कंपनियों को आवश्यकता प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है?

उद्दीपन एवं दस्तावेज़ीकरण

एलीसिटेशन का तात्पर्य विभिन्न हितधारकों से आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की प्रक्रिया से है। इसमें साक्षात्कार, सर्वेक्षण, कार्यशालाएँ और चर्चाएँ जैसी तकनीकें शामिल हैं। विभिन्न विभागों, अंतिम-उपयोगकर्ताओं और अन्य संबंधित पक्षों के प्रतिनिधियों को शामिल करना महत्वपूर्ण है। उद्बोधन के दौरान एकत्र की गई जानकारी को फिर संरचित तरीके से प्रलेखित किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना के पूरे जीवनचक्र में आवश्यकताएँ स्पष्ट, अच्छी तरह से परिभाषित और आसानी से सुलभ हों। एक मानकीकृत टेम्पलेट का उपयोग अक्सर स्थिरता सुनिश्चित करने और यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि सभी आवश्यक जानकारी कैप्चर की गई है।

प्राथमिकता और सत्यापन

सभी आवश्यकताएँ समान महत्व की नहीं हैं। प्राथमिकता में परियोजना की सफलता के लिए प्रत्येक आवश्यकता के महत्व का मूल्यांकन करना शामिल है। यह कदम संसाधनों को उचित रूप से आवंटित करने और उच्च प्रभाव वाले पहलुओं पर प्रयासों को केंद्रित करने में मदद करता है। सत्यापन यह पुष्टि करने की प्रक्रिया है कि एकत्रित आवश्यकताएं हितधारकों की जरूरतों और अपेक्षाओं को सटीक रूप से प्रतिबिंबित करती हैं। सत्यापन यह सुनिश्चित करता है कि प्रलेखित आवश्यकताएं वास्तव में वही दर्शाती हैं जो हितधारक चाहते हैं, जिससे परियोजना में बाद में गलतफहमी और दोबारा काम करने का जोखिम कम हो जाता है।

ट्रैकिंग और ट्रेसिंग

आवश्यकताओं पर नज़र रखना एक सतत प्रक्रिया है जिसमें शुरुआत से कार्यान्वयन तक प्रत्येक आवश्यकता की प्रगति की निगरानी करना शामिल है। यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना पटरी पर बनी रहे और समय सीमा पूरी हो। दूसरी ओर, ट्रेसिंग में आवश्यकताओं और प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स के बीच संबंध स्थापित करना शामिल है। यह पता लगाने की क्षमता यह समझने में मदद करती है कि प्रत्येक आवश्यकता अंतिम उत्पाद में कैसे योगदान करती है और प्रभाव विश्लेषण को सक्षम बनाती है। यदि कोई आवश्यकता बदलती है, तो परियोजना के अन्य पहलुओं पर इसके प्रभाव का तुरंत आकलन किया जा सकता है।

नियंत्रण और संस्करण बदलें

किसी भी प्रोजेक्ट में बदलाव अपरिहार्य है. परिवर्तन नियंत्रण से तात्पर्य आवश्यकताओं में परिवर्तन के प्रबंधन की प्रक्रिया से है। जब कोई परिवर्तन अनुरोध किया जाता है, तो परियोजना के दायरे, समयरेखा और संसाधनों पर इसके प्रभाव का मूल्यांकन किया जाता है। यह मूल्यांकन अनधिकृत परिवर्तनों को रोकता है और परियोजना स्थिरता बनाए रखने में मदद करता है। वर्जनिंग यह सुनिश्चित करती है कि परिवर्तनों को समय के साथ ठीक से प्रलेखित और ट्रैक किया गया है। आवश्यकता के प्रत्येक संस्करण को रिकॉर्ड किया जाता है, जो परिवर्तनों का एक ऐतिहासिक रिकॉर्ड प्रदान करता है और यह सुनिश्चित करता है कि प्रोजेक्ट टीम सबसे अद्यतित जानकारी के साथ काम कर रही है।