Что такое Управление закупками?

Введение

Управление закупками — это стратегический процесс, включающий приобретение товаров, услуг или работ из внешних источников. Организациям важно обеспечить приобретение нужных продуктов или услуг в нужное время, надлежащего качества и по нужной цене. Этот процесс включает планирование, снабжение, управление контрактами и мониторинг производительности, все из которых способствуют эффективному достижению организационных целей.

Закупки играют важную роль в бизнес-операциях, обеспечивая стабильные поставки ресурсов, необходимых для производства, операций и предоставления услуг. Эффективное управление закупками помогает компаниям сокращать расходы, смягчать риски, улучшать отношения с поставщиками и обеспечивать своевременную доставку, в конечном итоге способствуя успеху бизнеса.

Система управления закупками (PMS) — это программное решение, которое оптимизирует весь процесс закупок. Она автоматизирует такие задачи, как поиск поставщиков, управление поставщиками, проведение тендеров и переговоры по контрактам. Централизуя закупочную деятельность, PMS повышает прозрачность, улучшает процесс принятия решений, обеспечивает соответствие требованиям и повышает эффективность, сокращая количество ошибок и задержек. Интеграция технологий в управление закупками преобразует процесс, делая его более быстрым, надежным и соответствующим целям бизнеса.

Что такое Управление закупками?

Управление закупками относится к стратегическому процессу приобретения товаров, услуг или работ у внешних поставщиков или продавцов. Оно включает в себя определение организационных потребностей, поиск поставщиков, ведение переговоров по контрактам и управление процессом приобретения для обеспечения поставки качественных товаров или услуг в срок и в рамках бюджета. Эффективное управление закупками помогает организациям достигать своих целей, обеспечивая доступность ресурсов и эффективно управляя расходами.

Ключевые компоненты управления закупками

1. Планирование и Стратегия: Установление требований к закупкам, определение стратегий снабжения и определение подхода к закупкам.
2. Поиск и выбор поставщиков: Выявление и оценка потенциальных поставщиков, отправка запросов предложений (RFP) и выбор наиболее подходящих поставщиков.
3. Управление контрактами: Ведение переговоров и управление контрактами для обеспечения четких условий, стандартов эффективности и соответствия.
4. Осуществление закупок: Надзор за закупкой товаров или услуг, обеспечение своевременной доставки и мониторинг работы поставщиков.
5. Управление отношениями с поставщиками: Поддержание прочных отношений с поставщиками для обеспечения надежности и долгосрочного сотрудничества.
6. Управление рисками и соответствием: Обеспечение соответствия закупочной деятельности правовым нормам и управление рисками, связанными со стоимостью, качеством и надежностью поставщиков.

Что такое процесс управления закупками?

Процесс закупок состоит из нескольких этапов, направленных на получение наилучшей ценности для организации. Обычно он включает:

1. Выявление потребностей: Определение требований к товарам или услугам.
2. Организация закупок: Поиск потенциальных поставщиков и приглашение подавать заявки или предложения.
3. Тендеры и торги: Проведение тендеров или запрос предложений от поставщиков.
4. Оценка и выбор поставщиков: Рассмотрение заявок, согласование условий и выбор поставщика, предлагающего наилучшее соотношение цены и качества.
5. Контрактация: Завершение и подписание контрактов с выбранными поставщиками.
6. Осуществление закупок и доставка: Управление поставкой товаров или услуг и мониторинг эффективности работы поставщиков.
7. Оценка эффективности: Оценка эффективности процесса закупок и работы поставщиков для дальнейшего улучшения.

Применяя структурированный подход к управлению закупками, организации могут сократить расходы, обеспечить своевременную поставку и минимизировать риски, тем самым способствуя общему успеху бизнеса.

Процесс управления закупками: пошаговое описание

Процесс закупок — это систематический подход, который обеспечивает организациям эффективное и действенное приобретение товаров и услуг. Ниже приведена разбивка основных этапов процесса закупок:

Шаг 1: Определение потребности в товарах или услугах

Первым шагом в процессе закупок является осознание и определение потребности в товарах или услугах. Это включает оценку бизнес-требований, определение количества и спецификаций продуктов и понимание целей, которые эти закупки призваны выполнить. Четкое определение потребностей помогает избежать ненужных закупок и обеспечивает получение правильных ресурсов для поддержки бизнес-операций.

Шаг 2: Поиск поставщиков и продавцов

После определения потребностей следующим шагом является поиск потенциальных поставщиков и продавцов. Это включает в себя исследование и выявление надежных поставщиков, которые могут соответствовать указанным требованиям с точки зрения качества, цены и сроков поставки. Система управления закупками может помочь оптимизировать этот процесс, автоматизируя поиск поставщиков и предоставляя ценные данные о производительности поставщиков.

Шаг 3: Выпуск запросов предложений (RFP) или тендеров

После определения подходящих поставщиков следующим шагом является приглашение поставщиков для подачи предложений. Обычно это делается с помощью запросов предложений (RFP) или тендеров. RFP описывает потребности, ожидания и конкретные требования организации. Он предлагает поставщикам предоставить подробные предложения, включая цены, графики поставок и условия. Этот этап обеспечивает прозрачность и конкурентоспособность процесса закупок.

Шаг 4: Оценка предложений и выбор поставщиков

После получения предложений их необходимо оценить по заранее установленным критериям. Этот процесс оценки включает оценку качества, экономической эффективности, условий поставки и репутации каждого поставщика. Цель состоит в том, чтобы выбрать поставщика, который предлагает наилучшее соотношение цены и качества, при этом соответствуя потребностям организации. Тщательная оценка помогает снизить риски и гарантирует, что выбранный поставщик соответствует стандартам организации.

Шаг 5: Переговоры и заключение контракта

После выбора поставщика следующим шагом является обсуждение условий контракта. Это включает согласование цены, графиков поставок, стандартов качества, условий оплаты и любых штрафов или поощрений, связанных с производительностью. Эффективные переговоры по контракту имеют важное значение для обеспечения выгодных условий и защиты интересов организации. После согласования условий контракт завершается и подписывается обеими сторонами.

Шаг 6: Мониторинг доставки и производительности

После заключения контракта поставщик начинает поставку товаров или услуг в соответствии с согласованными условиями. На этом этапе крайне важно контролировать процесс поставки, чтобы гарантировать, что товары соответствуют требуемому качеству и доставляются вовремя. Постоянный мониторинг работы поставщика гарантирует, что любые проблемы, такие как задержки или несоответствия, будут оперативно устранены.

Шаг 7: Оплата и закрытие закупки

После того, как товары или услуги доставлены и производительность соответствует согласованным стандартам, оплата обрабатывается в соответствии с условиями контракта. После оплаты процесс закупки закрывается. Однако этот шаг также включает в себя завершение любых невыполненных административных задач, таких как отзывы поставщиков и обзоры производительности, для информирования о будущих решениях по закупкам.

Выполняя эти шаги, предприятия могут обеспечить бесперебойный процесс закупок, который позволит поставлять нужные продукты и услуги в нужное время, в рамках бюджета и в соответствии с целями организации.

5 основных принципов процесса управления закупками

Процесс закупок опирается на ключевые столпы, которые обеспечивают эффективность, рентабельность и управление рисками. Вот 5 основных столпов:

Столп 1: Поиск и оценка поставщиков

• Поиск надежных поставщиков: Определение надежных поставщиков гарантирует бесперебойную работу.
• Оценка производительности: Оценка таких показателей, как время доставки и качество, помогает выбрать лучших поставщиков.

Столп 2: Стратегический поиск поставщиков

• Соответствие бизнес-целям: Стратегии снабжения должны поддерживать цели организации.
• Оптимизация затрат: Переговоры о лучших условиях и анализ рыночных условий гарантируют максимизацию стоимости.

Столп 3: Управление контрактами

• Ключевые положения и переговоры: Эффективные контракты определяют такие условия, как ценообразование и сроки поставки.
• Управление соглашениями: Мониторинг соблюдения поставщиками своих обязательств и эффективности их работы имеет решающее значение для долгосрочного успеха.

Столп 4: Аналитика и отчетность по закупкам

• Решения на основе данных: Анализ данных о закупках улучшает прогнозирование и переговоры.
• Мониторинг производительности: Регулярная отчетность выявляет неэффективность и возможности для улучшения.

Столп 5: Соблюдение требований и управление рисками

• Соблюдения правовых норм: Соблюдение правил предотвращает штрафные санкции.
• Управление рисками: Устранение таких рисков, как перебои с поставками, помогает поддерживать бесперебойные закупки.

Эти принципы обеспечивают оптимизированный процесс закупок, уделяя особое внимание контролю затрат, взаимоотношениям с поставщиками и эффективному управлению рисками.

Стратегии закупок для успеха

Чтобы добиться успеха в закупках, организации должны внедрять стратегии, которые соответствуют их целям, обеспечивают экономическую эффективность и управляют рисками. Вот ключевые стратегии закупок для успеха:

Стратегический Sourcing

Стратегический выбор поставщиков подразумевает выбор поставщиков, которые наилучшим образом соответствуют долгосрочным потребностям организации. Согласовывая цели закупок с бизнес-целями, организации могут оптимизировать выбор поставщиков, заключать выгодные контракты и обеспечивать себе конкурентные преимущества. Этот подход фокусируется на качестве, цене и производительности поставщиков с течением времени.

Управление отношениями с поставщиками

Создание прочных, долгосрочных отношений с поставщиками имеет решающее значение для эффективных закупок. Управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM) способствует сотрудничеству, прозрачности и доверию, что приводит к лучшей коммуникации, надежности и взаимному росту. SRM помогает организациям управлять эффективностью работы поставщиков, быстро решать проблемы и создавать взаимовыгодные партнерства.

Сокращение затрат и оптимизация стоимости при закупках

Сокращение затрат является основной целью, но оптимизация ценности не менее важна. Эта стратегия фокусируется на переговорах о лучших условиях, консолидации закупок и использовании экономии масштаба. Она также включает в себя выявление возможностей для сокращения отходов и неэффективности в цепочке поставок при сохранении высоких стандартов качества.

Устойчивые и этичные стратегии закупок

Устойчивость и этические соображения становятся все более важными в закупках. Организациям следует отдавать приоритет поставщикам, которые придерживаются стандартов экологической и социальной ответственности. Практики устойчивых закупок направлены на закупки у поставщиков, которые поощряют честную трудовую практику, снижают воздействие на окружающую среду и способствуют социальному развитию.

Управление рисками в закупках

Эффективное управление рисками необходимо для смягчения проблем закупок. Выявление потенциальных рисков, таких как отказ поставщика, волатильность цен и изменения в регулировании, и их проактивное устранение помогает поддерживать непрерывность цепочки поставок. Диверсифицируя поставщиков, создавая планы действий в чрезвычайных ситуациях и используя аналитику данных, организации могут снизить риски закупок и обеспечить устойчивость.

Внедряя эти стратегии закупок, предприятия могут оптимизировать свои процессы закупок, сократить расходы, выстроить прочные партнерские отношения с поставщиками и способствовать долгосрочной устойчивости.

Система управления закупками: как технологии улучшают закупки?

Система управления закупками (PMS) оптимизирует процессы закупок, используя технологию для автоматизации, мониторинга и оптимизации закупочной деятельности. Вот как технология преобразует закупки:

Что такое система управления закупками?

Система управления закупками — это программное решение, которое автоматизирует и интегрирует функции закупок, такие как поиск поставщиков, управление контрактами, заказы на закупку и обработка платежей. Оно обеспечивает эффективность, прозрачность и соответствие закупочной деятельности целям организации. С помощью PMS предприятия могут сократить объем ручной работы, минимизировать ошибки и лучше контролировать закупочную деятельность.

Особенности эффективной системы управления закупками

1. Управление поставщиками: Отслеживает работу поставщиков, помогает с поиском поставщиков и ведет надежную базу данных поставщиков.
2. Автоматизированные заказы на закупку: Автоматически генерирует заказы на закупку на основе предопределенных правил или триггеров.
3. Управление контрактами: Централизует хранение контрактов и обеспечивает легкий доступ к условиям контрактов, их продлению и отслеживанию соблюдения.
4. Отслеживание счетов и платежей: Упрощает процесс утверждения счетов-фактур и обеспечивает своевременные платежи поставщикам.
5. Аналитика и отчетность: Предоставляет основанную на данных информацию об эффективности закупок, показателях поставщиков и возможностях экономии средств.
6. Инструменты совместной работы: Облегчает коммуникацию между группами по закупкам, поставщиками и заинтересованными сторонами в режиме реального времени.

Преимущества автоматизации процесса закупок

1. Повышенная эффективность: Автоматизация рутинных задач, таких как создание заказов на закупку и обработка счетов-фактур, экономит время и снижает количество человеческих ошибок.
2. Экономия: Автоматизация помогает оптимизировать решения по закупкам, выявлять возможности экономии средств и улучшать переговоры с поставщиками.
3. Улучшенная точность: Благодаря сокращению ручного вмешательства система управления финансами сводит к минимуму ошибки при вводе данных, заказах на закупку и платежах.
4. Более быстрое принятие решений: Аналитика и отчеты в режиме реального времени позволяют быстро принимать обоснованные решения, помогающие компаниям реагировать на меняющиеся рыночные условия.
5. Улучшенное соответствие: Автоматизация обеспечивает последовательность процессов закупок и их соответствие политике и правилам компании.

Требования Visure к платформе ALM для управления закупками

Команда Платформа ALM для требований Visure может быть использовано в управлении закупками для улучшения прослеживаемости требований, оптимизации рабочих процессов закупок и обеспечения соответствия. Используя Инструменты ALM от Visureпредприятия могут:

• Интеграция требований: Приведите спецификации закупок в соответствие с требованиями и целями бизнеса.
• Управление поставщиками и контрактами: Отслеживайте и управляйте эффективностью работы поставщиков и условиями контрактов в единой системе.
• Улучшить сотрудничество: Содействовать межфункциональному сотрудничеству между отделами закупок, юридическими и финансовыми отделами, обеспечивая прозрачность и подотчетность на протяжении всего жизненного цикла закупок.

Объединив Платформа ALM от Visure Используя традиционные инструменты управления закупками, организации могут оптимизировать свои процессы закупок, обеспечивая лучший контроль, снижение рисков и повышение эффективности.

Управление тендерами и управление закупками

Хотя управление тендерами и управление закупками тесно связаны, они фокусируются на разных этапах жизненного цикла закупок. Понимание их различий является ключом к оптимизации бизнес-операций и обеспечению эффективных отношений с поставщиками и снабжением.

Что такое тендерный менеджмент?

Управление тендерами относится к процессу приглашения, оценки и присуждения контрактов поставщикам или поставщикам услуг на основе официальных запросов на тендеры (RFT) или предложений (RFP). Это особая функция в закупках, которая занимается конкурентными процессами торгов. Управление тендерами обеспечивает прозрачность, соответствие и справедливость при выборе поставщиков.

Ключевые виды деятельности в области управления тендерами включают в себя:

• Создание и выдача тендерной документации
• Прием и оценка тендерных заявок
• Переговоры об условиях с поставщиками
• Присуждение контрактов на основе критериев оценки

Ключевые различия между управлением тендерами и управлением закупками

1. Сфера деятельности:
   • Управление тендерами: Основное внимание уделяется процессу торгов, включая проведение тендеров, управление заявками, оценку поставщиков и заключение контрактов.
   • Управление закупками: Охватывает весь жизненный цикл закупок: от определения потребностей, поиска поставщиков и управления контрактами до заказов на закупку, оплаты и мониторинга эффективности.
2. Цели:
   • Управление тендерами: Целью является обеспечение прозрачности и справедливости при выборе поставщиков посредством конкурсных торгов.
   • Управление закупками: Нацелен на эффективное управление всеми аспектами снабжения, заключения контрактов, доставки и оплаты для достижения организационных целей и обеспечения непрерывности цепочки поставок.
3. Этап процесса закупок:
   • Управление тендерами: Происходит на раннем этапе процесса закупок, когда поставщики выбираются на конкурсной основе.
   • Управление закупками: Включает как этап тендера, так и последующие этапы, такие как управление контрактами, закупки, выставление счетов и управление эффективностью работы поставщиков.
4. Вовлеченные процессы:
   • Управление тендерами: Основное внимание уделяется подготовке запросов предложений, приглашению к подаче заявок и оценке тендеров на основе заранее определенных критериев.
   • Управление закупками: Включает в себя более широкие виды деятельности, такие как управление взаимоотношениями с поставщиками, ведение переговоров по контрактам, управление запасами и обработка платежей.

Какую роль играет управление тендерами в более крупном процессе закупок?

Управление тендерами является критически важным этапом в более широком процессе управления закупками. Он закладывает основу для выбора правильных поставщиков и заключения контрактов, соответствующих целям организации. После оценки тендеров и заключения контрактов группа по закупкам продолжает выполнять следующие шаги:

• Управление контрактами: Управление подписанными соглашениями и обеспечение выполнения обеими сторонами своих обязательств.
• Управление заказами на закупку: Оформление заказов и управление их выполнением от выбранных поставщиков.
• Мониторинг деятельности поставщиков: Отслеживание показателей эффективности и обеспечение выполнения поставщиком поставок в соответствии с согласованными условиями.
• Оплата и закрытие: Окончательное оформление платежей и закрытие цикла закупок.

Подводя итог, можно сказать, что хотя управление тендерами является целенаправленной деятельностью в рамках процесса управления закупками, оно играет важную роль в поиске лучших поставщиков и обеспечении прозрачности. Вместе они формируют комплексный подход к закупкам, который способствует успеху бизнеса.

Лучшие практики в закупках: руководство по эффективному управлению закупками

Чтобы обеспечить успех закупок, предприятия должны внедрять лучшие практики, которые оптимизируют процессы, снижают риски и выстраивают прочные отношения с поставщиками. Вот основные лучшие практики для эффективного управления закупками:

Понятная документация и контракты

Обеспечьте, чтобы контракты и соглашения были подробными, с указанием условий, результатов, сроков и структур оплаты. Четкая документация сводит к минимуму недоразумения и защищает все стороны.

Создание прочных партнерских отношений с поставщиками

Развивайте долгосрочные отношения с поставщиками, сосредоточившись на открытом общении, надежности и сотрудничестве. Прочные партнерские отношения могут привести к лучшему ценообразованию, улучшению качества продукции и последовательной доставке.

Постоянное улучшение и мониторинг

Регулярно отслеживайте показатели закупок, такие как производительность поставщиков, экономия средств и сроки доставки. Проводите аудиты и устанавливайте циклы обратной связи для выявления неэффективности и обеспечения непрерывных улучшений в процессе закупок.

Этическая практика закупок

Применяйте этические практики, закупая продукцию у поставщиков, которые соблюдают справедливые трудовые стандарты, используют устойчивые материалы и поддерживают местные сообщества. Этичные закупки повышают репутацию компании и способствуют устойчивому развитию.

Соответствие требованиям и снижение рисков

Будьте в курсе правил и обеспечьте соблюдение законов и стандартов. Определите риски закупок и реализуйте стратегии для управления ими, такие как диверсификация поставщиков и создание планов действий в чрезвычайных ситуациях.

Следуя этим передовым практикам, предприятия могут оптимизировать управление закупками, обеспечивая эффективность, экономию средств и долгосрочный успех поставщиков.

Распространенные проблемы в управлении закупками

Управление закупками играет важную роль в успехе компании, но оно также представляет собой ряд проблем. Вот основные препятствия, с которыми сталкиваются компании, и стратегии их преодоления:

Управление отношениями с поставщиками

Поддержание прочных отношений с поставщиками имеет решающее значение, но может быть сложным из-за таких факторов, как пробелы в коммуникации, несоответствия в производительности и меняющиеся потребности. Чтобы преодолеть это:

• Способствуйте прозрачному и открытому общению.
• Регулярно оценивайте работу поставщиков.
• Инвестируйте в долгосрочные партнерства, основанные на взаимном доверии и сотрудничестве.

Устранение задержек и неэффективности закупок

Задержки в закупках, такие как поздние поставки или узкие места в процессе утверждения, могут нарушить работу. Чтобы уменьшить задержки:

• Оптимизируйте процессы утверждения и автоматизируйте повторяющиеся задачи.
• Используйте данные для выявления и устранения неэффективности.
• Внедрите регулярное отслеживание и мониторинг для обеспечения своевременных поставок.

Обеспечение соответствия правовым и нормативным требованиям

Закупочная деятельность часто подчиняется сложным правовым и нормативным требованиям, которые могут различаться в зависимости от региона и отрасли. Чтобы соответствовать требованиям:

• Будьте в курсе меняющихся правил и законов.
• Интегрируйте проверки соответствия в рабочие процессы закупок.
• Регулярно проводите аудит процессов для обеспечения соблюдения правовых стандартов.

Преодоление рисков при закупках

Риски закупок, такие как неплатежеспособность поставщика, волатильность цен и сбои в цепочке поставок, могут поставить под угрозу операции. Для управления рисками:

• Диверсифицируйте поставщиков, чтобы снизить зависимость от отдельных источников.
• Разработайте планы действий на случай непредвиденных обстоятельств.
• Используйте инструменты управления рисками и отслеживайте уязвимости цепочки поставок.

Решая эти проблемы, предприятия могут повысить эффективность закупок, снизить риски и укрепить отношения с поставщиками.

Заключение

Эффективное управление закупками имеет решающее значение для оптимизации бизнес-операций, снижения затрат и построения прочных отношений с поставщиками. Понимая процесс закупок, внедряя передовой опыт, преодолевая общие проблемы и используя технологии, компании могут обеспечить оптимизированную, прозрачную и эффективную стратегию закупок.

Будь то управление отношениями с поставщиками, устранение задержек в закупках или обеспечение соответствия нормативным требованиям, преодоление этих проблем приведет к улучшению результатов закупок. Использование Системы управления закупками и сосредоточение внимания на постоянном совершенствовании может значительно повысить эффективность и помочь снизить риски.

Если вы готовы улучшить свою стратегию управления закупками, рассмотрите возможность использования Платформа ALM для требований Visure. Он предлагает надежные инструменты для оптимизации процессов закупок, управления эффективностью работы поставщиков и обеспечения соответствия требованиям.

Начните свое путешествие сегодня – ознакомьтесь с 30-дневная бесплатная пробная версия на Visure и ощутите преимущества на собственном опыте!