Ano ang Mga Kinakailangan sa Pag-uulat: Kahulugan, Mga Tool at Gabay sa Dokumentasyon

pagpapakilala

Ang mga kinakailangan sa pag-uulat ay mahalaga para sa anumang software system o application ng negosyo. Upang matukoy ang pagiging epektibo ng isang system o produkto, kailangan mo ng tumpak na analytics. Kaya naman napakahalaga na maingat na suriin ang anumang bagong function ng pag-uulat bago ito gamitin. Sa artikulong ito, tutukuyin namin ang mga ulat ng kinakailangan, tuklasin ang ilang karaniwang tool at gabay sa dokumentasyon, at tatalakayin kung paano gumawa ng isang kapaki-pakinabang na dokumento ng mga kinakailangan sa pag-uulat.

Ano ang Requirements Report?

Ang ulat ng mga kinakailangan ay isang dokumento na nagbabalangkas sa mga kinakailangang elemento ng isang proyekto o sistema. Kabilang dito ang impormasyon sa layunin, saklaw, at layunin ng proyekto, pati na rin ang mga stakeholder na kasangkot. Ang ulat ng mga kinakailangan ay nagdedetalye din kung ano ang kailangang gawin upang matagumpay na makumpleto ang proyekto.

Ipinapaliwanag ng isang dokumento ng mga kinakailangan ng system kung ano ang magiging hitsura ng isang produkto kapag natapos na ito. Inilalarawan ng dokumento ang layunin ng produkto, mga tampok, kundisyon ng pagpapatakbo, karanasan ng gumagamit, mga katangian, at mga pambansa o internasyonal na pamantayan kung saan dapat itong sundin.

Ang ulat ng mga kinakailangan ay maaaring magbigay sa mga stakeholder ng preview ng pangkalahatang hanay ng mga kinakailangan, depende sa kanilang mga pangangailangan at interes sa sandaling iyon sa panahon ng proyekto. Ang ganitong uri ng ulat ay batay sa mga view, na, ayon sa IREB syllabus, ay ikinategorya sa tatlong uri:

• Selective Views: Sa pamamagitan ng pagpili ng partikular na pamantayan, maaari kang bumuo ng subset ng mga kinakailangan. Halimbawa, maaaring paliitin ang listahan upang ipakita lamang ang mga may mataas na priyoridad.
• Projective Views: Bagama't iilan lamang sa mga feature ng mga kinakailangan ang nakikita, mas masalimuot na mga detalye tulad ng kasaysayan nito ay itinatago upang mahasa ang kasalukuyang bersyon ng mga kinakailangan.
• Pagsasama-sama ng Mga Pananaw: Sa pamamagitan ng pagsusuri sa hanay ng kinakailangan, nabubuo ang kapaki-pakinabang na impormasyon na hindi agad halata, tulad ng isang pie chart na nagpapakita kung anong porsyento ng mga kinakailangan ang nasa bawat status (nakabinbin, nasuri, naaprubahan, napatunayan, atbp.).

Nalilikha ang mga view sa pamamagitan ng paggamit ng mga filter at mga setting ng pag-uuri. Para sa karamihan ng mga ulat, isang kumbinasyon ng mga pumipili, projective, at pinagsama-samang view ang ginagamit upang makabuo ng data.

Ayon sa isang pag-aaral ng Carnegie Mellon Software Engineering Institute, nananatiling mahirap para sa mga developer ang pagbuo at pagsubaybay sa mga kinakailangan ng system. Ang mga pangunahing isyu na na-highlight sa pananaliksik na ito ay ang pagkabigo na matugunan nang sapat ang mga pangangailangan ng user o pagpapatakbo, pati na rin ang kawalan ng kakayahan ng mga stakeholder na subaybayan ang mga kinakailangan sa buong yugto ng buhay ng pagbuo ng produkto.

Mahalaga ang mga ulat ng mga kinakailangan dahil nakakatulong ang mga ito na matiyak na ang lahat ng stakeholder ay may malinaw na pag-unawa sa kung ano ang kinakailangan para sa isang matagumpay na resulta. Kung walang ulat ng mga kinakailangan, magiging mahirap na subaybayan ang pag-unlad o tukuyin ang mga potensyal na problema.

Mga Benepisyo ng Pag-uulat ng Mga Kinakailangan:

Maraming benepisyo ang paggamit ng mga tool sa Pag-uulat ng Mga Kinakailangan, mga template, at mga gabay sa dokumentasyon. Ang ilan sa mga benepisyong ito ay kinabibilangan ng:

• Pinahusay na kalinawan at pag-unawa sa mga layunin at layunin ng proyekto
• Mas mahusay na pagsubaybay sa pag-unlad at pagtukoy ng mga potensyal na problema
• Pinahusay na komunikasyon sa pagitan ng mga stakeholder
• Tumaas na posibilidad ng tagumpay para sa proyekto o sistema.

Ang Pag-uulat ng Mga Kinakailangan ay nagbibigay-daan upang maihatid ang tamang impormasyon sa bawat stakeholder sa bawat sandali sa lifecycle ng proyekto. Tinutulungan nito ang mga stakeholder na gumawa ng mga tamang desisyon batay sa tamang data. Ang Pag-uulat ng Mga Kinakailangan ay maaaring makatulong na gawing mas matagumpay ang anumang software system o application ng negosyo.

Paglikha ng isang Kapaki-pakinabang na Dokumento sa Mga Kinakailangan sa Pag-uulat:

Kapag gumagawa ng dokumento ng mga kinakailangan sa pag-uulat, ang mga sumusunod ay ang mga bagay na kakailanganin mong isama ang sumusunod na impormasyon:

• Paglalarawan ng produkto
• Mga kinakailangan ng user
• Environmental kinakailangan
• Pamantayan
• Impormasyon sa paghihigpit

Kapag napag-isipan mo na ang mga salik na ito, maaari mong simulan ang pagsasama-sama ng isang kapaki-pakinabang na dokumento ng mga kinakailangan sa pag-uulat. Tandaan na isama ang lahat ng mahahalagang impormasyon at siguraduhing ito ay malinaw at madaling maunawaan. Sa isang mahusay na ginawang ulat ng mga kinakailangan, masisiguro mong matagumpay ang iyong proyekto o system.

Simulan natin ang paggawa ng ating dokumento!

Hakbang 1: Kolektahin ang Mga Kinakailangan. Ang mga stakeholder ng produkto, ang mga magbabayad para dito at ang mga gagamit nito, ay dapat tandaan sa ulat ng mga kinakailangan ng system. Ang isang mahusay na tinukoy na pamamaraan para sa pagkolekta ng mga pangangailangan ay mahigpit na ipinapayo. Ang mga kaso ng paggamit, mga sitwasyon, mga prototype, at isang masusing pagsusuri sa mga itinatakda ng kontrata ay ilang kapaki-pakinabang na paraan para sa pangangalap ng mga kinakailangan.

Hakbang 2: Ilapat ang Mga Pamantayan sa Industriya. Sa ulat ng mga kinakailangan sa system, ilista ang anumang mga pamantayan sa industriya, mga internasyonal na pamantayang organisasyon (ISO), at iba pang mga kinakailangan ng gobyerno o legal na naaangkop sa produkto.

Hakbang 3: Ilarawan ang kapaligiran sa pagpapatakbo ng system, tulad ng mga interface sa mga pinagmumulan ng kuryente, iba pang kagamitan, software, database, at mga user. Para sa layunin ng ulat ng mga kinakailangan sa system, maaaring isama ang pamantayan sa kaligtasan sa kapaligiran ng pagpapatakbo.

Hakbang 4: Suriin ang mga limitasyon. Ang mga paghihigpit sa mga detalye ng produkto ay maaaring magmula sa mga user, kapangyarihan sa pagpoproseso, mga kinakailangan sa kuryente, gastos, at pagsasama ng hardware at software. 

Hakbang 5: Gumawa ng listahan ng mga kinakailangan sa pagganap, tulad ng bilis ng mga operasyon, mga mapagkukunang nagamit, pagganap sa matinding kapaligiran, mga pamantayan sa pagsubok, kalidad, kaligtasan, at pagiging maaasahan.

Hakbang 6: Gumawa ng timetable ng pag-unlad na may nakaplanong pagkumpleto ng mahahalagang milestone sa isang timeline.

Hakbang 7: Isulat ang panimula para sa ulat ng iyong mga kinakailangan sa system. Kasama sa pahina ng pamagat ang pangalan ng organisasyon, petsa, at pangalan ng may-akda. Sa pahina ng pabalat, maaaring isama ang mga lagda mula sa mga responsableng partido. Gumawa ng talaan ng mga nilalaman at isang listahan ng mga figure at talahanayan sa hakbang na ito. Gumawa ng panimula na tumutugon sa anumang kinakailangang sanggunian.

Upang makagawa ng mga ulat na nakabatay sa mga pumipili, projective, o pinagsama-samang view, ang pagtukoy sa mga katangian ng kinakailangan ay isang pangangailangan. Ang mga pamantayang ito ay dapat magpapahintulot sa mga user na maglapat ng mga filter, tukuyin ang mga pamantayan sa pag-uuri at kalkulahin ang mga pinagsama-samang halaga. Samakatuwid, ang pagtukoy sa naaangkop na hanay ng mga katangian ay kritikal para sa matagumpay na pag-uulat ng mga kinakailangan. Mag-iiba ito depende sa iba't ibang pangangailangan ng impormasyon ng mga stakeholder; gayunpaman, ang ISO-29148 at iba pang mga pamantayan ay nagbibigay ng pangkalahatang-ideya ng ilang karaniwang ginagamit na katangian gaya ng uri, priyoridad, kasaysayan ng pinagmulan ng may-akda, katayuan, pagsusumikap sa panganib, atbp.

Mga Benepisyo ng Paggamit ng Mga Tool sa Pag-uulat ng Mga Kinakailangan

Sa pamamagitan ng paggamit ng mga tool sa pag-uulat, ang mga kumpanya ay maaaring makakuha ng mga bagong pagkakataon upang bumuo ng kasiyahan ng customer batay sa mga insightful na ulat na batay sa data. Bilang karagdagan, tinutulungan ka nila na i-maximize ang pagiging produktibo sa pamamagitan ng pagpapahusay ng mga serbisyo ng kliyente at pagbibigay ng napapanahong analytics. Hindi lamang iyon, ngunit ipinagmamalaki ng mga solusyong ito ang napakaraming iba pang benepisyo, kabilang ang:

1. Naka-streamline na Daloy ng Trabaho: Ang mga tool sa pag-uulat ng mga kinakailangan ay nagbibigay ng mahusay at organisadong paraan upang subaybayan ang mga kinakailangan at ang mga nauugnay na aktibidad ng mga ito. Pinapayagan nila ang mga user na magpasok ng impormasyon sa isang sentral na imbakan, na ginagawang madali ang pag-access at pagbabahagi ng data sa iba pang mga stakeholder. Nagbibigay-daan ito sa mga team ng proyekto na mabilis na matukoy ang anumang mga pagkakaiba o nawawalang elemento sa proseso ng pagtukoy ng mga kinakailangan.
2. Pinahusay na Visibility: Sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga detalyadong kakayahan sa pag-uulat, makakatulong ang mga tool sa pag-uulat ng mga kinakailangan na mapataas ang visibility ng mga item na nauugnay sa proyekto kabilang ang mga pagtatantya sa gastos, mga pagtataya sa badyet, mga pagbabago sa saklaw, at mga paglalaan ng mapagkukunan. Ang pagkakaroon ng malinaw na visibility sa mga lugar na ito ay nakakatulong sa mga team na matiyak na ang mga proyekto ay umuusad nang mahusay at ayon sa plano.
3. Tumaas na Pakikipagtulungan: Sa pamamagitan ng paggamit ng mga sentralisadong software sa pagsubaybay sa mga kinakailangan, ang mga team ng proyekto ay madaling mag-collaborate sa mga gawain mula sa iba't ibang lokasyon. Ginagawa nitong mas madali upang matiyak na ang lahat ng mga stakeholder ay may parehong pag-unawa sa mga kinakailangan ng proyekto at maaaring magtulungan upang matugunan ang mga ito.
4. Tumaas na Pananagutan: Ang mga tool sa pag-uulat ng mga kinakailangan ay nagbibigay ng isang auditable na tala para sa pagsubaybay sa mga pagbabago at pag-unlad sa paglipas ng panahon. Tinutulungan nito ang mga koponan na panagutin ang isa't isa para sa kanilang mga responsibilidad, na tinitiyak na ang mga proyekto ay mananatili sa tamang landas at naghahatid ng ninanais na mga resulta.

1. Mga Pinababang Gastos: Ang software sa pag-uulat ng mga kinakailangan ay maaaring makatipid ng pera ng mga organisasyon sa pamamagitan ng pagbabawas ng mga gastos sa overhead na nauugnay sa manual na pagpasok ng data, mga sistema ng pag-file na nakabatay sa papel, at hindi mahusay na proseso ng komunikasyon sa pagitan ng mga miyembro ng koponan. Bukod pa rito, dahil ang mga tool na ito ay kadalasang nakabatay sa cloud, hindi sila nangangailangan ng malalaking pamumuhunan o magastos na kontrata sa pagpapanatili, na higit na nagpapababa sa kabuuang halaga ng pagmamay-ari.

Mga Kinakailangan sa Visure ALM Platform:

Ang kapangyarihan upang mahusay na maihatid ang mga produkto na hinihiling ng iyong mga customer.

Mga Kinakailangan sa Visure ALM Platform nagbibigay-daan sa iyo na pamahalaan ang mga kinakailangan sa buong proseso ng pag-unlad at tiyakin na ang lahat ng mga stakeholder ay nasa parehong pahina. Gamit ang makapangyarihang tool na ito, maaari mong pagbutihin ang komunikasyon, dagdagan ang kalinawan, at ihatid ang mga produkto na hinihiling ng iyong mga customer.

Gumagawa ang Visure Report Manager ng mga pasadyang ulat batay sa mga proyekto sa Mga Kinakailangan ng Visure, na tumutulong sa paghahatid ng kinakailangang katibayan ng pagsunod sa regulasyon, mga pagtutukoy ng kinakailangan, buod ng session ng pagsubok, dashboard, o anumang iba pang kinakailangang output.

Sa panahon ng paggawa ng ulat, kinukuha ng Visure Report Manager ang data mula sa database ng Visure, i-populate ang napiling template, at pinapayagan ang pag-export ng data na ito sa iba't ibang format, kasama, sa isang solong ulat ang lahat ng impormasyon, kabilang ang isang glossary ng mga termino , mga kinakailangan, mga kaso ng paggamit, mga sitwasyon sa pagsubok, kakayahang masubaybayan sa pagitan ng mga ito, UML at mga functional na diagram, pangkalahatang katayuan, at anumang iba pang impormasyon mula sa mga proyekto.

Ilang Iba Pang Kinakailangan para sa Mga Tool sa Pag-uulat

Kapag isinasaalang-alang ang isang tool sa pag-uulat ng mga kinakailangan, mayroong ilang pangunahing tampok na dapat hanapin ng mga potensyal na user. Una, mahalagang makahanap ng isa na nagbibigay-daan para sa madaling pag-customize ng mga ulat. Ito ay magbibigay-daan sa iyo na maiangkop ang output ng iyong mga ulat upang matugunan ang mga partikular na pangangailangan at layunin. 

• JIRA:  Ang JIRA ay isang tanyag na tool sa pagsubaybay at pag-uulat ng kinakailangan mula sa Atlassian na nag-aalok ng mahuhusay na feature tulad ng pagsubaybay sa bug, pamamahala ng proyekto, agile development, atbp. Nagbibigay din ito ng mahusay na mga kakayahan sa visualization upang matulungan kang maunawaan nang mas mahusay ang iyong data.
• IBM Rational DOORS: Ang IBM Rational DOORS ay isang enterprise requirements management system na tumutulong sa mga user na makuha at pamahalaan ang detalyadong impormasyon ng mga kinakailangan sa maraming proyekto o paglabas ng produkto sa isang collaborative na kapaligiran. Nagbibigay ito ng intuitive na web-based na interface, malakas na kakayahan sa pag-uulat, at traceability sa buong proseso ng pagbuo.
• SpiraTest: Ang SpiraTest ay isang komprehensibong software test management tool na nagsisilbi rin bilang kinakailangang tool sa pag-uulat na may mga feature tulad ng mga interactive na ulat, rich chart at graph, task tracking, atbp. Ito ay sikat sa mga software testing team para sa madaling pagsasama nito sa iba pang mga platform tulad ng JIRA at Jenkins CI .
• Unang Bersyon: Ang VersionOne ay isang maliksi na platform ng pamamahala at pagpaplano ng proyekto na kinabibilangan ng mga komprehensibong kakayahan sa pag-uulat ng mga kinakailangan. Tinutulungan nito ang mga koponan na subaybayan, bigyang-priyoridad, at pamahalaan ang mga kinakailangan sa isang madaling gamitin na interface.
• Axosoft: Ang Axosoft ay isang tool sa pamamahala ng proyekto na idinisenyo para sa mga software development team. Kasama ang mga kakayahan nito sa pagsubaybay, nag-aalok din ito ng mga mahuhusay na feature sa pag-uulat upang matulungan kang pag-aralan nang mas epektibo ang iyong data ng kinakailangan.
• Zephyr Enterprise Edition: Ang Zephyr Enterprise Edition ay isang komprehensibong solusyon sa pamamahala ng pagsubok na nagbibigay sa mga user ng real-time na visibility sa buong proseso ng pagsubok mula sa paunang kahulugan ng mga kinakailangan hanggang sa huling paghahatid ng produkto. Mayroon itong mga advanced na kakayahan sa pag-uulat na nagpapadali sa mabilis na pagtukoy ng mga depekto at trend sa system o application na sinusubok.
• HP ALM: Ang HP ALM ay isang tool sa pamamahala ng mga kinakailangan mula sa Hewlett-Packard na nagbibigay sa mga user ng komprehensibong kakayahan sa pagsubaybay at pag-uulat. Nag-aalok din ito ng mahusay na pagsasama sa iba pang mga tool ng HP, tulad ng HP Quality Center, na ginagawang mas madaling pamahalaan ang buong lifecycle ng proyekto sa isang lugar.
• ReQtest: Ang ReQtest ay isang online na software sa pamamahala ng kinakailangan na tumutulong sa mga koponan na makuha, subaybayan, at suriin ang mga kinakailangan ng produkto nang mas epektibo. Gamit ang intuitive na user interface nito at mahuhusay na feature sa pag-uulat, isa itong magandang solusyon para sa mga small-to-medium-sized na negosyo.
• MS Access: Ang MS Access ay isang database management system na nagbibigay-daan sa mga user na madaling gumawa at pamahalaan ang mga kinakailangan ng data sa isang organisadong paraan. Sa madaling gamitin nitong mga form at query, ginagawang posible ng Access na masuri ang mga kumplikadong dataset nang mabilis.

Ito ang ilan sa mga kinakailangan para sa mga tool sa pag-uulat na available sa merkado ngayon. Ang bawat tool ay may sariling natatanging hanay ng mga tampok na maaaring matugunan ang mga pangangailangan ng anumang organisasyon o koponan. Bago gumawa ng desisyon sa pagbili, tiyaking suriin nang mabuti ang mga tampok ng bawat produkto at tukuyin kung alin ang pinakamahusay na nakakatugon sa iyong mga pangangailangan.

Paghihinuha:

Ang pag-uulat ng mga kinakailangan ay ang proseso ng paglikha ng mga dokumento na naglalaman ng lahat ng impormasyon sa mga kinakailangan na kailangan ng mga stakeholder sa buong ikot ng buhay ng proyekto. Ang mga ulat ng mga kinakailangan ay maaari ding magpakita ng isang sipi mula sa kabuuang hanay ng mga kinakailangan, na naglalaman lamang ng nilalaman ng interes para sa isang stakeholder sa isang partikular na punto sa panahon ng proyekto. Ang mga pangunahing benepisyo ng pag-uulat ng mga kinakailangan ay nakakatulong ito upang matiyak na ang lahat ng mga stakeholder ay may karaniwang pag-unawa sa mga kinakailangan ng system, binabawasan ang kalabuan at pagkalito, ginagawang mas madaling matukoy ang mga potensyal na problema sa system nang maaga, at maaaring makatulong upang mapabuti ang komunikasyon sa mga stakeholder. Upang makagawa ng mga epektibong ulat sa mga kinakailangan, kailangan mo munang maunawaan kung sino ang iyong mga stakeholder at kung ano ang kanilang mga pangangailangan at inaasahan. Kailangan mo ring magkaroon ng malinaw na pananaw para sa sistemang gusto mong buuin. Visure Requirements ALM Platform ay makakatulong sa iyo na i-streamline ang prosesong ito sa pamamagitan ng pagbibigay ng end-to-end na solusyon para sa pamamahala ng mga kinakailangan. Kahilingan a libreng 30-araw na pagsubok ngayon upang tingnan ang tool!