Управление тендерами и закупками | Полное руководство
Содержание
6 этапов процесса управления закупками проекта
Эффективное управление проектными закупками имеет решающее значение для успеха любого проекта. Он включает в себя приобретение товаров и услуг у внешних поставщиков, подрядчиков или поставщиков для удовлетворения требований проекта. Чтобы обеспечить плавный и эффективный процесс закупок, менеджеры проектов следуют четко определенному процессу, состоящему из шести этапов. В этой статье подробно рассматриваются эти этапы, подчеркивается их значение и основные виды деятельности.
Этап 1: планирование управления закупками
Первым этапом управления закупками проекта является планирование. На этом этапе руководитель проекта в сотрудничестве с командой проекта и заинтересованными сторонами разрабатывает план управления закупками. Этот план описывает стратегию закупок, определяет потенциальных поставщиков и устанавливает подход к закупкам, соответствующий целям проекта. К основным мероприятиям на этом этапе относятся:
Определение целей закупок
Определите потребности и цели проекта в области закупок. Определите, что необходимо закупить, будь то товары, услуги или и то, и другое. Определите конкретные цели закупок и согласуйте их с общими целями проекта.
Определение потенциальных поставщиков
Провести исследование рынка для выявления потенциальных поставщиков и оценки их возможностей. Учитывайте такие факторы, как опыт, репутация, послужной список и финансовая стабильность. Составьте список потенциальных поставщиков, которые могут удовлетворить требования проекта.
Разработка стратегии закупок
Определите подход к закупкам и стратегию на основе потребностей проекта. Определите, следует ли использовать конкурентные торги, вести переговоры по контрактам или устанавливать долгосрочные отношения с поставщиками. Учитывайте такие факторы, как стоимость, качество, время и риск, чтобы принимать обоснованные решения.
Создание плана управления закупками
Задокументируйте план управления закупками, включая стратегию закупок, критерии отбора, закупочную документацию и график процесса закупок. Этот план будет направлять выполнение последующих этапов.
Этап 2: Проведение закупок
Как только план управления закупками готов, проект переходит ко второй фазе управления закупками проекта: проведению закупок. Этот этап включает в себя выполнение плана закупок, выбор поставщиков и заключение контрактов. К основным мероприятиям на этом этапе относятся:
Подготовка закупочной документации
Разработайте закупочную документацию, такую как запросы предложений (RFP), запросы котировок (RFQ) и приглашения к участию в торгах (ITB). В этих документах излагаются требования проекта, критерии оценки и условия для потенциальных поставщиков.
Запрос предложений поставщиков
Выдайте закупочную документацию потенциальным поставщикам и предложите им представить свои предложения. Оценивайте предложения по заранее заданным критериям, таким как цена, качество, технические возможности и соответствие требованиям проекта.
Выбор поставщиков
Просмотрите и сравните предложения поставщиков, принимая во внимание критерии оценки и конкретные потребности проекта. Выбирайте наиболее квалифицированных поставщиков и согласовывайте условия для достижения взаимовыгодного соглашения.
Завершение контрактов
Разработка и заключение договоров с выбранными поставщиками. Контракты должны четко определять объем работ, результаты, условия оплаты, сроки и другие соответствующие договорные положения. Убедитесь, что все вовлеченные стороны понимают и согласны с условиями.
Фаза 3: Контроль закупок
Третий этап управления закупками проекта сосредоточен на контроле и мониторинге закупочной деятельности. Он включает в себя отслеживание производительности поставщиков, управление изменениями и решение любых проблем, которые могут возникнуть во время выполнения контрактов. К основным мероприятиям на этом этапе относятся:
Мониторинг эффективности поставщиков
Регулярный контроль работы поставщиков для обеспечения соблюдения договорных обязательств. Отслеживайте ключевые показатели эффективности (KPI), такие как сроки поставки, качество результатов и соответствие спецификациям проекта. Незамедлительно решайте любые проблемы с производительностью и принимайте соответствующие меры, например, налагайте штрафы или ищите средства правовой защиты.
Управление изменениями
Предвидеть и управлять изменениями, которые могут произойти на этапе выполнения проекта. Оценивайте запросы на изменение от поставщиков и оценивайте их влияние на объем, график и бюджет проекта. Внедряйте изменения контролируемым образом, учитывая интересы всех заинтересованных сторон.
Разрешение споров
В случае возникновения споров или разногласий с поставщиками следовать установленным процедурам разрешения споров, изложенным в договорах. Вступайте в переговоры или посредничество, чтобы найти взаимоприемлемые решения. При необходимости передайте спор в вышестоящую инстанцию или обратитесь к средствам правовой защиты.
Этап 4: Закрытие закупок
Четвертый этап управления закупками проекта — этап закрытия. Это включает в себя завершение и официальное закрытие закупочной деятельности. К основным мероприятиям на этом этапе относятся:
Проведение аудита закупок
Проведите аудит закупок, чтобы оценить общую эффективность процесса закупок. Изучите контрактную документацию, отчеты о работе поставщиков и соблюдение политик и процедур закупок. Определите любые области для улучшения и включите извлеченные уроки в будущие проекты.
Проверка результатов
Убедитесь, что поставщики поставили согласованные товары или услуги в соответствии с договорными требованиями. Проверяйте результаты, проводите приемочные испытания и убедитесь, что они соответствуют стандартам качества проекта.
Закрытие контрактов
Официально закрыть контракты, подтвердив выполнение всех договорных обязательств. Убедитесь, что все платежи были произведены, а все нерешенные вопросы или споры решены. Получите необходимую документацию, такую как освобождение от залогов, гарантий и гарантийных обязательств, если это применимо.
Этап 5: Оценка поставщиков
Пятая фаза управления закупками проекта включает в себя оценку работы поставщиков для сбора информации для будущих проектов. Этот этап необходим для ведения базы данных надежных поставщиков и улучшения процессов закупок. К основным мероприятиям на этом этапе относятся:
Оценка эффективности поставщиков
Оценивайте производительность каждого поставщика на основе заранее определенных показателей и критериев. Учитывайте такие факторы, как качество, своевременность, оперативность и соблюдение договорных обязательств. Оценивайте поставщиков и оставляйте отзывы об их сильных сторонах и областях, требующих улучшения.
Обновление базы данных поставщиков
Обновите базу данных поставщиков или список поставщиков на основе результатов оценки. Поддерживайте точную и актуальную информацию о поставщиках, включая их контактные данные, возможности и историю производительности. Используйте эту базу данных в качестве справочной информации для будущих закупок.
Фаза 6: Извлеченные уроки
Заключительный этап управления закупками проекта включает сбор и документирование уроков, извлеченных из процесса закупок. Эта информация имеет неоценимое значение для постоянного совершенствования и расширения деятельности по закупкам в будущем. К основным мероприятиям на этом этапе относятся:
Проведение разбора закупок
Организуйте подведение итогов с командой проекта, заинтересованными сторонами и поставщиками, чтобы обсудить общий опыт закупок. Собирайте отзывы и информацию о том, что сработало хорошо, а что можно улучшить в будущих закупках.
Документирование извлеченных уроков
Зафиксируйте уроки, извлеченные из процесса закупок, в официальном документе. Включите подробную информацию об успешных практиках, возникших проблемах и рекомендации по улучшению. Поделитесь этой информацией с командой проекта и заинтересованными сторонами, чтобы улучшить принятие решений о закупках в будущем.
Следуя этим шести этапам управления закупками проекта, менеджеры проектов могут обеспечить хорошо структурированный и эффективный процесс закупок. Эффективное управление закупками способствует успеху проекта за счет получения необходимых ресурсов, контроля затрат, снижения рисков и построения прочных отношений с поставщиками.
Не забудьте поделиться этим постом!
Главы
1. Введение в управление тендерами и закупками
2. Ключевые компоненты управления тендерами и закупками
3. Преимущества управления тендерами и закупками
4. Лучшие инструменты и программное обеспечение для управления тендерами и закупками
5. Передовая практика эффективного управления тендерами и закупками
6. Будущие тенденции и разработки в области управления тендерами и закупками
7. Лучшие ресурсы по управлению тендерами и закупками
8. Тренинги и курсы по управлению тендерами и закупками
9. глоссарий
Выходите на рынок быстрее с Visure
- Обеспечить соответствие нормативным требованиям
- Обеспечить полную прослеживаемость
- Оптимизация разработки
