Рішення Visure


Підтримка
Зареєструватися
Увійти
Почніть безкоштовну пробну версію

Що таке управління закупівлями?

Що таке управління закупівлями?

Зміст

Що таке управління закупівлями?

Управління закупівлями відіграє вирішальну роль в успіху та сталості організацій у різних галузях. Він передбачає систематичне планування, виконання та контроль процесів і заходів, пов’язаних із придбанням товарів, послуг і робіт від зовнішніх постачальників. Ефективне управління закупівлями гарантує, що організації отримають потрібні продукти та послуги в потрібний час і за потрібну ціну, зберігаючи при цьому стандарти якості та мінімізуючи ризики.

Основною метою управління закупівлями є оптимізація вартості та впливу діяльності із закупівель. Це виходить за рамки простої покупки продуктів або послуг; це включає прийняття стратегічних рішень, оцінку ризиків, управління відносинами з постачальниками та оптимізацію витрат.

Ключові принципи управління закупівлями

Щоб забезпечити ефективне управління закупівлями, організації повинні дотримуватися ключових принципів, якими керуються в своїй практиці закупівель. Ці принципи включають:

  1. Прозорість і чесність: Процеси закупівель мають бути прозорими, чесними та вільними від фаворитизму чи упередженості. Організації повинні встановити чіткі вказівки та критерії для відбору постачальників, укладання контрактів та оцінки, забезпечуючи рівні можливості для всіх потенційних постачальників.
  2. Відповідність і етичні практики: Управління закупівлями має дотримуватися чинних законів, нормативних актів і етичних стандартів. Організації повинні переконатися, що постачальники дотримуються юридичних та етичних вимог, таких як трудове законодавство, екологічні норми та політика боротьби з корупцією.
  3. Співвідношення ціни та якості: Рішення щодо закупівель мають бути зосереджені на досягненні співвідношення ціни та якості. Це включає врахування загальної вартості володіння, включаючи не лише початкову ціну покупки, але й такі фактори, як витрати на технічне обслуговування, довговічність і загальну якість продукту чи послуги.
  4. Управління ризиками: Ефективне управління закупівлями передбачає виявлення, оцінку та управління ризиками, пов’язаними з процесом закупівель. Організації повинні впроваджувати стратегії зменшення ризиків, такі як диверсифікація постачальників, створення планів на випадок надзвичайних ситуацій і проведення належної перевірки, щоб мінімізувати можливі збої або негативні наслідки.
  5. Управління відносинами з постачальниками: Побудова міцних стосунків співпраці з постачальниками має важливе значення для успішного управління закупівлями. Організації повинні підтримувати відкрите спілкування, встановлювати взаємну довіру та брати участь у конструктивному діалозі з постачальниками для підвищення продуктивності, вирішення проблем і стимулювання постійного вдосконалення.
  6. Постійне вдосконалення: Управління закупівлями – це повторюваний процес, який має постійно розвиватися та вдосконалюватися. Організації повинні регулярно оцінювати та аналізувати свою практику закупівель, визначати сфери для вдосконалення та впроваджувати стратегії для оптимізації ефективності закупівель, економічної ефективності та загальної продуктивності.

Переваги ефективного управління закупівлями

Впровадження ефективних практик управління закупівлями пропонує організаціям численні переваги, зокрема:

  1. Економія витрат: Стратегічне управління закупівлями допомагає організаціям домовитися про вигідні умови, забезпечити конкурентоспроможні ціни та оптимізувати процеси закупівель, що призводить до економії коштів і підвищення прибутковості.
  2. Ефективність постачальника: Ефективне управління закупівлями дозволяє організаціям контролювати та оцінювати роботу постачальників. Це дає їм змогу вибирати надійних і дієздатних постачальників, підтримувати міцні відносини та забезпечувати своєчасну доставку високоякісних товарів і послуг.
  3. Зменшення ризику: Проактивне управління ризиками під час закупівель мінімізує потенційні збої, такі як перебої в ланцюжку постачання, проблеми з якістю або невідповідність законодавству, зменшуючи загальні бізнес-ризики та вразливі місця.
  4. Інновації та аналіз ринку: Взаємодія з постачальниками під час процесу закупівель може надати цінну інформацію про ринок і сприяти інноваціям. Постачальники можуть пропонувати альтернативні рішення, пропонувати вдосконалення або ділитися галузевими знаннями, що дозволяє організаціям залишатися конкурентоспроможними та стимулювати інновації.
  5. Оптимізовані процеси: Добре структуровані процеси закупівель спрощують цикл закупівель, зменшують адміністративний тягар і підвищують ефективність роботи. Це дозволяє організаціям ефективно розподіляти ресурси, мінімізувати ручні помилки та зосередитися на основній діяльності.
  6. Відповідність і управління: Ефективне управління закупівлями забезпечує дотримання нормативних вимог, етичних стандартів і політики внутрішнього управління. Це зменшує юридичні та репутаційні ризики, підвищує довіру зацікавлених сторін і демонструє прихильність до відповідальної ділової практики.

Процес закупівлі

Управління тендерами та закупівлями

Процес закупівель охоплює низку взаємопов’язаних кроків, які організації виконують, щоб виконати свої вимоги щодо закупівель. Ці кроки зазвичай включають:

  1. Виявлення потреб: Процес закупівель починається з визначення потреб організації та вимог до товарів, послуг або робіт. Це передбачає проведення внутрішньої оцінки з урахуванням таких факторів, як бюджет, часові рамки проекту та стандарти якості.
  2. Вибір постачальника: Після визначення потреб організації оцінюють потенційних постачальників на основі таких факторів, як ціна, якість, можливості доставки, репутація та дотримання нормативних та етичних стандартів. Вибір постачальника включає в себе запит і перегляд пропозицій або тендерних пропозицій, проведення оцінки постачальника та укладання контрактів.
  3. Переговори та укладання контрактів: Після вибору постачальника організації ведуть переговори для встановлення взаємовигідних умов. Це включає визначення ціни, умов оплати, графіків доставки, очікуваної якості та будь-яких конкретних положень контракту. Коли обидві сторони досягають згоди, договір офіційно оформлюється.
  4. Обробка замовлень: Після укладення контракту організації починають етап обробки замовлення. Це передбачає створення замовлень на купівлю, передачу їх вибраним постачальникам і підтвердження деталей замовлення. Обробка замовлення також включає відстеження статусу замовлення, моніторинг термінів доставки та керування будь-якими змінами чи проблемами, які можуть виникнути.
  5. Прийом та перевірка: Після доставки організації отримують замовлені товари чи послуги та проводять перевірки, щоб переконатися, що вони відповідають встановленим стандартам якості та договірним вимогам. Будь-які розбіжності або невідповідності вирішуються шляхом спілкування з постачальником і відповідних дій, таких як повернення або заміна.
  6. Підтвердження рахунку та оплата: Організації звіряють рахунки-фактури постачальника з умовами контракту, замовленнями на купівлю та отриманням товарів чи послуг. Цей крок включає узгодження будь-яких розбіжностей, затвердження рахунків-фактур для оплати та обробку своєчасних і точних платежів постачальникам.
  7. Оцінка ефективності: Процес закупівлі також включає оцінку роботи постачальника на основі попередньо визначених показників, таких як своєчасність доставки, якість товарів або послуг, оперативність і дотримання договірних зобов’язань. Ця оцінка допомагає організаціям оцінювати відносини з постачальниками, визначати сфери, які потрібно вдосконалити, і приймати обґрунтовані рішення щодо майбутньої закупівельної діяльності.

5 основних складових процесу закупівель

Управління тендерами та закупівлями

Процес закупівель є складною та багатогранною функцією, яка включає різні дії, зацікавлених сторін та стратегічні міркування. Для ефективного управління закупівлями організації покладаються на структуру, що складається з п’яти основних основ. Ці стовпи забезпечують структурований підхід до закупівель і забезпечують їх успішне виконання. Давайте детально розглянемо кожен із п’яти стовпів:

Стовп 1. Вибір постачальників і управління

Першою складовою процесу закупівель є вибір постачальника та управління ним. Це включає визначення потенційних постачальників, оцінку їхніх можливостей і вибір найбільш підходящих для задоволення потреб організації в закупівлях. Цей стовп зосереджений на проведенні досліджень постачальників, оцінці кваліфікації постачальників, укладанні контрактів і встановленні довгострокових відносин. Ефективне управління постачальниками включає моніторинг продуктивності, розвиток постачальників і управління взаємовідносинами з постачальниками для забезпечення постійного вдосконалення та створення вартості.

Стовп 2. Стратегія пошуку

Другий стовп – це стратегія пошуку джерел, яка визначає підхід до закупівлі товарів, послуг або робіт. Він охоплює визначення того, робити чи купувати, вибір методів пошуку (наприклад, конкурсні торги, запити пропозицій або стратегічне партнерство) та визначення каналів пошуку (локальних або глобальних). Стратегія пошуку враховує такі фактори, як вартість, якість, доступність, ризики та цілі сталого розвитку. Він спрямований на оптимізацію рішень щодо пошуку джерел, використання інформації про ринок і узгодження закупівель із цілями організації.

Стовп 3. Управління контрактами

Третій стовп зосереджений на управлінні контрактами, що передбачає створення, узгодження та адміністрування контрактів з постачальниками. Цей стовп гарантує, що контракти є чіткими, вичерпними та юридично обґрунтованими. Він включає визначення положень, умов контракту та угод про рівень обслуговування, а також моніторинг виконання контракту, обробку змін і вирішення суперечок. Ефективне управління контрактами підвищує підзвітність, мінімізує ризики та забезпечує виконання обома сторонами своїх зобов’язань.

Стовп 4. Виконання закупівель

Четвертий стовп охоплює фактичне виконання закупівель. Це включає створення замовлень на купівлю, отримання товарів або послуг, перевірку рахунків-фактур і керування платіжними процесами. Ця складова включає такі види діяльності, як заявки, пошук джерел, проведення тендерів, оцінка пропозицій, укладання контрактів і координація графіків доставки. Виконання закупівель вимагає ефективної комунікації, співпраці із зацікавленими сторонами та дотримання встановленої політики та процедур закупівель.

Стовп 5. Оцінка та вдосконалення роботи постачальника

Останній стовп зосереджений на оцінці ефективності роботи постачальника та постійному вдосконаленні. Він передбачає моніторинг ефективності роботи постачальника за попередньо визначеними показниками, проведення аналізів продуктивності та надання зворотного зв’язку постачальникам. Ця складова спрямована на визначення областей для вдосконалення, усунення прогалин у продуктивності та сприяння співпраці. Оцінка роботи постачальників допомагає організаціям підтримувати стандарти якості, оптимізувати відносини з постачальниками та досягати стратегічних цілей.

Використовуючи ці п’ять основних принципів, організації можуть ефективно керувати процесом закупівель і досягати бажаних результатів. Кожна складова представляє важливий аспект управління закупівлями, забезпечуючи ефективний вибір постачальників та ефективне керування ними, узгодження стратегій пошуку з організаційними цілями, ефективне управління контрактами, ефективне виконання закупівель, а також постійну оцінку та вдосконалення роботи постачальників. Міцна основа, побудована на цих стовпах, дає змогу організаціям підвищувати ефективність закупівель, зменшувати ризики та підвищувати вартість протягом усього процесу закупівель.

Що таке система управління закупівлями?

Система управління закупівлями – це програмне рішення, призначене для оптимізації та автоматизації процесів закупівель в організації. Він надає централізовану платформу, яка об’єднує різноманітні заходи із закупівель, такі як пошук джерел, керування постачальниками, обробка замовлень на купівлю, керування контрактами та звітність. Система спрямована на підвищення ефективності, прозорості та результативності функції закупівель.

Основні види діяльності системи управління закупівлями

Інструменти управління вимогами

Система управління закупівлями є цінним інструментом, який допомагає організаціям упорядкувати й оптимізувати процеси закупівель. Він пропонує централізовану платформу для керування закупівлями, підвищення ефективності та покращення процесу прийняття рішень. Давайте розглянемо основні види діяльності, які зазвичай підтримує система управління закупівлями:

1. Управління пошуком і постачальником

Система управління закупівлями полегшує ідентифікацію та вибір постачальників. Він надає функції для реєстрації постачальників, кваліфікації та оцінки на основі таких критеріїв, як якість, ціна, потужність і відповідність. Система допомагає підтримувати централізовану базу даних постачальників, дозволяючи організаціям відстежувати ефективність роботи постачальників, керувати контрактами та розвивати відносини співпраці.

2. Управління заявками та замовленнями на купівлю

Системи управління закупівлями дозволяють користувачам створювати та керувати заявками та замовленнями на купівлю в електронному вигляді. Користувачі можуть створювати запити на купівлю, визначати специфікації та вказувати вимоги щодо кількості та доставки. Система автоматизує робочі процеси затвердження, направляючи запити на купівлю відповідним зацікавленим сторонам для перевірки та авторизації. Це забезпечує прозорість, зменшує ручні помилки та прискорює процес закупівель.

3. Співпраця та спілкування з постачальниками

Ефективна комунікація з постачальниками має вирішальне значення для безперебійної роботи закупівель. Система управління закупівлями забезпечує платформу для безперебійної співпраці між організаціями та постачальниками. Це дозволяє безпечно обмінюватися повідомленнями, ділитися документами та відстежувати історію спілкування. Постачальники можуть подавати пропозиції, відповідати на запити та отримувати оновлення щодо закупівель через систему, забезпечуючи прозору та ефективну комунікацію.

4. Управління контрактами

Системи управління закупівлями пропонують надійні можливості керування контрактами. Вони дозволяють організаціям створювати, зберігати та керувати контрактами в цифровому вигляді. Користувачі можуть визначати умови контракту, відстежувати етапи та контролювати дотримання вимог. Система надає сповіщення про продовження контракту, зміни та закінчення терміну дії, забезпечуючи виконання договірних зобов’язань і мінімізуючи ризик їх невиконання.

5. Моніторинг роботи постачальника

Моніторинг роботи постачальників має вирішальне значення для підтримки високих стандартів якості та визначення областей для покращення. Системи управління закупівлями дозволяють організаціям відстежувати та оцінювати ефективність постачальників за допомогою попередньо визначених показників або спеціальних критеріїв оцінки. Система генерує звіти про продуктивність і системи показників, що дозволяє оцінювати постачальників на основі даних і полегшує прийняття рішень на основі даних.

6. Звірка покупок і виставлення рахунків

Система управління закупівлями автоматизує звірку замовлень на купівлю, квитанцій і рахунків-фактур. Він порівнює отримані товари чи послуги з відповідними замовленнями на купівлю, щоб забезпечити точність і виявити розбіжності. Система спрощує процес виставлення рахунків-фактур, перевіряє рахунки-фактури на відповідність договірним умовам і допомагає виявляти помилки чи розбіжності. Це зменшує ручні зусилля, мінімізує затримки платежів і покращує фінансовий контроль.

7. Аналітика та звітність

Системи управління закупівлями забезпечують комплексні можливості аналітики та звітності. Вони пропонують перегляд даних про закупівлі в режимі реального часу, дозволяючи організаціям відстежувати ключові показники ефективності (KPI), визначати тенденції та створювати спеціальні звіти. Система полегшує аналіз даних, порівняльний аналіз ефективності постачальників і визначення можливостей економії. Ці знання допомагають приймати стратегічні рішення та постійно вдосконалювати процеси закупівель.

8. Комплаєнс та управління ризиками

Системи управління закупівлями допомагають організаціям у забезпеченні дотримання законодавчих і нормативних вимог. Вони надають функції для відстеження та керування документами відповідності, сертифікатами та політиками. Система може генерувати сповіщення та нагадування про кінцеві терміни дотримання, зменшуючи ризик невідповідності. Він також допомагає виявити та зменшити ризики, пов’язані із закупівлями, спрощуючи оцінку ризиків, моніторинг ризиків постачальників і впровадження стратегій зменшення ризиків.

9. Інтеграція з іншими системами

Системи управління закупівлями часто інтегруються з іншими корпоративними системами, такими як бухгалтерський облік, управління запасами або системи планування ресурсів підприємства (ERP). Ця інтеграція забезпечує безперебійний потік даних між різними функціональними областями, оптимізуючи процеси та забезпечуючи узгодженість даних у всій організації.

Охоплюючи ці основні види діяльності, система управління закупівлями пропонує комплексне рішення для оптимізації процесів закупівель, покращення відносин з постачальниками, зниження витрат і підвищення операційної ефективності. Організації, які використовують систему управління закупівлями, можуть краще контролювати свою діяльність із закупівель, приймати обґрунтовані рішення та досягати стратегічних цілей закупівель.

На що звернути увагу при виборі системи управління закупівлями?

Вибираючи систему управління закупівлями, важливо враховувати функції, які найкраще відповідають конкретним потребам і вимогам вашої організації. Ось кілька ключових функцій, на які слід звернути увагу в системі управління закупівлями:

  1. Управління пошуком і постачальниками: Система повинна мати надійні можливості для ідентифікації постачальника, кваліфікації та оцінки. Шукайте функції, які забезпечують централізоване керування постачальниками, відстеження продуктивності постачальників і співпрацю з постачальниками.
  2. Управління заявками на купівлю та замовленнями: Система повинна підтримувати створення, затвердження та відстеження заявок на купівлю та замовлень на купівлю. Він має автоматизувати робочі процеси, забезпечувати видимість статусу замовлень і забезпечувати легке відстеження та моніторинг.
  3. Управління контрактами: Шукайте систему, яка пропонує комплексні функції керування контрактами. Це включає створення контракту, зберігання, контроль версій і відстеження ключових етапів контракту та зобов’язань. Він також має надавати нагадування про продовження та закінчення терміну дії контракту.
  4. Електронний документообіг: Ефективна система управління закупівлями повинна мати можливості управління документами. Це повинно дозволити зберігання, пошук і спільний доступ до документів, пов’язаних із закупівлями, таких як контракти з постачальниками, пропозиції та рахунки-фактури. Шукайте функції, які полегшують співпрацю над документами та контроль версій.
  5. Аналітика та звітність: Система повинна пропонувати надійні можливості аналітики та звітності. Він повинен забезпечувати видимість даних про закупівлі в реальному часі, створювати звіти про ключові показники ефективності (KPI) і пропонувати настроювані інформаційні панелі для візуалізації даних. Шукайте функції, які дають змогу аналізувати дані, визначати тенденції та отримувати корисну інформацію.
  6. Інтеграція з іншими системами: Розглянемо систему управління закупівлями, яка може інтегруватися з іншими корпоративними системами, такими як бухгалтерський облік, управління запасами або системи ERP. Інтеграція забезпечує безперебійний обмін даними, оптимізує процеси та забезпечує узгодженість даних у різних функціональних областях.
  7. Співпраця та комунікація з постачальниками: Шукайте функції, які полегшують спілкування та співпрацю з постачальниками. Система повинна забезпечувати безпечні канали обміну повідомленнями, можливості обміну документами та сповіщення про закупівлі. Це сприяє ефективній та прозорій комунікації з постачальниками протягом усього процесу закупівель.
  8. Комплаєнс та управління ризиками: Система повинна мати функції для забезпечення відповідності нормативним вимогам і внутрішнім політикам. Він має підтримувати управління документами відповідності, відстеження сертифікацій та оцінку ризиків. Шукайте функціональні можливості, які дозволяють ідентифікувати ризики, пом’якшувати їх і впроваджувати стратегії управління ризиками.
  9. Зручний інтерфейс: Розглянемо систему управління закупівлями з інтуїтивно зрозумілим і зручним інтерфейсом. Система має бути легкою для навігації, мати чіткі робочі процеси та інтуїтивно зрозумілий дизайн. Це гарантує, що користувачі можуть швидко адаптуватися до системи та ефективно виконувати свої завдання із закупівель.
  10. Налаштування та масштабованість: Шукайте систему, яку можна налаштувати відповідно до унікальних потреб вашої організації. Він повинен забезпечувати гнучкість налаштування робочих процесів, форм і звітів відповідно до ваших конкретних вимог. Крім того, враховуйте масштабованість системи, щоб відповідати майбутньому зростанню та зростаючим потребам у закупівлях.

Враховуючи ці ключові характеристики, ви можете вибрати систему управління закупівлями, яка відповідає цілям вашої організації, покращує ефективність закупівель і підвищує цінність протягом усього процесу закупівель.

Управління тендерами проти управління закупівлями

Управління тендерами та управління закупівлями є двома різними, але взаємопов’язаними процесами в ширшій сфері закупівель. Хоча вони мають схожість і часто збігаються, між ними є ключові відмінності. Розуміння цих відмінностей має важливе значення для організацій, щоб ефективно орієнтуватися в складнощах як управління тендерами, так і закупівлями. Давайте дослідимо відмінності між управлінням тендерами та управлінням закупівлями.

Управління тендерами

Управління тендером стосується процесу збору заявок або пропозицій від потенційних постачальників у відповідь на конкретні вимоги чи специфікації. Це підгрупа управління закупівлями, яка зосереджена на відборі та оцінці пропозицій. Управління тендером включає такі ключові аспекти:

  1. Запит на інформацію (RFI): Організації можуть видавати RFI для збору інформації та оцінки можливостей постачальників перед ініціюванням офіційного тендерного процесу. RFI допомагають організаціям визначити потенційних постачальників і оцінити їхню кваліфікацію.
  2. Запит пропозицій (RFP): Запити на пропозиції – це офіційні документи, в яких викладаються вимоги, специфікації та критерії оцінки для конкретного проекту чи закупівлі. Організації використовують RFP, щоб запросити потенційних постачальників подати детальні пропозиції, які відповідають заявленим вимогам.
  3. Оцінка пропозиції: Управління тендером включає оцінку заявок, отриманих у відповідь на RFP. Цей процес оцінювання зазвичай включає оцінку таких факторів, як ціна, якість, технічні можливості, відповідність специфікаціям і кваліфікація постачальника.
  4. Присудження контракту: Після оцінки тендерних пропозицій організації вибирають найбільш підходящого постачальника(ів) і присуджують контракт на основі критеріїв оцінки, викладених у ЗПП. Рішення про присудження контракту зазвичай приймаються з урахуванням таких факторів, як цінова конкурентоспроможність, технічний досвід і потенціал постачальника.

Підсумовуючи, управління тендерами зосереджується на процесі збору пропозицій, оцінці пропозицій та укладанні контрактів із постачальниками, які відповідають визначеним вимогам.

Управління закупівлями

Управління закупівлями охоплює більш широкий набір дій і процесів, пов’язаних із придбанням товарів, послуг або робіт із зовнішніх джерел. Він включає всі етапи життєвого циклу закупівель, від визначення потреб до управління контрактами. Управління закупівлями включає такі ключові аспекти:

  1. Оцінка потреб: Організації визначають свої потреби в закупівлях, оцінюють внутрішні вимоги та визначають обсяг товарів або послуг, необхідних для підтримки їх операцій або проектів.
  2. Вибір постачальника: Управління закупівлями включає процес вибору постачальників на основі таких факторів, як ціна, якість, можливості доставки, репутація та дотримання нормативних та етичних стандартів.
  3. Переговори та укладання контрактів: Організації беруть участь у переговорах для встановлення взаємовигідних умов із обраними постачальниками. Це включає визначення ціни, умов оплати, графіків доставки та очікуваної якості.
  4. Обробка та виконання замовлень: Після укладення контрактів управління закупівлями передбачає обробку замовлень на купівлю, відстеження статусу замовлення та забезпечення своєчасної доставки товарів або послуг.
  5. Отримання та оплата: Організації приймають і перевіряють поставлені товари або послуги, перевіряють рахунки-фактури постачальників і обробляють платежі відповідно до погоджених умов.
  6. Управління відносинами з постачальниками: Управління закупівлями зосереджено на побудові та підтримці ефективних відносин з постачальниками, сприянні співпраці та постійному вдосконаленні роботи постачальників.

Управління закупівлями охоплює ширший спектр діяльності, окрім тендерного процесу, включаючи вибір постачальника, управління контрактами та постійне управління відносинами з постачальниками.

Взаємозв'язок і співпраця

Хоча управління тендерами та управління закупівлями є різними процесами, вони взаємопов’язані і часто вимагають співпраці між ними. Управління тендерами є критично важливим компонентом управління закупівлями, оскільки включає початковий етап збору пропозицій і вибору постачальників. Результати управління тендерами, такі як оцінені пропозиції та обрані постачальники, інформують наступні етапи управління закупівлями.

Ефективна співпраця між керівництвом тендерів і управлінням закупівель забезпечує плавний перехід від оцінки пропозицій до управління контрактами. Менеджери із закупівель покладаються на результати оцінки тендерів, щоб приймати обґрунтовані рішення та укладати контракти з обраними постачальниками.

Співпраця між двома функціями також сприяє обміну знаннями, використанню інформації, отриманої під час тендерного процесу, і застосуванню її в майбутніх закупівлях. Групи управління тендерами надають цінну інформацію про можливості постачальників, критерії оцінки пропозицій і отримані уроки, які менеджери із закупівель можуть включити у свої загальні стратегії закупівель.

Проблеми управління закупівлями

Управління закупівлями включає ряд проблем, які організації повинні вирішити, щоб забезпечити успішні результати закупівель. Ці проблеми можуть виникати на різних етапах процесу закупівель і потребують ретельного планування, проактивних заходів та ефективних стратегій. 

Ось кілька поширених проблем, з якими стикаються в управлінні закупівлями:

  1. Порушення ланцюга поставок: Збої в ланцюзі постачання, такі як стихійні лиха, політична нестабільність або пандемії, можуть суттєво вплинути на закупівельну діяльність. Ці збої можуть призвести до дефіциту матеріалів, затримок поставок, збільшення витрат і загальної нестабільності ланцюжка поставок. Організації повинні мати надійні стратегії управління ризиками, щоб пом’якшити вплив таких збоїв і підтримувати безперервність операцій із закупівель.
  2. Вибір постачальника та кваліфікація: Вибір правильних постачальників має вирішальне значення для успішних закупівель. Однак виявлення й оцінка потенційних постачальників на основі різних факторів, таких як якість, ціна, надійність і етичні стандарти, може бути складним завданням. Забезпечення того, щоб постачальники відповідали вимогам організації, мали достатній потенціал і відповідали цінностям і цілям організації, вимагає ретельної кваліфікації постачальників.
  3. Переговори та укладання контрактів: Обговорення вигідних умов із постачальниками може бути складним і трудомістким. Збалансування переговорів про ціну з очікуваннями щодо якості, графіками поставок, умовами оплати та іншими договірними положеннями вимагає сильних навичок ведення переговорів і глибокого розуміння динаміки ринку. Організації також повинні переконатися, що контракти є вичерпними, юридично обґрунтованими та точно відображають узгоджені умови, щоб уникнути потенційних суперечок або неясностей.
  4. Зміна ринкових умов: Ринкові умови постійно змінюються, і організації повинні відповідним чином адаптувати свої стратегії закупівель. Такі фактори, як коливання цін на товари, обмінні курси валют, технологічний прогрес і нормативні зміни, можуть впливати на рішення щодо закупівель і вимагати від організацій бути гнучкими та реагувати на динаміку ринку.
  5. Стійкість та етичні міркування: Організації все більше визнають важливість сталого розвитку та етичних міркувань у закупівлях. Забезпечення того, щоб постачальники дотримувалися екологічних, соціальних стандартів і стандартів управління (ESG), прав людини та чесної практики праці, створює проблеми з точки зору належної обачності постачальника, моніторингу та відповідності. Організаціям необхідно включити принципи сталого розвитку та етичні міркування у свою політику та практику закупівель.
  6. Технологічна інтеграція та цифрова трансформація: Застосування цифрових рішень та інтеграція технологій у процеси закупівель може підвищити ефективність, аналіз даних і прийняття рішень. Однак інтеграція нових технологій, таких як програмне забезпечення для закупівель, платформи електронних закупівель або системи електронного документообігу, може бути складною. Організації повинні інвестувати у відповідні технології, забезпечувати навчання персоналу та долати опір змінам, щоб повністю використати переваги цифрової трансформації.
  7. Управління контрактами та оцінка ефективності: Управління контрактами протягом усього їх життєвого циклу та моніторинг ефективності роботи постачальників потребують виділених ресурсів і ефективних процесів. Організаціям потрібні надійні системи управління контрактами для відстеження результатів, забезпечення відповідності, обробки відхилень і оцінки роботи постачальників. Відсутність належного управління контрактами може призвести до таких проблем, як недопоставлені результати, перевитрати коштів або невиконання.
  8. Залучення зацікавлених сторін і узгодження: Закупівлі передбачають співпрацю та координацію між багатьма зацікавленими сторонами, як внутрішніми, так і зовнішніми. Забезпечення ефективної комунікації, узгодження цілей і залучення зацікавлених сторін може бути складним завданням, особливо коли існують суперечливі пріоритети або різні очікування. Організації повинні розвивати культуру співпраці та встановлювати чіткі канали зв’язку для сприяння залученню зацікавлених сторін і зацікавленості.
  9. Управління та аналіз даних: Закупівлі генерують величезну кількість даних, які можуть надати цінну інформацію для прийняття рішень і вдосконалення процесів. Однак керування та аналіз цих даних може бути складним завданням без надійних систем керування даними та можливостей аналітики. Організаціям потрібно інвестувати у відповідні інструменти та досвід для ефективного збору, аналізу та використання даних про закупівлі.
  10. Комплаєнс та управління ризиками: Забезпечення дотримання нормативних вимог, юридичних зобов’язань і внутрішньої політики має вирішальне значення в закупівлях. Недотримання вимог може призвести до юридичних наслідків, шкоди репутації або фінансових втрат. Організації повинні встановити надійні рамки відповідності, проводити регулярні аудити та впроваджувати стратегії управління ризиками для виявлення та пом’якшення потенційних ризиків, пов’язаних із закупівельною діяльністю.

Вирішення цих проблем вимагає проактивного підходу, стратегічного планування, ефективного залучення зацікавлених сторін, постійного моніторингу та готовності адаптуватися до мінливих обставин. Організації, які можуть успішно впоратися з цими викликами, мають хороші можливості для оптимізації своїх процесів закупівель, досягнення економії коштів, пом’якшення ризиків і створення стабільної цінності в усьому ланцюжку постачання.

Майбутнє закупівель

Сфера закупівель постійно розвивається під впливом технологічного прогресу, мінливої ​​динаміки ринку та зміни організаційних пріоритетів. Щоб залишатися попереду в бізнес-ландшафті, що швидко змінюється, спеціалісти із закупівель повинні передбачати майбутні тенденції та відповідним чином адаптувати свої стратегії

Цифрова трансформація змінює ландшафт закупівель. Технології автоматизації, такі як штучний інтелект (AI), машинне навчання, роботизована автоматизація процесів (RPA) і блокчейн, революціонізують процеси закупівель. Ці технології спрощують рутинні завдання, покращують аналіз даних і можливості прийняття рішень, підвищують точність і забезпечують видимість у реальному часі в усьому ланцюжку поставок. Майбутнє закупівель стане свідком інтеграції інтелектуальних систем, аналізу даних і автоматизованих процесів, що призведе до підвищення ефективності, зниження витрат і підвищення гнучкості.

Вимоги до Visure Платформа ALM

Сучасна платформа ALM

Платформа Visure Requirements ALM (Application Lifecycle Management) — це потужний інструмент, який може значно покращити процеси управління закупівлями в організації. Ця платформа пропонує повний набір функцій і функцій, призначених для оптимізації закупівель, покращення співпраці та забезпечення відповідності нормативним вимогам. Давайте дослідимо, як платформу Visure Requirements ALM можна використовувати для управління закупівлями:

Централізоване управління вимогами

Платформа Visure Requirements ALM надає централізоване сховище для ефективного керування вимогами до закупівель. Користувачі можуть фіксувати та зберігати вимоги до закупівель у структурованому та організованому вигляді, забезпечуючи легкий доступ та можливість відстеження. Платформа дозволяє створювати, модифікувати та пріоритезувати вимоги, а також встановлювати зв’язки та залежності між різними вимогами.

Співпраця та залучення зацікавлених сторін

Ефективна співпраця є життєво важливою в управлінні закупівлями. Платформа Visure Requirements ALM сприяє співпраці між зацікавленими сторонами, включаючи команди із закупівель, постачальників та інші відповідні відділи. Він пропонує такі функції, як коментування в реальному часі, призначення завдань і сповіщення, щоб забезпечити безперебійне спілкування та співпрацю протягом усього процесу закупівель. Зацікавлені сторони можуть надавати інформацію, переглядати вимоги та відстежувати прогрес, підвищуючи прозорість і ефективність.

Управління документами

Управління документами, пов’язаними із закупівлями, має вирішальне значення для забезпечення дотримання вимог і підтримання аудиторського сліду. Платформа Visure Requirements ALM забезпечує ефективне керування документами, надаючи безпечне та централізоване сховище для зберігання документів про закупівлі. Користувачі можуть завантажувати, керувати версіями та ділитися такими документами, як контракти, пропозиції та юридичні угоди. Це забезпечує легкий доступ до всіх відповідних документів, зменшуючи ризик втрати або дублювання інформації.

Відстеження та покриття вимог

Відстеження має важливе значення в управлінні закупівлями для демонстрації відповідності та виконання нормативних вимог. Платформа Visure Requirements ALM пропонує можливості відстеження, які дозволяють користувачам встановлювати чіткі зв’язки між вимогами до закупівель, пропозиціями постачальників, умовами контракту та іншими артефактами закупівель. Це гарантує належне виконання вимог і виконання всіх необхідних кроків протягом усього процесу закупівлі.

Управління ризиками

Платформа Visure Requirements ALM містить функції для управління ризиками, пов’язаними з діяльністю із закупівель. Це дозволяє користувачам визначати, оцінювати та визначати пріоритетність ризиків, а також розробляти стратегії пом’якшення. Інструменти аналізу ризиків і візуалізації допомагають командам із закупівель оцінювати потенційний вплив ризиків на проекти закупівель і приймати обґрунтовані рішення.

Звітність та аналітика

Платформа Visure Requirements ALM пропонує надійні можливості звітності та аналітики, щоб надати розуміння ефективності закупівель і полегшити прийняття рішень на основі даних. Користувачі можуть створювати настроювані звіти, відстежувати ключові показники ефективності (KPI) і візуалізувати дані за допомогою інтерактивних інформаційних панелей. Ці функції дозволяють групам із закупівель відстежувати прогрес, виявляти вузькі місця та постійно вдосконалювати процеси закупівель.

Інтеграція із зовнішніми системами

Платформа Visure Requirements ALM може інтегруватися із зовнішніми системами, такими як системи планування ресурсів підприємства (ERP), системи керування постачальниками та фінансові системи. Інтеграція забезпечує безперебійний обмін даними, усуває ручне введення даних і підвищує ефективність процесу. Він забезпечує видимість закупівель у реальному часі, підвищує точність даних і підтримує наскрізне керування закупівлями.

Платформа Visure Requirements ALM пропонує комплексне рішення для управління закупівлями, що дозволяє організаціям оптимізувати процеси закупівель, покращити співпрацю та забезпечити відповідність. Використовуючи його функції, організації можуть оптимізувати закупівельну діяльність, покращити відносини з постачальниками, зменшити ризики та досягти більшої ефективності своїх операцій із закупівель.

Висновок

Загалом очевидно, що управління закупівлями є важливою частиною будь-якого ланцюга постачання. Він пропонує незліченні переваги, такі як економія коштів, покращені відносини з постачальниками, краща видимість операцій і точніші витрати. Крім того, правильна система управління закупівлями може допомогти вам досягти швидших результатів шляхом автоматизації існуючих ручних процесів і забезпечення більшого контролю над проектами. Однак є деякі труднощі, про які слід пам’ятати, налагоджуючи ефективний процес закупівель. 

Для більшого успіху управління тендерами має бути збалансовано зі справжнім управлінням закупівлями. Забезпечення доступу до надійної інформації, прийняття рішень на основі даних і надійні інструменти також є ключовими елементами успіху в цій сфері. Дивлячись уперед, зосередження ділового світу на цифровій трансформації означає, що майбутнє управління закупівлями виглядає ще більш перспективним, ніж будь-коли. Вимоги до Visure Платформа ALM надає компаніям інтелектуальні рішення, які дозволяють їм залишатися попереду конкурентів, тож обов’язково спробуйте її за допомогою нашої Безкоштовна пробна версія 30 сьогодні!

Не забудьте поділитися цим постом!

Toп

Спрощення управління вимогами та перевірки

Липень 16th, 2024

10 ранку EST | 4:7 CET | XNUMX ранку за тихоокеанським стандартним часом

Луї Ардуен

Луї Ардуен

Старший консультант Visure Solutions

Томас Дірш

Старший консультант з якості програмного забезпечення, Razorcat Development GmbH

Інтегрований підхід із Visure Solutions і Razorcat Development TESSY

Дізнайтеся, як оптимізувати керування вимогами та перевірку для найкращих результатів.