Ano ang Procurement Management?

pagpapakilala

Ang Procurement Management ay isang estratehikong proseso na kinabibilangan ng pagkuha ng mga produkto, serbisyo o gawa mula sa mga panlabas na mapagkukunan. Mahalaga para sa mga organisasyon na tiyakin na ang mga tamang produkto o serbisyo ay nakukuha sa tamang oras, kalidad, at gastos. Kasama sa prosesong ito ang pagpaplano, pagkuha, pamamahala ng kontrata, at pagsubaybay sa pagganap, na lahat ay nakakatulong sa pagkamit ng mga layunin ng organisasyon nang epektibo.

Ang pagkuha ay gumaganap ng isang kritikal na papel sa mga pagpapatakbo ng negosyo sa pamamagitan ng pagtiyak ng isang tuluy-tuloy na supply ng mga mapagkukunan na kinakailangan para sa produksyon, operasyon, at paghahatid ng serbisyo. Ang Epektibong Pamamahala sa Pagkuha ay tumutulong sa mga negosyo na bawasan ang mga gastos, pagaanin ang mga panganib, pahusayin ang mga relasyon sa supplier, at tiyakin ang napapanahong paghahatid, sa huli ay nagtutulak sa tagumpay ng negosyo.

Ang Procurement Management System (PMS) ay isang software solution na nag-streamline sa buong Proseso ng Procurement. Ino-automate nito ang mga gawain tulad ng sourcing, pamamahala ng supplier, tender, at negosasyon sa kontrata. Sa pamamagitan ng pagsentro sa mga aktibidad sa pagkuha, pinahuhusay ng PMS ang transparency, pinapahusay ang paggawa ng desisyon, tinitiyak ang pagsunod, at pinapalakas ang kahusayan, binabawasan ang mga error at pagkaantala. Binabago ng pagsasama ng teknolohiya sa Procurement Management ang proseso, ginagawa itong mas mabilis, mas maaasahan, at naaayon sa mga layunin ng negosyo.

Ano ang Procurement Management?

Ang Procurement Management ay tumutukoy sa estratehikong proseso ng pagkuha ng mga produkto, serbisyo, o gawa mula sa mga panlabas na supplier o vendor. Kabilang dito ang pagtukoy sa mga pangangailangan ng organisasyon, pagkuha ng mga supplier, pakikipagnegosasyon sa mga kontrata, at pamamahala sa proseso ng pagkuha upang matiyak na ang mga de-kalidad na produkto o serbisyo ay naihahatid sa oras at sa loob ng badyet. Ang Epektibong Pamamahala sa Pagkuha ay tumutulong sa mga organisasyon na makamit ang kanilang mga layunin sa pamamagitan ng pagtiyak sa pagkakaroon ng mapagkukunan at pamamahala ng mga gastos nang mahusay.

Mga Pangunahing Bahagi ng Pamamahala sa Pagkuha

1. Pagpaplano at Diskarte: Pagtatatag ng mga kinakailangan sa pagkuha, pagtukoy ng mga diskarte sa pagkuha, at pagtukoy ng diskarte sa pagkuha.
2. Sourcing at Pagpili ng Supplier: Pagkilala at pagsusuri ng mga potensyal na supplier, pag-isyu ng mga kahilingan para sa mga panukala (RFPs), at pagpili ng pinaka-angkop na mga vendor.
3. Pamamahala ng Kontrata: Pakikipag-ayos at pamamahala ng mga kontrata para matiyak ang malinaw na mga tuntunin, mga pamantayan sa pagganap, at pagsunod.
4. Pagpapatupad ng Pagkuha: Pangangasiwa sa pagbili ng mga produkto o serbisyo, pagtiyak ng napapanahong paghahatid, at pagsubaybay sa pagganap ng supplier.
5. Pamamahala ng Relasyon ng Supplier: Pagpapanatili ng matibay na relasyon sa mga supplier upang matiyak ang pagiging maaasahan at pangmatagalang pakikipagtulungan.
6. Pamamahala sa Panganib at Pagsunod: Pagtiyak na ang mga aktibidad sa pagkuha ay sumusunod sa mga legal na regulasyon at pamamahala sa mga panganib na nauugnay sa gastos, kalidad, at pagiging maaasahan ng supplier.

Ano ang Proseso ng Pamamahala ng Pagkuha?

Ang Proseso ng Pagkuha ay binubuo ng ilang mga yugto na naglalayong makuha ang pinakamahusay na halaga para sa isang organisasyon. Karaniwang kinabibilangan ito ng:

1. Pagkilala sa mga Pangangailangan: Pagtukoy sa mga kinakailangan para sa mga kalakal o serbisyo.
2. Sourcing: Pagsasaliksik ng mga potensyal na supplier at pag-imbita ng mga bid o panukala.
3. Tender at Bidding: Pag-isyu ng mga tender o paghiling ng mga panukala mula sa mga supplier.
4. Pagsusuri at Pagpili ng mga Supplier: Pagsusuri ng mga bid, pakikipagnegosasyon sa mga tuntunin, at pagpili ng supplier na nag-aalok ng pinakamahusay na halaga.
5. Contracting: Pagtatapos at pagpirma ng mga kontrata sa mga piling supplier.
6. Pagpapatupad at Paghahatid ng Pagkuha: Pamamahala sa paghahatid ng mga kalakal o serbisyo at pagsubaybay sa pagganap ng supplier.
7. Ebalwasyon sa Pagganap: Pagtatasa sa pagiging epektibo ng proseso ng pagkuha at pagganap ng supplier para sa pagpapabuti sa hinaharap.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa isang nakabalangkas na diskarte sa Pamamahala ng Pagkuha, maaaring bawasan ng mga organisasyon ang mga gastos, tiyakin ang napapanahong paghahatid, at bawasan ang mga panganib, sa gayon ay sumusuporta sa pangkalahatang tagumpay ng negosyo.

Proseso ng Pamamahala sa Pagkuha: Isang Step-by-Step na Pagkakasira

Ang Proseso ng Pagkuha ay isang sistematikong diskarte na nagsisiguro na ang mga organisasyon ay nakakakuha ng mga produkto at serbisyo nang epektibo at mahusay. Nasa ibaba ang isang breakdown ng mga pangunahing hakbang sa Proseso ng Pagkuha:

Hakbang 1: Pagtukoy sa Pangangailangan para sa Mga Kalakal o Serbisyo

Ang unang hakbang sa Proseso ng Pagkuha ay ang pagkilala at pagtukoy sa pangangailangan para sa mga produkto o serbisyo. Kabilang dito ang pagtatasa ng mga kinakailangan sa negosyo, pagtukoy sa dami at mga detalye ng mga produkto, at pag-unawa sa mga layunin na nilalayon ng mga pagbiling ito na matupad. Ang malinaw na pagkakakilanlan ng mga pangangailangan ay nakakatulong na maiwasan ang hindi kinakailangang pagkuha at tinitiyak na ang mga tamang mapagkukunan ay nakuha upang suportahan ang mga operasyon ng negosyo.

Hakbang 2: Pagkuha ng Mga Supplier at Vendor

Kapag natukoy na ang mga pangangailangan, ang susunod na hakbang ay ang pagkuha ng mga potensyal na supplier at vendor. Kabilang dito ang pagsasaliksik at pagtukoy ng mga mapagkakatiwalaang supplier na makakatugon sa mga tinukoy na kinakailangan sa mga tuntunin ng kalidad, presyo, at mga timeline ng paghahatid. Makakatulong ang Procurement Management System na i-streamline ang prosesong ito sa pamamagitan ng pag-automate ng mga paghahanap sa supplier at pagbibigay ng mahalagang data ng performance ng supplier.

Hakbang 3: Pag-isyu ng Mga Kahilingan para sa Mga Panukala (RFPs) o Tenders

Pagkatapos matukoy ang mga angkop na supplier, ang susunod na hakbang ay ang mag-imbita ng mga supplier na magsumite ng mga panukala. Karaniwan itong ginagawa sa pamamagitan ng Requests for Proposals (RFPs) o mga tender. Binabalangkas ng isang RFP ang mga pangangailangan, inaasahan, at partikular na pangangailangan ng organisasyon. Iniimbitahan nito ang mga vendor na magbigay ng mga detalyadong panukala, kabilang ang pagpepresyo, mga iskedyul ng paghahatid, at mga tuntunin at kundisyon. Tinitiyak ng yugtong ito na ang proseso ng pagkuha ay malinaw at mapagkumpitensya.

Hakbang 4: Pagsusuri ng Mga Panukala at Pagpili ng Mga Supplier

Sa sandaling matanggap ang mga panukala, dapat na suriin ang mga ito ayon sa paunang itinatag na pamantayan. Kasama sa proseso ng pagsusuring ito ang pagtatasa sa kalidad, pagiging epektibo sa gastos, mga tuntunin sa paghahatid, at reputasyon ng bawat supplier. Ang layunin ay pumili ng isang supplier na nag-aalok ng pinakamahusay na halaga para sa pera habang naaayon sa mga pangangailangan ng organisasyon. Ang isang masusing pagsusuri ay nakakatulong na mabawasan ang mga panganib at matiyak na ang napiling supplier ay nakakatugon sa mga pamantayan ng organisasyon.

Hakbang 5: Negosasyon sa Kontrata at Pagtatapos

Pagkatapos piliin ang supplier, ang susunod na hakbang ay ang pag-usapan ang mga tuntunin ng kontrata. Kabilang dito ang pagsang-ayon sa presyo, mga iskedyul ng paghahatid, mga pamantayan ng kalidad, mga tuntunin sa pagbabayad, at anumang mga parusa o insentibo na nauugnay sa pagganap. Ang epektibong negosasyon sa kontrata ay mahalaga sa pag-secure ng mga paborableng tuntunin at pagprotekta sa mga interes ng organisasyon. Kapag napagkasunduan ang mga tuntunin, ang kontrata ay tinatapos at nilagdaan ng magkabilang partido.

Hakbang 6: Paghahatid at Pagsubaybay sa Pagganap

Sa pagkakaroon ng kontrata, sinisimulan ng supplier ang paghahatid ng mga produkto o serbisyo ayon sa napagkasunduang mga tuntunin. Sa yugtong ito, mahalagang subaybayan ang proseso ng paghahatid upang matiyak na nakakatugon ang mga produkto sa kinakailangang kalidad at naihatid sa oras. Ang patuloy na pagsubaybay sa pagganap ng tagapagtustos ay nagsisiguro na ang anumang mga isyu, tulad ng mga pagkaantala o mga pagkakaiba, ay agad na natutugunan.

Hakbang 7: Pagbabayad at Pagsara ng Pagbili

Kapag naihatid na ang mga produkto o serbisyo at natugunan ng pagganap ang mga napagkasunduang pamantayan, ipoproseso ang pagbabayad ayon sa mga tuntunin ng kontrata. Sa pagbabayad, ang proseso ng pagkuha ay sarado. Gayunpaman, kasama rin sa hakbang na ito ang pagsasapinal ng anumang natitirang mga gawaing pang-administratibo, tulad ng feedback ng supplier at mga pagsusuri sa pagganap, upang ipaalam ang mga desisyon sa pagkuha sa hinaharap.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito, matitiyak ng mga negosyo ang isang maayos na Proseso ng Pagkuha na naghahatid ng mga tamang produkto at serbisyo sa tamang oras, pasok sa badyet, at naaayon sa mga layunin ng organisasyon.

5 Mahahalagang Haligi ng Proseso ng Pamamahala sa Pagkuha

Ang Proseso ng Pagkuha ay umaasa sa mga pangunahing haligi na tumitiyak sa kahusayan, pagiging epektibo sa gastos, at pamamahala sa peligro. Narito ang 5 Mahahalagang Haligi:

Haligi 1: Pagkuha ng Supplier at Pagsusuri

• Paghahanap ng Maaasahang Vendor: Ang pagkilala sa mga mapagkakatiwalaang supplier ay nagsisiguro ng maayos na operasyon.
• Pagsusuri sa Pagganap: Ang pagtatasa ng mga sukatan tulad ng oras ng paghahatid at kalidad ay nakakatulong sa pagpili ng pinakamahusay na mga supplier.

Pillar 2: Strategic Sourcing

• Pag-ayon sa Mga Layunin ng Negosyo: Ang mga diskarte sa pagkukunan ay dapat na sumusuporta sa mga layunin ng organisasyon.
• Pag-optimize ng Gastos: Ang pakikipag-ayos sa mas mahusay na mga tuntunin at pagsusuri sa mga kondisyon ng merkado ay nagsisiguro ng pag-maximize ng halaga.

Haligi 3: Pamamahala ng Kontrata

• Mga Pangunahing Sugnay at Negosasyon: Tinutukoy ng mga epektibong kontrata ang mga termino tulad ng pagpepresyo at mga timeline ng paghahatid.
• Pamamahala ng mga Kasunduan: Ang pagsubaybay sa pagsunod at pagganap ng supplier ay mahalaga para sa pangmatagalang tagumpay.

Haligi 4: Pagsusuri at Pag-uulat sa Pagkuha

• Mga Desisyon na Batay sa Data: Ang pagsusuri sa data ng pagkuha ay nagpapabuti sa pagtataya at mga negosasyon.
• Pagmamanman ng Pagganap: Tinutukoy ng regular na pag-uulat ang mga inefficiencies at pagkakataon para sa pagpapabuti.

Haligi 5: Pagsunod at Pamamahala sa Panganib

• Pagsunod sa Ligal: Ang pagtiyak sa pagsunod sa mga regulasyon ay pumipigil sa mga parusa.
• Pamamahala ng mga Panganib: Ang pagtugon sa mga panganib tulad ng mga pagkagambala sa supplier ay nakakatulong na mapanatili ang maayos na pagbili.

Tinitiyak ng mga haliging ito ang isang naka-streamline na Proseso ng Pagkuha, na nakatuon sa pagkontrol sa gastos, mga relasyon sa supplier, at epektibong pamamahala sa peligro.

Mga Istratehiya sa Pagkuha para sa Tagumpay

Upang makamit ang tagumpay sa pagkuha, ang mga organisasyon ay dapat magpatupad ng mga estratehiya na umaayon sa kanilang mga layunin, tiyakin ang pagiging epektibo sa gastos, at pamahalaan ang mga panganib. Narito ang mga pangunahing diskarte sa pagkuha para sa tagumpay:

Strategic Sourcing

Kasama sa strategic sourcing ang pagpili ng mga supplier na pinakamahusay na nakakatugon sa mga pangmatagalang pangangailangan ng organisasyon. Sa pamamagitan ng pag-align ng mga layunin sa pagkuha sa mga layunin ng negosyo, maaaring i-optimize ng mga organisasyon ang pagpili ng supplier, makipag-ayos ng mga paborableng kontrata, at makakuha ng mga bentahe sa kompetisyon. Nakatuon ang diskarteng ito sa kalidad, presyo, at pagganap ng supplier sa paglipas ng panahon.

Pamamahala ng Relasyon ng Supplier

Ang pagbuo ng matatag, pangmatagalang relasyon sa mga supplier ay mahalaga para sa epektibong pagkuha. Ang Supplier Relationship Management (SRM) ay nagpapalakas ng pakikipagtulungan, transparency, at tiwala, na humahantong sa mas mahusay na komunikasyon, pagiging maaasahan, at paglago ng isa't isa. Tinutulungan ng SRM ang mga organisasyon na pamahalaan ang pagganap ng supplier, mabilis na lutasin ang mga isyu, at lumikha ng mga win-win partnership.

Pagbawas ng Gastos at Pag-optimize ng Halaga sa Pagbili

Ang pagbabawas ng gastos ay isang pangunahing layunin, ngunit ang pag-optimize ng halaga ay pare-parehong mahalaga. Nakatuon ang diskarteng ito sa pakikipagnegosasyon sa mas mahuhusay na termino, pagsasama-sama ng mga pagbili, at paggamit ng mga ekonomiya ng sukat. Kasama rin dito ang pagtukoy ng mga pagkakataon upang mabawasan ang basura at kawalan ng kahusayan sa supply chain habang pinapanatili ang mataas na kalidad na mga pamantayan.

Sustainable at Etikal na Istratehiya sa Pagkuha

Ang pagpapanatili at etikal na mga pagsasaalang-alang ay lalong nagiging mahalaga sa pagkuha. Dapat unahin ng mga organisasyon ang mga supplier na sumusunod sa mga pamantayan ng responsibilidad sa kapaligiran at panlipunan. Nakatuon ang mga sustainable procurement practices sa pagkuha mula sa mga vendor na nagpo-promote ng mga fair labor practices, nagpapababa ng epekto sa kapaligiran, at nag-aambag sa social development.

Pamamahala ng Panganib sa Pagkuha

Ang mabisang Pamamahala sa Panganib ay mahalaga upang mapagaan ang mga hamon sa pagkuha. Ang pagtukoy sa mga potensyal na panganib, tulad ng pagkabigo ng supplier, pagkasumpungin ng presyo, at mga pagbabago sa regulasyon, at ang aktibong pagtugon sa mga ito ay nakakatulong na mapanatili ang pagpapatuloy ng supply chain. Sa pamamagitan ng pag-iba-iba ng mga supplier, paggawa ng mga contingency plan, at paggamit ng data analytics, maaaring mabawasan ng mga organisasyon ang mga panganib sa pagkuha at matiyak ang katatagan.

Sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga diskarte sa pagkuha na ito, maaaring i-optimize ng mga negosyo ang kanilang mga proseso sa pagkuha, bawasan ang mga gastos, bumuo ng malakas na pakikipagsosyo sa supplier, at pasiglahin ang pangmatagalang pagpapanatili.

Sistema ng Pamamahala ng Pagkuha: Paano Pinapahusay ng Teknolohiya ang Pagkuha?

Ang Procurement Management System (PMS) ay nag-streamline ng mga proseso ng pagkuha sa pamamagitan ng paggamit ng teknolohiya upang i-automate, subaybayan, at i-optimize ang mga aktibidad sa pagkuha. Narito kung paano binabago ng teknolohiya ang pagkuha:

Ano ang Procurement Management System?

Ang Procurement Management System ay isang software solution na nag-o-automate at nagsasama ng mga function ng procurement tulad ng sourcing, pamamahala ng supplier, pamamahala ng kontrata, mga purchase order, at pagproseso ng pagbabayad. Tinitiyak nito na ang mga aktibidad sa pagkuha ay mahusay, transparent, at naaayon sa mga layunin ng organisasyon. Sa isang PMS, maaaring bawasan ng mga negosyo ang manu-manong trabaho, bawasan ang mga error, at magkaroon ng mas mahusay na kontrol sa kanilang mga aktibidad sa pagkuha.

Mga Tampok ng isang Epektibong Sistema ng Pamamahala sa Pagkuha

1. Pamamahala ng Supplier: Sinusubaybayan ang pagganap ng supplier, tumutulong sa pagkuha at nagpapanatili ng isang maaasahang database ng supplier.
2. Mga Automated Purchase Order: Awtomatikong bumubuo ng mga purchase order batay sa mga paunang natukoy na panuntunan o trigger.
3. Pamamahala ng Kontrata: Nakasentro sa imbakan ng kontrata at nagbibigay-daan sa madaling pag-access sa mga tuntunin ng kontrata, pag-renew, at pagsubaybay sa pagsunod.
4. Invoice at Pagsubaybay sa Pagbabayad: I-streamline ang pag-apruba ng invoice at tinitiyak ang napapanahong pagbabayad sa mga supplier.
5. Analytics at Pag-uulat: Nagbibigay ng mga insight na batay sa data sa pagganap ng pagkuha, mga sukatan ng supplier, at mga pagkakataon sa pagtitipid sa gastos.
6. Mga tool sa Pakikipagtulungan: Pinapadali ang komunikasyon sa pagitan ng mga procurement team, supplier, at stakeholder sa real time.

Mga Benepisyo ng Automation sa Proseso ng Pagkuha

1. Tumaas na kahusayan: Ang pag-automate ng mga nakagawiang gawain tulad ng paggawa ng purchase order at pagpoproseso ng invoice ay nakakatipid ng oras at nakakabawas sa error ng tao.
2. Mga Savings sa Gastos: Nakakatulong ang Automation na i-optimize ang mga desisyon sa pagkuha, tukuyin ang mga pagkakataon sa pagtitipid sa gastos, at pahusayin ang mga negosasyon sa supplier.
3. Pinahusay na Katumpakan: Sa pamamagitan ng pagbabawas ng manu-manong interbensyon, pinapaliit ng PMS ang mga error sa pagpasok ng data, mga purchase order, at mga pagbabayad.
4. Mas Mabilis na Paggawa ng Desisyon: Ang real-time na analytics at mga ulat ay nagbibigay-daan para sa mabilis at matalinong mga pagpapasya na tumutulong sa mga negosyo na tumugon sa pagbabago ng mga kondisyon ng merkado.
5. Pinahusay na Pagsunod: Tinitiyak ng Automation na ang mga proseso ng pagkuha ay pare-pareho at sumusunod sa mga patakaran at regulasyon ng kumpanya.

Mga Kinakailangan sa Visure Platform ng ALM para sa Pamamahala ng Procurement

Ang Mga Kinakailangan sa Visure ALM Platform ay maaaring magamit sa Pamamahala ng Pagkuha upang mapahusay ang kakayahang masubaybayan ng mga kinakailangan, i-streamline ang mga daloy ng trabaho sa pagkuha, at matiyak ang pagsunod. Sa pamamagitan ng paggamit Mga tool sa ALM ng Visure, ang mga negosyo ay maaaring:

• Isama ang Mga Kinakailangan: Ihanay ang mga detalye ng pagkuha sa mga kinakailangan at layunin ng negosyo.
• Pamahalaan ang Mga Supplier at Kontrata: Subaybayan at pamahalaan ang pagganap ng supplier at mga tuntunin ng kontrata sa loob ng pinag-isang sistema.
• Pagbutihin ang Pakikipagtulungan: Pangasiwaan ang cross-functional na pakikipagtulungan sa mga procurement, legal, at finance team, na tinitiyak ang transparency at accountability sa buong procurement lifecycle.

Sa pamamagitan ng pagsasama Ang ALM Platform ng Visure gamit ang mga tradisyunal na tool sa pamamahala ng procurement, maaaring i-optimize ng mga organisasyon ang kanilang mga proseso sa pagkuha, tinitiyak ang mas mahusay na kontrol, pinababang panganib, at pinabuting kahusayan.

Pamamahala ng Tender kumpara sa Pamamahala sa Pagkuha

Habang ang Pamamahala ng Tender at Pamamahala ng Pagkuha ay malapit na nauugnay, nakatuon sila sa iba't ibang yugto ng ikot ng buhay ng pagkuha. Ang pag-unawa sa kanilang mga pagkakaiba ay susi sa pag-optimize ng mga operasyon ng negosyo at pagtiyak ng epektibong sourcing at mga relasyon sa supplier.

Ano ang Tender Management?

Ang Pamamahala ng Tender ay tumutukoy sa proseso ng pag-imbita, pagsusuri, at pagbibigay ng mga kontrata sa mga supplier o service provider batay sa mga pormal na kahilingan para sa mga tender (RFTs) o proposals (RFPs). Ito ay isang partikular na function sa loob ng procurement na tumatalakay sa mga proseso ng mapagkumpitensyang pag-bid. Tinitiyak ng pamamahala ng tender ang transparency, pagsunod, at pagiging patas kapag pumipili ng mga supplier.

Ang mga pangunahing aktibidad sa Pamamahala ng Tender ay kinabibilangan ng:

• Paglikha at pag-isyu ng mga tender na dokumento
• Pagtanggap at pagsusuri ng mga pagsusumite ng tender
• Mga tuntunin sa pakikipag-ayos sa mga supplier
• Paggawad ng mga kontrata batay sa pamantayan sa pagsusuri

Mga Pangunahing Pagkakaiba sa Pagitan ng Pamamahala ng Tender at Pamamahala sa Pagkuha

1. Saklaw ng mga Gawain:
   • Pamamahala ng Tender: Pangunahing tumutuon sa proseso ng pag-bid, kabilang ang pag-isyu ng mga tender, pamamahala ng mga bid, pagsusuri sa mga supplier, at pagbibigay ng mga kontrata.
   • Pamamahala ng Pagkuha: Sinasaklaw ang buong lifecycle ng procurement, mula sa pagtukoy ng mga pangangailangan, pagkuha ng mga supplier, at pamamahala ng mga kontrata hanggang sa mga purchase order, pagbabayad, at pagsubaybay sa performance.
2. Layunin:
   • Pamamahala ng Tender: Naglalayong tiyakin ang transparency at pagiging patas sa pagpili ng supplier sa pamamagitan ng mapagkumpitensyang pag-bid.
   • Pamamahala ng Pagkuha: Nilalayon na mahusay na pamahalaan ang lahat ng aspeto ng sourcing, contracting, delivery, at pagbabayad upang matugunan ang mga layunin ng organisasyon at matiyak ang pagpapatuloy ng supply chain.
3. Yugto sa Proseso ng Pagkuha:
   • Pamamahala ng Tender: Nangyayari nang maaga sa proseso ng pagkuha kapag ang mga supplier ay pinili sa pamamagitan ng isang mapagkumpitensyang proseso.
   • Pamamahala ng Pagkuha: Kasama ang parehong yugto ng tender at mga kasunod na yugto tulad ng pamamahala ng kontrata, pagbili, pag-invoice, at pamamahala sa pagganap ng supplier.
4. Mga Prosesong Kasangkot:
   • Pamamahala ng Tender: Nakatuon sa paghahanda ng mga RFP, pag-imbita ng mga bid, at pagsusuri ng mga tender batay sa paunang natukoy na pamantayan.
   • Pamamahala ng Pagkuha: Kinasasangkutan ng mas malawak na aktibidad tulad ng pamamahala sa relasyon ng supplier, negosasyon sa kontrata, pamamahala ng imbentaryo, at pagproseso ng pagbabayad.

Paano Naaangkop ang Pamamahala ng Tender sa Mas Malaking Proseso ng Pagbili?

Ang Tender Management ay isang kritikal na yugto sa loob ng mas malawak na proseso ng Procurement Management. Itinatakda nito ang pundasyon para sa pagpili ng mga tamang supplier at pagtatatag ng mga kontrata na naaayon sa mga layunin ng organisasyon. Kapag nasuri ang mga tender at naigawad ang mga kontrata, magpapatuloy ang procurement team sa mga sumusunod na hakbang:

• Pamamahala ng Kontrata: Pamamahala sa mga nilagdaang kasunduan at pagtiyak na natutugunan ng magkabilang panig ang kanilang mga obligasyon.
• Pamamahala ng Purchase Order: Pag-isyu ng mga order at pamamahala ng katuparan mula sa mga napiling supplier.
• Pagsubaybay sa Pagganap ng Tagatustos: Pagsubaybay sa mga sukatan ng pagganap at pagtiyak na naghahatid ang supplier ayon sa mga napagkasunduang tuntunin.
• Pagbabayad at Pagsara: Pag-finalize ng mga pagbabayad at pagsasara ng procurement cycle.

Sa buod, habang ang Tender Management ay isang nakatutok na aktibidad sa loob ng proseso ng Procurement Management, ito ay gumaganap ng mahalagang papel sa pagkuha ng pinakamahusay na mga supplier at pagtiyak ng transparency. Magkasama, bumubuo sila ng isang komprehensibong diskarte sa pagkuha na nagtutulak sa tagumpay ng negosyo.

Pinakamahuhusay na Kasanayan sa Pagkuha: Isang Gabay sa Mabisang Pamamahala sa Pagkuha

Upang matiyak ang tagumpay sa pagkuha, dapat na magpatibay ang mga negosyo ng pinakamahuhusay na kagawian na nag-streamline ng mga proseso, nagbabawas ng mga panganib, at bumuo ng matibay na relasyon sa supplier. Narito ang mga pangunahing pinakamahusay na kasanayan para sa epektibong Pamamahala sa Pagkuha:

Malinaw na Dokumentasyon at Mga Kontrata

Tiyaking detalyado ang mga kontrata at kasunduan, binabalangkas ang mga tuntunin, maihahatid, mga timeline, at istruktura ng pagbabayad. Ang malinaw na dokumentasyon ay nagpapaliit ng mga hindi pagkakaunawaan at nagpoprotekta sa lahat ng partido.

Pagbuo ng Matatag na Pagtutulungan ng Supplier

Itaguyod ang pangmatagalang relasyon sa mga supplier sa pamamagitan ng pagtutok sa bukas na komunikasyon, pagiging maaasahan, at pakikipagtulungan. Ang matatag na pakikipagsosyo ay maaaring humantong sa mas mahusay na pagpepresyo, pinahusay na kalidad ng produkto, at pare-parehong paghahatid.

Patuloy na Pagpapabuti at Pagsubaybay

Regular na subaybayan ang mga sukatan ng pagbili, tulad ng pagganap ng supplier, pagtitipid sa gastos, at oras ng paghahatid. Magsagawa ng mga pag-audit at magtatag ng mga feedback loop upang matukoy ang mga inefficiencies at humimok ng patuloy na pagpapabuti sa proseso ng pagkuha.

Mga Kasanayan sa Etikal na Pagkuha

Magpatibay ng mga etikal na kasanayan sa pamamagitan ng pagkuha mula sa mga supplier na sumusunod sa patas na pamantayan sa paggawa, gumagamit ng mga napapanatiling materyales, at sumusuporta sa mga lokal na komunidad. Ang etikal na pagkuha ay nagpapahusay sa reputasyon ng kumpanya at nagtataguyod ng pagpapanatili.

Pagsunod at Pagbabawas ng Panganib

Manatiling updated sa mga regulasyon at tiyaking sumusunod sa mga batas at pamantayan. Tukuyin ang mga panganib sa pagkuha at ipatupad ang mga estratehiya upang pamahalaan ang mga ito, tulad ng pag-iba-iba ng mga supplier at paglikha ng mga contingency plan.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa pinakamahuhusay na kagawiang ito, maaaring i-optimize ng mga negosyo ang kanilang Pamamahala sa Pagkuha, tinitiyak ang kahusayan, pagtitipid sa gastos, at pangmatagalang tagumpay ng supplier.

Mga Karaniwang Hamon sa Pamamahala ng Procurement

Ang pamamahala sa pagkuha ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa tagumpay ng isang kumpanya, ngunit nagpapakita rin ito ng ilang mga hamon. Narito ang mga pangunahing hadlang na kinakaharap ng mga negosyo at mga diskarte para malagpasan ang mga ito:

Pamamahala ng Mga Relasyon ng Supplier

Ang pagpapanatili ng matibay na relasyon sa mga supplier ay kritikal ngunit maaaring maging mahirap dahil sa mga salik tulad ng mga agwat sa komunikasyon, hindi pagkakapare-pareho sa pagganap, at nagbabagong pangangailangan. Upang malampasan ito:

• Itaguyod ang transparent at bukas na komunikasyon.
• Regular na suriin ang pagganap ng supplier.
• Mamuhunan sa pangmatagalang pakikipagsosyo batay sa tiwala sa isa't isa at pakikipagtulungan.

Pagtugon sa Mga Pagkaantala at Kakulangan sa Pagkuha

Maaaring makagambala sa mga operasyon ang mga pagkaantala sa pagkuha, gaya ng mga late delivery o bottleneck sa proseso ng pag-apruba. Upang mabawasan ang mga pagkaantala:

• I-streamline ang mga proseso ng pag-apruba at i-automate ang mga paulit-ulit na gawain.
• Gumamit ng data upang matukoy at maalis ang mga inefficiencies.
• Ipatupad ang regular na pagsubaybay at pagsubaybay upang matiyak ang napapanahong paghahatid.

Pagtiyak sa Pagsunod sa Mga Kinakailangang Legal at Regulatoryo

Ang mga aktibidad sa pagkuha ay kadalasang napapailalim sa mga kumplikadong legal at regulasyong kinakailangan, na maaaring mag-iba ayon sa rehiyon at industriya. Upang manatiling sumusunod:

• Manatiling napapanahon sa pagbabago ng mga regulasyon at batas.
• Isama ang mga pagsusuri sa pagsunod sa mga daloy ng trabaho sa pagkuha.
• Regular na i-audit ang mga proseso upang matiyak ang pagsunod sa mga legal na pamantayan.

Pagtagumpayan ang mga Panganib sa Pagkuha

Ang mga panganib sa pagkuha, tulad ng pagka-insolvency ng supplier, pagkasumpungin ng presyo, at pagkagambala sa supply chain, ay maaaring mapahamak ang mga operasyon. Upang pamahalaan ang mga panganib:

• Pag-iba-ibahin ang mga supplier para mabawasan ang dependency sa iisang source.
• Bumuo ng mga contingency plan upang mahawakan ang mga hindi inaasahang pagkagambala.
• Gumamit ng mga tool sa pamamahala ng peligro at subaybayan ang mga kahinaan sa supply chain.

Sa pamamagitan ng pagtugon sa mga hamong ito, maaaring pahusayin ng mga negosyo ang kahusayan sa pagkuha, bawasan ang mga panganib, at pasiglahin ang mas matibay na relasyon sa supplier.

Konklusyon

Ang Epektibong Pamamahala sa Pagkuha ay mahalaga para sa pag-optimize ng mga pagpapatakbo ng negosyo, pagbabawas ng mga gastos, at pagbuo ng matatag na mga relasyon sa supplier. Sa pamamagitan ng pag-unawa sa proseso ng pagkuha, paggamit ng pinakamahuhusay na kagawian, pagtagumpayan sa mga karaniwang hamon, at paggamit ng teknolohiya, matitiyak ng mga negosyo ang isang streamlined, transparent, at mahusay na diskarte sa pagkuha.

Kung ito man ay pamamahala sa mga ugnayan ng supplier, pagtugon sa mga pagkaantala sa pagkuha, o pagtiyak ng pagsunod sa mga regulasyon, ang pagdaig sa mga hamong ito ay hahantong sa pinabuting resulta ng pagkuha. Ang paggamit ng Procurement Management System at pagtutuon sa patuloy na pagpapabuti ay maaaring makabuluhang mapahusay ang kahusayan at makatulong na mabawasan ang mga panganib.

Kung handa ka nang itaas ang iyong diskarte sa pamamahala sa pagkuha, pag-isipang subukan ang Mga Kinakailangan sa Visure ALM Platform. Nag-aalok ito ng mga mahusay na tool para sa pag-streamline ng mga proseso ng pagkuha, pamamahala sa pagganap ng supplier, at pagtiyak ng pagsunod.

Simulan ang iyong paglalakbay ngayon - tingnan ang 30-araw na libreng pagsubok sa Visure at maranasan ang mga benepisyo!