Рішення Visure


Підтримайте
Зареєструватися
Увійти
Почніть безкоштовну пробну версію

Управління ризиками в тендерних та закупівельних процесах

Управління ризиками в тендерних та закупівельних процесах

Зміст

Процеси тендерів і закупівель є ключовими аспектами діяльності будь-якої організації. Вони передбачають придбання товарів, послуг або робіт у зовнішніх постачальників або підрядників. Однак ці процеси не позбавлені ризиків. Нездатність ефективно керувати цими ризиками може призвести до перевитрати коштів, затримок, проблем з якістю, судових суперечок і шкоди репутації. Таким чином, впровадження надійних практик управління ризиками в тендерах і процесах закупівель має важливе значення для організацій, щоб зменшити потенційні ризики та забезпечити успішні результати.

Розуміння тендерних процесів і процесів закупівель

Перш ніж заглиблюватися в управління ризиками, вкрай важливо зрозуміти процеси тендеру та закупівель. Тендерна процедура зазвичай складається з наступних етапів:

  1. Визначення потреб: Організації визначають свої вимоги до товарів, послуг або робіт.
  2. Підготовка тендерної документації: Підготовлені детальні специфікації, терміни та умови, що містять вимоги.
  3. Запрошення до тендеру: Організація запрошує потенційних постачальників або підрядників подавати свої пропозиції.
  4. Оцінка тендерних пропозицій: Отримані тендерні пропозиції оцінюються на основі заздалегідь визначених критеріїв.
  5. Вибір постачальника або підрядника: Організація вибирає найбільш підходящого постачальника або підрядника.
  6. Присудження контракту: З обраним постачальником або підрядником укладається договір.
  7. Управління контрактами: Постійне управління контрактом, включаючи моніторинг виконання та вирішення будь-яких питань.

Загальні ризики в тендерах і процесах закупівель

Процеси тендерів і закупівель передбачають придбання товарів, послуг або робіт у зовнішніх продавців або постачальників. Ці процеси пов’язані з різними ризиками, як короткостроковими, так і довгостроковими. Ось деякі поширені ризики, пов’язані з тендерними процедурами та процесами закупівель:

Короткострокові ризики:

  1. Ризики, пов'язані з постачальником: Є ймовірність вибору ненадійного або фінансово нестійкого постачальника. Це може призвести до затримок, неякісних результатів або навіть до порушення контракту.
  2. Коливання цін: Ціни на товари та послуги можуть змінюватися під час тендерного процесу або після укладання контракту, що вплине на бюджет проекту.
  3. Неадекватні характеристики: Якщо вимоги та специфікації в тендерній документації не є чіткими та детальними, це може призвести до непорозумінь та незадовільних результатів.
  4. Неповні пропозиції: Деякі учасники торгів можуть подати неповні або невідповідні пропозиції, що призведе до двозначності та потенційних зривів проекту.
  5. Підтасування ставок і змова: У деяких випадках учасники торгів можуть вдаватися до неетичних практик, таких як фальсифікація ставок або змова, що призводить до недобросовісної конкуренції та вищих витрат для покупця.
  6. Юридичні та регуляторні ризики: Недотримання відповідних законів і нормативних актів під час процесу закупівель може призвести до юридичних санкцій і затримок проекту.

Довгострокові ризики:

  1. Ефективність постачальника: Після укладення контракту постійні ризики включають здатність постачальника підтримувати стандарти продуктивності, дотримуватись термінів і забезпечувати постійну якість протягом тривалого періоду.
  2. Зміна бізнес-середовища: Економічні зрушення, ринкові зміни або політична нестабільність можуть вплинути на здатність постачальника виконувати поставки, потенційно призводячи до збоїв.
  3. Перевитрати: Довгострокові проекти можуть зіткнутися з перевитратами через непередбачені обставини або неналежне планування бюджету під час процесу закупівель.
  4. Управління контрактами: Неналежне управління контрактами може призвести до непорозумінь, суперечок і порушень, що вплине на успіх проекту.
  5. Технології та інновації: Швидкий технологічний прогрес може призвести до того, що придбані товари чи послуги застаріють, вимагаючи оновлення або заміни за додаткові кошти.
  6. Репутаційні ризики: Репутація закупівельної організації може постраждати, якщо постачальник не відповідає очікуванням або бере участь у неетичних практиках.

Для пом’якшення цих ризиків необхідна належна належна перевірка, прозорі та добре задокументовані процеси, чітка комунікація з постачальниками, надійне управління контрактами та постійний моніторинг протягом усього процесу тендеру та закупівель. Крім того, вкрай важливо вчитися на минулому досвіді, щоб покращити майбутню діяльність із закупівель і мінімізувати ризики.

Стратегії управління ризиками

Для ефективного управління ризиками в тендерах і процесах закупівель організації можуть прийняти такі стратегії:

Проведіть комплексну оцінку постачальника

Ретельно оцініть потенційних постачальників або підрядників перед тим, як брати участь у тендері. Ця оцінка повинна включати оцінку їхньої фінансової стабільності, послужного списку, досвіду та здатності відповідати вимогам. Перевірка рекомендацій, відвідування сайтів і попередні оцінки ефективності можуть дати цінну інформацію.

Сприяти конкуренції

Заохочуйте конкуренцію між постачальниками або підрядниками, сприяючи відкритому та прозорому тендерному процесу. Цього можна досягти за допомогою широкої реклами, запрошення кількох постачальників і впровадження справедливих критеріїв оцінки. Посилення конкуренції може призвести до кращого співвідношення ціни та якості та сприятливіших умов контракту.

Розробіть чіткі та вичерпні специфікації

Переконайтеся, що тендерна документація містить детальні та однозначні специфікації. Чіткі очікування та вимоги допомагають постачальникам або підрядникам зрозуміти, чого очікують, зменшуючи ризик непорозумінь і суперечок. Співпраця з відповідними зацікавленими сторонами під час процесу розробки специфікації може підвищити точність і повноту.

Сувора оцінка вартості

Ретельно проаналізуйте витрати, пов’язані з товарами, послугами чи роботами під час тендерного процесу. Враховуйте всі прямі та непрямі витрати, включаючи транспортування, зберігання, обслуговування та можливі коливання цін. Точна оцінка витрат мінімізує ризик перевищення бюджету та несподіваних фінансових витрат.

Встановіть ефективні процедури управління контрактами

Розробіть надійні процедури управління контрактами для моніторингу виконання постачальником або підрядником протягом усього терміну дії контракту. Регулярний моніторинг і оцінка допомагають швидко виявляти та вирішувати будь-які проблеми, забезпечуючи своєчасну доставку та дотримання стандартів якості. Чітко визначені ключові показники ефективності (KPI) і штрафи за невідповідність можуть стимулювати постачальника або підрядника виконувати вимоги.

Впровадити заходи зі зменшення ризиків

Визначити потенційні ризики, характерні для кожного тендеру чи процесу закупівель, і розробити відповідні заходи пом’якшення. Наприклад, диверсифікація постачальників або підрядників може зменшити ризик надмірної залежності від однієї організації. Залучення юридичних експертів для перевірки контрактів і забезпечення відповідності чинним законам і нормам може зменшити правові ризики та ризики відповідності.

Постійне оцінювання та вдосконалення

Регулярно переглядайте та оцінюйте ефективність стратегій управління ризиками, застосованих у тендерах і закупівлях. Зберіть відгуки зацікавлених сторін, проаналізуйте минулий досвід і визначте області для покращення. Постійне вдосконалення гарантує, що практики управління ризиками залишаються сучасними та відповідають мінливим потребам організації.

Важливість управління ризиками в процесі управління закупівлями

Управління ризиками відіграє важливу роль у процесі управління закупівлями, який передбачає придбання товарів, послуг або робіт у зовнішніх постачальників або підрядників. Впровадження ефективних практик управління ризиками в закупівлях є вкрай важливим з кількох причин:

Зменшення фінансових ризиків

Закупівельна діяльність передбачає значні фінансові зобов'язання. Виявляючи ризики та керуючи ними, організації можуть мінімізувати ймовірність перевищення бюджету, ескалації витрат або неочікуваних витрат. Завдяки ретельному оцінюванню та зменшенню ризиків організації можуть захистити свої фінансові ресурси та забезпечити, щоб закупівельна діяльність залишалася в межах виділеного бюджету.

Забезпечення своєчасної доставки

Затримки в процесі закупівель можуть мати каскадний вплив на інші організаційні заходи та проекти. Ефективне управління ризиками допомагає виявити потенційні затримки, такі як невиконання постачальником послуг, обмеження потужностей або логістичні проблеми. Завчасно вирішуючи ці ризики, організації можуть забезпечити своєчасну доставку товарів, послуг або робіт, уникаючи таким чином збоїв у роботі та графіках проектів.

Підвищення продуктивності постачальника

Управління ризиками в закупівлях дозволяє організаціям оцінювати та зменшувати ризики, пов’язані з роботою постачальника. Проводячи ретельну оцінку постачальників, організації можуть визначити потенційні ризики, пов’язані з можливостями постачальника, фінансовою стабільністю або стандартами якості. Це дає змогу організаціям вибирати надійних постачальників, укладати вигідні контракти та створювати ефективні механізми моніторингу ефективності. У результаті організації можуть пом’якшити ризики поганої роботи постачальника, такі як низька якість, затримки доставки або порушення контракту.

Сприяння дотриманню законодавства та зменшенню юридичних ризиків

Діяльність із закупівель регулюється різними законодавчими та нормативними вимогами. Невиконання цих зобов’язань може призвести до судових спорів, фінансових санкцій або завдати шкоди репутації організації. Практики управління ризиками забезпечують дотримання процесів закупівель чинного законодавства, нормативних актів і внутрішньої політики. Виявляючи правові ризики та впроваджуючи необхідні засоби контролю, організації можуть пом’якшити ймовірність невідповідності, тим самим зберігаючи свою репутацію та уникаючи юридичних наслідків.

Підвищення загальної операційної ефективності

Ефективні процеси закупівель сприяють загальній операційній ефективності організації. Виявляючи ризики та керуючи ними, організації можуть оптимізувати діяльність із закупівель, оптимізувати розподіл ресурсів і підвищити ефективність відносин з постачальниками. Ефективне управління ризиками дозволяє організаціям завчасно вирішувати потенційні вузькі місця, оптимізувати комунікацію та мінімізувати збої, тим самим підвищуючи ефективність і результативність операцій із закупівель.

Захист репутації організації

Закупівельна діяльність може суттєво вплинути на репутацію організації. Погана робота постачальників, проблеми з якістю або неетичні практики можуть погіршити імідж організації та підірвати довіру зацікавлених сторін. Управління ризиками допомагає організаціям виявляти та зменшувати ризики, які можуть зашкодити їхній репутації. Вибираючи авторитетних постачальників, впроваджуючи суворі заходи контролю якості та дотримуючись етичної поведінки протягом усього процесу закупівель, організації можуть захистити свою репутацію та зберегти довіру зацікавлених сторін.

Підтримка довгострокової стійкості бізнесу

Стратегічне управління ризиками в закупівлях сприяє довгостроковій стабільності бізнесу. Розглядаючи ризики та можливості, пов’язані із закупівельною діяльністю, організації можуть приймати обґрунтовані рішення, які відповідають їхнім стратегічним цілям. Проактивне управління ризиками дозволяє організаціям визначати нові ризики, оцінювати динаміку ринку та вносити необхідні корективи у свої стратегії закупівель. Це гарантує, що діяльність із закупівель підтримує довгострокову стійкість і конкурентоспроможність організації.

Платформа Visure Requirements ALM для управління ризиками в організаційному тендері та процесі закупівель

Управління тендерами та закупівлями

Visure Requirements ALM Platform — це потужний інструмент, який може підтримувати управління ризиками в організаційних тендерах і процесах закупівель. Платформа пропонує низку функцій і можливостей, які сприяють ефективній ідентифікації ризиків, оцінці, пом’якшенню та моніторингу протягом життєвого циклу закупівель. Ось як Visure Requirements ALM Platform можна використовувати для управління ризиками в тендерах і процесах закупівель:

Ідентифікація та оцінка ризиків

Visure Requirements ALM Platform дозволяє організаціям систематично виявляти та оцінювати ризики, пов’язані з процесами тендерів і закупівель. Платформа надає централізоване сховище для фіксації та документування ризиків, у тому числі їх потенційного впливу та ймовірності виникнення. Це дозволяє зацікавленим сторонам спільно визначати ризики, забезпечуючи повне розуміння потенційних вразливостей.

Стратегії зменшення ризику

Платформа сприяє розробці та впровадженню стратегій зменшення ризиків. Організації можуть визначати та призначати дії для пом’якшення виявлених ризиків, установлювати пріоритети та відстежувати їхній прогрес. Вимоги до візуалізації Платформа ALM підтримує створення планів зменшення ризиків, забезпечуючи вживання відповідних заходів для ефективного усунення потенційних ризиків.

Інтеграція з процесами закупівель

Visure Requirements ALM Platform бездоганно інтегрується з процесами закупівель, гарантуючи, що управління ризиками стає невід’ємною частиною загального життєвого циклу закупівель. Це дає змогу зв’язати ризики з конкретними тендерними діями, такими як оцінка постачальника, переговори щодо контракту та моніторинг ефективності. Ця інтеграція гарантує, що управління ризиками є вбудованим у весь процес закупівель, від початкової ідентифікації ризиків до заключного етапу управління контрактом.

Співпраця та спілкування

Ефективне управління ризиками в закупівлях вимагає співпраці між зацікавленими сторонами. Visure Requirements ALM Platform полегшує співпрацю, надаючи централізовану платформу, де зацікавлені сторони можуть обговорювати, аналізувати та обмінюватися інформацією, пов’язаною з ризиками. Платформа пропонує такі функції, як потоки коментарів, сповіщення та оновлення в реальному часі, сприяючи ефективній комунікації та гарантуючи, що зацікавлені сторони узгоджено розуміють ризики та стратегії пом’якшення.

Моніторинг та звітність

Visure Requirements ALM Platform забезпечує постійний моніторинг і відстеження ризиків протягом усього процесу закупівель. Він надає настроювані інформаційні панелі та звіти, які пропонують у режимі реального часу перегляд статусу ризику, прогресу пом’якшення та загального ризику. Ці можливості моніторингу дозволяють організаціям активно вирішувати нові ризики, відстежувати ефективність стратегій пом’якшення та надавати зацікавленим сторонам прозору та актуальну інформацію про ризики.

Документація та аудит

Належна документація та контрольний слід мають вирішальне значення для управління ризиками в процесах закупівель. Visure Requirements ALM Platform дозволяє організаціям фіксувати та підтримувати повний облік ризиків, стратегій пом’якшення та пов’язаних дій. Ця документація слугує аудиторським слідом, надаючи докази діяльності з управління ризиками та сприяючи дотриманню внутрішньої політики, нормативних вимог і процесів аудиту.

Масштабованість і гнучкість

Вимоги Visure Платформа ALM є масштабованою та гнучкою, що відповідає унікальним вимогам різних організацій і процесів закупівель. Його можна налаштувати відповідно до певних структур управління ризиками, методологій і організаційних політик. Гнучкість платформи дозволяє організаціям адаптувати та розвивати свої практики управління ризиками, оскільки їх потреби в закупівлях змінюються з часом.

Висновок

Ефективне управління ризиками має важливе значення для успішних тендерів і закупівель. Розуміючи пов’язані ризики та впроваджуючи проактивні стратегії управління ризиками, організації можуть пом’якшити потенційні підводні камені, забезпечити економічно ефективні закупівлі та зберегти свою репутацію. Проводячи всебічну оцінку постачальників, сприяючи конкуренції, розробляючи чіткі специфікації, точно оцінюючи витрати, впроваджуючи надійні процедури управління контрактами, впроваджуючи заходи з пом’якшення ризиків, а також постійно оцінюючи й удосконалюючи процеси, організації можуть підвищити ймовірність успішних результатів у своїх зусиллях щодо проведення тендерів і закупівель. Перевірте Visure 30-денна безкоштовна пробна версія щоб перевірити, як це спрощує весь процес управління ризиками.

Не забудьте поділитися цим постом!

Toп

Спрощення управління вимогами та перевірки

Липень 11th, 2024

10 ранку EST | 4:7 CET | XNUMX ранку за тихоокеанським стандартним часом

Луї Ардуен

Луї Ардуен

Старший консультант Visure Solutions

Томас Дірш

Старший консультант з якості програмного забезпечення, Razorcat Development GmbH

Інтегрований підхід із Visure Solutions і Razorcat Development TESSY

Дізнайтеся, як оптимізувати керування вимогами та перевірку для найкращих результатів.