Paghahanda para sa Tender at Pagkuha

Ngayong mayroon na tayong pangunahing pag-unawa sa proseso ng tender at pagkuha, tuklasin natin ang mga pangunahing hakbang na kasangkot sa paghahanda para dito.

Tukuyin ang Mga Kinakailangan at Detalye

Ang unang hakbang ay upang malinaw na tukuyin ang mga kinakailangan at mga detalye para sa mga kalakal o serbisyo na kinukuha. Kabilang dito ang pagtukoy sa nais na kalidad, dami, mga timeline ng paghahatid, at anumang partikular na teknikal o functional na mga kinakailangan. Mahalagang isali ang lahat ng nauugnay na stakeholder upang matiyak ang komprehensibong pagtitipon ng mga kinakailangan.

Magsagawa ng Pananaliksik sa Market

Ang masusing pananaliksik sa merkado ay nakakatulong sa pagtukoy ng mga potensyal na supplier at pag-unawa sa umiiral na mga kondisyon ng merkado. Kasama sa pananaliksik na ito ang pangangalap ng impormasyon tungkol sa mga kakayahan ng mga supplier, mga track record, mga modelo ng pagpepresyo, at anumang mga regulasyon o certification na partikular sa industriya. Mahalaga rin na masuri ang mga uso sa merkado, tulad ng mga umuusbong na teknolohiya o mga inobasyon na maaaring makaapekto sa proseso ng pagkuha.

Bumuo ng mga Tender Documents

Kapag ang mga kinakailangan at pananaliksik sa merkado ay kumpleto na, oras na upang bumuo ng mga tender na dokumento. Karaniwang kasama sa mga dokumentong ito ang:

• Kahilingan para sa Panukala (RFP): Ginagamit kapag naghahanap ng mga panukala mula sa mga supplier para sa mga kumplikadong proyekto o serbisyo.
• Kahilingan para sa Sipi (RFQ): Ginagamit kapag naghahanap ng mga panipi para sa karaniwang mga produkto o serbisyo.
• Kahilingan para sa Tender (RFT): Ginagamit kapag naghahanap ng mga mapagkumpitensyang bid para sa malalaking proyekto o kontrata.

Ang mga dokumento ng tender ay dapat magsama ng malinaw na mga tagubilin, pamantayan sa pagsusuri, mga tuntunin at kundisyon, at anumang karagdagang impormasyon na kinakailangan para sa mga supplier upang maihanda ang kanilang mga panukala.

Tukuyin ang Pamantayan sa Pagsusuri

Ang pagtatatag ng malinaw at layunin na pamantayan sa pagsusuri ay mahalaga upang matiyak ang isang patas at malinaw na proseso ng pagsusuri. Ang pamantayan ay dapat na direktang nakahanay sa mga kinakailangan at mga pagtutukoy na nakabalangkas sa mga dokumento ng tender. Kasama sa mga karaniwang salik sa pagsusuri ang teknikal na kadalubhasaan, katatagan sa pananalapi, nakaraang pagganap, pagsunod sa mga regulasyon, at halaga para sa pera.

Planuhin ang Proseso ng Pagsusuri

Ang pagpaplano ng proseso ng pagsusuri nang maaga ay nakakatulong na matiyak ang maayos at mahusay na pagtatasa ng mga natanggap na panukala. Kabilang dito ang pagtukoy sa mga tungkulin at responsibilidad ng pangkat ng pagsusuri, pag-set up ng mga pamamaraan ng pagsusuri, at pagtatatag ng mga timeline para sa bawat yugto ng pagsusuri. Mahalaga rin na magtatag ng mekanismo para sa pagtugon sa anumang mga katanungan o paglilinaw mula sa mga potensyal na supplier.

Makipag-usap at Bitawan ang Tender

Kapag handa na ang mga dokumento ng tender at proseso ng pagsusuri, oras na para makipag-usap at ilabas ang tender sa mga potensyal na supplier. Magagawa ito sa pamamagitan ng iba't ibang channel, gaya ng mga online na portal ng pagkuha, mga publikasyong partikular sa industriya, o direktang imbitasyon sa mga piling supplier. Mahalagang magbigay ng sapat na oras para sa mga supplier upang suriin ang mga dokumento ng tender, humingi ng mga paglilinaw kung kinakailangan, at ihanda ang kanilang mga panukala.

Suriin ang Mga Panukala at Pumili ng Mga Supplier

Pagkatapos ng deadline ng pagsusumite, tinatasa ng pangkat ng pagsusuri ang natanggap na mga panukala batay sa paunang natukoy na pamantayan sa pagsusuri. Ang proseso ng pagsusuri ay maaaring may kasamang maraming round, kabilang ang mga teknikal na pagsusuri, pagsusuri sa pananalapi, at posibleng mga panayam o presentasyon ng mga supplier. Napakahalaga na mapanatili ang pagiging kumpidensyal at walang kinikilingan sa buong proseso ng pagsusuri. Sa wakas, pinipili ng organisasyon ang (mga) supplier batay sa mga resulta ng pagsusuri.

Makipag-ayos at Igawad ang Kontrata

Sa sandaling mapili ang (mga) gustong supplier, ang mga negosasyon ay isinasagawa upang tapusin ang mga tuntunin at kundisyon ng kontrata. Kabilang dito ang pagpepresyo, mga iskedyul ng paghahatid, mga tuntunin sa pagbabayad, mga warranty, at anumang iba pang nauugnay na obligasyong kontraktwal. Mahalagang tiyakin na ang mga napagkasunduang tuntunin ay patas, balanse, at naaayon sa mga layunin ng organisasyon. Kapag nakumpleto na ang mga negosasyon, igagawad ang kontrata sa napiling (mga) supplier.