Pangangailangan sa Pamamahala at Traceability sa Microsoft Office Word & Excel
Pagdating sa pamamahala ng mga kinakailangan, ang Microsoft Office ay madalas na isa sa mga unang tool na naiisip. Pagkatapos ng lahat, karamihan sa mga tao ay pamilyar na sa MS Excel at Word. At kahit na hindi sila, ang curve ng pag-aaral ay hindi masyadong matarik. Ngunit talagang angkop ba ang mga tool na ito sa pangkalahatang layunin para sa pamamahala ng mga kinakailangan sa software?
Pinapalitan ang MS Office ng isang Requirements Management Tool
Talaan ng nilalaman
Mga Kakulangan ng Paggamit ng MS Office para sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan
Isa sa mga pinakamalaking kawalan ng paggamit ng MS Excel at Word for Requirements Management ay hindi sila idinisenyo para sa layuning iyon. Bilang resulta, kulang sila ng marami sa mga feature at functionality na magpapadali at mas mahusay sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan. Halimbawa, maaaring mahirap subaybayan ang lahat ng mga kinakailangan kapag nakakalat ang mga ito sa maraming dokumento. At kung kailangan mong gumawa ng mga pagbabago sa isang kinakailangan, madalas mong isa-isang suriin ang bawat dokumento upang mahanap at i-update ito.
#1. Mahirap Subaybayan ang Mga Pagbabago: Ang MS Office ay walang mga kakayahan sa pagkontrol ng bersyon, na nagpapahirap sa maraming user na magtrabaho sa parehong mga dokumento nang sabay-sabay o para sa isang user na subaybayan ang mga pagbabago sa paglipas ng panahon. Bilang resulta, may panganib ng pagkawala ng data at hindi pagkakapare-pareho sa mga bersyon ng dokumento kung maraming miyembro ng team ang gagawa ng mga pagbabago.
#2. Limitadong Suporta sa Pakikipagtulungan: Sinusuportahan lamang ng MS Office ang mga pangunahing tampok ng pakikipagtulungan tulad ng pagbabahagi ng mga file sa loob ng platform at limitadong mga kakayahan sa pag-edit, na maaaring maging mahirap para sa mga koponan na epektibong makipagtulungan sa mga dokumento ng kinakailangan.
#3. Mahina ang Mga Kakayahang Paghahanap: Ang mga kakayahan sa paghahanap sa MS Office ay hindi sapat na sopistikado upang mahusay na maghanap sa malalaking halaga ng nilalamang batay sa teksto nang mabilis at tumpak, na nagpapahirap sa paghahanap ng partikular na impormasyon.
#4. Limitadong Scalability: Ang MS Office ay hindi idinisenyo upang pamahalaan ang mga kinakailangan sa isang malaking sukat, na maaaring maging isang isyu para sa mas malalaking organisasyon na kailangang subaybayan at pamahalaan ang daan-daan o libu-libong mga kinakailangan.
#5. Mahinang Suporta sa Traceability: Ang MS Office ay hindi nagbibigay ng mahusay na mga tampok sa traceability, na nagpapahirap sa mga koponan na mag-map at mag-link ng mga nauugnay na kinakailangan sa paglipas ng panahon. Maaari itong humantong sa mga hindi pagkakapare-pareho sa data at mga gaps sa traceability sa maraming dokumento.
#6. Mataas na Gastos ng Pagpapanatili: Ang pagpapanatili ng mga dokumento ng MS Office ay maaaring magastos dahil sa manu-manong pagsisikap na kinakailangan upang i-update ang nilalaman at panatilihing napapanahon ang mga dokumento habang nagbabago ang mga kinakailangan sa paglipas ng panahon. Bilang karagdagan, ang mga manu-manong proseso ay maaaring magpasok ng mga error sa data na nakakaapekto sa katumpakan at pagkakapare-pareho.
#7. Walang Mga Kakayahang Visualization ng Data: Ang MS Office ay hindi nagbibigay ng mga kakayahan sa visualization ng data, na maaaring maging mahirap para sa mga koponan na makakuha ng isang holistic na pagtingin sa kanilang mga kinakailangan at ang mga relasyon sa pagitan nila. Nililimitahan nito ang kakayahang mabilis na matukoy ang mga uso at pattern sa data.
#8. Walang Suporta sa Automated Testing: Ang MS Office ay hindi nagbibigay ng mga awtomatikong kakayahan sa pagsubok, na maaaring limitahan ang kakayahang mabilis na matukoy ang mga error o hindi pagkakapare-pareho sa data. Bilang resulta, kinakailangan ang manu-manong pagsisikap upang masuri ang mga dokumento ng kinakailangan na maaaring magtagal at madaling magkaroon ng mga pagkakamali.
#9. Kakulangan ng Mga Pagpipilian sa Pag-customize: Ang MS Office ay may limitadong mga pagpipilian sa pagpapasadya, na nagpapahirap sa mga koponan na iangkop ang kanilang mga kinakailangan sa pamamahala ng diskarte ayon sa kanilang mga partikular na pangangailangan. Nililimitahan nito ang flexibility ng platform at maaari itong gawing mahirap na umangkop habang nagbabago ang mga pangangailangan ng negosyo sa paglipas ng panahon.
#10. Mahina ang Mga Kakayahang Pagsasama: Ang MS Office ay hindi nag-aalok ng matatag na kakayahan sa pagsasama sa iba pang mga application o platform, ibig sabihin ay walang madaling paraan upang maglipat ng data sa pagitan ng iba't ibang mga system. Bilang resulta, karaniwang kinakailangan ang manu-manong pagsisikap upang ilipat at mapanatili ang data sa iba't ibang system.
Ang mga kawalan ng paggamit ng MS Office para sa pamamahala ng mga kinakailangan ay maaaring magkaroon ng malaking negatibong epekto sa katumpakan, pagkakapare-pareho, at kahusayan ng mga daloy ng trabaho ng mga koponan. Upang maiwasan ang mga isyung ito at ma-optimize ang kanilang diskarte sa pamamahala ng mga kinakailangan, dapat isaalang-alang ng mga organisasyon ang pamumuhunan sa mga tool na partikular na idinisenyo para sa layuning ito. Ang ganitong mga tool ay kadalasang nagbibigay ng mga mahuhusay na feature gaya ng kontrol sa bersyon, mga kakayahan sa pakikipagtulungan, suporta sa awtomatikong pagsubok, at mga nako-customize na template upang mabigyang-daan ang mga koponan na epektibong pamahalaan ang kanilang mga kinakailangan sa sukat. Bilang karagdagan, maraming modernong solusyon ang nag-aalok ng mga mahusay na kakayahan sa visualization ng data at mga opsyon sa pagsasama upang payagan ang mga user na makakuha ng mas malalim na mga insight sa kanilang data at madaling maglipat ng impormasyon sa pagitan ng iba't ibang system. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga tamang tool para sa pangangasiwa ng mga kinakailangan, matitiyak ng mga organisasyon ang katumpakan at kahusayan sa kanilang mga proseso at maghatid ng mga produktong may mas mataas na kalidad.
Pinapalitan ang MS Office ng isang Requirements Management Tool
Upang mapalitan ang MS Office ng isang tool sa pamamahala ng mga kinakailangan, mayroong ilang mahahalagang hakbang na dapat gawin. Una at pinakamahalaga, mahalagang maunawaan ang kasalukuyang mga proseso at tool na ginagamit ng organisasyon o pangkat ng proyekto. Makakatulong ito upang matiyak na ang anumang bagong software na napili ay makakatugon sa mga partikular na pangangailangan ng mga user. Susunod, ang pananaliksik ay dapat isagawa sa mga magagamit na mga solusyon sa pamamahala ng mga kinakailangan at mga produkto. Sa panahon ng prosesong ito, mahalagang isaalang-alang ang mga feature gaya ng mga kakayahan sa pagsasama sa iba pang mga application at system, pagiging kabaitan ng user para sa lahat ng miyembro ng team, scalability para sa paglago sa hinaharap, at kahusayan sa gastos.
Kapag ang isang angkop na produkto ay napili at binili, maaari na itong ipatupad sa mga kasalukuyang proseso ng kumpanya. Maaaring kabilang dito ang paggawa ng mga pagbabago sa panloob na imprastraktura gaya ng mga network, database, at umiiral nang software application. Ang proseso ng pagpapatupad ay maaari ring may kasamang pagsasanay para sa lahat ng miyembro ng pangkat upang matiyak na magagamit ng lahat ang bagong tool sa pamamahala ng mga kinakailangan nang mahusay at epektibo.
Bakit gustong lumipat ng mga tao sa mga tool sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan tulad ng Visure?
Karaniwan na para sa mga bagong organisasyon na magsimula sa mga tool ng Microsoft Office tulad ng Word at Excel upang pamahalaan ang kanilang mga kinakailangan. Ngunit ang hindi nila napagtanto ay ang pamamahala at pagpapanatili ng mga detalyadong artifact tulad ng mga kinakailangan na patuloy na nagbabago, lalo na sa mundo ng software, ay maaaring maging isang nakakapagod at nakakaubos ng oras na gawain. Kaya, ang pangunahing dahilan kung bakit lumipat ang mga tao sa mga tool sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan ay dahil hindi na nila kayang pamahalaan ang mga bagay sa pamamagitan ng MS Office o Excel Sheets. Kaya, kailangan nila ng ilang mga tool para doon upang makatipid sila ng oras pati na rin ang pera.
Kung ang mga tao ay nagmula sa iba pang mga tool sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan tulad ng IBM Doors, maaaring may iba't ibang dahilan para gumamit sila ng bagong tool. Ang isa sa mga pinaka-karaniwan ay ang presyo. Ang ilang mga tool ay masyadong mahal para sa mga maliliit at katamtamang laki ng mga kumpanya na kayang bayaran. Ang isa pang dahilan ay maaaring may nakita silang ilang imitasyon sa kanilang kasalukuyang tool na hindi nila kayang magkaroon.
Ang isa pang dahilan kung bakit sila lumipat sa mga tool sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan ay ang kakayahang masubaybayan. Ang pagpapanatili ng end-to-end na traceability sa MS Word o Excel Sheets ay halos imposible. At medyo mabilis na nawala ang mga bagay. Kaya, kailangan nila ng flexible at karampatang tool para gawin iyon para sa kanila para mai-store nang maayos ang lahat at sa isang platform kung saan maa-access ito ng lahat.
Ang pamamahala sa kalidad ng dokumentasyon ay isa sa mga pinakakaraniwang dahilan kung bakit lumipat ang mga tao sa mga tool sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan. Ang mahinang kalidad ay talagang hindi magandang bagay para sa anumang organisasyon kahit na ang mga bagay ay maaaring magmukhang maganda at maganda. Tinutulungan ka ng mga tool sa Pamamahala ng Mga Kinakailangan na suriin ang dokumentasyon mula sa kalidad ng pananaw at tumulong na matiyak na maayos ang lahat.
Ano ang gusto ng mga tao tungkol sa Visure?
Ang Visure ay kilala bilang isang ganap na tool na may kakayahang umangkop at ganap na may kakayahang i-streamline ang mga proseso ng kinakailangan na nagbibigay-daan sa isang mas mahusay, mas mahusay, at mas collaborative na kapaligiran sa trabaho. Ang pinakagustong tampok ng tool na ito ay kinabibilangan ng:
- Integrasyon – Nag-aalok ang Visure ng malawak na network ng pagsasama sa ilang iba pang mga tool sa RM tulad ng Jira, IBM Doors, Azure DevOps, Matlab Simulink, Enterprise Architect, GitLab, at MS Office. Ginagamit din ng Visure ang malawakang ginagamit na format ng ReqIF para i-import ang mga kinakailangan mula sa isang platform patungo sa isa pa at vice versa. Kaya, para sa mga taong nagmula sa background ng paggamit ng MS Office o anumang iba pang tool, ang tampok na ito ay isang highlight.
- Flexible User Interface - Ginagarantiyahan ng Visure ang pagsasama ng mga solusyon sa iba pang mga tool na naipatupad na gamit ang mga bukas na pamantayan at konektor. Nagbibigay din ang Visure ng personalized na teknikal na suporta sa mga kliyente nito at tinutulungan silang magpatupad ng mga hakbangin na tutulong sa kanila na mapabuti ang kanilang mga pamamaraan sa pamamahala ng mga kinakailangan.
- Tulong sa Kalidad - Ang aming mga kliyente ay tumatanggap ng pinakamahusay na kalidad ng tulong mula sa pagsusulat ng iyong mga modelo ng kinakailangan at pagbibigay ng mga serbisyong nasa lugar. Tinutulungan ka ng Visure kapag hindi mo mapagkakatiwalaan ang cloud para sa iyong pribadong data. Nagbibigay din ang tool ng pagsusuri ng kalidad para sa mga proseso ng kinakailangan sa iyong organisasyon upang matiyak na tumatakbo nang maayos ang mga bagay hangga't maaari.
- Mga pamantayan – Sinusuportahan ng Visure ang mga standard compliance template para sa ISO 26262, IEC 62304, IEC 61508, CENELEC 50128, DO-178B/C, FMEA, SPICE, CMMI, atbp para sa pagtulong sa aming mga customer na nagtatrabaho sa mga regulated environment gaya ng industriya ng medical device, aerospace at defense, automotive, finance, pharma, at software.
- Mga Modelo ng Data – Sinusuportahan ng Visure ang maraming proseso ng pag-unlad tulad ng Agile, V-model, atbp. Sa Visure, tinitiyak namin na pag-aralan ang mga partikular na problema na likas sa mga modelo ng negosyo at nagbibigay ng solusyon sa modelo ng data para sa bawat partikular na pangangailangan. Ang mga modelo ng data na ito ay nako-customize na nauugnay sa mga panloob na proseso ng kliyente at maaaring ipatupad kung kinakailangan.
- Traceability - Nakakatulong ang Visure sa pagpapanatili ng solidong bi-directional traceability at interactive na ipinapakita nito na ginagawang madali upang mahanap ang lahat ng mga elemento na apektado nang direkta at hindi direkta sa proyekto. Gayundin, ang end-to-end na traceability ay nagbibigay-daan sa iyong mas mahusay na pag-aralan ang mga pagbabago at ang mga epekto nito at higit pang matukoy kung aling pagsubok ang dapat isagawa.
- Mga Pre-Built na Template – Nag-aalok ang Visure ng mga pre-built na template para sa iyo bilang panimulang punto. Makakatipid ito ng maraming oras para sa aming mga customer kapag gusto nilang magsimula ng bago. Ang mga template na ito ay nako-customize at maaaring baguhin ayon sa mga pangangailangan ng isang tao.
Konklusyon
Ang tool ng Visure Requirements Management ay ang perpektong pagpipilian para sa mga team na naghahanap upang pamahalaan ang kanilang mga kinakailangan nang may bilis at kahusayan. Nagbibigay ito ng komprehensibong solusyon na maaaring isama sa iba pang mga tool, na nagbibigay-daan sa mga user na lumikha ng mataas na kalidad na dokumentasyon habang pinapanatili ang pagsunod sa iba't ibang pamantayan. Nag-aalok din ang Visure ng mga pre-built na template, pagsusuri sa kalidad, at mga feature ng traceability na tumutulong upang matiyak na ang mga kinakailangan ay pinamamahalaan nang maayos at mahusay. Tingnan ang Visure sa tulong ng aming 30-araw na libreng pagsubok ngayon!
Huwag kalimutang ibahagi ang post na ito!
