Pamamahala ng Tender at Pagkuha | Kumpletong Gabay
Talaan ng nilalaman
4 na Yugto ng Pagpaplano ng Tender
Ang pagpaplano ng tender ay isang mahalagang proseso sa pagkuha at pagkontrata, kung saan ang mga organisasyon ay nag-iimbita ng mga bid mula sa mga potensyal na supplier o service provider para matupad ang kanilang mga kinakailangan. Ito ay nagsasangkot ng maingat na paghahanda at estratehikong paggawa ng desisyon upang matiyak ang isang matagumpay na proseso ng tender. Ang mabisang pagpaplano ng tender ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon na makuha ang pinakamahusay na halaga para sa pera habang pinapanatili ang transparency at pagiging patas. Sinasaliksik ng artikulong ito ang apat na yugto ng pagpaplano ng malambot, na itinatampok ang mga pangunahing hakbang at pagsasaalang-alang na kasangkot sa bawat yugto.
Stage I. Pre-Tender Stage
Ang yugto ng pre-tender ay naglalagay ng pundasyon para sa isang matagumpay na proseso ng tender. Ito ay nagsasangkot ng mga aktibidad at desisyon na kailangang gawin bago opisyal na ilabas ang tender. Ang mga sumusunod ay ang mga pangunahing hakbang na kasangkot sa yugto ng pre-tender:
Nangangailangan ng Pagtatasa at Kahulugan ng Kinakailangan
Bago simulan ang proseso ng tender, mahalagang magsagawa ng masusing pagtatasa ng mga pangangailangan. Kabilang dito ang pagtukoy sa mga kinakailangan ng organisasyon at malinaw na pagtukoy sa saklaw ng proyekto. Mahalagang matukoy ang mga layunin, detalye, at maihahatid na inaasahan mula sa mga potensyal na supplier o tagapagbigay ng serbisyo.
Pananaliksik sa Market at Pagkilala sa Supplier
Ang pananaliksik sa merkado ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa malambot na pagpaplano. Tinutulungan nito ang mga organisasyon na matukoy ang mga potensyal na supplier o tagapagbigay ng serbisyo na makakatugon sa kanilang mga kinakailangan. Ang yugtong ito ay nagsasangkot ng pangangalap ng impormasyon tungkol sa merkado, pagsusuri sa mga kakayahan ng iba't ibang mga supplier, at pag-shortlist sa mga nagtataglay ng kinakailangang kadalubhasaan at mapagkukunan.
Tender Strategy at Paghahanda ng Dokumento
Kapag kumpleto na ang pagtatasa ng mga pangangailangan at natukoy ang mga potensyal na supplier, kailangan ng mga organisasyon na bumuo ng diskarte sa malambot. Binabalangkas ng diskarteng ito ang diskarte, pamantayan sa pagsusuri, at anumang partikular na kinakailangan para sa proseso ng tender. Kasama rin dito ang paghahanda ng mga dokumento ng tender, tulad ng imbitasyon sa tender, mga tagubilin sa mga bidder, at pamantayan sa pagsusuri, na ibabahagi sa mga potensyal na supplier.
Stage II. Yugto ng Tendering
Ang yugto ng tender ay ang ubod ng proseso ng pagpaplano ng tender. Kabilang dito ang pormal na pagpapalabas ng mga dokumento ng tender at ang pamamahala ng proseso ng tender. Ang mga sumusunod na hakbang ay karaniwang kasama sa yugto ng tender:
Pagpapalabas ng Tender at Advertising
Kailangang ilabas ng mga organisasyon ang mga tender na dokumento sa mga potensyal na supplier para imbitahan silang lumahok sa proseso ng pag-bid. Maaaring kabilang dito ang pag-advertise ng tender sa pamamagitan ng iba't ibang channel, gaya ng mga online portal, publication ng industriya, o direktang imbitasyon sa mga kilalang supplier. Napakahalaga upang matiyak na ang tender ay malawak na naa-access at naaabot ang mga target na supplier.
Mga Tanong at Paglilinaw ng Bidder
Sa yugto ng tender, maaaring may mga katanungan ang mga potensyal na supplier o humingi ng mga paglilinaw tungkol sa mga dokumento ng tender. Mahalaga para sa mga organisasyon na magbigay ng isang malinaw na mekanismo para sa mga bidder na isumite ang kanilang mga katanungan at para sa organisasyon na tumugon kaagad. Tinitiyak nito na ang lahat ng potensyal na bidder ay may access sa parehong impormasyon, na nagpo-promote ng pagiging patas at transparency.
Pagsusuri at Pagpili ng Bid
Kapag lumipas na ang deadline ng pagsusumite ng tender, kailangang suriin ng mga organisasyon ang mga isinumiteng bid. Kabilang dito ang pagtatasa sa mga bid batay sa paunang natukoy na pamantayan sa pagsusuri, na maaaring kabilang ang mga salik gaya ng presyo, kalidad, mga timeline ng paghahatid, at nakaraang pagganap. Ang proseso ng pagsusuri ay dapat na isagawa nang may layunin at alinsunod sa nakasaad na pamantayan.
Negosasyon at Gantimpala sa Kontrata
Pagkatapos ng paunang pagsusuri, maaaring pumasok ang mga organisasyon sa mga negosasyon sa mga shortlisted na supplier upang pinuhin ang mga tuntunin at kundisyon ng kontrata. Ang yugtong ito ay nagpapahintulot sa mga organisasyon na talakayin at linawin ang anumang natitirang mga isyu o alalahanin. Sa wakas, ang kontrata ay iginawad sa napiling (mga) supplier batay sa mga resulta ng pagsusuri at mga resulta ng negosasyon.
Stage III. Yugto ng Post-Tender
Ang post-tender stage ay nakatuon sa pagwawakas ng kontrata at paghahanda para sa pagpapatupad ng proyekto. Ang mga sumusunod na hakbang ay karaniwang kasama sa yugto ng post-tender:
Pagtatapos ng Kontrata
Kapag naibigay na ang kontrata, kailangang tapusin ng mga organisasyon ang mga tuntunin at kundisyon sa pakikipagtulungan sa napiling (mga) supplier. Kabilang dito ang pagtugon sa anumang mga natitirang isyu, pakikipag-ayos sa mga presyo, at pagsang-ayon sa mga obligasyong kontraktwal. Ang parehong partido ay kailangang tiyakin na ang kontrata ay sumasalamin sa mga napagkasunduang tuntunin at legal na may bisa.
Pamamahala ng Kontrata
Ang epektibong pamamahala ng kontrata ay mahalaga upang matiyak na ang proyekto ay naisakatuparan ayon sa plano. Kailangan ng mga organisasyon na magtatag ng mga proseso para sa pagsubaybay at pagpapatupad ng kontrata, kabilang ang pagsubaybay sa mga maihahatid, pamamahala ng mga pagbabayad, at pagtugon sa anumang mga pagkakaiba-iba ng kontrata o mga hindi pagkakaunawaan na maaaring lumitaw sa panahon ng pagpapatupad ng proyekto.
Stage IV. Yugto ng Post-Contract
Ang yugto pagkatapos ng kontrata ay kinabibilangan ng patuloy na pamamahala at pagsusuri ng kinontratang proyekto. Bagama't hindi direktang bahagi ng proseso ng pagpaplano ng tender, mahalagang isaalang-alang ang yugtong ito upang matiyak ang kabuuang tagumpay ng proseso ng pagkuha. Ang mga sumusunod na hakbang ay karaniwang kasama sa yugto pagkatapos ng kontrata:
Pagsubaybay at Pagsusuri sa Pagganap
Kailangang subaybayan ng mga organisasyon ang pagganap ng (mga) supplier sa panahon ng pagpapatupad ng proyekto. Kabilang dito ang pagtatasa ng kanilang pagsunod sa mga tuntunin ng kontrata, kalidad ng mga maihahatid, pagsunod sa mga timeline, at pangkalahatang kasiyahan sa mga kinakailangan ng organisasyon. Ang mga regular na pagsusuri ay nakakatulong na matukoy ang anumang mga isyu o lugar para sa pagpapabuti.
Mga Aral na Natutunan at Patuloy na Pagpapabuti
Sa pagtatapos ng proyekto, ang mga organisasyon ay dapat magsagawa ng isang lesson-learned exercise para matukoy ang mga kalakasan, kahinaan, at mga lugar para sa pagpapabuti sa tender planning at procurement process. Ang feedback loop na ito ay tumutulong sa mga organisasyon na mapahusay ang kanilang mga pagsisikap sa pagpaplano sa hinaharap at makamit ang mas mahusay na mga resulta sa mga susunod na proyekto.
Sa konklusyon, ang matagumpay na pagpaplano ng malambot ay nagsasangkot ng maingat na pagsasaalang-alang sa iba't ibang yugto at hakbang. Ang yugto ng pre-tender ay nagtatakda ng pundasyon, na sinusundan ng yugto ng tender, na kinabibilangan ng pagsusuri ng bid at award ng kontrata. Ang yugto ng post-tender ay nakatuon sa pagwawakas ng kontrata at pamamahala sa pagpapatupad nito, habang ang yugto ng post-contract ay kinabibilangan ng pagsubaybay sa pagganap at patuloy na pagpapabuti. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga yugtong ito at pagsasagawa ng mga naaangkop na hakbang sa bawat hakbang, mapapahusay ng mga organisasyon ang kahusayan, transparency, at pagiging epektibo ng kanilang proseso sa pagpaplano ng malambot.
Huwag kalimutang ibahagi ang post na ito!
chapters
1. Introducing Tender and Procurement Management
2. Mga Pangunahing Bahagi ng Tender at Procurement Management
3. Mga Benepisyo ng Tender at Procurement Management
4. Pinakamahusay na Mga Tool at Software sa Pamamahala ng Tender at Pagkuha
5. Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa Epektibong Pamamahala ng Tender at Pagkuha
6. Mga Uso at Pag-unlad sa Hinaharap sa Tender at Pamamahala sa Pagkuha
7. Tender at Procurement Management Top Resources
8. Mga Pagsasanay at Kurso sa Pamamahala ng Tender at Pagkuha
9. Talasalitaan
Pumunta sa Market nang Mas Mabilis gamit ang Visure
- Tiyakin ang Pagsunod sa Regulasyon
- Ipatupad ang Buong Traceability
- I-streamline ang Pag-unlad
