Подготовка к тендеру и закупкам

Теперь, когда у нас есть общее представление о тендерах и процессе закупок, давайте рассмотрим ключевые этапы подготовки к ним.

Определение требований и спецификаций

Первым шагом является четкое определение требований и спецификаций закупаемых товаров или услуг. Это включает в себя определение желаемого качества, количества, сроков поставки и любых конкретных технических или функциональных требований. Крайне важно привлечь все соответствующие заинтересованные стороны для обеспечения комплексного сбора требований.

Провести маркетинговые исследования

Тщательное исследование рынка помогает выявить потенциальных поставщиков и понять преобладающие рыночные условия. Это исследование включает в себя сбор информации о возможностях поставщиков, послужном списке, моделях ценообразования и любых отраслевых нормах или сертификатах. Также важно оценивать рыночные тенденции, такие как новые технологии или инновации, которые могут повлиять на процесс закупок.

Разработать тендерную документацию

После того, как требования и исследование рынка завершены, пришло время разработать тендерную документацию. К таким документам обычно относятся:

• Запрос предложений (RFP): Используется при поиске предложений от поставщиков по сложным проектам или услугам.
• Запрос котировок (RFQ): Используется при поиске котировок на стандартные товары или услуги.
• Запрос на тендер (RFT): Используется при поиске конкурентных предложений для крупномасштабных проектов или контрактов.

Тендерная документация должна включать четкие инструкции, критерии оценки, условия и любую дополнительную информацию, необходимую поставщикам для подготовки своих предложений.

Определите критерии оценки

Установление четких и объективных критериев оценки имеет решающее значение для обеспечения справедливого и прозрачного процесса оценки. Критерии должны быть непосредственно согласованы с требованиями и спецификациями, изложенными в тендерной документации. Общие факторы оценки включают технические знания, финансовую стабильность, прошлые результаты, соответствие нормативным требованиям и соотношение цены и качества.

Планируйте процесс оценки

Заблаговременное планирование процесса оценки помогает обеспечить плавную и эффективную оценку полученных предложений. Это включает в себя определение ролей и обязанностей группы оценки, разработку методологий оценки и установление сроков для каждого этапа оценки. Также важно создать механизм для рассмотрения любых запросов или разъяснений от потенциальных поставщиков.

Сообщите и опубликуйте тендер

Как только тендерная документация и процесс оценки будут готовы, пришло время сообщить о тендере потенциальным поставщикам и опубликовать его. Это можно сделать через различные каналы, такие как порталы онлайн-закупок, отраслевые публикации или прямые приглашения выбранным поставщикам. Важно предоставить поставщикам достаточно времени для рассмотрения тендерной документации, получения разъяснений, если это необходимо, и подготовки своих предложений.

Оценка предложений и выбор поставщиков

По истечении крайнего срока подачи группа оценки оценивает полученные предложения на основе заранее определенных критериев оценки. Процесс оценки может включать несколько этапов, включая техническую оценку, финансовый анализ и, возможно, интервью или презентации поставщиков. Крайне важно сохранять конфиденциальность и беспристрастность на протяжении всего процесса оценки. Наконец, организация выбирает поставщика (поставщиков) на основе результатов оценки.

Переговоры и заключение контракта

После выбора предпочтительного поставщика (поставщиков) проводятся переговоры для согласования условий контракта. Это включает в себя цены, графики поставок, условия оплаты, гарантии и любые другие соответствующие договорные обязательства. Важно обеспечить, чтобы согласованные условия были справедливыми, сбалансированными и согласовывались с целями организации. После завершения переговоров контракт присуждается выбранному(ым) поставщику(ам).