Pamamahala ng Tender at Pagkuha | Kumpletong Gabay
Paano Bumuo ng Diskarte sa Pagkuha?
Talaan ng nilalaman
Ang pagkuha ay isang kritikal na aspeto ng anumang organisasyon, na kinasasangkutan ng proseso ng pagkuha ng mga produkto, serbisyo, o gawa mula sa mga panlabas na mapagkukunan. Ang pagbuo ng isang epektibong diskarte sa pagkuha ay mahalaga para sa mga negosyo upang ma-optimize ang kanilang mga aktibidad sa pagbili, bawasan ang mga gastos, pagaanin ang mga panganib, at mapahusay ang pangkalahatang kahusayan sa pagpapatakbo. Sa artikulong ito, tutuklasin natin ang mga pangunahing hakbang na kasangkot sa pagbuo ng diskarte sa pagkuha.
Hakbang 1. Tukuyin ang Mga Layunin at Layunin
Ang unang hakbang sa pagbuo ng diskarte sa pagkuha ay malinaw na tukuyin ang mga layunin at layunin na gustong makamit ng organisasyon. Maaaring kabilang sa mga layuning ito ang pagbawas sa gastos, pamamahala sa relasyon ng supplier, pagpapabuti ng kalidad, pagpapagaan ng panganib, o mga hakbangin sa pagpapanatili. Sa pamamagitan ng malinaw na pagpapahayag ng mga layuning ito, maaaring ihanay ng organisasyon ang diskarte sa pagkuha nito nang naaayon.
Hakbang 2. Magsagawa ng Pagsusuri sa Paggastos
Ang pagsasagawa ng masusing pagsusuri sa paggastos ay mahalaga upang maunawaan ang kasalukuyang mga pattern ng pagbili ng organisasyon at matukoy ang mga potensyal na lugar para sa pagtitipid sa gastos at mga pagpapabuti ng proseso. Ang pagsusuring ito ay kinabibilangan ng pagkakategorya at pagsusuri ng data ng paggastos sa kasaysayan, pagtukoy sa mga pangunahing driver ng gastos, pagtatasa ng pagganap ng supplier, at pagtukoy sa pamamahagi ng paggasta sa iba't ibang kategorya. Ang mga insight na nakuha mula sa pagsusuri na ito ay makakatulong sa paghubog ng diskarte sa pagkuha.
Hakbang 3. Suriin ang Supply Market
Ang pag-unawa sa dynamics ng supply market ay mahalaga para sa pagbuo ng isang epektibong diskarte sa pagkuha. Kabilang dito ang pagsasagawa ng komprehensibong pagsusuri sa merkado upang matukoy ang mga potensyal na supplier, suriin ang kanilang mga kakayahan, tasahin ang mga uso sa merkado, at pag-aralan ang epekto ng mga panlabas na salik tulad ng mga kondisyon sa ekonomiya, mga regulasyon sa industriya, at mga pagsulong sa teknolohiya. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng mas malalim na pag-unawa sa supply market, ang mga organisasyon ay makakagawa ng matalinong mga desisyon habang pumipili at namamahala ng mga supplier.
Hakbang 4. I-segment ang Mga Supplier
Ang pagse-segment ng mga supplier batay sa kanilang estratehikong kahalagahan at kontribusyon sa mga layunin ng organisasyon ay isang mahalagang hakbang sa pagbuo ng isang diskarte sa pagkuha. Ang pagse-segment na ito ay maaaring batay sa iba't ibang mga kadahilanan tulad ng dami ng paggasta, pagiging kritikal ng supply, antas ng pagbabago, at profile ng panganib. Sa pamamagitan ng pagkakategorya ng mga supplier sa iba't ibang mga segment, ang mga organisasyon ay maaaring maglaan ng mga mapagkukunan nang epektibo, bigyang-priyoridad ang mga pagsisikap sa pamamahala ng supplier, at maiangkop ang kanilang mga diskarte sa pagkuha nang naaayon.
Hakbang 5. Bumuo ng Supplier Relationship Management (SRM) Approach
Ang pagbuo ng matibay na relasyon sa mga supplier ay mahalaga para sa pagkamit ng mga layunin sa pagkuha. Ang pagbuo ng isang komprehensibong diskarte sa pamamahala ng relasyon ng supplier ay kinabibilangan ng pagtukoy sa nais na antas ng pakikipagtulungan, pagtatatag ng mga channel ng komunikasyon, pagtatakda ng mga sukatan ng pagganap, at pagpapatupad ng mga mekanismo ng pamamahala. Tinitiyak ng isang epektibong diskarte sa SRM na ang mga supplier ay naaayon sa mga layunin ng organisasyon, nagtataguyod ng pagbabago, at nagpapagaan ng mga panganib.
Hakbang 6. Ipatupad ang Mga Istratehiya sa Pamamahala ng Panganib
Ang pamamahala sa peligro ay isang mahalagang bahagi ng anumang diskarte sa pagkuha. Mahalagang tukuyin at tasahin ang mga potensyal na panganib na nauugnay sa supply chain, tulad ng mga pagkagambala sa supply, mga isyu sa kalidad, geopolitical na mga panganib, o mga pagbabago sa regulasyon. Kapag natukoy ang mga panganib, ang mga organisasyon ay maaaring bumuo ng mga estratehiya upang pagaanin o bawasan ang kanilang epekto. Maaaring kabilang dito ang pag-iba-iba ng base ng supplier, pagtatatag ng mga contingency plan, at pagpapatupad ng matatag na mekanismo ng pagsubaybay at pagkontrol.
Hakbang 7. Magtatag ng Mga Key Performance Indicator (KPI)
Ang pagtukoy sa mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPI) ay mahalaga para sa pagsukat ng pagiging epektibo ng diskarte sa pagkuha at pagsubaybay sa pagganap ng function ng pagkuha. Maaaring kabilang sa mga KPI na ito ang mga sukatan gaya ng pagtitipid sa gastos, pagganap ng supplier, on-time na paghahatid, mga antas ng kalidad, at mga layunin sa pagpapanatili. Ang regular na pagsubaybay at pagsusuri sa mga KPI na ito ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon na matukoy ang mga lugar para sa pagpapabuti, gumawa ng mga desisyon na batay sa data, at humimok ng patuloy na pagpapabuti sa mga operasyon sa pagkuha.
Hakbang 8. Ipatupad ang Mga Solusyon sa Teknolohiya
Ang paggamit ng teknolohiya ay mahalaga upang i-streamline ang mga proseso ng pagkuha, mapabuti ang visibility ng data, at mapahusay ang mga kakayahan sa paggawa ng desisyon. Dapat isaalang-alang ng mga organisasyon ang pagpapatupad ng software sa pagkuha, mga sistema ng pamamahala ng supplier, mga tool sa e-procurement, at mga solusyon sa data analytics upang i-automate ang mga manual na gawain, mapadali ang pakikipagtulungan, at makakuha ng mga insight sa pagganap ng pagkuha. Ang mga solusyon sa teknolohiya ay maaaring makabuluhang mapahusay ang kahusayan at pagiging epektibo ng diskarte sa pagkuha.
Hakbang 9. Patuloy na Pagsubaybay at Pagpapabuti
Ang pagbuo ng diskarte sa pagkuha ay isang patuloy na proseso na nangangailangan ng patuloy na pagsubaybay, pagsusuri, at pagpapabuti. Regular na suriin ang diskarte, tasahin ang pagiging epektibo nito, at gumawa ng mga kinakailangang pagsasaayos batay sa pagbabago ng mga kinakailangan sa negosyo, kondisyon ng merkado, at umuusbong na mga uso. Humingi ng feedback mula sa mga pangunahing stakeholder, makisali sa mga pagsasanay sa benchmarking, at manatiling updated sa mga pinakamahuhusay na kagawian sa industriya upang matiyak na ang diskarte sa pagkuha ay nananatiling nakahanay sa mga layunin ng organisasyon at naghahatid ng mga pinakamainam na resulta.
Paano Nakakatulong ang Visure Solutions Sa Pagbuo ng Epektibong Diskarte sa Pagkuha?
Ang Visure Solutions ay isang nangungunang provider ng pamamahala ng mga kinakailangan at mga solusyon sa software ng ALM (Application Lifecycle Management). Habang ang Visure Solutions ay pangunahing nakatuon sa pamamahala ng mga kinakailangan, ang software nito ay maaaring gumanap ng isang mahalagang papel sa pagsuporta sa pagbuo at pagpapatupad ng isang epektibong diskarte sa pagkuha.
Narito ang ilang paraan na makakatulong ang Visure Solutions sa pagbuo ng diskarte sa pagkuha:
- Pamamahala ng Mga Kinakailangan: Ang software ng Visure Solutions ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon na makuha, idokumento, at pamahalaan ang kanilang mga kinakailangan sa pagkuha nang epektibo. Nagbibigay ito ng sentralisadong imbakan para sa pag-iimbak at pagsubaybay sa mga kinakailangan sa buong proseso ng pagkuha. Tinitiyak nito na ang lahat ng stakeholder ay may kakayahang makita ang mga kinakailangan, nagpo-promote ng pakikipagtulungan, at binabawasan ang panganib ng miscommunication o napalampas na mga kinakailangan.
- Pagsusuri sa Traceability at Epekto: Binibigyang-daan ng Visure Solutions ang traceability sa pagitan ng mga kinakailangan sa pagkuha at iba pang nauugnay na elemento, tulad ng mga layunin sa negosyo, mga panganib, mga regulasyon, at mga sukatan ng pagganap ng supplier. Nakakatulong ang traceability na ito sa pag-unawa sa epekto ng mga pagbabago, pagtukoy ng mga dependency, at pagtiyak na ang mga desisyon sa pagkuha ay naaayon sa mga layunin ng organisasyon at mga kinakailangan sa pagsunod.
- Pamamahala sa Panganib: Sinusuportahan ng Visure Solutions ang pamamahala sa peligro sa pamamagitan ng pagpayag sa mga organisasyon na tukuyin at subaybayan ang mga panganib na nauugnay sa pagkuha. Pinapadali ng software ang pagkilala sa panganib, pagtatasa, at pagpaplano ng pagpapagaan. Nagbibigay din ito ng kakayahang masubaybayan ang panganib sa mga kinakailangan at iba pang nauugnay na artifact, na nagbibigay-daan sa mga organisasyon na masubaybayan at mabisang pamahalaan ang mga panganib sa buong proseso ng pagkuha.
- Pakikipagtulungan ng Supplier: Ang mga collaborative na feature ng Visure Solutions ay nagbibigay-daan sa epektibong komunikasyon at pakikipagtulungan sa mga supplier. Binibigyang-daan ng software ang mga organisasyon na magbahagi ng mga kinakailangan sa pagkuha, subaybayan ang mga tugon ng supplier, at pamahalaan ang proseso ng pagsusuri at pagpili ng supplier. Pina-streamline nito ang pakikipagtulungan ng supplier, pinapahusay ang transparency at tumutulong sa paggawa ng matalinong mga desisyon tungkol sa mga relasyon ng supplier.
- Dokumentasyon at Pag-uulat: Nagbibigay ang Visure Solutions ng mahusay na dokumentasyon at mga kakayahan sa pag-uulat. Binibigyang-daan nito ang mga organisasyon na bumuo ng mga komprehensibong ulat sa mga kinakailangan sa pagkuha, pagsusuri ng supplier, pagtatasa ng panganib, at iba pang data na nauugnay sa pagkuha. Maaaring i-customize ang mga ulat na ito upang matugunan ang mga partikular na pangangailangan ng organisasyon at tumulong sa pagsubaybay sa pagganap ng pagbili, pagtukoy ng mga lugar para sa pagpapabuti, at pagpapadali sa mga proseso ng paggawa ng desisyon.
- Mga Kakayahan sa Pagsasama: Nag-aalok ang Visure Solutions ng mga kakayahan sa pagsasama sa iba pang mga enterprise system, gaya ng ERP (Enterprise Resource Planning) system at mga platform ng pamamahala ng supplier. Tinitiyak ng pagsasamang ito ang tuluy-tuloy na pagpapalitan ng data, inaalis ang manu-manong pagpasok ng data, at pinapabuti ang katumpakan at kahusayan ng mga prosesong nauugnay sa pagkuha.
Konklusyon
Sa konklusyon, ang pagbuo ng isang diskarte sa pagkuha ay nagsasangkot ng isang sistematikong diskarte na isinasaalang-alang ang mga layunin ng organisasyon, pagsusuri sa paggastos, pagtatasa ng merkado ng supply, pagse-segment ng supplier, pamamahala sa relasyon ng supplier, pamamahala sa peligro, KPI, pagpapatupad ng teknolohiya, at patuloy na pagpapabuti. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito, ang mga organisasyon ay maaaring bumuo ng isang matatag na diskarte sa pagkuha na nag-o-optimize ng mga gastos, nagpapaliit ng mga panganib, at nagtutulak ng halaga sa buong supply chain. Tingnan ang libreng 30-araw na pagsubok sa Visure upang matuto nang higit pa tungkol sa kung paano gumagana ang mga tool at kung paano sila makakatulong sa iyo.
Huwag kalimutang ibahagi ang post na ito!
