Обмеження Word і Excel для керування вимогами

Одним із найбільших недоліків використання MS Excel і Word для керування вимогами є те, що вони не призначені для цієї мети. Як наслідок, їм бракує багатьох функцій і функцій, які зробили б керування вимогами простішим і ефективнішим. Наприклад, може бути важко відслідковувати всі вимоги, якщо вони розкидані по кількох документах. І якщо вам потрібно внести зміни до вимоги, вам часто доводиться переглядати кожен документ один за іншим, щоб знайти та оновити його.

Недоліки використання MS Word і Excel для управління вимогами

• Розрізнена інформація – Інформація в Microsoft Word або Excel є розпорошеною та невпорядкованою. Отже, по-перше, потрібно багато часу, щоб знайти саме те, що вам потрібно, а по-друге, ускладнює повторне використання цих вимог. Крім того, різні завдання, як-от сортування та фільтрація, неможливі у word або excel.
• Відсутність відстеження – Офіс Microsoft не дозволяє будь-яке відстеження у своїй документації. Отже, немає способу отримати показники та звіти чи виконати аналіз впливу. Якщо вам потрібно відстежити всі вимоги в Word або Office, це потрібно робити вручну, що забирає надзвичайно багато часу та зусиль. 
• Одночасний доступ – Коли користувач відкриває документ, він повністю блокується. Інший користувач не може змінити документ, поки інший його відкриває. Немає різних прав доступу до вимог/атрибутів тощо. Отже, кільком користувачам неможливо отримати доступ до одного документа одночасно. 
• Відсутність контрольно-ревізійних випробувань – У Microsoft Office документи можуть мати кілька версій лише за умови ручного керування, але не для інформації в цих документах. Також відсутні записи про зміни, які вносяться у вимоги. Отже, за відсутності історії змін виконання таких дій, як контроль змін або контроль версій, неможливе. 

Навпаки, платформа керування вимогами розроблена спеціально для керування вимогами до програмного забезпечення. Це означає, що він містить усі функції та функції, необхідні для того, щоб зробити управління вимогами простішим і ефективнішим. Наприклад, більшість платформ керування вимогами містять центральне сховище, де зберігаються всі вимоги. Це дозволяє легко відстежувати всі вимоги та вносити зміни, коли це необхідно. Крім того, більшість платформ управління вимогами дуже придатні для співпраці. Це означає, що різні члени команди можуть працювати над різними частинами вимоги одночасно, не викликаючи плутанини чи помилок.

Загалом використання MS Excel і Word для керування вимогами має багато недоліків. Ці інструменти загального призначення не були розроблені для цієї мети, і їм бракує багатьох функцій і функцій, які зробили б керування вимогами простішим і ефективнішим. Навпаки, платформа керування вимогами розроблена спеціально для керування вимогами до програмного забезпечення та включає всі функції та функції, необхідні для полегшення та підвищення ефективності керування вимогами. У результаті більшість компаній, які переходять на платформу керування вимогами, швидко розуміють переваги, які вона приносить.