Mga Solusyon sa Paningin


Suporta
Magrehistro
Mag-login
Simulan ang Libreng Pagsubok

6 Mga Yugto ng Daloy ng Proseso ng Pamamahala ng Project Procurement

6 Mga Yugto ng Daloy ng Proseso ng Pamamahala ng Project Procurement

Talaan ng nilalaman

Ang epektibong pamamahala sa pagkuha ng proyekto ay mahalaga para sa tagumpay ng anumang proyekto. Kabilang dito ang pagkuha ng mga produkto at serbisyo mula sa mga panlabas na supplier, kontratista, o vendor upang matugunan ang mga kinakailangan ng proyekto. Upang matiyak ang maayos at mahusay na proseso ng pagkuha, sinusunod ng mga tagapamahala ng proyekto ang isang mahusay na tinukoy na daloy ng proseso na binubuo ng anim na yugto. Tinutuklas ng artikulong ito ang mga yugtong ito nang detalyado, na itinatampok ang kanilang kahalagahan at mahahalagang aktibidad.

Pamamahala sa Pagkuha ng Proyekto

Phase 1: Plano sa Pamamahala ng Pagkuha

Ang unang yugto ng pamamahala sa pagkuha ng proyekto ay pagpaplano. Sa yugtong ito, ang tagapamahala ng proyekto, sa pakikipagtulungan sa pangkat ng proyekto at mga stakeholder, ay bubuo ng plano sa pamamahala ng pagkuha. Binabalangkas ng planong ito ang diskarte sa pagkuha, kinikilala ang mga potensyal na supplier, at nagtatatag ng diskarte sa pagkuha na umaayon sa mga layunin ng proyekto. Ang mga pangunahing aktibidad sa yugtong ito ay kinabibilangan ng:

Pagtukoy sa Mga Layunin sa Pagkuha

Tukuyin ang mga pangangailangan at layunin sa pagkuha ng proyekto. Tukuyin kung ano ang kailangang bilhin, kung ito ay mga kalakal, serbisyo, o pareho. Tukuyin ang mga partikular na layunin sa pagkuha at ihanay ang mga ito sa pangkalahatang layunin ng proyekto.

Pagkilala sa Mga Potensyal na Supplier

Magsagawa ng pananaliksik sa merkado upang matukoy ang mga potensyal na supplier at suriin ang kanilang mga kakayahan. Isaalang-alang ang mga salik gaya ng kadalubhasaan, reputasyon, track record, at katatagan ng pananalapi. Magtatag ng isang listahan ng mga potensyal na supplier na makakatugon sa mga kinakailangan ng proyekto.

Pagbuo ng Diskarte sa Pagkuha

Tukuyin ang diskarte at diskarte sa pagkuha batay sa mga pangangailangan ng proyekto. Tukuyin kung gagamit ng mapagkumpitensyang pag-bid, makipag-ayos ng mga kontrata, o magtatatag ng pangmatagalang relasyon sa mga supplier. Isaalang-alang ang mga salik gaya ng gastos, kalidad, oras, at panganib upang makagawa ng matalinong mga desisyon.

Paglikha ng Procurement Management Plan

Idokumento ang plano sa pamamahala ng pagkuha, kabilang ang diskarte sa pagkuha, pamantayan sa pagpili, mga dokumento sa pagkuha, at ang timeline para sa proseso ng pagkuha. Gagabayan ng planong ito ang pagsasagawa ng mga susunod na yugto.

Phase 2: Magsagawa ng Mga Pagkuha

Kapag nailagay na ang plano sa pamamahala ng pagkuha, papasok ang proyekto sa ikalawang yugto ng pamamahala sa pagkuha ng proyekto: pagsasagawa ng mga pagkuha. Ang bahaging ito ay nagsasangkot ng pagpapatupad ng plano sa pagkuha, pagpili ng mga supplier, at pagtatapos ng mga kontrata. Ang mga pangunahing aktibidad sa yugtong ito ay kinabibilangan ng:

Paghahanda ng mga Dokumento sa Pagkuha

Bumuo ng mga dokumento sa pagkuha, tulad ng mga kahilingan para sa mga panukala (RFP), mga kahilingan para sa mga panipi (RFQ), at mga imbitasyon sa pag-bid (mga ITB). Binabalangkas ng mga dokumentong ito ang mga kinakailangan ng proyekto, pamantayan sa pagsusuri, at mga tuntunin at kundisyon para sa mga potensyal na supplier.

Paghingi ng mga Panukala ng Supplier

Ibigay ang mga dokumento sa pagkuha sa mga potensyal na supplier at anyayahan silang isumite ang kanilang mga panukala. Suriin ang mga panukala batay sa paunang natukoy na pamantayan, tulad ng presyo, kalidad, teknikal na kakayahan, at pagsunod sa mga kinakailangan ng proyekto.

Pagpili ng mga Supplier

Suriin at ihambing ang mga panukala ng tagapagtustos, na isinasaalang-alang ang pamantayan sa pagsusuri at mga partikular na pangangailangan ng proyekto. Piliin ang pinaka-kwalipikadong mga supplier at makipag-ayos sa mga tuntunin at kundisyon para makamit ang isang kasunduan na kapwa kapaki-pakinabang.

Pagtatapos ng mga Kontrata

Bumuo at magsagawa ng mga kontrata sa mga napiling supplier. Ang mga kontrata ay dapat na malinaw na tukuyin ang saklaw ng trabaho, mga maihahatid, mga tuntunin sa pagbabayad, mga timeline, at iba pang nauugnay na mga probisyon sa kontrata. Tiyakin na ang lahat ng mga kasangkot na partido ay nauunawaan at sumasang-ayon sa mga tuntunin.

Phase 3: Control Procurements

Ang ikatlong yugto ng pamamahala sa pagkuha ng proyekto ay nakatuon sa pagkontrol at pagsubaybay sa mga aktibidad sa pagkuha. Kabilang dito ang pagsubaybay sa pagganap ng supplier, pamamahala ng mga pagbabago, at paglutas ng anumang mga isyu na maaaring lumitaw sa panahon ng pagpapatupad ng mga kontrata. Ang mga pangunahing aktibidad sa yugtong ito ay kinabibilangan ng:

Pagsubaybay sa Pagganap ng Supplier

Regular na subaybayan ang pagganap ng supplier upang matiyak ang pagsunod sa mga obligasyong kontraktwal. Subaybayan ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPI) gaya ng mga oras ng paghahatid, kalidad ng mga maihahatid, at pagsunod sa mga detalye ng proyekto. Tugunan kaagad ang anumang mga isyu sa pagganap at magsagawa ng mga naaangkop na aksyon, tulad ng pagpataw ng mga parusa o paghahanap ng mga remedyo.

Pamamahala ng mga Pagbabago

Asahan at pamahalaan ang mga pagbabago na maaaring mangyari sa yugto ng pagpapatupad ng proyekto. Suriin ang mga kahilingan sa pagbabago mula sa mga supplier at suriin ang kanilang epekto sa saklaw, iskedyul, at badyet ng proyekto. Ipatupad ang mga pagbabago sa isang kontroladong paraan habang isinasaalang-alang ang mga interes ng lahat ng stakeholder.

Paglutas ng Mga Hindi pagkakaunawaan

Sa kaso ng mga hindi pagkakaunawaan o hindi pagkakasundo sa mga supplier, sundin ang itinatag na mga pamamaraan sa paglutas ng hindi pagkakaunawaan na nakabalangkas sa mga kontrata. Makisali sa mga negosasyon o pamamagitan upang makahanap ng mga katanggap-tanggap na solusyon sa isa't isa. Kung kinakailangan, isulong ang hindi pagkakaunawaan sa isang mas mataas na awtoridad o humingi ng mga legal na remedyo.

Phase 4: Isara ang Mga Pagkuha

Ang ika-apat na yugto ng pamamahala sa pagkuha ng proyekto ay ang yugto ng pagsasara. Kabilang dito ang pagkumpleto at pormal na pagsasara ng mga aktibidad sa pagkuha. Ang mga pangunahing aktibidad sa yugtong ito ay kinabibilangan ng:

Pagsasagawa ng Procurement Audits

Magsagawa ng pag-audit sa pagkuha upang masuri ang pangkalahatang pagiging epektibo ng proseso ng pagkuha. Suriin ang dokumentasyon ng kontrata, mga rekord ng pagganap ng supplier, at pagsunod sa mga patakaran at pamamaraan sa pagkuha. Tukuyin ang anumang mga lugar para sa pagpapabuti at isama ang mga aral na natutunan sa mga proyekto sa hinaharap.

Pag-verify ng mga Deliverable

I-verify na naihatid ng mga supplier ang mga napagkasunduang produkto o serbisyo ayon sa mga kinakailangan sa kontrata. Siyasatin ang mga maihahatid, magsagawa ng mga pagsubok sa pagtanggap, at tiyaking nakakatugon ang mga ito sa mga pamantayan ng kalidad ng proyekto.

Pagsasara ng mga Kontrata

Pormal na isara ang mga kontrata sa pamamagitan ng pagkumpirma sa pagkumpleto ng lahat ng obligasyong kontraktwal. Tiyaking naisagawa na ang lahat ng pagbabayad, at nalutas na ang anumang natitirang isyu o hindi pagkakaunawaan. Kumuha ng kinakailangang dokumentasyon, tulad ng pagpapalabas ng mga lien, warranty, at performance bond, kung naaangkop.

Phase 5: Suriin ang Mga Supplier

Ang ikalimang yugto ng pamamahala sa pagkuha ng proyekto ay nagsasangkot ng pagsusuri sa pagganap ng mga supplier upang mangalap ng mga insight para sa mga proyekto sa hinaharap. Ang yugtong ito ay mahalaga para sa pagpapanatili ng isang database ng mga maaasahang supplier at pagpapabuti ng mga proseso ng pagkuha. Ang mga pangunahing aktibidad sa yugtong ito ay kinabibilangan ng:

Pagtatasa ng Pagganap ng Supplier

Suriin ang pagganap ng bawat supplier batay sa mga paunang natukoy na sukatan at pamantayan. Isaalang-alang ang mga salik gaya ng kalidad, pagiging maagap, pagtugon, at pagsunod sa mga obligasyong kontraktwal. I-rate ang mga supplier at magbigay ng feedback sa kanilang mga lakas at lugar para sa pagpapabuti.

Pag-update ng Database ng Supplier

I-update ang database ng supplier o listahan ng vendor batay sa mga resulta ng pagsusuri. Panatilihin ang tumpak at up-to-date na impormasyon sa mga supplier, kabilang ang kanilang mga detalye sa pakikipag-ugnayan, kakayahan, at kasaysayan ng pagganap. Gamitin ang database na ito bilang sanggunian para sa mga pangangailangan sa pagkuha sa hinaharap.

Phase 6: Mga Aral na Natutunan

Ang huling yugto ng pamamahala sa pagkuha ng proyekto ay nagsasangkot ng pagkuha at pagdodokumento ng mga aral na natutunan mula sa proseso ng pagkuha. Ang impormasyong ito ay napakahalaga para sa patuloy na pagpapabuti at pagpapahusay ng mga aktibidad sa pagkuha sa hinaharap. Ang mga pangunahing aktibidad sa yugtong ito ay kinabibilangan ng:

Pagsasagawa ng Procurement Debriefings

Ayusin ang mga sesyon ng debriefing kasama ang pangkat ng proyekto, mga stakeholder, at mga supplier upang talakayin ang pangkalahatang karanasan sa pagkuha. Mangolekta ng feedback at mga insight sa kung ano ang gumana nang maayos at kung ano ang maaaring mapabuti sa mga pagbili sa hinaharap.

Pagdodokumento ng mga Aral na Natutunan

Kunin ang mga aral na natutunan mula sa proseso ng pagkuha sa isang pormal na dokumento. Isama ang mga detalye ng mga matagumpay na kasanayan, mga hamon na naranasan, at mga rekomendasyon para sa pagpapabuti. Ibahagi ang impormasyong ito sa pangkat ng proyekto at mga stakeholder para mapahusay ang paggawa ng desisyon sa pagkuha sa hinaharap.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa anim na yugto ng pamamahala sa pagkuha ng proyekto, masisiguro ng mga tagapamahala ng proyekto ang isang maayos at mahusay na proseso ng pagkuha. Ang epektibong pamamahala sa pagkuha ay nag-aambag sa tagumpay ng proyekto sa pamamagitan ng pagkuha ng mga kinakailangang mapagkukunan, pagkontrol sa mga gastos, pagpapagaan ng mga panganib, at pagbuo ng matibay na relasyon sa mga supplier.

Huwag kalimutang ibahagi ang post na ito!

tuktok