए उत्पाद बैकलॉग रैंक वाले आइटम या आगामी स्प्रिंट के लिए उपयोगकर्ता कहानियों जैसी सूचियों को देख रहे होंगे।
आवश्यकताओं की समीक्षा करने की तकनीक
आपके प्रोजेक्ट के आकार और जटिलता के आधार पर, कुछ अलग-अलग टूल हैं जिनका उपयोग आप आवश्यकताओं की समीक्षा करने के लिए कर सकते हैं:
- जाँच सूची: एक चेकलिस्ट यह सुनिश्चित करने का एक आसान तरीका है कि सभी हितधारकों के पास इनपुट प्रदान करने का अवसर है। इसका उपयोग केवल कुछ हितधारकों के साथ छोटी परियोजनाओं के लिए या बड़ी परियोजनाओं के लिए एक बड़ी प्रक्रिया के हिस्से के रूप में किया जा सकता है।
- इश्यू ट्रैकिंग सिस्टम: इश्यू ट्रैकिंग सिस्टम एक ऐसा टूल है जो आपको समीक्षा प्रक्रिया के दौरान उठाए गए सभी मुद्दों को ट्रैक और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। यह कई हितधारकों के साथ बड़ी परियोजनाओं के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।
- बैठक का कार्यवृत्त: मीटिंग मिनट समीक्षा प्रक्रिया के दौरान किए गए निर्णयों का दस्तावेजीकरण करने का एक तरीका है। यह सभी हितधारकों को एक ही पृष्ठ पर और बाद में संदर्भ के लिए रखने में मदद करता है।
आवश्यकता समीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया
आवश्यकताओं की समीक्षा करने के चार चरण हैं:
- समीक्षा की तैयारी करें: इसमें सभी हितधारकों की सूची बनाना, यह तय करना कि बैठक को कौन मॉडरेट करेगा और एक एजेंडा तैयार करना शामिल है।
- समीक्षा करें: यह वह जगह है जहां आप वास्तव में आवश्यकता दस्तावेज़ पृष्ठ-दर-पृष्ठ, पंक्ति-दर-पंक्ति के माध्यम से जाते हैं। प्रत्येक हितधारक के पास प्रश्न पूछने और प्रतिक्रिया देने का अवसर होना चाहिए।
- परिणामों का दस्तावेजीकरण करें: बैठक के बाद, उठाए गए किसी भी मुद्दे का दस्तावेजीकरण करना महत्वपूर्ण है और उन्हें कैसे संबोधित किया जाएगा।
- ऊपर का पालन करें: सुनिश्चित करें कि सभी हितधारक अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को समझते हैं और जो भी मुद्दे उठाए गए हैं उनका समाधान कर दिया गया है।
आवश्यकता समीक्षा के दौरान चुनौतियां
आवश्यकताओं की समीक्षा के दौरान आपको कुछ चुनौतियों का सामना करना पड़ सकता है:
- आवश्यकताओं पर समझौता: परियोजना के साथ आगे बढ़ने से पहले सभी हितधारकों को आवश्यकताओं पर सहमत होना चाहिए। अन्यथा, सड़क के नीचे गुंजाइश रेंगना या अन्य मुद्दे हो सकते हैं।
- लंबी आवश्यकताएं दस्तावेज: यदि आवश्यकता दस्तावेज बहुत लंबा है, तो समीक्षा के दौरान इसे पूरा करना मुश्किल हो सकता है। इस मामले में, दस्तावेज़ को छोटे वर्गों में तोड़ना मददगार हो सकता है।
- टीम की भौगोलिक स्थिति: यदि हितधारक एक ही भौगोलिक स्थिति में नहीं हैं, तो बैठक में समन्वय करना मुश्किल हो सकता है। इस मामले में, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग या अन्य दूरस्थ सहयोग टूल का उपयोग करना सहायक हो सकता है।
- हितधारक जो निवेशित नहीं हैं: यदि हितधारकों को परियोजना में निवेश नहीं किया जाता है, तो वे समीक्षा प्रक्रिया के लिए अपना समय और ऊर्जा देने के इच्छुक नहीं हो सकते हैं।
- समझ की कमी: यदि हितधारक आवश्यकता दस्तावेज को नहीं समझते हैं, तो वे उपयोगी प्रतिक्रिया प्रदान करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं।
विज़र रिक्वायरमेंट्स एएलएम प्लेटफॉर्म फॉर रिक्वायरमेंट्स लाइफसाइकिल कवरेज
यदि आप अपनी आवश्यकताओं की समीक्षा प्रक्रिया में सहायता के लिए एक आवश्यकता प्रबंधन उपकरण की तलाश कर रहे हैं, तो Visure Requirements इसका सही समाधान है। विज़र रिक्वायरमेंट्स के साथ, आप अपनी सभी आवश्यकताओं को एक ही स्थान पर प्रबंधित कर सकते हैं, और सभी परिवर्तनों को ट्रैक और ट्रेस कर सकते हैं। आप रिपोर्ट तैयार करने और अपने डेटा को अन्य उपकरणों में निर्यात करने के लिए विज़र आवश्यकताएँ का उपयोग भी कर सकते हैं।
Visure के कमेंटिंग फीचर के साथ, अब आप प्रोजेक्ट में कोई भी बदलाव लागू करने से पहले हर चर्चा में सभी हितधारकों और टीम के सदस्यों को शामिल कर सकते हैं। इसके परिणामस्वरूप किसी भी प्रकार के आवश्यकता परिवर्तन के संबंध में उच्च गुणवत्ता वाले निर्णय, बढ़े हुए सहयोग और पूरे संगठन में उत्पादकता में वृद्धि होती है।
साथ ही, Visure के साथ, आप किसी भी समय बेसलाइन बना सकते हैं। विशिष्ट और निर्धारित आवश्यकताओं, विशेषताओं के एक सेट, विशिष्टताओं और संपूर्ण दस्तावेजों या परियोजनाओं के लिए आधार रेखाएँ बनाई जा सकती हैं। एक बार जब कुछ बेसलाइन हो जाता है, तो आप किसी भी विज़र टूल से बेसलाइन तक पहुँच सकते हैं, इनमें वीज़र का योगदानकर्ता, ग्राहक डैशबोर्ड और ऑथरिंग शामिल हैं।
निष्कर्ष
रिक्वायरमेंट्स रिव्यू एक ऐसी प्रक्रिया है जहां प्रोजेक्ट मीटिंग में शामिल सभी हितधारक सिस्टम या उत्पाद की आवश्यकताओं पर सहमत होते हैं। इस बैठक का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि सभी को इस बात की सामान्य समझ हो कि क्या बनाया जाना चाहिए और किसी भी बकाया प्रश्न या चिंताओं को संबोधित किया जाए। यह प्रक्रिया चुनौतीपूर्ण हो सकती है, लेकिन एक अच्छी आवश्यकता प्रबंधन उपकरण की सहायता से, यह अधिक कुशल और प्रभावी हो सकती है। Visure Requirements ALM Platform एक ऐसा टूल है जो आपकी आवश्यकताओं की समीक्षा प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकता है। अनुरोध ए निशुल्क 30- दिन परीक्षण आज देखें कि यह आपके व्यवसाय को कैसे लाभ पहुंचा सकता है।
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