Pamamahala ng Tender at Pagkuha | Kumpletong Gabay
Talaan ng nilalaman
Ano ang Procurement Management?
Ano ang Procurement Management?
Ang pamamahala sa pagkuha ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa tagumpay at pagpapanatili ng mga organisasyon sa buong industriya. Kabilang dito ang sistematikong pagpaplano, pagpapatupad, at kontrol ng mga proseso at aktibidad na nauugnay sa pagkuha ng mga produkto, serbisyo, at gawa mula sa mga panlabas na supplier. Tinitiyak ng epektibong pamamahala sa pagkuha na ang mga organisasyon ay nakakakuha ng mga tamang produkto at serbisyo, sa tamang oras, at sa tamang halaga, habang pinapanatili ang mga pamantayan ng kalidad at pinapaliit ang mga panganib.
Ang pangunahing layunin ng pamamahala sa pagkuha ay upang i-optimize ang halaga at epekto ng mga aktibidad sa pagkuha. Higit pa ito sa simpleng pagbili ng mga produkto o serbisyo; ito ay nagsasangkot ng madiskarteng paggawa ng desisyon, pagtatasa ng panganib, pamamahala sa relasyon ng supplier, at pag-optimize ng gastos.
Mga Pangunahing Prinsipyo ng Pamamahala sa Pagkuha
Upang matiyak ang epektibong pamamahala sa pagkuha, ang mga organisasyon ay dapat sumunod sa mga pangunahing prinsipyo na gumagabay sa kanilang mga kasanayan sa pagkuha. Kabilang sa mga prinsipyong ito ang:
- Transparency at Fairness: Ang mga proseso ng pagkuha ay dapat na transparent, patas, at walang paboritismo o bias. Dapat magtatag ang mga organisasyon ng malinaw na mga alituntunin at pamantayan para sa pagpili ng supplier, paggawad ng kontrata, at pagsusuri, na tinitiyak ang pantay na pagkakataon para sa lahat ng potensyal na supplier.
- Pagsunod at Etikal na Kasanayan: Ang pamamahala sa pagkuha ay dapat sumunod sa mga naaangkop na batas, regulasyon, at pamantayang etikal. Dapat tiyakin ng mga organisasyon na sumusunod ang mga supplier sa mga legal at etikal na kinakailangan, tulad ng mga batas sa paggawa, mga regulasyon sa kapaligiran, at mga patakaran laban sa katiwalian.
- Halaga para sa pera: Ang mga desisyon sa pagkuha ay dapat tumuon sa pagkamit ng halaga para sa pera. Kabilang dito ang pagsasaalang-alang sa kabuuang halaga ng pagmamay-ari, kabilang hindi lamang ang paunang presyo ng pagbili kundi pati na rin ang mga salik gaya ng mga gastos sa pagpapanatili, tibay, at pangkalahatang kalidad ng produkto o serbisyo.
- Pamamahala sa Panganib: Ang mabisang pamamahala sa pagkuha ay kinabibilangan ng pagtukoy, pagtatasa, at pamamahala sa mga panganib na nauugnay sa proseso ng pagkuha. Ang mga organisasyon ay dapat magpatupad ng mga diskarte sa pagpapagaan ng panganib, tulad ng pag-iba-iba ng mga supplier, pagtatatag ng mga contingency plan, at pagsasagawa ng angkop na pagsusumikap upang mabawasan ang mga potensyal na abala o negatibong epekto.
- Pamamahala ng Relasyon ng Supplier: Ang pagbuo ng matatag at pakikipagtulungan sa mga supplier ay mahalaga para sa matagumpay na pamamahala sa pagkuha. Dapat itaguyod ng mga organisasyon ang bukas na komunikasyon, magtatag ng tiwala sa isa't isa, at makisali sa mga nakabubuo na dialogue sa mga supplier upang mapahusay ang pagganap, malutas ang mga isyu, at humimok ng patuloy na pagpapabuti.
- Patuloy na pagpapabuti: Ang pamamahala sa pagkuha ay isang umuulit na proseso na dapat na patuloy na umuunlad at mapabuti. Dapat na regular na suriin at pag-aralan ng mga organisasyon ang kanilang mga kasanayan sa pagkuha, tukuyin ang mga lugar para sa pagpapahusay, at magpatupad ng mga estratehiya upang ma-optimize ang kahusayan sa pagkuha, pagiging epektibo sa gastos, at pangkalahatang pagganap.
Mga Benepisyo ng Mabisang Pamamahala sa Pagkuha
Ang pagpapatupad ng epektibong mga kasanayan sa pamamahala sa pagkuha ay nag-aalok ng maraming benepisyo sa mga organisasyon, kabilang ang:
- Pag-save ng Gastos: Ang madiskarteng pamamahala sa pagkuha ay tumutulong sa mga organisasyon na makipag-ayos ng mga paborableng termino, secure na mapagkumpitensyang pagpepresyo, at i-optimize ang mga proseso ng pagkuha, na nagreresulta sa pagtitipid sa gastos at pagtaas ng kakayahang kumita.
- Pagganap ng Supplier: Ang epektibong pamamahala sa pagkuha ay nagpapahintulot sa mga organisasyon na subaybayan at suriin ang pagganap ng supplier. Nagbibigay-daan ito sa kanila na pumili ng mga mapagkakatiwalaan at may kakayahang mga supplier, magtaguyod ng matibay na relasyon, at matiyak ang napapanahong paghahatid ng mga de-kalidad na produkto at serbisyo.
- Pagbawas ng Panganib: Ang aktibong pamamahala sa peligro sa pagbili ay nagpapaliit ng mga potensyal na pagkagambala, tulad ng mga pagkaantala sa supply chain, mga isyu sa kalidad, o legal na hindi pagsunod, na binabawasan ang pangkalahatang mga panganib at kahinaan sa negosyo.
- Innovation at Market Insights: Ang pakikipag-ugnayan sa mga supplier sa panahon ng proseso ng pagkuha ay maaaring magbigay ng mahahalagang insight sa merkado at magsulong ng pagbabago. Maaaring mag-alok ang mga supplier ng mga alternatibong solusyon, magmungkahi ng mga pagpapahusay, o magbahagi ng kaalaman sa industriya, na nagbibigay-daan sa mga organisasyon na manatiling mapagkumpitensya at humimok ng pagbabago.
- Mga Naka-streamline na Proseso: Ang maayos na mga proseso ng pagkuha ay nagpapadali sa siklo ng pagbili, nagpapababa ng pasanin sa pangangasiwa, at nagpapahusay sa kahusayan sa pagpapatakbo. Nagbibigay-daan ito sa mga organisasyon na epektibong maglaan ng mga mapagkukunan, mabawasan ang mga manu-manong error, at tumuon sa mga pangunahing aktibidad sa negosyo.
- Pagsunod at Pamamahala: Tinitiyak ng epektibong pamamahala sa pagkuha ang pagsunod sa mga kinakailangan sa regulasyon, mga pamantayan sa etika, at mga patakaran sa panloob na pamamahala. Ito ay nagpapagaan sa legal at reputasyon na mga panganib, pinahuhusay ang kumpiyansa ng stakeholder, at nagpapakita ng pangako sa mga responsableng kasanayan sa negosyo.
Ang Proseso ng Pagkuha
Ang proseso ng pagkuha ay sumasaklaw sa isang serye ng magkakaugnay na mga hakbang na sinusunod ng mga organisasyon upang matupad ang kanilang mga kinakailangan sa pagbili. Karaniwang kasama sa mga hakbang na ito ang:
- Pagkilala sa mga Pangangailangan: Ang proseso ng pagkuha ay nagsisimula sa pagtukoy sa mga pangangailangan at pangangailangan ng organisasyon para sa mga produkto, serbisyo, o trabaho. Kabilang dito ang pagsasagawa ng mga panloob na pagtatasa, isinasaalang-alang ang mga salik gaya ng badyet, mga timeline ng proyekto, at mga pamantayan ng kalidad.
- Pagpili ng Supplier: Kapag natukoy na ang mga pangangailangan, sinusuri ng mga organisasyon ang mga potensyal na supplier batay sa mga salik gaya ng presyo, kalidad, mga kakayahan sa paghahatid, reputasyon, at pagsunod sa mga pamantayan sa regulasyon at etikal. Ang pagpili ng supplier ay nagsasangkot ng paghiling at pagrepaso ng mga panukala o bid, pagsasagawa ng mga pagtatasa ng supplier, at pakikipagnegosasyon sa mga kontrata.
- Negosasyon at Pagkontrata: Pagkatapos pumili ng isang tagapagtustos, ang mga organisasyon ay nakikibahagi sa mga negosasyon upang magtatag ng mga tuntunin at kundisyon na kapwa kapaki-pakinabang. Kabilang dito ang pagtukoy sa pagpepresyo, mga tuntunin sa pagbabayad, mga iskedyul ng paghahatid, mga inaasahan sa kalidad, at anumang partikular na mga sugnay na kontraktwal. Sa sandaling magkasundo ang magkabilang panig, ang isang kontrata ay pormal na.
- Pagpoproseso ng Order: Kapag nailagay na ang kontrata, sisimulan ng mga organisasyon ang yugto ng pagpoproseso ng order. Kabilang dito ang pagtataas ng mga purchase order, pagpapadala ng mga ito sa mga napiling supplier, at pagkumpirma ng mga detalye ng order. Kasama rin sa pagproseso ng order ang pagsubaybay sa status ng order, pagsubaybay sa mga timeline ng paghahatid, at pamamahala sa anumang mga pagbabago o isyu na maaaring lumitaw.
- Resibo at Inspeksyon: Sa paghahatid, natatanggap ng mga organisasyon ang mga inorder na produkto o serbisyo at nagsasagawa ng mga inspeksyon upang matiyak na natutugunan nila ang mga tinukoy na pamantayan ng kalidad at sumusunod sa mga kinakailangan sa kontrata. Ang anumang mga pagkakaiba o hindi pagsang-ayon ay tinutugunan sa pamamagitan ng komunikasyon ng supplier at mga naaangkop na aksyon, tulad ng mga pagbabalik o pagpapalit.
- Pag-verify at Pagbabayad ng Invoice: Bine-verify ng mga organisasyon ang mga invoice ng supplier laban sa mga tuntunin ng kontrata, purchase order, at pagtanggap ng mga produkto o serbisyo. Ang hakbang na ito ay nagsasangkot ng pag-reconcile sa anumang mga pagkakaiba, pag-apruba ng mga invoice para sa pagbabayad, at pagpoproseso ng napapanahon at tumpak na mga pagbabayad sa mga supplier.
- Pagsusuri sa Pagganap: Kasama rin sa proseso ng pagkuha ang pagsusuri sa performance ng supplier batay sa mga paunang natukoy na sukatan, tulad ng pagiging maagap ng paghahatid, kalidad ng mga produkto o serbisyo, pagtugon, at pagsunod sa mga obligasyong kontraktwal. Ang pagsusuring ito ay tumutulong sa mga organisasyon na masuri ang mga ugnayan ng supplier, tukuyin ang mga lugar para sa pagpapabuti, at gumawa ng matalinong mga desisyon para sa mga aktibidad sa pagkuha sa hinaharap.
5 Mahahalagang Haligi ng Proseso ng Pagkuha
Ang proseso ng pagkuha ay isang kumplikado at multifaceted na function na kinabibilangan ng iba't ibang aktibidad, stakeholder, at estratehikong pagsasaalang-alang. Upang epektibong pamahalaan ang pagkuha, umaasa ang mga organisasyon sa isang balangkas na binubuo ng limang pangunahing haligi. Ang mga haliging ito ay nagbibigay ng nakabalangkas na diskarte sa pagkuha at tinitiyak ang matagumpay na pagpapatupad nito. Tuklasin natin ang bawat isa sa limang haligi nang detalyado:
Haligi 1. Pagpili at Pamamahala ng Supplier
Ang unang haligi ng proseso ng pagkuha ay ang pagpili at pamamahala ng supplier. Kabilang dito ang pagkilala sa mga potensyal na supplier, pagsusuri ng kanilang mga kakayahan, at pagpili ng mga pinaka-angkop upang matugunan ang mga pangangailangan sa pagbili ng organisasyon. Nakatuon ang haliging ito sa pagsasagawa ng pagsasaliksik ng supplier, pagtatasa ng mga kwalipikasyon ng supplier, pakikipagnegosasyon sa mga kontrata, at pagtatatag ng mga pangmatagalang relasyon. Kasama sa epektibong pamamahala ng supplier ang pagsubaybay sa pagganap, pag-unlad ng supplier, at pamamahala sa relasyon ng supplier upang matiyak ang patuloy na pagpapabuti at paglikha ng halaga.
Pillar 2. Sourcing Strategy
Ang ikalawang haligi ay ang sourcing strategy, na tumutukoy sa diskarte para sa pagkuha ng mga produkto, serbisyo, o trabaho. Sinasaklaw nito ang pagtukoy kung gagawa o bibili, pagpili ng mga paraan ng pag-sourcing (tulad ng mapagkumpitensyang pag-bid, mga kahilingan para sa mga panukala, o mga madiskarteng pakikipagsosyo), at pagtukoy ng mga sourcing channel (lokal o pandaigdigan). Isinasaalang-alang ng diskarte sa pagkuha ang mga salik gaya ng gastos, kalidad, kakayahang magamit, mga panganib, at mga layunin sa pagpapanatili. Nilalayon nitong i-optimize ang mga desisyon sa pag-sourcing, gamitin ang market intelligence, at ihanay ang mga aktibidad sa pagkuha sa mga layunin ng organisasyon.
Haligi 3. Pamamahala ng Kontrata
Nakatuon ang ikatlong haligi sa pamamahala ng kontrata, na kinabibilangan ng paglikha, negosasyon, at pangangasiwa ng mga kontrata sa mga supplier. Tinitiyak ng haliging ito na ang mga kontrata ay malinaw, komprehensibo, at legal na tama. Kabilang dito ang pagtukoy sa mga tuntunin ng kontrata, kundisyon, at mga kasunduan sa antas ng serbisyo, pati na rin ang pagsubaybay sa pagganap ng kontrata, paghawak ng mga pagkakaiba-iba, at pamamahala ng mga hindi pagkakaunawaan. Ang epektibong pamamahala sa kontrata ay nagpapahusay ng pananagutan, pinapaliit ang mga panganib, at tinitiyak na tinutupad ng dalawang partido ang kanilang mga obligasyon.
Haligi 4. Pagpapatupad ng Pagkuha
Ang ikaapat na haligi ay sumasaklaw sa aktwal na pagsasagawa ng mga aktibidad sa pagkuha. Kabilang dito ang pagbuo ng mga purchase order, pagtanggap ng mga produkto o serbisyo, pag-verify ng mga invoice, at pamamahala sa mga proseso ng pagbabayad. Kasama sa pillar na ito ang mga aktibidad gaya ng requisitioning, sourcing, tendering, pagsusuri ng mga bid, paggawad ng mga kontrata, at pag-coordinate ng mga iskedyul ng paghahatid. Ang pagpapatupad ng pagkuha ay nangangailangan ng mahusay na komunikasyon, pakikipagtulungan sa mga stakeholder, at pagsunod sa itinatag na mga patakaran at pamamaraan sa pagkuha.
Haligi 5. Pagsusuri at Pagpapabuti ng Pagganap ng Supplier
Nakatuon ang panghuling haligi sa pagsusuri sa pagganap ng supplier at paghimok ng patuloy na pagpapabuti. Kabilang dito ang pagsubaybay sa pagganap ng supplier laban sa mga paunang natukoy na sukatan, pagsasagawa ng mga pagsusuri sa pagganap, at pagbibigay ng feedback sa mga supplier. Nilalayon ng haliging ito na tukuyin ang mga lugar para sa pagpapabuti, tugunan ang mga gaps sa pagganap, at pagyamanin ang mga collaborative partnership. Ang pagsusuri sa pagganap ng supplier ay tumutulong sa mga organisasyon na mapanatili ang mga pamantayan ng kalidad, i-optimize ang mga relasyon sa supplier, at makamit ang mga madiskarteng layunin.
Sa pamamagitan ng paggamit sa limang haliging ito, ang mga organisasyon ay maaaring epektibong mag-navigate sa proseso ng pagkuha at makamit ang ninanais na mga resulta. Ang bawat haligi ay kumakatawan sa isang kritikal na aspeto ng pangangasiwa sa pagkuha, tinitiyak na ang mga supplier ay napili at pinamamahalaan nang epektibo, ang mga diskarte sa pagkuha ay nakahanay sa mga layunin ng organisasyon, ang mga kontrata ay maayos na pinamamahalaan, ang mga aktibidad sa pagkuha ay naisakatuparan nang mahusay, at ang pagganap ng mga supplier ay patuloy na sinusuri at pinagbubuti. Ang isang matibay na pundasyong itinayo sa mga haliging ito ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon na mapahusay ang kahusayan sa pagkuha, mabawasan ang mga panganib, at humimok ng halaga sa buong proseso ng pagkuha.
Ano ang Procurement Management System?
Ang procurement management system ay isang software solution na idinisenyo upang i-streamline at i-automate ang mga proseso ng pagkuha sa loob ng isang organisasyon. Nagbibigay ito ng sentralisadong platform na nagsasama ng iba't ibang aktibidad sa pagkuha, tulad ng sourcing, pamamahala ng supplier, pagproseso ng purchase order, pamamahala ng kontrata, at pag-uulat. Nilalayon ng system na pahusayin ang kahusayan, transparency, at pagiging epektibo ng procurement function.
Mga Pangunahing Aktibidad ng isang Procurement Management System
Ang sistema ng pamamahala sa pagkuha ay isang mahalagang tool na tumutulong sa mga organisasyon na i-streamline at i-optimize ang kanilang mga proseso sa pagkuha. Nag-aalok ito ng isang sentralisadong platform upang pamahalaan ang mga aktibidad sa pagkuha, pahusayin ang kahusayan, at pagbutihin ang paggawa ng desisyon. Tuklasin natin ang mga pangunahing aktibidad na karaniwang sinusuportahan ng isang procurement management system:
1. Sourcing at Pamamahala ng Supplier
Ang isang sistema ng pamamahala sa pagkuha ay nagpapadali sa pagkilala at pagpili ng mga supplier. Nagbibigay ito ng mga feature para sa pagpaparehistro, kwalipikasyon, at pagsusuri ng supplier batay sa pamantayan gaya ng kalidad, presyo, kapasidad, at pagsunod. Tumutulong ang system na mapanatili ang isang sentralisadong database ng supplier, na nagbibigay-daan sa mga organisasyon na subaybayan ang pagganap ng supplier, pamahalaan ang mga kontrata, at itaguyod ang mga pakikipagtulungan.
2. Pamamahala ng Requisition at Purchase Order
Ang mga sistema ng pamamahala sa pagkuha ay nagbibigay-daan sa mga gumagamit na lumikha at pamahalaan ang mga kahilingan at mga order sa pagbili sa elektronikong paraan. Maaaring bumuo ang mga user ng mga kahilingan sa pagbili, tukuyin ang mga detalye, at tukuyin ang dami at mga kinakailangan sa paghahatid. Ino-automate ng system ang mga daloy ng trabaho sa pag-apruba, niruruta ang mga kahilingan sa pagbili sa mga naaangkop na stakeholder para sa pagsusuri at pagpapahintulot. Tinitiyak nito ang transparency, binabawasan ang mga manu-manong error at pinapabilis ang proseso ng pagkuha.
3. Kolaborasyon at Komunikasyon ng Supplier
Ang epektibong komunikasyon sa mga supplier ay kritikal para sa maayos na mga operasyon sa pagkuha. Ang isang procurement management system ay nagbibigay ng platform para sa tuluy-tuloy na pakikipagtulungan sa pagitan ng mga organisasyon at mga supplier. Pinapayagan nito ang secure na pagmemensahe, pagbabahagi ng dokumento, at pagsubaybay sa kasaysayan ng komunikasyon. Ang mga supplier ay maaaring magsumite ng mga panukala, tumugon sa mga katanungan, at makatanggap ng mga update sa mga aktibidad sa pagkuha sa pamamagitan ng system, na tinitiyak ang malinaw at mahusay na komunikasyon.
4. Pamamahala ng Kontrata
Ang mga sistema ng pamamahala sa pagkuha ay nag-aalok ng matatag na kakayahan sa pamamahala ng kontrata. Binibigyang-daan nila ang mga organisasyon na lumikha, mag-imbak, at mamahala ng mga kontrata nang digital. Maaaring tukuyin ng mga user ang mga tuntunin ng kontrata, subaybayan ang mga milestone, at subaybayan ang pagsunod. Nagbibigay ang system ng mga abiso para sa mga pag-renew ng kontrata, pagkakaiba-iba, at pag-expire, na tinitiyak na natutugunan ang mga obligasyong kontraktwal at pinapaliit ang panganib ng hindi pagsunod.
5. Pagsubaybay sa Pagganap ng Supplier
Ang pagsubaybay sa pagganap ng supplier ay mahalaga para sa pagpapanatili ng mataas na kalidad na mga pamantayan at pagtukoy ng mga lugar para sa pagpapabuti. Ang mga sistema ng pamamahala sa pagkuha ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon na subaybayan at suriin ang pagganap ng supplier gamit ang mga paunang natukoy na sukatan o pasadyang pamantayan sa pagsusuri. Bumubuo ang system ng mga ulat sa pagganap at mga scorecard, pinapagana ang pagtatasa ng supplier na batay sa data at pinapadali ang paggawa ng desisyon na batay sa data.
6. Pagkakasundo sa Pagbili at Pag-invoice
Ang isang procurement management system ay nag-o-automate ng reconciliation ng mga purchase order, resibo, at mga invoice. Inihahambing nito ang mga natanggap na produkto o serbisyo sa mga kaukulang purchase order para matiyak ang katumpakan at makita ang mga pagkakaiba. Pina-streamline ng system ang proseso ng pag-invoice, pinapatunayan ang mga invoice laban sa mga tuntuning kontraktwal, at tumutulong sa pagtukoy ng mga error o pagkakaiba. Binabawasan nito ang manu-manong pagsisikap, pinapaliit ang mga pagkaantala sa pagbabayad, at pinapahusay ang kontrol sa pananalapi.
7. Analytics at Pag-uulat
Ang mga sistema ng pamamahala sa pagkuha ay nagbibigay ng komprehensibong analytics at mga kakayahan sa pag-uulat. Nag-aalok sila ng real-time na visibility sa data ng pagkuha, na nagbibigay-daan sa mga organisasyon na subaybayan ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPI), tukuyin ang mga uso, at bumuo ng mga custom na ulat. Pinapadali ng system ang pagsusuri ng data, pag-benchmark ng pagganap ng supplier, at pagtukoy ng mga pagkakataon sa pagtitipid sa gastos. Sinusuportahan ng mga insight na ito ang madiskarteng paggawa ng desisyon at patuloy na pagpapabuti sa mga proseso ng pagkuha.
8. Pagsunod at Pamamahala sa Panganib
Ang mga sistema ng pamamahala sa pagkuha ay tumutulong sa mga organisasyon sa pagtiyak ng pagsunod sa mga kinakailangan sa batas at regulasyon. Nagbibigay ang mga ito ng mga functionality para subaybayan at pamahalaan ang mga dokumento ng pagsunod, certification, at patakaran. Ang system ay maaaring bumuo ng mga alerto at paalala para sa mga deadline ng pagsunod, na binabawasan ang panganib ng hindi pagsunod. Nakakatulong din ito na tukuyin at pagaanin ang mga panganib na nauugnay sa pagkuha sa pamamagitan ng pagpapadali sa pagtatasa ng panganib, pagsubaybay sa mga panganib ng supplier, at pagpapatupad ng mga diskarte sa pagpapagaan ng panganib.
9. Pagsasama sa Iba Pang Mga Sistema
Ang mga sistema ng pamamahala sa pagkuha ay madalas na isinasama sa iba pang mga sistema ng negosyo tulad ng mga sistema ng accounting, pamamahala ng imbentaryo, o pagpaplano ng mapagkukunan ng enterprise (ERP). Ang pagsasamang ito ay nagbibigay-daan sa tuluy-tuloy na daloy ng data sa pagitan ng iba't ibang functional na lugar, pag-streamline ng mga proseso, at pagtiyak ng pagkakapare-pareho ng data sa buong organisasyon.
Sa pamamagitan ng pagsali sa mga pangunahing aktibidad na ito, nag-aalok ang isang sistema ng pamamahala ng pagkuha ng isang komprehensibong solusyon upang ma-optimize ang mga proseso ng pagkuha, mapahusay ang mga relasyon sa supplier, bawasan ang mga gastos, at humimok ng kahusayan sa pagpapatakbo. Ang mga organisasyon na gumagamit ng isang sistema ng pamamahala ng pagkuha ay maaaring makakuha ng mas mahusay na kontrol sa kanilang mga aktibidad sa pagkuha, gumawa ng matalinong mga pagpapasya, at makamit ang mga layunin ng estratehikong pagkuha.
Ano ang Hahanapin Kapag Pumipili ng Sistema sa Pamamahala ng Pagkuha?
Kapag pumipili ng sistema ng pamamahala sa pagkuha, mahalagang isaalang-alang ang mga feature na pinakamahusay na makakatugon sa mga partikular na pangangailangan at kinakailangan ng iyong organisasyon. Narito ang ilang pangunahing tampok na hahanapin sa isang sistema ng pamamahala sa pagkuha:
- Sourcing at Pamamahala ng Supplier: Ang sistema ay dapat magkaroon ng matatag na kakayahan para sa pagkakakilanlan ng supplier, kwalipikasyon, at pagsusuri. Maghanap ng mga feature na nagbibigay-daan sa sentralisadong pamamahala ng supplier, pagsubaybay sa performance ng supplier, at pakikipagtulungan sa mga supplier.
- Pagbili ng Requisition at Pamamahala ng Order: Dapat suportahan ng system ang paglikha, pag-apruba, at pagsubaybay sa mga kahilingan sa pagbili at mga order sa pagbili. Dapat nitong i-automate ang mga daloy ng trabaho, magbigay ng visibility sa katayuan ng mga order, at payagan ang madaling pagsubaybay at pagsubaybay.
- Pamamahala ng Kontrata: Maghanap ng isang system na nag-aalok ng mga komprehensibong pagpapaandar sa pamamahala ng kontrata. Kabilang dito ang paggawa ng kontrata, imbakan, kontrol sa bersyon, at pagsubaybay sa mga mahahalagang milestone at obligasyon sa kontrata. Dapat din itong magbigay ng mga paalala para sa mga pag-renew ng kontrata at mga expiration.
- Pamamahala ng Elektronikong Dokumento: Ang isang epektibong sistema ng pamamahala ng pagkuha ay dapat na may mga kakayahan sa pamamahala ng dokumento. Dapat nitong paganahin ang pag-iimbak, pagkuha, at pagbabahagi ng mga dokumentong nauugnay sa pagkuha, tulad ng mga kontrata ng supplier, panukala, at mga invoice. Maghanap ng mga feature na nagpapadali sa pakikipagtulungan ng dokumento at pagkontrol sa bersyon.
- Analytics at Pag-uulat: Dapat mag-alok ang system ng mahusay na analytics at mga kakayahan sa pag-uulat. Dapat itong magbigay ng real-time na visibility sa data ng pagkuha, bumuo ng mga ulat sa mga key performance indicator (KPI), at mag-alok ng mga nako-customize na dashboard para sa visualization ng data. Maghanap ng mga feature na nagbibigay-daan sa pagsusuri ng data, pagkilala sa trend, at mga naaaksyong insight.
- Pagsasama sa Iba Pang Mga Sistema: Isaalang-alang ang isang procurement management system na maaaring isama sa iba pang enterprise system, gaya ng accounting, inventory management, o ERP system. Ang pagsasama ay nagbibigay-daan sa tuluy-tuloy na pagpapalitan ng data, pinapasimple ang mga proseso, at tinitiyak ang pagkakapare-pareho ng data sa iba't ibang functional na lugar.
- Kolaborasyon at Komunikasyon ng Supplier: Maghanap ng mga feature na nagpapadali sa komunikasyon at pakikipagtulungan sa mga supplier. Dapat magbigay ang system ng mga secure na channel sa pagmemensahe, mga kakayahan sa pagbabahagi ng dokumento, at mga notification para sa mga aktibidad sa pagkuha. Itinataguyod nito ang mahusay at malinaw na komunikasyon sa mga supplier sa buong proseso ng pagkuha.
- Pagsunod at Pamamahala sa Panganib: Ang system ay dapat may mga tampok upang matiyak ang pagsunod sa mga kinakailangan sa regulasyon at panloob na mga patakaran. Dapat nitong suportahan ang pamamahala ng dokumento ng pagsunod, pagsubaybay sa mga sertipikasyon, at pagtatasa ng panganib. Maghanap ng mga functionality na nagbibigay-daan sa pagkilala sa panganib, pagpapagaan, at pagpapatupad ng mga diskarte sa pamamahala ng panganib.
- User-Friendly na Interface: Isaalang-alang ang isang procurement management system na may intuitive at user-friendly na interface. Ang system ay dapat na madaling i-navigate, na may malinaw na mga daloy ng trabaho at intuitive na disenyo. Tinitiyak nito na mabilis na makakaangkop ang mga user sa system at maisagawa ang kanilang mga gawain sa pagkuha nang mahusay.
- Pag-customize at Scalability: Maghanap ng system na maaaring i-customize para matugunan ang mga natatanging pangangailangan ng iyong organisasyon. Dapat itong mag-alok ng kakayahang umangkop upang i-configure ang mga daloy ng trabaho, mga form, at mga ulat ayon sa iyong mga partikular na kinakailangan. Bukod pa rito, isaalang-alang ang scalability ng system upang matugunan ang paglago sa hinaharap at mga umuusbong na pangangailangan sa pagkuha.
Sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang sa mga pangunahing feature na ito, maaari kang pumili ng sistema ng pamamahala sa pagkuha na naaayon sa mga layunin ng iyong organisasyon, pinapahusay ang kahusayan sa pagkuha, at humihimok ng halaga sa buong proseso ng pagkuha.
Pamamahala ng Tender kumpara sa Pamamahala sa Pagkuha
Ang pamamahala sa tender at pamamahala sa pagkuha ay dalawang magkaibang ngunit magkakaugnay na proseso sa loob ng mas malawak na saklaw ng pagkuha. Bagama't nagbabahagi sila ng pagkakatulad at madalas na nagsasapawan, may mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng dalawa. Ang pag-unawa sa mga pagkakaibang ito ay mahalaga para sa mga organisasyon na epektibong ma-navigate ang mga kumplikado ng parehong tender at procurement management. Tuklasin natin ang mga pagkakaiba sa pagitan ng tender management at procurement management.
Pamamahala ng Tender
Ang pamamahala sa tender ay tumutukoy sa proseso ng paghingi ng mga bid o panukala mula sa mga potensyal na supplier bilang tugon sa mga partikular na kinakailangan o detalye. Ito ay isang subset ng pamamahala sa pagkuha na nakatutok sa pagpili at pagsusuri ng mga bid. Kasama sa pamamahala ng tender ang mga sumusunod na pangunahing aspeto:
- Kahilingan para sa Impormasyon (RFI): Maaaring mag-isyu ang mga organisasyon ng mga RFI upang mangalap ng impormasyon at sukatin ang mga kakayahan ng mga supplier bago simulan ang pormal na proseso ng tender. Tinutulungan ng mga RFI ang mga organisasyon na matukoy ang mga potensyal na supplier at masuri ang kanilang mga kwalipikasyon.
- Kahilingan para sa Panukala (RFP): Ang mga RFP ay mga pormal na dokumento na nagbabalangkas sa mga kinakailangan, detalye, at pamantayan sa pagsusuri para sa isang partikular na proyekto o pangangailangan sa pagkuha. Gumagamit ang mga organisasyon ng mga RFP para mag-imbita ng mga potensyal na supplier na magsumite ng mga detalyadong panukala na tumutugon sa mga nakasaad na kinakailangan.
- Pagsusuri ng Bid: Kasama sa pamamahala ng tender ang pagsusuri sa mga bid na natanggap bilang tugon sa isang RFP. Karaniwang kasama sa prosesong ito ng pagsusuri ang pagtatasa ng mga salik gaya ng presyo, kalidad, mga teknikal na kakayahan, pagsunod sa mga detalye, at mga kwalipikasyon ng supplier.
- Award ng Kontrata: Kapag nasuri na ang mga bid, pipili ang mga organisasyon ng (mga) pinakaangkop na supplier at ibibigay ang kontrata batay sa pamantayan sa pagsusuri na nakabalangkas sa RFP. Ang mga desisyon sa paggawad ng kontrata ay karaniwang ginagawa na isinasaalang-alang ang mga salik gaya ng pagiging mapagkumpitensya sa presyo, teknikal na kadalubhasaan, at kapasidad ng supplier.
Sa kabuuan, ang pamamahala ng tender ay nakatuon sa proseso ng paghingi ng mga bid, pagsusuri ng mga panukala, at pagbibigay ng mga kontrata sa mga supplier na nakakatugon sa mga tinukoy na kinakailangan.
Pamamahala ng Pagkuha
Ang pamamahala sa pagkuha ay sumasaklaw sa isang mas malawak na hanay ng mga aktibidad at prosesong kasangkot sa pagkuha ng mga produkto, serbisyo, o gawa mula sa mga panlabas na mapagkukunan. Kabilang dito ang lahat ng yugto ng lifecycle ng pagkuha, mula sa pagtukoy ng mga pangangailangan hanggang sa pamamahala ng kontrata. Ang pamamahala sa pagkuha ay kinabibilangan ng mga sumusunod na pangunahing aspeto:
- Mga Pangangailangan sa Pagtatasa: Tinutukoy ng mga organisasyon ang kanilang mga pangangailangan sa pagkuha, sinusuri ang mga panloob na kinakailangan, at tinutukoy ang saklaw ng mga produkto o serbisyo na kinakailangan upang suportahan ang kanilang mga operasyon o proyekto.
- Pagpili ng Supplier: Kasama sa pamamahala sa pagkuha ang proseso ng pagpili ng mga supplier batay sa mga salik tulad ng presyo, kalidad, mga kakayahan sa paghahatid, reputasyon, at pagsunod sa mga pamantayan sa regulasyon at etikal.
- Negosasyon at Pagkontrata: Ang mga organisasyon ay nakikibahagi sa mga negosasyon upang magtatag ng mga tuntunin at kundisyon na kapwa kapaki-pakinabang sa mga piling supplier. Kabilang dito ang pagtukoy sa pagpepresyo, mga tuntunin sa pagbabayad, mga iskedyul ng paghahatid, at mga inaasahan sa kalidad.
- Pagproseso at Pagtupad ng Order: Kapag nailagay na ang mga kontrata, ang pamamahala sa pagkuha ay kinabibilangan ng pagproseso ng mga purchase order, pagsubaybay sa katayuan ng order, at pagtiyak ng napapanahong paghahatid ng mga produkto o serbisyo.
- Resibo at Pagbabayad: Ang mga organisasyon ay tumatanggap at nag-iinspeksyon sa mga naihatid na produkto o serbisyo, i-verify ang mga invoice ng supplier, at iproseso ang mga pagbabayad ayon sa mga napagkasunduang tuntunin.
- Pamamahala ng Relasyon ng Supplier: Nakatuon ang pamamahala sa pagkuha sa pagbuo at pagpapanatili ng mga epektibong relasyon sa mga supplier, pagpapatibay ng pakikipagtulungan, at paghimok ng patuloy na pagpapabuti sa pagganap ng supplier.
Sinasaklaw ng pamamahala sa pagkuha ang mas malawak na hanay ng mga aktibidad na lampas sa proseso ng tender, kabilang ang pagpili ng supplier, pamamahala ng kontrata, at patuloy na pamamahala sa relasyon ng supplier.
Pagkakaugnay at Pakikipagtulungan
Habang ang tender management at procurement management ay mga natatanging proseso, ang mga ito ay magkakaugnay at kadalasang nangangailangan ng pakikipagtulungan sa pagitan ng dalawa. Ang pamamahala sa tender ay nagsisilbing isang kritikal na bahagi ng pamamahala sa pagkuha, dahil kinabibilangan ito ng paunang yugto ng paghingi ng mga bid at pagpili ng mga supplier. Ang mga output ng tender management, tulad ng mga nasuri na bid at mga piling supplier, ay nagpapaalam sa mga susunod na yugto ng procurement management.
Tinitiyak ng epektibong pakikipagtulungan sa pagitan ng pamamahala ng tender at pamamahala sa pagkuha ng tuluy-tuloy na paglipat mula sa pagsusuri ng bid patungo sa pamamahala ng kontrata. Ang mga procurement manager ay umaasa sa mga resulta ng mga tender evaluation para makagawa ng matalinong mga desisyon at makipag-ayos ng mga kontrata sa mga piling supplier.
Ang pakikipagtulungan sa pagitan ng dalawang function ay nagpapadali din sa pagbabahagi ng kaalaman, paggamit ng mga insight na nakuha sa proseso ng tender, at paglalapat ng mga ito sa mga aktibidad sa pagkuha sa hinaharap. Ang mga tender management team ay nagbibigay ng mahalagang input sa mga kakayahan ng supplier, pamantayan sa pagsusuri ng bid, at mga aral na natutunan, na maaaring isama ng mga procurement manager sa kanilang pangkalahatang mga diskarte sa pagkuha.
Mga Hamon sa Pamamahala ng Pagkuha
Ang pamamahala sa pagkuha ay nagsasangkot ng isang hanay ng mga hamon na dapat tugunan ng mga organisasyon upang matiyak ang matagumpay na mga resulta ng pagkuha. Ang mga hamon na ito ay maaaring lumitaw sa iba't ibang yugto ng proseso ng pagkuha at nangangailangan ng maingat na pagpaplano, maagap na mga hakbang, at epektibong mga estratehiya.
Narito ang ilang karaniwang hamon na kinakaharap sa pamamahala ng pagkuha:
- Mga Pagkagambala sa Supply Chain: Ang mga pagkagambala sa supply chain, gaya ng mga natural na sakuna, kawalang-tatag sa pulitika, o mga pandemya, ay maaaring makaapekto nang malaki sa mga aktibidad sa pagkuha. Ang mga pagkagambalang ito ay maaaring humantong sa mga kakulangan sa materyal, pagkaantala ng paghahatid, pagtaas ng mga gastos, at pangkalahatang kawalang-tatag ng supply chain. Ang mga organisasyon ay kailangang magkaroon ng matatag na mga diskarte sa pamamahala sa peligro upang mapagaan ang epekto ng mga naturang pagkagambala at mapanatili ang pagpapatuloy ng mga operasyon sa pagkuha.
- Pagpili at Kwalipikasyon ng Supplier: Ang pagpili ng mga tamang supplier ay mahalaga para sa matagumpay na pagkuha. Gayunpaman, ang pagtukoy at pagsusuri ng mga potensyal na supplier batay sa iba't ibang salik, tulad ng kalidad, presyo, pagiging maaasahan, at mga pamantayang etikal, ay maaaring maging mahirap. Ang pagtiyak na ang mga supplier ay nakakatugon sa mga kinakailangan ng organisasyon, may sapat na kapasidad, at nakaayon sa mga halaga at layunin ng organisasyon ay nangangailangan ng maingat na proseso ng kwalipikasyon ng supplier.
- Negosasyon at Pagkontrata: Ang pakikipag-ayos sa mga kanais-nais na tuntunin at kundisyon sa mga supplier ay maaaring maging kumplikado at matagal. Ang pagbabalanse ng mga negosasyon sa presyo na may mga inaasahan sa kalidad, mga iskedyul ng paghahatid, mga tuntunin sa pagbabayad, at iba pang mga sugnay na kontraktwal ay nangangailangan ng malakas na kasanayan sa negosasyon at malalim na pag-unawa sa dinamika ng merkado. Dapat ding tiyakin ng mga organisasyon na ang mga kontrata ay komprehensibo, legal na tama, at tumpak na sumasalamin sa mga napagkasunduang tuntunin upang maiwasan ang mga potensyal na hindi pagkakaunawaan o ambiguity.
- Pagbabago ng Kondisyon ng Market: Ang mga kondisyon ng merkado ay patuloy na nagbabago, at dapat na iangkop ng mga organisasyon ang kanilang mga diskarte sa pagkuha nang naaayon. Ang mga salik gaya ng pabagu-bagong presyo ng mga bilihin, currency exchange rates, teknolohikal na pagsulong, at pagbabago sa regulasyon ay maaaring makaapekto sa mga desisyon sa pagbili at nangangailangan ng mga organisasyon na manatiling maliksi at tumutugon sa dynamics ng merkado.
- Pagpapanatili at Etikal na Pagsasaalang-alang: Ang mga organisasyon ay lalong kinikilala ang kahalagahan ng pagpapanatili at etikal na pagsasaalang-alang sa pagkuha. Ang pagtiyak na ang mga supplier ay sumusunod sa mga pamantayan sa kapaligiran, panlipunan, at pamamahala (ESG), mga karapatang pantao, at mga kasanayan sa patas na paggawa ay nagdudulot ng mga hamon sa mga tuntunin ng angkop na pagsusumikap, pagsubaybay, at pagsunod ng supplier. Kailangang isama ng mga organisasyon ang sustainability at etikal na pagsasaalang-alang sa kanilang mga patakaran at kasanayan sa pagkuha.
- Pagsasama ng Teknolohiya at Pagbabagong Digital: Ang pagtanggap sa mga digital na solusyon at pagsasama ng teknolohiya sa mga proseso ng pagkuha ay maaaring mapahusay ang kahusayan, pagsusuri ng data, at paggawa ng desisyon. Gayunpaman, ang pagsasama-sama ng mga bagong teknolohiya, tulad ng procurement software, e-procurement platform, o electronic document management system, ay maaaring maging mahirap. Ang mga organisasyon ay dapat mamuhunan sa naaangkop na mga teknolohiya, magbigay ng pagsasanay sa mga kawani, at pagtagumpayan ang paglaban sa pagbabago upang ganap na magamit ang mga benepisyo ng digital na pagbabago.
- Pamamahala ng Kontrata at Pagsusuri sa Pagganap: Ang pamamahala ng mga kontrata sa kabuuan ng kanilang lifecycle at pagsubaybay sa pagganap ng supplier ay nangangailangan ng dedikadong mapagkukunan at epektibong proseso. Ang mga organisasyon ay nangangailangan ng matatag na sistema ng pamamahala ng kontrata para subaybayan ang mga maihahatid, ipatupad ang pagsunod, pangasiwaan ang mga variation, at suriin ang performance ng supplier. Ang kakulangan ng wastong pamamahala sa kontrata ay maaaring humantong sa mga isyu tulad ng hindi nakuhang mga maihahatid, labis na gastos, o hindi magandang pagganap.
- Pakikipag-ugnayan at Pag-align ng Stakeholder: Ang pagkuha ay nagsasangkot ng pakikipagtulungan at koordinasyon sa maraming stakeholder, parehong panloob at panlabas. Ang pagtiyak ng epektibong komunikasyon, pagkakahanay ng mga layunin, at pakikipag-ugnayan ng stakeholder ay maaaring maging mahirap, lalo na kapag may magkasalungat na priyoridad o magkakaibang mga inaasahan. Dapat itaguyod ng mga organisasyon ang isang kultura ng pakikipagtulungan at magtatag ng malinaw na mga channel ng komunikasyon upang isulong ang pakikilahok ng stakeholder at buy-in.
- Pamamahala at Pagsusuri ng Data: Ang pagkuha ay bumubuo ng napakaraming data na maaaring magbigay ng mahahalagang insight para sa paggawa ng desisyon at pagpapabuti ng proseso. Gayunpaman, ang pamamahala at pagsusuri sa data na ito ay maaaring maging mahirap nang walang matatag na sistema ng pamamahala ng data at mga kakayahan sa analytics. Ang mga organisasyon ay kailangang mamuhunan sa naaangkop na mga tool at kadalubhasaan upang mangolekta, mag-analisa, at magamit ang data ng pagkuha nang epektibo.
- Pagsunod at Pamamahala sa Panganib: Ang pagtiyak sa pagsunod sa mga kinakailangan sa regulasyon, mga legal na obligasyon, at panloob na mga patakaran ay mahalaga sa pagkuha. Ang hindi pagsunod ay maaaring humantong sa mga legal na epekto, pinsala sa reputasyon, o pagkawala ng pananalapi. Ang mga organisasyon ay dapat magtatag ng matibay na mga balangkas sa pagsunod, magsagawa ng mga regular na pag-audit, at magpatupad ng mga diskarte sa pamamahala ng peligro upang matukoy at mapagaan ang mga potensyal na panganib na nauugnay sa mga aktibidad sa pagkuha.
Ang pagtugon sa mga hamong ito ay nangangailangan ng isang maagap na diskarte, estratehikong pagpaplano, epektibong pakikipag-ugnayan sa stakeholder, patuloy na pagsubaybay, at isang pagpayag na umangkop sa nagbabagong mga pangyayari. Ang mga organisasyon na maaaring matagumpay na mag-navigate sa mga hamong ito ay mahusay na nakaposisyon upang i-optimize ang kanilang mga proseso sa pagkuha, makamit ang pagtitipid sa gastos, pagaanin ang mga panganib, at humimok ng napapanatiling halaga sa buong supply chain.
Ang Kinabukasan ng Pagkuha
Ang larangan ng pagkuha ay patuloy na umuunlad, na hinihimok ng mga pagsulong sa teknolohiya, pagbabago ng dinamika ng merkado, at paglilipat ng mga priyoridad ng organisasyon. Upang manatiling nangunguna sa isang mabilis na pagbabago ng landscape ng negosyo, ang mga propesyonal sa pagkuha ay kailangang mahulaan ang mga uso sa hinaharap at iakma ang kanilang mga diskarte nang naaayon.
Binabago ng digital transformation ang landscape ng pagkuha. Binabago ng mga teknolohiya ng automation tulad ng artificial intelligence (AI), machine learning, robotic process automation (RPA), at blockchain ang mga proseso ng pagkuha. Ang mga teknolohiyang ito ay nag-streamline ng mga nakagawiang gawain, nagpapahusay sa pagsusuri ng data at mga kakayahan sa paggawa ng desisyon, mapabuti ang katumpakan, at nagbibigay-daan sa real-time na visibility sa buong supply chain. Ang hinaharap ng pagkuha ay masasaksihan ang pagsasama-sama ng mga matatalinong sistema, mga insight na batay sa data, at mga automated na proseso, na humahantong sa pagtaas ng kahusayan, pagbawas ng mga gastos, at pinahusay na liksi.
Mga Kinakailangan sa Visure ALM Platform
Ang platform ng Visure Requirements ALM (Application Lifecycle Management) ay isang mahusay na tool na maaaring makabuluhang mapahusay ang mga proseso ng pamamahala sa pagkuha sa loob ng isang organisasyon. Nag-aalok ang platform na ito ng komprehensibong hanay ng mga feature at functionality na idinisenyo upang i-streamline ang mga aktibidad sa pagkuha, pagbutihin ang pakikipagtulungan, at tiyakin ang pagsunod sa mga kinakailangan sa regulasyon. Tuklasin natin kung paano magagamit ang Visure Requirements ALM platform para sa pamamahala sa pagkuha:
Sentralisadong Pangangailangan sa Pamamahala
Mga Kinakailangan sa Visure Ang platform ng ALM ay nagbibigay ng isang sentralisadong repositoryo upang epektibong pamahalaan ang mga kinakailangan sa pagkuha. Maaaring makuha at iimbak ng mga user ang mga kinakailangan sa pagkuha sa isang structured at organisadong paraan, na tinitiyak ang madaling accessibility at traceability. Ang platform ay nagbibigay-daan para sa paglikha, pagbabago, at pag-prioritize ng mga kinakailangan, pati na rin ang pagtatatag ng mga relasyon at dependency sa pagitan ng iba't ibang mga kinakailangan.
Pakikipagtulungan at Pakikipag-ugnayan sa Stakeholder
Ang epektibong pakikipagtulungan ay mahalaga sa pamamahala ng pagkuha. Visure Requirements Ang platform ng ALM ay nagpapadali sa pakikipagtulungan sa mga stakeholder, kabilang ang mga procurement team, supplier, at iba pang nauugnay na departamento. Nag-aalok ito ng mga tampok tulad ng real-time na pagkomento, pagtatalaga ng gawain, at mga abiso upang matiyak ang tuluy-tuloy na komunikasyon at pakikipagtulungan sa buong proseso ng pagkuha. Ang mga stakeholder ay maaaring magbigay ng input, pagsusuri ng mga kinakailangan, at subaybayan ang pag-unlad, pagpapabuti ng transparency at kahusayan.
Pamamahala ng Dokumento
Ang pamamahala ng mga dokumentong nauugnay sa pagkuha ay mahalaga upang matiyak ang pagsunod at pagpapanatili ng isang audit trail. Visure Requirements ALM platform ay nagbibigay-daan sa mahusay na pamamahala ng dokumento sa pamamagitan ng pagbibigay ng secure at sentralisadong repository para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa pagkuha. Maaaring mag-upload ang mga user, kontrolin ang bersyon, at magbahagi ng mga dokumento gaya ng mga kontrata, panukala, at legal na kasunduan. Tinitiyak nito na ang lahat ng nauugnay na dokumento ay madaling ma-access, na binabawasan ang panganib ng pagkawala o pagdoble ng impormasyon.
Traceability at Saklaw ng Kinakailangan
Ang kakayahang masubaybayan ay mahalaga sa pamamahala ng pagkuha upang ipakita ang pagsunod at matugunan ang mga kinakailangan sa regulasyon. Visure Requirements ALM platform ay nag-aalok ng mga kakayahan sa traceability na nagbibigay-daan sa mga user na magtatag ng malinaw na ugnayan sa pagitan ng mga kinakailangan sa pagkuha, mga bid ng supplier, mga tuntunin ng kontrata, at iba pang mga artifact sa pagkuha. Tinitiyak nito na ang mga kinakailangan ay sapat na natugunan, at lahat ng kinakailangang hakbang ay ginagawa sa buong proseso ng pagkuha.
Risk Pamamahala ng
Mga Kinakailangan sa Visure Ang platform ng ALM ay may kasamang mga feature para pamahalaan ang mga panganib na nauugnay sa mga aktibidad sa pagkuha. Nagbibigay-daan ito sa mga user na tukuyin, tasahin, at bigyang-priyoridad ang mga panganib, pati na rin bumuo ng mga diskarte sa pagpapagaan. Ang mga tool sa pagtatasa ng panganib at visualization ay tumutulong sa mga procurement team na suriin ang potensyal na epekto ng mga panganib sa mga proyekto sa pagkuha at gumawa ng matalinong mga desisyon.
Pag-uulat at Analytics
Visure Requirements ALM platform ay nag-aalok ng mahusay na pag-uulat at mga kakayahan sa analytics upang magbigay ng mga insight sa pagganap ng pagkuha at mapadali ang paggawa ng desisyon na batay sa data. Ang mga user ay maaaring bumuo ng mga nako-customize na ulat, subaybayan ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPI), at mailarawan ang data sa pamamagitan ng mga interactive na dashboard. Ang mga feature na ito ay nagbibigay-daan sa mga procurement team na subaybayan ang progreso, tukuyin ang mga bottleneck, at patuloy na pahusayin ang mga proseso ng pagkuha.
Pagsasama sa Mga Panlabas na Sistema
Ang Visure Requirements ALM platform ay maaaring isama sa mga panlabas na system, gaya ng enterprise resource planning (ERP) system, supplier management system, at financial system. Tinitiyak ng pagsasama ang tuluy-tuloy na pagpapalitan ng data, inaalis ang manu-manong pagpasok ng data, at pinapabuti ang kahusayan ng proseso. Nagbibigay-daan ito sa real-time na visibility sa mga aktibidad sa pagkuha, pinapahusay ang katumpakan ng data, at sinusuportahan ang end-to-end na pamamahala sa pagkuha.
Visure Requirements ALM platform ay nag-aalok ng isang komprehensibong solusyon para sa pamamahala ng pagkuha, pagbibigay kapangyarihan sa mga organisasyon upang i-streamline ang mga proseso ng pagkuha, pahusayin ang pakikipagtulungan, at tiyakin ang pagsunod. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga tampok nito, maaaring i-optimize ng mga organisasyon ang mga aktibidad sa pagkuha, pagbutihin ang mga relasyon sa supplier, pagaanin ang mga panganib, at makamit ang higit na kahusayan sa kanilang mga operasyon sa pagkuha.
Konklusyon
Sa pangkalahatan, malinaw na ang pamamahala sa pagkuha ay isang mahalagang bahagi ng anumang supply chain. Nag-aalok ito ng hindi mabilang na mga benepisyo tulad ng pagtitipid sa gastos, pinahusay na mga relasyon sa supplier, mas mahusay na kakayahang makita sa mga operasyon, at mas tumpak na paggasta. Dagdag pa, ang tamang sistema ng pamamahala sa pagkuha ay makakatulong sa iyo na humimok ng mas mabilis na mga resulta sa pamamagitan ng pag-automate ng mga kasalukuyang manu-manong proseso at pagpapagana ng higit na kontrol sa mga proyekto. Gayunpaman, may ilang mga hamon na dapat malaman kapag nagse-set up ng isang epektibong proseso ng pagkuha.
Ang pamamahala sa tender ay kailangang balansehin sa tunay na pamamahala sa pagkuha para sa higit na tagumpay. Ang pagtiyak ng pag-access sa maaasahang impormasyon, paggawa ng desisyon na batay sa data, at mga mapagkakatiwalaang tool ay mga pangunahing elemento ng tagumpay sa larangang ito. Nangangahulugan ang pagtingin sa hinaharap na nakatuon ang mundo ng negosyo sa digital na pagbabagong-anyo na ang hinaharap ng pamamahala sa pagkuha ay mukhang mas promising kaysa dati. Mga Kinakailangan sa Visure Ang ALM Platform ay nagbibigay sa mga kumpanya ng matalinong solusyon na nagbibigay-daan sa kanila na manatiling nangunguna sa kumpetisyon – kaya siguraduhing subukan mo ito sa aming libreng 30-araw na pagsubok ngayon!
Huwag kalimutang ibahagi ang post na ito!
chapters
1. Introducing Tender and Procurement Management
2. Mga Pangunahing Bahagi ng Tender at Procurement Management
3. Mga Benepisyo ng Tender at Procurement Management
4. Pinakamahusay na Mga Tool at Software sa Pamamahala ng Tender at Pagkuha
5. Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa Epektibong Pamamahala ng Tender at Pagkuha
6. Mga Uso at Pag-unlad sa Hinaharap sa Tender at Pamamahala sa Pagkuha
7. Tender at Procurement Management Top Resources
8. Mga Pagsasanay at Kurso sa Pamamahala ng Tender at Pagkuha
9. Talasalitaan
Pumunta sa Market nang Mas Mabilis gamit ang Visure
- Tiyakin ang Pagsunod sa Regulasyon
- Ipatupad ang Buong Traceability
- I-streamline ang Pag-unlad
