Panduan Terlengkap untuk Manajemen Persyaratan dan Ketertelusuran

Persyaratan Definisi: Cara Menerapkannya & Menghindari Kesalahan Umum

Untuk memberikan proyek yang sukses, sangat penting bahwa persyaratan didefinisikan dengan benar dan akurat. Mendefinisikan persyaratan bisa jadi rumit – jika salah dan proyek Anda akan mengalami penundaan jadwal, sumber daya yang terbuang, atau ketidakpuasan pelanggan. Dalam panduan ini, kita akan melihat apa definisi persyaratan, dan bagaimana Anda dapat menerapkannya dalam proyek Anda sendiri. Mari kita mulai!

Apa Saja Persyaratannya?

Persyaratan proyek perangkat lunak adalah fungsi, fitur, dan batasan yang harus dipenuhi oleh produk akhir. Dengan kata lain, persyaratan menentukan apa yang harus dilakukan perangkat lunak, bagaimana tampilannya, dan kondisi apa pun yang harus dipenuhi agar dianggap berhasil.

Persyaratan Pengumpulan sangat penting untuk menciptakan produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan atau klien. Penting untuk dicatat bahwa persyaratan dapat berubah selama proyek berlangsung, jadi penting untuk memiliki mekanisme untuk melacak dan mengelola perubahan ini.

Jenis Persyaratan

Secara umum ada dua jenis persyaratan:

Persyaratan sistem – Persyaratan sistem dapat disebut sebagai versi yang diperluas dari persyaratan pengguna. Persyaratan sistem bertindak sebagai titik awal untuk setiap desain sistem baru. Persyaratan ini adalah deskripsi rinci tentang persyaratan pengguna yang harus dipenuhi oleh sistem.

Persyaratan Pengguna – Kebutuhan pengguna adalah kombinasi dari kebutuhan fungsional dan non-fungsional. Persyaratan pengguna ini harus dirancang sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti oleh pengguna yang tidak memiliki pengetahuan teknis apa pun. Oleh karena itu, mereka harus ditulis dalam bahasa alami menggunakan tabel, formulir, dan diagram sederhana. Juga, pastikan dokumen tidak memiliki detail tentang desain sistem, perangkat lunak, atau notasi formal.

Mendefinisikan Persyaratan

Aspek paling signifikan dari setiap proyek adalah dokumen persyaratannya. Kesalahpahaman, kesalahan, atau kelebihan dalam kriteria tentu akan mengakibatkan penundaan jadwal, sumber daya yang hilang, dan ketidakpuasan konsumen.

Analisis persyaratan harus dimulai dengan kebutuhan bisnis atau organisasi dan mengubahnya menjadi kebutuhan proyek. Jika memenuhi standar yang dinyatakan akan sangat mahal atau memakan banyak waktu, persyaratan proyek mungkin harus dikompromikan, diturunkan, atau dikurangi dalam negosiasi dengan klien atau sponsor.

Bagaimana Menentukan Persyaratan?

Ada berbagai cara untuk definisi persyaratan, tetapi semua berbagi beberapa langkah umum:

Identifikasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka
Tentukan ruang lingkup proyek
Draf persyaratan fungsional dan non-fungsional
Prioritaskan persyaratan
Validasi persyaratan dengan pemangku kepentingan

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing langkah ini.

Mengidentifikasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka adalah Langkah pertama dalam proses definisi kebutuhan. Stakeholder adalah individu atau kelompok yang memiliki kepentingan dalam proyek. Mereka dapat bersifat internal (misalnya, karyawan perusahaan) atau eksternal (misalnya, pelanggan, pemasok, regulator). Penting untuk mengidentifikasi semua pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka di awal proyek, karena masukan mereka akan sangat penting dalam menentukan persyaratan.

Grafik tahap kedua adalah untuk menentukan ruang lingkup proyek. Ruang lingkup mendefinisikan batas-batas proyek dan mencakup segala sesuatu yang akan disampaikan sebagai bagian dari itu. Mendefinisikan ruang lingkup sejak dini membantu mencegah creep lingkup, yaitu ketika fitur atau fungsionalitas tambahan ditambahkan ke proyek di luar apa yang awalnya disepakati.

Grafik langkah ketiga adalah untuk draf persyaratan fungsional dan non-fungsional. Persyaratan fungsional adalah persyaratan yang menjelaskan apa yang harus dilakukan perangkat lunak, seperti 'Perangkat lunak harus dapat memasukkan pengguna'. Persyaratan non-fungsional adalah persyaratan yang menjelaskan cara kerja perangkat lunak, seperti 'Perangkat lunak harus responsif'. Penting untuk menyusun kedua jenis persyaratan, karena keduanya memiliki tujuan yang berbeda.

Grafik langkah keempat adalah untuk memprioritaskan persyaratan. Ini membantu memastikan bahwa persyaratan yang paling penting ditangani terlebih dahulu jika ada sumber daya atau waktu yang terbatas. Persyaratan dapat diprioritaskan menggunakan berbagai metode, seperti MoSCoW (harus memiliki, seharusnya, dapat, akan memiliki) atau Kano (harus memiliki, senang memiliki).

Grafik langkah kelima dan terakhir adalah untuk memvalidasi persyaratan dengan pemangku kepentingan. Ini membantu memastikan bahwa persyaratan secara akurat mencerminkan kebutuhan pemangku kepentingan. Validasi dapat dilakukan melalui berbagai metode, seperti wawancara, focus group, atau survei.

Kesalahan Umum Saat Mendefinisikan Persyaratan

Beberapa kesalahan umum yang dilakukan organisasi saat menentukan persyaratan meliputi:

Kurang kejelasan: Penting untuk spesifik saat menentukan persyaratan untuk proyek perangkat lunak. Bahasa yang tidak jelas atau ambigu dapat menyebabkan kebingungan dan penundaan.
Asumsi yang Salah: Tidak memahami kebutuhan pengguna dapat mengakibatkan asumsi dan persyaratan yang salah sehingga tidak memenuhi harapan pengguna.
Informasi yang hilang: Informasi yang tidak lengkap atau hilang dapat menyebabkan kemunduran karena pengembang harus menunggu detail tambahan sebelum melanjutkan pengembangan.
Persyaratan yang Terlalu Spesifik: Menjadi terlalu rinci dapat menyebabkan hilangnya fokus pada tujuan utama produk, sehingga sumber daya terbuang dan waktu yang berlebihan dihabiskan untuk fitur yang tidak perlu.
Komunikasi yang Buruk Antar Anggota Tim: Jika anggota tim tidak berkomunikasi dengan benar, detail penting dapat diabaikan atau diabaikan. Ini dapat menyebabkan kesalahan dan penundaan yang mahal.
Dokumentasi Buruk: Memiliki dokumen yang tidak lengkap dan ditulis dengan buruk dapat menyebabkan kurangnya kejelasan dan pemahaman di antara anggota tim, sehingga perangkat lunak berkualitas rendah.

Bagaimana Cara Menghindari Kesalahan Ini?

Dengan meluangkan waktu untuk membuat dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang komprehensif dan menghindari kesalahan umum seperti ini, organisasi dapat memastikan bahwa proyek perangkat lunak mereka berhasil. Dokumentasi yang tepat membantu tim tetap teratur, menghemat waktu dan uang, dan pada akhirnya menghasilkan produk berkualitas tinggi yang memenuhi harapan pengguna. Selain itu, ini berfungsi sebagai sumber referensi selama proses pengembangan baik untuk pelanggan maupun pengembang. Berinvestasi dalam dokumen SRS yang dibuat dengan baik sangat penting untuk proyek pengembangan perangkat lunak yang sukses.

Platform ALM Persyaratan Visi

Organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan keakuratan proses definisi persyaratan mereka dengan memanfaatkan Platform ALM Persyaratan, seperti Persyaratan Visure. Dengan mesin ketertelusuran kuat Visure, tim dapat memvisualisasikan bagaimana persyaratan dan kisah pengguna saling terkait, memungkinkan mereka untuk melihat dan melacak perubahan dengan cepat dan mudah. Ini membantu meminimalkan kebingungan dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memahami apa yang diharapkan dari mereka selama setiap fase proyek. Selain itu, ini menyediakan platform yang mudah digunakan untuk kolaborasi lintas departemen yang berbeda, memungkinkan tim untuk memahami hal yang sama dengan cepat saat menentukan persyaratan perangkat lunak.

Secara keseluruhan, dengan penggunaan Platform ALM Persyaratan yang tepat seperti Persyaratan Visure, organisasi dapat merampingkan proses definisi persyaratan mereka sambil memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang jelas tentang produk yang mereka kembangkan. Ini membantu tim mencapai hasil yang berkualitas dengan sedikit usaha, memungkinkan mereka untuk memfokuskan upaya mereka dalam menghasilkan produk perangkat lunak yang sukses.

Kesimpulan

Kesimpulannya, mendefinisikan persyaratan dengan benar sangat penting untuk memastikan keberhasilan dalam setiap proyek pengembangan perangkat lunak. Memiliki Dokumen Spesifikasi Persyaratan yang efektif dapat membantu melindungi pelanggan dan pengembang dengan memberikan pemahaman yang jelas tentang tujuan dan ruang lingkup proyek. Selain itu, memanfaatkan platform ALM seperti Persyaratan Visure dapat membantu tim merampingkan proses definisi persyaratan mereka sekaligus meningkatkan akurasi dan efisiensi. Dengan mengambil langkah-langkah ini, organisasi dapat memastikan bahwa proyek mereka berhasil sambil meminimalkan biaya dan penundaan. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang spesifikasi persyaratan atau mulai membuatnya sendiri, minta a percobaan 30 gratis di Visure Requirements ALM Platform hari ini.

Jangan lupa untuk membagikan postingan ini!