Pangangailangan sa Pamamahala at Traceability sa Microsoft Office Word & Excel

Mga Benepisyo ng Paggamit ng Excel at Word para Pamahalaan ang Mga Kinakailangan

Ano ang ibig sabihin ng Managing Requirements?

Ang pamamahala ng mga kinakailangan ay ang proseso ng pagtukoy at pagdodokumento ng mga pangangailangan, inaasahan, at mga hadlang na ginagamit upang bumuo ng isang produkto o serbisyo. Kabilang dito ang pakikipagtulungan sa mga stakeholder upang matukoy kung ano ang gusto nila mula sa mga resulta ng proyekto. Tumutulong din ang pamamahala ng mga kinakailangan na matiyak na ang lahat ng mga stakeholder ay pinananatiling alam sa buong proseso ng pag-unlad at ang anumang mga pagbabagong ginawa sa proyekto ay naidokumento. Ang layunin ay upang matiyak na sa bawat yugto ng pag-unlad, ang bawat isa ay may malinaw na pag-unawa sa kung ano ang dapat gawin at kung paano ito maisasakatuparan. Nakakatulong din ito na panatilihing nasa track ang mga proyekto sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga makatotohanang layunin at timeline para sa pagkumpleto. Bilang karagdagan, ang epektibong pamamahala sa mga kinakailangan ay maaaring makatulong na mapabuti ang kasiyahan ng customer sa pamamagitan ng pagtiyak na natutugunan ang kanilang mga inaasahan tungkol sa produkto o serbisyo.

Ang mga kinakailangan ay maaaring mula sa mataas na antas ng mga ideya at pangkalahatang pahayag hanggang sa mga detalyadong detalye. Karaniwang kasama sa pamamahala ng mga kinakailangan ang paggawa, pagsubaybay, pag-uulat, at pagsusuri ng mga kinakailangan. Nakakatulong ito upang matiyak na ang lahat ng mga stakeholder ay pinananatiling nasa loop sa anumang mga pagbabago o pagsasaayos na ginagawa sa proyekto habang ito ay umuunlad sa mga yugto ng pagbuo nito. Bukod pa rito, ang epektibong pamamahala sa mga kinakailangan ay maaari ding makatulong na mabawasan ang mga gastos na nauugnay sa maling komunikasyon o kawalan ng kalinawan sa pamamagitan ng pagtiyak na ang lahat ay may malinaw na pag-unawa sa mga inaasahan mula sa simula.

Iba't ibang Libreng Tool para sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan

Upang tumulong sa pamamahala ng mga kinakailangan, mayroong ilang libreng tool na magagamit. Kabilang sa mga sikat na opsyon ang:

Microsoft Word At Excel
Google Docs At Spreadsheets
Trello
Paniwala
Monday.com
magkagulo
UserVoice

Makakatulong ang mga tool na ito sa mga team na magtulungan upang mangolekta at magdokumento ng kinakailangang impormasyon tungkol sa isang proyekto o produkto, na mahalaga para sa matagumpay na pag-unlad.

Bilang karagdagan, maraming mga developer ng software ang nag-aalok ngayon ng mga template upang i-streamline ang proseso ng pangangalap ng mga kinakailangan. Halimbawa, nag-aalok ang Microsoft ng template ng Excel na tumutulong sa pagkuha ng mga kwento ng user at iba pang nauugnay na data. Mayroon ding iba't ibang mga online na form na magagamit upang matulungan ang mga organisasyon na lumikha ng mga dokumento na nagbabalangkas sa kanilang mga partikular na pangangailangan upang matiyak na tumpak ang mga ito sa panahon ng proseso ng pangangalap ng mga kinakailangan. Ang mga tool na ito ay maaaring makatipid ng oras at mga mapagkukunan habang tinitiyak na ang lahat ng mga stakeholder ay may malinaw na pag-unawa sa mga layunin at kinakailangan ng proyekto.

Paano pamahalaan ang mga kinakailangan gamit ang Microsoft Word at Excel?

Ang Microsoft Word at Excel ay mga sikat na tool para sa pamamahala ng mga kinakailangan. Sa Microsoft Word, ang mga gumagamit ay maaaring lumikha ng isang dokumento na nagbabalangkas sa saklaw ng isang proyekto at mga bahagi nito. Ang dokumentong ito ay dapat magsama ng anumang mga pangunahing maihahatid, mga stakeholder na kasangkot sa proyekto, badyet, timeline, atbp., kaya lahat ay nasa parehong pahina tungkol sa kung ano ang kailangang magawa.

Sa Excel, ang mga user ay maaaring gumamit ng mga spreadsheet upang subaybayan ang pag-unlad sa mga indibidwal na gawain o layunin na nauugnay sa proyekto. Ang pagkakaroon ng organisadong spreadsheet ay nagbibigay-daan sa mga miyembro ng koponan na tingnan sa isang sulyap kung aling mga gawain ang natapos na o nangangailangan ng higit na pansin. Bukod pa rito, madaling magdagdag ng mga komento at tala sa bawat gawain upang mapanatili ang kaalaman sa lahat ng stakeholder tungkol sa pag-unlad na ginagawa sa isang partikular na layunin o kinakailangan.

Mga Benepisyo ng Paggamit ng Microsoft Word at Excel para sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan

Ang mga pangunahing benepisyo ng paggamit ng Microsoft Word at Excel para sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan ay kinabibilangan ng:

Madaling gamitin at naa-access para sa karamihan ng mga miyembro ng koponan
Nagbibigay-daan sa mga user na madaling gumawa ng mga dokumento na nagbabalangkas sa mga detalye ng proyekto
Sinusubaybayan ang pag-unlad sa mga indibidwal na gawain o layunin gamit ang isang organisadong spreadsheet
Madaling magdagdag ng mga komento at tala sa bawat gawain upang mapanatili ang kaalaman sa lahat ng stakeholder tungkol sa pag-unlad na ginagawa
Maaaring gamitin para sa parehong mataas na antas ng mga kinakailangan at detalyadong mga detalye.

Huwag kalimutang ibahagi ang post na ito!