Управление тендерами и закупками | Полное руководство
Содержание
Как разработать стратегию закупок?
Закупки являются критическим аспектом любой организации, включая процесс приобретения товаров, услуг или работ из внешних источников. Разработка эффективной стратегии закупок необходима предприятиям для оптимизации своей закупочной деятельности, снижения затрат, снижения рисков и повышения общей операционной эффективности. В этой статье мы рассмотрим ключевые этапы разработки стратегии закупок.
Шаг 1. Определите цели и задачи
Первым шагом в разработке стратегии закупок является четкое определение целей и задач, которых хочет достичь организация. Эти цели могут включать снижение затрат, управление взаимоотношениями с поставщиками, повышение качества, снижение рисков или инициативы в области устойчивого развития. Четко сформулировав эти цели, организация может соответствующим образом скорректировать свою стратегию закупок.
Шаг 2. Проведите анализ расходов
Выполнение тщательного анализа расходов имеет решающее значение для понимания текущих моделей закупок организации и выявления потенциальных областей для экономии средств и улучшения процессов. Этот анализ включает в себя классификацию и анализ исторических данных о расходах, определение основных факторов затрат, оценку эффективности поставщиков и определение распределения расходов по различным категориям. Выводы, полученные в результате этого анализа, помогут сформировать стратегию закупок.
Шаг 3. Оцените рынок предложения
Понимание динамики рынка поставок необходимо для разработки эффективной стратегии закупок. Это включает в себя проведение всестороннего анализа рынка для выявления потенциальных поставщиков, оценки их возможностей, оценки рыночных тенденций и анализа влияния внешних факторов, таких как экономические условия, отраслевые правила и технологические достижения. Получив более глубокое понимание рынка поставок, организации могут принимать обоснованные решения при выборе поставщиков и управлении ими.
Шаг 4. Сегментируйте поставщиков
Сегментация поставщиков на основе их стратегической важности и вклада в достижение целей организации является важным шагом в разработке стратегии закупок. Эта сегментация может быть основана на различных факторах, таких как объем расходов, критичность предложения, уровень инноваций и профиль риска. Классифицируя поставщиков по разным сегментам, организации могут эффективно распределять ресурсы, расставлять приоритеты в управлении поставщиками и соответствующим образом адаптировать свои стратегии закупок.
Шаг 5. Разработайте подход к управлению взаимоотношениями с поставщиками (SRM)
Построение прочных отношений с поставщиками жизненно важно для достижения целей закупок. Разработка комплексного подхода к управлению взаимоотношениями с поставщиками включает в себя определение желаемого уровня сотрудничества, установление каналов связи, установку показателей эффективности и внедрение механизмов управления. Эффективный подход SRM гарантирует, что поставщики соответствуют целям организации, способствует инновациям и снижает риски.
Шаг 6. Внедрите стратегии управления рисками
Управление рисками является неотъемлемой частью любой стратегии закупок. Важно определить и оценить потенциальные риски, связанные с цепочкой поставок, такие как сбои в поставках, проблемы с качеством, геополитические риски или изменения в нормативных актах. После выявления рисков организации могут разработать стратегии по смягчению или минимизации их воздействия. Это может включать диверсификацию базы поставщиков, разработку планов действий в чрезвычайных ситуациях и внедрение надежных механизмов мониторинга и контроля.
Шаг 7. Установите ключевые показатели эффективности (KPI)
Определение ключевых показателей эффективности (КПЭ) имеет важное значение для измерения эффективности стратегии закупок и мониторинга эффективности функции закупок. Эти KPI могут включать такие показатели, как экономия средств, производительность поставщиков, своевременная доставка, уровни качества и цели устойчивого развития. Регулярное отслеживание и анализ этих KPI позволяет организациям выявлять области для улучшения, принимать решения на основе данных и постоянно совершенствовать операции по закупкам.
Шаг 8. Внедрение технологических решений
Использование технологий имеет решающее значение для оптимизации процессов закупок, улучшения видимости данных и расширения возможностей принятия решений. Организациям следует рассмотреть возможность внедрения программного обеспечения для закупок, систем управления поставщиками, инструментов для электронных закупок и решений для анализа данных, чтобы автоматизировать ручные задачи, облегчить совместную работу и получить представление об эффективности закупок. Технологические решения могут значительно повысить эффективность и действенность стратегии закупок.
Шаг 9. Непрерывный мониторинг и улучшение
Разработка стратегии закупок — это непрерывный процесс, требующий постоянного мониторинга, оценки и совершенствования. Регулярно пересматривайте стратегию, оценивайте ее эффективность и вносите необходимые коррективы с учетом меняющихся требований бизнеса, рыночных условий и возникающих тенденций. Получайте отзывы от ключевых заинтересованных сторон, участвуйте в сравнительном анализе и будьте в курсе лучших отраслевых практик, чтобы гарантировать соответствие стратегии закупок целям организации и достижение оптимальных результатов.
Как решения Visure помогают в разработке эффективной стратегии закупок?
Visure Solutions — ведущий поставщик программных решений для управления требованиями и ALM (управление жизненным циклом приложений). Хотя Visure Solutions в первую очередь занимается управлением требованиями, ее программное обеспечение может сыграть важную роль в поддержке разработки и реализации эффективной стратегии закупок.
Вот несколько способов, которыми Visure Solutions может помочь в разработке стратегии закупок:
- Управление требованиями: Программное обеспечение Visure Solutions позволяет организациям эффективно регистрировать, документировать и управлять своими требованиями к закупкам. Он предоставляет централизованный репозиторий для хранения и отслеживания требований на протяжении всего процесса закупок. Это гарантирует, что все заинтересованные стороны имеют представление о требованиях, способствует сотрудничеству и снижает риск недопонимания или пропуска требований.
- Отслеживаемость и анализ воздействия: Решения Visure обеспечивают прослеживаемость между требованиями к закупкам и другими соответствующими элементами, такими как бизнес-цели, риски, правила и показатели эффективности поставщиков. Эта прослеживаемость помогает понять влияние изменений, выявить зависимости и убедиться, что решения о закупках соответствуют целям организации и требованиям соответствия.
- Управление рисками: Visure Solutions поддерживает управление рисками, позволяя организациям определять и отслеживать риски, связанные с закупками. Программное обеспечение облегчает выявление, оценку и планирование рисков. Это также позволяет отслеживать риски до требований и других соответствующих артефактов, позволяя организациям эффективно отслеживать риски и управлять ими на протяжении всего процесса закупок.
- Сотрудничество с поставщиками: Функции совместной работы Visure Solutions обеспечивают эффективную связь и сотрудничество с поставщиками. Программное обеспечение позволяет организациям обмениваться требованиями к закупкам, отслеживать ответы поставщиков и управлять процессом оценки и выбора поставщиков. Это оптимизирует сотрудничество с поставщиками, повышает прозрачность и помогает принимать обоснованные решения в отношении отношений с поставщиками.
- Документация и отчетность: Visure Solutions предоставляет мощные возможности документирования и отчетности. Это позволяет организациям создавать исчерпывающие отчеты о требованиях к закупкам, оценках поставщиков, оценках рисков и других данных, связанных с закупками. Эти отчеты можно настраивать в соответствии с конкретными организационными потребностями и помогать в мониторинге эффективности закупок, определении областей для улучшения и облегчении процессов принятия решений.
- Возможности интеграции: Visure Solutions предлагает возможности интеграции с другими корпоративными системами, такими как системы ERP (Enterprise Resource Planning) и платформы управления поставщиками. Эта интеграция обеспечивает беспрепятственный обмен данными, устраняет необходимость ручного ввода данных и повышает точность и эффективность процессов, связанных с закупками.
Заключение
В заключение, разработка стратегии закупок включает системный подход, который учитывает организационные цели, анализ расходов, оценку рынка поставок, сегментацию поставщиков, управление взаимоотношениями с поставщиками, управление рисками, ключевые показатели эффективности, внедрение технологий и постоянное совершенствование. Следуя этим шагам, организации могут разработать надежную стратегию закупок, которая оптимизирует затраты, минимизирует риски и повышает ценность по всей цепочке поставок. Проверьте Бесплатная пробная версия 30 на Visure, чтобы узнать больше о том, как работают инструменты и как они могут вам помочь.
Не забудьте поделиться этим постом!
Главы
1. Введение в управление тендерами и закупками
2. Ключевые компоненты управления тендерами и закупками
3. Преимущества управления тендерами и закупками
4. Лучшие инструменты и программное обеспечение для управления тендерами и закупками
5. Передовая практика эффективного управления тендерами и закупками
6. Будущие тенденции и разработки в области управления тендерами и закупками
7. Лучшие ресурсы по управлению тендерами и закупками
8. Тренинги и курсы по управлению тендерами и закупками
9. глоссарий
Выходите на рынок быстрее с Visure
- Обеспечить соответствие нормативным требованиям
- Обеспечить полную прослеживаемость
- Оптимизация разработки
Начните получать сквозную прослеживаемость в своих проектах с помощью Visure уже сегодня
Начните 30-дневную бесплатную пробную версию сегодня!