Управління тендерами та закупівлями | Повне керівництво
Зміст
6 етапів процесу управління закупівлями проекту
Ефективне управління проектними закупівлями має вирішальне значення для успіху будь-якого проекту. Це передбачає придбання товарів і послуг від зовнішніх постачальників, підрядників або постачальників для задоволення вимог проекту. Щоб забезпечити плавний та ефективний процес закупівель, керівники проектів дотримуються чітко визначеного процесу, який складається з шести етапів. У цій статті детально розглядаються ці етапи, підкреслюється їхнє значення та ключові дії.
Етап 1: планування управління закупівлями
Першою фазою управління закупівлями проекту є планування. На цьому етапі керівник проекту у співпраці з командою проекту та зацікавленими сторонами розробляє план управління закупівлями. Цей план визначає стратегію закупівель, визначає потенційних постачальників і встановлює підхід до закупівель, який узгоджується з цілями проекту. Основні дії на цьому етапі включають:
Визначення цілей закупівель
Визначте закупівельні потреби та цілі проекту. Визначте, що потрібно закупити, будь то товари, послуги чи те й інше. Визначте конкретні цілі закупівель і узгодьте їх із загальними цілями проекту.
Визначення потенційних постачальників
Проведіть дослідження ринку, щоб виявити потенційних постачальників і оцінити їхні можливості. Враховуйте такі фактори, як досвід, репутація, послужний список і фінансова стабільність. Створіть список потенційних постачальників, які можуть задовольнити вимоги проекту.
Розробка стратегії закупівель
Визначте підхід і стратегію закупівель на основі потреб проекту. Визначте, чи використовувати конкурентні торги, укладати контракти чи встановлювати довгострокові відносини з постачальниками. Враховуйте такі фактори, як вартість, якість, час і ризик, щоб приймати обґрунтовані рішення.
Створення плану управління закупівлями
Задокументуйте план управління закупівлями, включаючи стратегію закупівель, критерії відбору, закупівельну документацію та графік процесу закупівель. Цей план керуватиме виконанням наступних етапів.
Етап 2: Проведення закупівель
Після створення плану управління закупівлями проект переходить до другої фази управління закупівлями проекту: проведення закупівель. Ця фаза передбачає виконання плану закупівель, вибір постачальників та остаточне укладання контрактів. Основні дії на цьому етапі включають:
Підготовка документації для закупівлі
Розробка закупівельних документів, таких як запити пропозицій (RFP), запити пропозицій (RFQ) і запрошення до участі в торгах (ITB). Ці документи окреслюють вимоги проекту, критерії оцінки та умови для потенційних постачальників.
Збирання пропозицій постачальників
Видайте документацію про закупівлю потенційним постачальникам і запросіть їх подати свої пропозиції. Оцініть пропозиції за заздалегідь визначеними критеріями, такими як ціна, якість, технічні можливості та відповідність вимогам проекту.
Вибір постачальників
Перегляньте та порівняйте пропозиції постачальників, враховуючи критерії оцінки та конкретні потреби проекту. Виберіть найбільш кваліфікованих постачальників і домовтеся про умови для досягнення взаємовигідної угоди.
Завершення контрактів
Розробка та виконання контрактів з обраними постачальниками. Контракти повинні чітко визначати обсяг робіт, результати, умови оплати, терміни та інші відповідні положення контракту. Переконайтеся, що всі залучені сторони розуміють і погоджуються з умовами.
Етап 3: контроль закупівель
Третя фаза управління закупівлями проекту зосереджена на контролі та моніторингу закупівельної діяльності. Це передбачає відстеження роботи постачальника, керування змінами та вирішення будь-яких проблем, які можуть виникнути під час виконання контрактів. Основні дії на цьому етапі включають:
Моніторинг роботи постачальника
Регулярно контролювати роботу постачальника для забезпечення дотримання договірних зобов’язань. Відстежуйте ключові показники ефективності (KPI), такі як терміни доставки, якість результатів і дотримання специфікацій проекту. Негайно вирішуйте будь-які проблеми з продуктивністю та вживайте відповідних заходів, наприклад накладення штрафів або пошук засобів правового захисту.
Управління змінами
Передбачте та керуйте змінами, які можуть відбутися на етапі виконання проекту. Оцініть запити на зміни від постачальників і оцініть їхній вплив на обсяг, графік і бюджет проекту. Впроваджуйте зміни контрольовано, враховуючи інтереси всіх зацікавлених сторін.
Вирішення суперечок
У разі виникнення суперечок або розбіжностей з постачальниками дотримуйтеся встановлених процедур вирішення суперечок, викладених у контрактах. Участь у переговорах або посередництві для пошуку взаємоприйнятних рішень. Якщо необхідно, передайте спір до вищої інстанції або вдайтеся до правового захисту.
Етап 4: Закриття закупівель
Четверта фаза управління закупівлями проекту – фаза закриття. Це передбачає завершення та офіційне закриття закупівель. Основні дії на цьому етапі включають:
Проведення аудиту закупівель
Проведіть аудит закупівель, щоб оцінити загальну ефективність процесу закупівель. Перегляньте контрактну документацію, записи про виконання постачальником і дотримання політики та процедур закупівель. Визначте будь-які сфери для вдосконалення та врахуйте отримані уроки в майбутніх проектах.
Перевірка кінцевих результатів
Переконайтеся, що постачальники поставили узгоджені товари чи послуги відповідно до вимог контракту. Перевірте результати, проведіть приймальні випробування та переконайтеся, що вони відповідають стандартам якості проекту.
Закриття контрактів
Офіційно закривайте контракти, підтверджуючи виконання всіх договірних зобов’язань. Переконайтеся, що всі платежі були здійснені, а будь-які невирішені проблеми чи суперечки вирішено. Отримайте необхідну документацію, таку як звільнення від права застави, гарантії та гарантії виконання, якщо це можливо.
Етап 5: Оцінка постачальників
П’ятий етап управління закупівлями проекту передбачає оцінку ефективності роботи постачальників для збору інформації для майбутніх проектів. Цей етап необхідний для підтримки бази даних надійних постачальників і вдосконалення процесів закупівель. Основні дії на цьому етапі включають:
Оцінка діяльності постачальника
Оцініть продуктивність кожного постачальника на основі попередньо визначених показників і критеріїв. Враховуйте такі фактори, як якість, своєчасність, чуйність і дотримання договірних зобов’язань. Оцініть постачальників і надішліть відгук про їхні сильні сторони та сфери, які потребують покращення.
Оновлення бази даних постачальників
Оновіть базу даних постачальників або список постачальників на основі результатів оцінки. Зберігайте точну та актуальну інформацію про постачальників, включаючи їхні контактні дані, можливості та історію продуктивності. Використовуйте цю базу даних як довідник для майбутніх потреб у закупівлях.
Етап 6: Отримані уроки
Останній етап управління закупівлями за проектом передбачає збір і документування уроків, отриманих у процесі закупівель. Ця інформація є безцінною для постійного вдосконалення та покращення майбутньої закупівельної діяльності. Основні дії на цьому етапі включають:
Проведення розбору підсумків закупівель
Організуйте підсумкові зустрічі з командою проекту, зацікавленими сторонами та постачальниками, щоб обговорити загальний досвід закупівель. Зберіть відгуки та інформацію про те, що спрацювало добре та що можна було б покращити в майбутніх закупівлях.
Документування отриманих уроків
Зафіксуйте уроки, отримані в процесі закупівлі, в офіційному документі. Додайте детальну інформацію про успішні практики, проблеми, які виникли, і рекомендації щодо покращення. Поділіться цією інформацією з командою проекту та зацікавленими сторонами, щоб покращити процес прийняття рішень щодо майбутніх закупівель.
Дотримуючись цих шести етапів управління закупівлями проекту, керівники проектів можуть забезпечити добре структурований та ефективний процес закупівель. Ефективне управління закупівлями сприяє успіху проекту шляхом отримання необхідних ресурсів, контролю над витратами, пом’якшення ризиків і побудови міцних відносин з постачальниками.
Не забудьте поділитися цим постом!
глави
1. Впровадження управління тендерами та закупівлями
2. Ключові компоненти управління тендерами та закупівлями
3. Переваги управління тендерами та закупівлями
4. Найкращі інструменти та програмне забезпечення для управління тендерами та закупівлями
5. Найкращі практики для ефективного управління тендерами та закупівлями
6. Майбутні тенденції та розробки в управлінні тендерами та закупівлями
7. Основні ресурси з управління тендерами та закупівлями
8. Тренінги та курси з управління тендерами та закупівлями
9. Глосарій
Виходьте на ринок швидше з Visure
- Забезпечте відповідність нормативним вимогам
- Забезпечте повну відстежуваність
- Оптимізуйте розвиток
