Gereksinim Yönetimi için Word ve Excel Sınırlamaları

MS Excel ve Word for Requirements Management kullanmanın en büyük dezavantajlarından biri, bu amaç için tasarlanmamalarıdır. Sonuç olarak, Gereksinim Yönetimini daha kolay ve verimli hale getirecek birçok özellik ve işlevsellikten yoksundurlar. Örneğin, birden çok belgeye dağılmış durumdayken tüm gereksinimleri takip etmek zor olabilir. Ve bir gereksinimde değişiklik yapmanız gerekiyorsa, onu bulmak ve güncellemek için genellikle her belgeyi tek tek gözden geçirmeniz gerekir.

Gereksinimleri Yönetmek İçin MS Word ve Excel Kullanmanın Dezavantajları

• Dağınık Bilgi – Microsoft word veya excel'deki bilgiler dağınık ve organize değil. Bu nedenle, öncelikle tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bulmak çok zaman alır ve ikincisi, bu gereksinimleri yeniden kullanmayı zorlaştırır. Ayrıca word veya excel'de sıralama, filtreleme gibi çeşitli işlemler yapılamamaktadır.
• İzlenebilirlik Yok – Microsoft Office, belgelerinde herhangi bir izlenebilirliğe izin vermez. Bu nedenle, ölçümleri ve raporları almanın veya etki analizi yapmanın bir yolu yoktur. Word'de veya ofiste tüm gereksinimleri izlemeniz gerekiyorsa, bunun manuel olarak yapılması gerekir ki bu çok fazla zaman ve çaba harcar. 
• Eşzamanlı Erişim – Bir kullanıcı bir belgeyi açtığında tamamen engellenir. Başka bir kullanıcının belgeyi açmasına rağmen başka bir kullanıcının belgeyi değiştirmesinin bir yolu yoktur. Gereksinimler/nitelikler/vb. üzerinde farklı erişim hakları yoktur. Bu nedenle, birden fazla kullanıcının aynı belgeye aynı anda erişmesi mümkün değildir. 
• Kontrol ve Denetim Denemelerinin Eksikliği – Microsoft Office'te belgelerin yalnızca manuel olarak yönetildiğinde birden çok sürümü olabilir, ancak bu belgelerin içindeki bilgiler olamaz. Ayrıca, gereksinimlerde yapılan değişikliklerin kaydı yoktur. Bu nedenle, değişiklik geçmişi olmadan değişiklik kontrolü veya sürüm kontrolü gibi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi mümkün değildir. 

Buna karşılık, bir Gereksinim Yönetimi platformu, özellikle yazılım gereksinimlerini yönetmek için tasarlanmıştır. Bu, Gereksinim Yönetimini daha kolay ve verimli hale getirmek için ihtiyacınız olan tüm özellikleri ve işlevleri içerdiği anlamına gelir. Örneğin, Gereksinim Yönetimi platformlarının çoğu, tüm gereksinimlerin depolandığı merkezi bir havuz içerir. Bu, tüm gereksinimleri takip etmeyi ve gerektiğinde değişiklik yapmayı kolaylaştırır. Ayrıca, Gereksinim Yönetimi platformlarının çoğu çok işbirlikçidir. Bu, farklı ekip üyelerinin, karışıklığa veya hataya neden olmadan gereksinimin farklı bölümleri üzerinde aynı anda çalışabileceği anlamına gelir.

Genel olarak, Gereksinim Yönetimi için MS Excel ve Word kullanmanın birçok dezavantajı vardır. Bu genel amaçlı araçlar, bu amaç için tasarlanmamıştır ve Gereksinim Yönetimini daha kolay ve verimli hale getirecek pek çok özellik ve işlevden yoksundur. Buna karşılık, bir Gereksinim Yönetimi platformu, yazılım gereksinimlerini yönetmek için özel olarak tasarlanmıştır ve Gereksinim Yönetimini daha kolay ve daha verimli hale getirmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri ve işlevleri içerir. Sonuç olarak, bir Gereksinim Yönetimi platformuna geçiş yapan çoğu şirket bunun getirdiği faydaları hızla fark eder.