Управління тендерами та закупівлями | Повне керівництво
Зміст
Як розробити стратегію закупівель?
Закупівлі є критично важливим аспектом будь-якої організації, що включає процес придбання товарів, послуг або робіт із зовнішніх джерел. Розробка ефективної стратегії закупівель має важливе значення для компаній, щоб оптимізувати свою закупівельну діяльність, зменшити витрати, зменшити ризики та підвищити загальну операційну ефективність. У цій статті ми розглянемо ключові етапи розробки стратегії закупівель.
Крок 1. Визначте цілі та цілі
Першим кроком у розробці стратегії закупівель є чітке визначення цілей і цілей, яких хоче досягти організація. Ці цілі можуть включати зниження витрат, управління взаємовідносинами з постачальниками, покращення якості, пом’якшення ризиків або ініціативи щодо сталого розвитку. Чітко сформулювавши ці цілі, організація може відповідно узгодити свою стратегію закупівель.
Крок 2. Проведіть аналіз витрат
Виконання ретельного аналізу витрат має вирішальне значення для розуміння поточних моделей закупівель організації та визначення потенційних областей для економії коштів і вдосконалення процесів. Цей аналіз включає класифікацію та аналіз історичних даних про витрати, визначення основних факторів витрат, оцінку ефективності роботи постачальника та визначення розподілу витрат між різними категоріями. Стаття, отримана в результаті цього аналізу, допоможе сформувати стратегію закупівель.
Крок 3. Оцініть ринок пропозиції
Розуміння динаміки ринку поставок має важливе значення для розробки ефективної стратегії закупівель. Це передбачає проведення всебічного аналізу ринку для виявлення потенційних постачальників, оцінки їхніх можливостей, оцінки ринкових тенденцій та аналізу впливу зовнішніх факторів, таких як економічні умови, галузеві правила та технологічний прогрес. Отримавши глибше розуміння ринку постачання, організації можуть приймати обґрунтовані рішення під час вибору та управління постачальниками.
Крок 4. Сегмент постачальників
Сегментація постачальників на основі їх стратегічної важливості та внеску в досягнення цілей організації є вирішальним кроком у розробці стратегії закупівель. Ця сегментація може базуватися на різних факторах, таких як обсяг витрат, критичність пропозиції, рівень інновацій і профіль ризику. Класифікуючи постачальників за різними сегментами, організації можуть ефективно розподіляти ресурси, визначати пріоритетність зусиль управління постачальниками та відповідним чином адаптувати свої стратегії закупівель.
Крок 5. Розробка підходу до управління взаємовідносинами з постачальниками (SRM).
Побудова міцних відносин з постачальниками є життєво важливою для досягнення цілей закупівель. Розробка комплексного підходу до управління взаємовідносинами з постачальниками передбачає визначення бажаного рівня співпраці, встановлення каналів зв’язку, встановлення показників ефективності та впровадження механізмів управління. Ефективний підхід SRM гарантує, що постачальники узгоджуються з цілями організації, сприяє інноваціям і зменшує ризики.
Крок 6. Впровадження стратегій управління ризиками
Управління ризиками є невід’ємною частиною будь-якої стратегії закупівель. Важливо визначити й оцінити потенційні ризики, пов’язані з ланцюгом постачання, такі як збої в постачанні, проблеми з якістю, геополітичні ризики або зміни в нормативних актах. Після визначення ризиків організації можуть розробити стратегії пом’якшення або мінімізації їх впливу. Це може включати диверсифікацію бази постачальників, створення планів на випадок надзвичайних ситуацій та впровадження надійних механізмів моніторингу та контролю.
Крок 7. Встановіть ключові показники ефективності (KPI)
Визначення ключових показників ефективності (KPI) має важливе значення для вимірювання ефективності стратегії закупівель і моніторингу ефективності функції закупівель. Ці KPI можуть включати такі показники, як економія коштів, продуктивність постачальника, своєчасна доставка, рівень якості та цілі сталого розвитку. Регулярне відстеження та аналіз цих ключових показників ефективності дає змогу організаціям визначати сфери, які потрібно вдосконалити, приймати рішення на основі даних і постійно вдосконалювати операції із закупівель.
Крок 8. Впровадження технологічних рішень
Використання технологій має вирішальне значення для оптимізації процесів закупівель, покращення видимості даних і покращення можливостей прийняття рішень. Організаціям слід розглянути можливість впровадження програмного забезпечення для закупівель, систем керування постачальниками, інструментів електронних закупівель і рішень для аналізу даних, щоб автоматизувати ручні завдання, полегшити співпрацю та отримати розуміння ефективності закупівель. Технологічні рішення можуть значно підвищити ефективність і результативність стратегії закупівель.
Крок 9. Постійний моніторинг і вдосконалення
Розробка стратегії закупівель — це постійний процес, який потребує постійного моніторингу, оцінки та вдосконалення. Регулярно переглядайте стратегію, оцінюйте її ефективність і вносьте необхідні корективи на основі мінливих вимог бізнесу, ринкових умов і нових тенденцій. Отримайте відгуки від ключових зацікавлених сторін, беріть участь у порівняльному аналізі та залишайтеся в курсі найкращих галузевих практик, щоб переконатися, що стратегія закупівель залишається узгодженою з цілями організації та забезпечує оптимальні результати.
Як рішення Visure допомагають у розробці ефективної стратегії закупівель?
Visure Solutions є провідним постачальником програмних рішень для керування вимогами та ALM (Application Lifecycle Management). Хоча Visure Solutions головним чином зосереджена на управлінні вимогами, її програмне забезпечення може відігравати значну роль у підтримці розробки та реалізації ефективної стратегії закупівель.
Ось кілька способів, якими Visure Solutions може допомогти у розробці стратегії закупівель:
- Управління вимогами: Програмне забезпечення Visure Solutions дозволяє організаціям фіксувати, документувати та ефективно керувати своїми вимогами до закупівель. Він забезпечує централізоване сховище для зберігання та відстеження вимог протягом усього процесу закупівель. Це гарантує, що всі зацікавлені сторони мають бачення вимог, сприяє співпраці та зменшує ризик неправильного спілкування або пропуску вимог.
- Відстеження та аналіз впливу: Рішення Visure забезпечують відстеження між вимогами до закупівель та іншими пов’язаними елементами, такими як бізнес-цілі, ризики, правила та показники ефективності постачальників. Ця відстежуваність допомагає зрозуміти вплив змін, виявити залежності та забезпечити відповідність рішень щодо закупівель цілям організації та вимогам відповідності.
- Управління ризиками: Visure Solutions підтримує управління ризиками, дозволяючи організаціям визначати та відстежувати ризики, пов’язані із закупівлями. Програмне забезпечення полегшує ідентифікацію, оцінку та планування ризиків. Це також забезпечує відстеження ризиків до вимог та інших відповідних артефактів, дозволяючи організаціям відстежувати та ефективно керувати ризиками протягом усього процесу закупівель.
- Співпраця з постачальниками: Функції спільної роботи Visure Solutions забезпечують ефективну комунікацію та співпрацю з постачальниками. Програмне забезпечення дозволяє організаціям обмінюватися вимогами до закупівель, відстежувати відповіді постачальників і керувати процесом оцінки та відбору постачальників. Це спрощує співпрацю з постачальниками, підвищує прозорість і допомагає приймати обґрунтовані рішення щодо відносин з постачальниками.
- Документація та звітність: Visure Solutions надає потужні можливості документування та звітності. Це дозволяє організаціям створювати вичерпні звіти про вимоги до закупівель, оцінки постачальників, оцінки ризиків та інші дані, пов’язані із закупівлями. Ці звіти можна налаштувати відповідно до конкретних організаційних потреб і допомогти у моніторингу ефективності закупівель, визначенні областей для покращення та сприянні процесу прийняття рішень.
- Можливості інтеграції: Visure Solutions пропонує можливості інтеграції з іншими корпоративними системами, такими як системи ERP (Enterprise Resource Planning) і платформи керування постачальниками. Ця інтеграція забезпечує безперебійний обмін даними, виключає введення даних вручну та покращує точність і ефективність процесів, пов’язаних із закупівлями.
Висновок
Підсумовуючи, розробка стратегії закупівель передбачає системний підхід, який враховує організаційні цілі, аналіз витрат, оцінку ринку постачання, сегментацію постачальників, управління взаємовідносинами з постачальниками, управління ризиками, KPI, впровадження технологій і постійне вдосконалення. Дотримуючись цих кроків, організації можуть розробити надійну стратегію закупівель, яка оптимізує витрати, мінімізує ризики та підвищує цінність у всьому ланцюжку постачання. Перевірте Безкоштовна пробна версія 30 у Visure, щоб дізнатися більше про те, як працюють інструменти та як вони можуть вам допомогти.
Не забудьте поділитися цим постом!
глави
1. Впровадження управління тендерами та закупівлями
2. Ключові компоненти управління тендерами та закупівлями
3. Переваги управління тендерами та закупівлями
4. Найкращі інструменти та програмне забезпечення для управління тендерами та закупівлями
5. Найкращі практики для ефективного управління тендерами та закупівлями
6. Майбутні тенденції та розробки в управлінні тендерами та закупівлями
7. Основні ресурси з управління тендерами та закупівлями
8. Тренінги та курси з управління тендерами та закупівлями
9. Глосарій
Виходьте на ринок швидше з Visure
- Забезпечте відповідність нормативним вимогам
- Забезпечте повну відстежуваність
- Оптимізуйте розвиток
