Управління тендерами та закупівлями | Повне керівництво
Зміст
Що таке управління закупівлями?
Управління закупівлями – це стратегічний процес, який передбачає придбання товарів, послуг або робіт із зовнішніх джерел. Організаціям важливо забезпечити придбання правильних продуктів або послуг у відповідний час, якості та ціни. Цей процес включає планування, пошук джерел, управління контрактами та моніторинг ефективності, що сприяє ефективному досягненню цілей організації.
Закупівлі відіграють вирішальну роль у бізнес-операціях, забезпечуючи постійне постачання ресурсів, необхідних для виробництва, операцій і надання послуг. Ефективне управління закупівлями допомагає компаніям зменшити витрати, пом’якшити ризики, покращити відносини з постачальниками та забезпечити своєчасну доставку, що зрештою сприяє успіху бізнесу.
Система управління закупівлями (PMS) — це програмне рішення, яке оптимізує весь процес закупівель. Він автоматизує такі завдання, як підбір постачальників, керування постачальниками, тендери та переговори щодо контрактів. Завдяки централізації закупівель PMS підвищує прозорість, покращує процес прийняття рішень, забезпечує відповідність і підвищує ефективність, зменшуючи помилки та затримки. Інтеграція технології в управління закупівлями перетворює процес, роблячи його швидшим, надійнішим і узгодженим з бізнес-цілями.
Що таке управління закупівлями?
Управління закупівлями відноситься до стратегічного процесу придбання товарів, послуг або робіт від зовнішніх постачальників або продавців. Це включає визначення організаційних потреб, пошук постачальників, укладання контрактів і керування процесом придбання, щоб гарантувати, що якісні товари чи послуги постачаються вчасно та в межах бюджету. Ефективне управління закупівлями допомагає організаціям досягати своїх цілей, забезпечуючи доступність ресурсів і ефективне управління витратами.
Ключові компоненти управління закупівлями
- Планування та стратегія: Встановлення вимог до закупівель, визначення стратегій пошуку та визначення підходу до закупівель.
- Пошук і вибір постачальника: Виявлення та оцінка потенційних постачальників, надсилання запитів пропозицій (RFP) і вибір постачальників, які найкраще підходять.
- Управління контрактами: Ведення переговорів і управління контрактами для забезпечення чітких умов, стандартів ефективності та відповідності.
- Виконання закупівель: нагляд за закупівлею товарів або послуг, забезпечення своєчасної доставки та моніторинг роботи постачальника.
- Управління взаємовідносинами з постачальниками: Підтримка міцних відносин з постачальниками для забезпечення надійності та довгострокової співпраці.
- Управління ризиками та дотриманням вимог: Забезпечення того, щоб діяльність із закупівель відповідала правовим нормам, і управління ризиками, пов’язаними з вартістю, якістю та надійністю постачальника.
Що таке процес закупівлі?
Процес закупівлі складається з кількох етапів, спрямованих на отримання найкращої вартості для організації. Зазвичай він включає:
- Виявлення потреб: Визначення вимог до товарів чи послуг.
- Про: Дослідження потенційних постачальників і запрошення ставок або пропозицій.
- Тендери та торги: проведення тендерів або запит пропозицій від постачальників.
- Оцінка та вибір постачальників: Перегляд пропозицій, узгодження умов і вибір постачальника, який пропонує найкращу вартість.
- Договірні: Завершення та підписання контрактів з обраними постачальниками.
- Виконання та доставка закупівель: Управління доставкою товарів або послуг і моніторинг роботи постачальника.
- Оцінка ефективності: Оцінка ефективності процесу закупівель і роботи постачальника для майбутнього вдосконалення.
Дотримуючись структурованого підходу до управління закупівлями, організації можуть зменшити витрати, забезпечити своєчасну доставку та мінімізувати ризики, таким чином підтримуючи загальний успіх бізнесу.
Процес управління закупівлями: покрокова розбивка
Процес закупівлі — це системний підхід, який забезпечує організаціям ефективне й ефективне придбання товарів і послуг. Нижче наведено розбивку основних етапів процесу закупівлі:
Крок 1: Визначення потреби в товарах або послугах
Першим кроком у процесі закупівлі є визнання та визначення потреби в товарах або послугах. Це передбачає оцінку бізнес-вимог, визначення кількості та специфікацій продуктів, а також розуміння цілей, які мають досягти ці покупки. Чітке визначення потреб допомагає уникнути непотрібних закупівель і гарантує отримання належних ресурсів для підтримки бізнес-операцій.
Крок 2: Пошук постачальників і продавців
Після визначення потреб наступним кроком є пошук потенційних постачальників і продавців. Це включає дослідження та визначення надійних постачальників, які можуть відповідати заданим вимогам щодо якості, ціни та термінів доставки. Система управління закупівлями може допомогти оптимізувати цей процес шляхом автоматизації пошуку постачальників і надання цінних даних про ефективність постачальників.
Крок 3: Видання запитів пропозицій (RFP) або тендерів
Після визначення відповідних постачальників наступним кроком є запрошення постачальників подати пропозиції. Зазвичай це робиться через запити пропозицій (RFP) або тендери. Запит на пропозицію окреслює потреби, очікування та конкретні вимоги організації. Він запрошує постачальників надати детальні пропозиції, включаючи ціни, графіки доставки та умови. Цей етап забезпечує прозорість та конкурентоспроможність процесу закупівель.
Крок 4: Оцінка пропозицій і вибір постачальників
Після отримання пропозицій їх необхідно оцінити за попередньо встановленими критеріями. Цей процес оцінки включає оцінку якості, економічної ефективності, умов доставки та репутації кожного постачальника. Мета полягає в тому, щоб вибрати постачальника, який пропонує найкраще співвідношення ціни та якості, одночасно відповідаючи потребам організації. Ретельна оцінка допомагає зменшити ризики та гарантує, що обраний постачальник відповідає стандартам організації.
Крок 5: Обговорення та завершення контракту
Після вибору постачальника наступним кроком є узгодження умов договору. Це включає узгодження ціни, графіків доставки, стандартів якості, умов оплати та будь-яких штрафів або заохочень, пов’язаних із продуктивністю. Ефективні переговори щодо контракту мають важливе значення для забезпечення вигідних умов і захисту інтересів організації. Після узгодження умов договір завершується та підписується обома сторонами.
Крок 6: Доставка та моніторинг ефективності
Після укладення контракту постачальник починає постачання товарів або послуг відповідно до погоджених умов. На цьому етапі дуже важливо стежити за процесом доставки, щоб гарантувати, що товари відповідають необхідній якості та доставляються вчасно. Постійний моніторинг роботи постачальника гарантує оперативне вирішення будь-яких проблем, таких як затримки або невідповідності.
Крок 7: Оплата та закриття закупівлі
Після того, як товари чи послуги доставлено, а виконання відповідає узгодженим стандартам, оплата обробляється відповідно до умов контракту. Після оплати процес закупівлі закривається. Однак цей крок також включає завершення будь-яких невирішених адміністративних завдань, таких як відгуки постачальників і перевірки ефективності, для інформування про майбутні рішення щодо закупівель.
Дотримуючись цих кроків, компанії можуть забезпечити безперебійний процес закупівлі, який надає потрібні продукти та послуги в потрібний час, у межах бюджету та відповідно до цілей організації.
5 основних основ процесу управління закупівлями
Процес закупівель спирається на ключові основи, які забезпечують ефективність, економічну ефективність і управління ризиками. Ось 5 основоположних принципів:
Стовп 1: Пошук постачальників і оцінка
- Пошук надійних постачальників: Визначення надійних постачальників забезпечує безперебійну роботу.
- Оцінка продуктивності: Оцінка таких показників, як час доставки та якість, допомагає вибрати найкращих постачальників.
Стовп 2: Стратегічний пошук
- Узгодження з бізнес-цілями: Стратегії пошуку повинні підтримувати організаційні цілі.
- Оптимізація витрат: Переговори про кращі умови та аналіз ринкових умов забезпечують максимізацію вартості.
Стовп 3: Управління контрактами
- Ключові положення та переговори: чинні контракти визначають такі умови, як ціноутворення та терміни доставки.
- Угоди про управління: Моніторинг дотримання постачальником вимог і продуктивності є важливим для довгострокового успіху.
Стовп 4: Аналітика закупівель і звітність
- Рішення на основі даних: Аналіз даних про закупівлі покращує прогнозування та переговори.
- Моніторинг ефективності: Регулярна звітність визначає неефективність і можливості для покращення.
Стовп 5: відповідність і управління ризиками
- Юридична відповідність: Забезпечення дотримання правил запобігає штрафам.
- Управління ризиками: усунення таких ризиків, як збої з постачанням, допомагає підтримувати безперебійну закупівлю.
Ці стовпи забезпечують спрощений процес закупівель, зосереджуючись на контролі витрат, відносинах з постачальниками та ефективному управлінні ризиками.
Стратегії управління закупівлями для успіху
Щоб досягти успіху в закупівлях, організації повинні впроваджувати стратегії, які відповідають їхнім цілям, забезпечують економічну ефективність і керують ризиками. Ось основні стратегії закупівель для успіху:
Стратегічний ресурс
Стратегічний пошук передбачає вибір постачальників, які найкраще відповідають довгостроковим потребам організації. Поєднуючи цілі закупівель із бізнес-цілями, організації можуть оптимізувати вибір постачальників, укладати вигідні контракти та забезпечувати конкурентні переваги. Цей підхід зосереджується на якості, ціні та продуктивності постачальника протягом тривалого часу.
Управління взаємовідносинами з постачальниками
Побудова міцних довгострокових стосунків з постачальниками має вирішальне значення для ефективних закупівель. Управління взаємовідносинами з постачальниками (SRM) сприяє співпраці, прозорості та довірі, що сприяє кращому спілкуванню, надійності та взаємному зростанню. SRM допомагає організаціям керувати продуктивністю постачальників, швидко вирішувати проблеми та створювати взаємовигідні партнерства.
Зменшення витрат і оптимізація вартості в закупівлях
Зниження витрат є основною метою, але оптимізація вартості не менш важлива. Ця стратегія зосереджена на переговорах про кращі умови, консолідації закупівель і ефекті масштабу. Це також включає визначення можливостей для зменшення відходів і неефективності в ланцюжку постачання, зберігаючи при цьому високі стандарти якості.
Стійкі та етичні стратегії закупівель
Сталість і етичні міркування стають все більш важливими в закупівлях. Організації повинні віддавати пріоритет постачальникам, які дотримуються стандартів екологічної та соціальної відповідальності. Екологічна практика закупівель зосереджена на закупівлях від постачальників, які пропагують чесну працю, зменшують вплив на навколишнє середовище та сприяють соціальному розвитку.
Управління ризиками в закупівлях
Ефективне управління ризиками має важливе значення для пом’якшення проблем із закупівлями. Виявлення потенційних ризиків, таких як збій постачальника, нестабільність цін і нормативні зміни, і активне їх вирішення допомагає підтримувати безперервність ланцюжка поставок. Диверсифікуючи постачальників, створюючи плани на випадок надзвичайних ситуацій і використовуючи аналіз даних, організації можуть зменшити ризики закупівель і забезпечити стійкість.
Впроваджуючи ці стратегії закупівель, підприємства можуть оптимізувати свої процеси закупівель, зменшити витрати, створити міцні партнерські відносини з постачальниками та сприяти довгостроковій стабільності.
Система управління закупівлями: як технології покращують закупівлі?
Система управління закупівлями (PMS) оптимізує процеси закупівель, використовуючи технології для автоматизації, моніторингу та оптимізації закупівель. Ось як технології змінюють закупівлі:
Що таке система управління закупівлями?
Система управління закупівлями – це програмне рішення, яке автоматизує та об’єднує такі функції закупівель, як пошук джерел, керування постачальниками, керування контрактами, замовлення на закупівлю та обробка платежів. Це забезпечує ефективність, прозорість закупівель і узгодження з цілями організації. Завдяки PMS підприємства можуть зменшити ручну роботу, мінімізувати помилки та отримати кращий контроль над своєю діяльністю із закупівель.
Особливості ефективної системи управління закупівлями
- Управління постачальниками: відстежує роботу постачальників, допомагає з пошуком джерел і підтримує надійну базу даних постачальників.
- Автоматизовані замовлення на закупівлю: автоматично генерує замовлення на купівлю на основі попередньо визначених правил або тригерів.
- Управління контрактами: централізує зберігання контрактів і забезпечує легкий доступ до умов контракту, поновлення та відстеження відповідності.
- Відстеження рахунків-фактур і платежів: спрощує затвердження рахунків-фактур і забезпечує своєчасні платежі постачальникам.
- Аналітика та звітність: надає на основі даних уявлення про ефективність закупівель, показники постачальників і можливості економії коштів.
- Інструменти співпраці: Сприяє спілкуванню між командами із закупівель, постачальниками та зацікавленими сторонами в режимі реального часу.
Переваги автоматизації процесу закупівель
- Підвищення ефективності: Автоматизація рутинних завдань, як-от створення замовлень на купівлю та обробка рахунків-фактур, економить час і зменшує людські помилки.
- Економія витрат: автоматизація допомагає оптимізувати рішення щодо закупівель, визначити можливості економії коштів і покращити переговори з постачальниками.
- Покращена точність: Зменшуючи ручне втручання, PMS мінімізує помилки при введенні даних, замовленнях на купівлю та платежах.
- Швидше прийняття рішень: Аналітика та звіти в режимі реального часу дозволяють приймати швидкі обґрунтовані рішення, які допомагають компаніям реагувати на зміни ринкових умов.
- Покращена відповідність: Автоматизація забезпечує послідовність процесів закупівель і їх відповідність політикам і нормам компанії.
Платформа Visure Requirements ALM для управління закупівлями
Команда Вимоги до Visure Платформа ALM можна використовувати в управлінні закупівлями для покращення відстеження вимог, оптимізації робочих процесів закупівель і забезпечення відповідності. Використовуючи Інструменти Visure ALM, підприємства можуть:
- Інтеграція вимог: узгоджуйте специфікації закупівель із вимогами та цілями бізнесу.
- Керуйте постачальниками та контрактами: Відстежуйте та керуйте роботою постачальника та умовами контракту в рамках єдиної системи.
- Поліпшення співпраці: Сприяти міжфункціональній співпраці між відділами закупівель, юридичними та фінансовими відділами, забезпечуючи прозорість і підзвітність протягом життєвого циклу закупівель.
Поєднуючись Платформа Visure ALM за допомогою традиційних інструментів управління закупівлями організації можуть оптимізувати свої процеси закупівель, забезпечуючи кращий контроль, зниження ризиків і підвищення ефективності.
Управління тендерами проти управління закупівлями
Хоча управління тендерами та управління закупівлями тісно пов’язані, вони зосереджені на різних етапах життєвого циклу закупівель. Розуміння їх відмінностей є ключовим для оптимізації бізнес-операцій і забезпечення ефективних відносин із джерелами та постачальниками.
Що таке управління тендерами?
Управління тендерами стосується процесу запрошення, оцінки та присудження контрактів постачальникам або постачальникам послуг на основі офіційних запитів на тендери (RFT) або пропозицій (RFP). Це спеціальна функція в рамках закупівель, яка пов’язана з конкурентними процесами торгів. Управління тендерами забезпечує прозорість, відповідність і справедливість при виборі постачальників.
Основні види діяльності з управління тендерами включають:
- Створення та оформлення тендерної документації
- Прийом та оцінка тендерних пропозицій
- Умови переговорів з постачальниками
- Укладання контрактів на основі критеріїв оцінки
Ключові відмінності між управлінням тендерами та управлінням закупівлями
- Сфера діяльності:
- Управління тендерами: зосереджується в першу чергу на процесі торгів, включаючи розміщення тендерів, управління пропозиціями, оцінку постачальників і присудження контрактів.
- Управління закупівлями: охоплює весь життєвий цикл закупівель, від визначення потреб, пошуку постачальників і керування контрактами до замовлень на закупівлю, оплати та моніторингу ефективності.
- Цілі:
- Управління тендерами: має на меті забезпечити прозорість і справедливість у виборі постачальника через конкурсні торги.
- Управління закупівлями: спрямований на ефективне управління всіма аспектами пошуку, укладання контрактів, доставки та оплати для досягнення організаційних цілей і забезпечення безперервності ланцюга постачання.
- Етап у процесі закупівель:
- Управління тендерами: Відбувається на початку процесу закупівель, коли постачальники обираються шляхом конкурентного процесу.
- Управління закупівлями: включає як етап проведення тендеру, так і наступні етапи, як-от управління контрактами, закупівлі, виставлення рахунків і управління ефективністю роботи постачальників.
- Залучені процеси:
- Управління тендерами: Зосереджено на підготовці запитів на пропозиції, запрошенні до участі в торгах і оцінці тендерів на основі заздалегідь визначених критеріїв.
- Управління закупівлями: передбачає ширшу діяльність, як-от управління взаємовідносинами з постачальниками, узгодження контрактів, управління запасами та обробка платежів.
Як управління тендерами вписується в більший процес закупівель?
Управління тендерами є критичним етапом у більш широкому процесі управління закупівлями. Він закладає основу для вибору правильних постачальників і укладення контрактів, які відповідають цілям організації. Після оцінки тендерних пропозицій і укладення контрактів команда із закупівель продовжує наступні кроки:
- Управління контрактами: Управління підписаними угодами та забезпечення виконання обома сторонами своїх зобов’язань.
- Управління замовленнями на купівлю: Видача замовлень і управління виконанням від обраних постачальників.
- Моніторинг роботи постачальника: відстеження показників продуктивності та забезпечення виконання постачальником умов згідно з погодженими умовами.
- Оплата та закриття: Завершення платежів і закриття циклу закупівель.
Підводячи підсумок, хоча управління тендерами є цілеспрямованою діяльністю в процесі управління закупівлями, воно відіграє життєво важливу роль у пошуку найкращих постачальників і забезпеченні прозорості. Разом вони формують комплексний підхід до закупівель, який сприяє успіху бізнесу.
Найкращі практики закупівель: Посібник з ефективного управління закупівлями
Щоб забезпечити успіх у закупівлях, компанії повинні застосовувати найкращі методи, які оптимізують процеси, зменшують ризики та створюють міцні відносини з постачальниками. Ось ключові найкращі практики для ефективного управління закупівлями:
Чітка документація та контракти
Переконайтеся, що контракти та угоди детально викладені з окресленням умов, результатів, графіків і структур платежів. Чітка документація зводить до мінімуму непорозуміння та захищає всі сторони.
Побудова міцних партнерських відносин із постачальниками
Розвивайте довгострокові відносини з постачальниками, зосереджуючись на відкритому спілкуванні, надійності та співпраці. Міцні партнерські стосунки можуть призвести до кращих цін, покращення якості продукції та стабільних поставок.
Постійне вдосконалення та моніторинг
Регулярно відстежуйте показники закупівель, такі як продуктивність постачальника, економія коштів і час доставки. Проводьте аудити та встановлюйте цикли зворотного зв’язку для виявлення неефективності та постійного вдосконалення процесу закупівель.
Етична практика закупівель
Дотримуйтеся етичних принципів, користуючись постачальниками, які дотримуються справедливих стандартів праці, використовують екологічні матеріали та підтримують місцеві громади. Етичні закупівлі підвищують репутацію компанії та сприяють сталому розвитку.
Відповідність і зниження ризиків
Будьте в курсі правил і забезпечте дотримання законів і стандартів. Визначте ризики закупівель і реалізуйте стратегії управління ними, як-от диверсифікація постачальників і створення планів на випадок непередбачених обставин.
Дотримуючись цих найкращих практик, компанії можуть оптимізувати управління закупівлями, забезпечуючи ефективність, економію коштів і довгостроковий успіх постачальників.
Загальні виклики в управлінні закупівлями
Управління закупівлями відіграє важливу роль в успіху компанії, але воно також створює кілька проблем. Ось основні перешкоди, з якими стикається бізнес, і стратегії їх подолання:
Управління відносинами з постачальниками
Підтримка міцних стосунків із постачальниками є критично важливою, але може бути складною через такі фактори, як прогалини в комунікації, невідповідність продуктивності та зміна потреб. Щоб подолати це:
- Сприяйте прозорому та відкритому спілкуванню.
- Регулярно оцінюйте роботу постачальника.
- Інвестуйте в довгострокове партнерство, засноване на взаємній довірі та співпраці.
Усунення затримок і неефективності закупівель
Затримки закупівель, такі як затримка поставок або вузькі місця в процесі затвердження, можуть порушити роботу. Щоб зменшити затримки:
- Оптимізуйте процеси затвердження та автоматизуйте повторювані завдання.
- Використовуйте дані для виявлення та усунення неефективності.
- Впроваджуйте регулярне відстеження та моніторинг, щоб забезпечити своєчасну доставку.
Забезпечення дотримання законодавчих та нормативних вимог
Діяльність із закупівель часто підпадає під складні законодавчі та нормативні вимоги, які можуть відрізнятися залежно від регіону та галузі. Щоб залишатися сумісним:
- Будьте в курсі мінливих правил і законів.
- Інтегруйте перевірки відповідності в робочі процеси закупівель.
- Регулярно перевіряйте процеси, щоб забезпечити дотримання правових стандартів.
Подолання закупівельних ризиків
Ризики закупівель, такі як неплатоспроможність постачальника, нестабільність цін і збої в ланцюжках поставок, можуть поставити під загрозу роботу. Для управління ризиками:
- Диверсифікуйте постачальників, щоб зменшити залежність від окремих джерел.
- Створіть плани на випадок непередбачених збоїв.
- Використовуйте інструменти управління ризиками та відстежуйте вразливі місця ланцюга поставок.
Вирішуючи ці проблеми, підприємства можуть підвищити ефективність закупівель, зменшити ризики та зміцнити відносини з постачальниками.
Висновок
Ефективне управління закупівлями має вирішальне значення для оптимізації бізнес-операцій, зниження витрат і побудови міцних відносин з постачальниками. Розуміючи процес закупівель, використовуючи найкращі практики, долаючи загальні виклики та використовуючи технології, компанії можуть забезпечити спрощену, прозору та ефективну стратегію закупівель.
Будь то управління відносинами з постачальниками, усунення затримок із закупівлями чи забезпечення дотримання нормативних актів, подолання цих проблем призведе до покращення результатів закупівель. Використання системи управління закупівлями та зосередження на безперервному вдосконаленні може значно підвищити ефективність і допомогти зменшити ризики.
Якщо ви готові покращити свою стратегію управління закупівлями, спробуйте Вимоги до Visure Платформа ALM. Він пропонує надійні інструменти для оптимізації процесів закупівель, керування продуктивністю постачальників і забезпечення відповідності.
Почніть свою подорож сьогодні – ознайомтеся з 30-денна безкоштовна пробна версія Visure і відчуйте переваги на власні очі!
Не забудьте поділитися цим постом!
глави
1. Впровадження управління тендерами та закупівлями
2. Ключові компоненти управління тендерами та закупівлями
3. Переваги управління тендерами та закупівлями
4. Найкращі інструменти та програмне забезпечення для управління тендерами та закупівлями
5. Найкращі практики для ефективного управління тендерами та закупівлями
6. Майбутні тенденції та розробки в управлінні тендерами та закупівлями
7. Основні ресурси з управління тендерами та закупівлями
8. Тренінги та курси з управління тендерами та закупівлями
9. Глосарій
Виходьте на ринок швидше з Visure
- Забезпечте відповідність нормативним вимогам
- Забезпечте повну відстежуваність
- Оптимізуйте розвиток
