Mẹo và phương pháp hay nhất để Quản lý yêu cầu tốt hơn

“Các phương pháp hay nhất” trong Quản lý yêu cầu có nghĩa là gì?

Tôi thấy rất thú vị khi mọi người đều nói về việc muốn được đào tạo trong “thực hành tốt nhất”. Thuật ngữ này thường được sử dụng để mô tả hình thức tư vấn mà chúng tôi có thể cung cấp. Điều đó thực sự có ý nghĩa gì? Tôi tin rằng tất cả chúng ta đã tin vào huyền thoại rằng các phương pháp hay nhất có thể là cơ sở để đào tạo các cá nhân. Các phương pháp hay nhất không được đào tạo, họ có kinh nghiệm.

Nếu chúng ta so sánh cách tiếp cận thực hành tốt nhất với tự nhiên, chúng ta biết rằng nó không chỉ là loài mạnh nhất mà còn là loài sung mãn nhất còn tồn tại. Đó là một trong những lý do rất khó để thay đổi các quy trình trong một tổ chức. Hãy suy nghĩ về điều đó trong một thời điểm. Mạnh nhất và sung mãn nhất có lẽ mô tả phần lớn các cá nhân bạn có trong bất kỳ nhóm nào trong tổ chức của bạn. Tôi đã thấy điều này nhiều lần trong lĩnh vực Kỹ thuật Hệ thống. Các kỹ sư giỏi nhất và sung mãn nhất thường đã làm công việc của họ trong nhiều năm và có một cách cụ thể để họ thực hiện công việc này. Yêu cầu họ thử các kỹ thuật và công cụ mới thường là vô ích, vì họ không biết điều này sẽ cải thiện công việc vốn đã tuyệt vời mà họ đang làm như thế nào. Thực hành của họ sẽ tồn tại nếu chúng ta tiếp tục áp dụng phương pháp thực hành tốt nhất cho họ.

Vậy ta phải làm sao? Các phương pháp hay nhất bắt đầu với kinh nghiệm cá nhân của chúng ta. Tất cả những cuốn sách bạn chọn và đọc về các phương pháp hay nhất đều nói về trải nghiệm cá nhân của tác giả trong một số lĩnh vực, cho dù đó là trường hợp sử dụng, kích thích yêu cầu, kỹ thuật hệ thống, thử nghiệm, v.v. Tại một số thời điểm, một tổ chức quyết định rằng tổ chức đó cần một quy trình nhất quán trên toàn tổ chức. Có rất nhiều lý do chính đáng để làm điều này. Vì vậy, một nhóm được thành lập để đưa ra một quy trình phản ánh những phương pháp hay nhất này. Vì có nhiều phương pháp hay nhất trong nhóm, hãy đoán xem ai thường thắng? Người mạnh nhất và sung mãn nhất. Và kết quả thực hành tốt nhất thường dẫn đến sự thỏa hiệp giữa nhóm thực hành tốt nhất và những người trong tổ chức thực hiện vai trò này. Các nghiên cứu chỉ ra rằng phải mất khoảng XNUMX năm để thực sự thực hiện quá trình này trong toàn tổ chức. Sau đó, cùng với các nhà tư vấn, những người nhận thấy những thực hành này. Họ có thể nhìn thấy cơ hội kinh doanh và vì vậy họ nhận được đằng sau các thực hành sẽ dẫn đến việc kinh doanh nhiều hơn cho họ. Họ bắt đầu xuất hiện trong các hội nghị và triển lãm thương mại để giới thiệu những cách làm này và viết sách. (Nghĩ về Cách tiếp cận nhanh nhẹn.) Bởi vì họ đang tìm kiếm công việc kinh doanh, họ tập trung vào các hoạt động sẽ mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho họ. Chúng tôi luôn tìm kiếm các phương pháp hay nhất vì vậy chúng tôi không cần biết tần suất hoạt động của nó, chỉ cần nó CAN công việc. Và vì vậy, chúng tôi tiếp tục thúc đẩy thực hành đó trong toàn bộ tổ chức, hy vọng sẽ nhận ra tất cả những lợi ích đã được đề cập trong nhiều năm.

Chúng ta phải nhớ rằng các phương pháp hay nhất đều dựa trên nhận thức sâu sắc. Các phương pháp hay nhất cho công việc của bạn được phát triển khi bạn đã tìm hiểu về công việc đó. Chúng ta chắc chắn có thể học hỏi lẫn nhau. Đó không phải là điểm của cuộc thảo luận này. Vấn đề là chúng ta cần dựa trên các phương pháp hay nhất của mình chủ yếu dựa trên kinh nghiệm thực tế của bản thân. Chúng ta phải sáng suốt trong cách chúng ta áp dụng các phương pháp hay nhất cho công việc và tổ chức của mình. Chỉ không chấp nhận các phương pháp hay nhất bởi vì ai đó đã viết một cuốn sách về nó hoặc nói về nó trong một hội nghị. Nghiên cứu thực hành và xác định môi trường mà họ được bồi dưỡng. Môi trường này có thể so sánh với môi trường bạn đang ở ngày hôm nay không? Thường có rất ít điểm chung. Chọn những mẩu tin nhỏ từ các phương pháp hay nhất áp dụng cho bạn và công việc của bạn và sẽ mang lại lợi ích thực sự cho bạn. Bắt đầu với những thay đổi nhỏ và xây dựng dựa trên phương pháp áp dụng trong tổ chức của bạn. Biết nơi nó đã thành công và nơi nó đã thất bại và học hỏi từ điều này. Hãy nhớ rằng nếu bạn có những người phản đối thực hành mạnh mẽ và sung mãn, bạn sẽ cần một người có hiểu biết thực tế về thực hành để giúp những người phản đối xem thực hành này có thể giúp họ như thế nào. Lắng nghe họ và giải quyết mối quan tâm của họ. Đừng chỉ phớt lờ chúng và hy vọng chúng sẽ biến mất. Họ sẽ không.

Nói cách khác, chỉ nói những từ “phương pháp hay nhất” không có nghĩa đó sẽ là phương pháp tốt nhất cho bạn.

Làm thế nào để cải thiện Định nghĩa Yêu cầu của bạn?

Bất kỳ lúc nào thay đổi được thực hiện đối với một quy trình hoặc các công cụ được sử dụng để hỗ trợ quá trình, có một đường cong học tập sẽ tác động đến thời gian cần thiết để thực hiện quá trình đó. Khi bạn bắt đầu nghĩ về việc cải thiện quy trình xác định yêu cầu của mình, hãy nhớ rằng sẽ có nỗ lực liên quan đến sự thay đổi này. Trong hầu hết các trường hợp, năng suất giảm dần khi công việc bắt đầu tiến triển. Sự sụt giảm này thường được gọi là “đường cong chữ J”. Khi người dùng cố gắng thay đổi cách họ thực hiện một tác vụ cụ thể, họ đạt đến điểm mà họ cảm thấy chỉ đơn giản là quá khó để thực hiện thay đổi. Sự cám dỗ ở đây là quay trở lại cách làm việc cũ chỉ để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu không có kế hoạch vượt qua rào cản này, nhiều tổ chức không đạt được mục tiêu của họ để thực hiện thay đổi này. Thách thức này đúng với cả quy trình và công cụ. Có hai chiến lược có thể đẩy nhanh việc áp dụng kỹ năng hoặc công cụ.

Đầu tiên, có cách tiếp cận chiều sâu. Trong phương pháp tiếp cận chuyên sâu, một nhóm người cốt lõi được chọn và được đào tạo về quy trình hoặc công cụ mới và tiếp tục nhận được sự cố vấn khi vượt qua khoảng cách từ đào tạo đến làm việc trong một dự án thực tế. Người cố vấn thường là những nhà tư vấn bên ngoài có chuyên môn trong lĩnh vực kỹ năng cụ thể. Điều quan trọng là phải có các chuyên gia sẵn sàng để giúp các học viên bắt đầu sử dụng các kỹ năng mới của họ trong một dự án trực tiếp. Nhóm cốt lõi này khá nhỏ và mục đích là sử dụng họ làm chuyên gia tư vấn cho các dự án mới, những người sẽ sử dụng các kỹ năng mới. Họ trở thành những chuyên gia chuyển từ dự án này sang dự án khác để giúp những cá nhân đó sử dụng các kỹ năng mới của họ.

Mô hình cách tiếp cận theo chiều rộng tập trung vào nền tảng vững chắc gồm các kỹ năng thực hành tốt nhất sẽ được trau dồi theo thời gian. Theo cách tiếp cận này, các cố vấn được đưa đến để cung cấp nền tảng kỹ năng thực hành tốt nhất này, thường thông qua đào tạo tiêu chuẩn trong lĩnh vực kỹ năng cụ thể. Thông thường, các quy trình và mẫu tiêu chuẩn được xác định và lập thành văn bản để các nhóm dự án khác nhau sử dụng. Việc đào tạo ban đầu được cung cấp cho một nhóm lớn các cá nhân so với nhóm nhỏ hơn, tập trung được đề cập trong phương pháp tiếp cận chuyên sâu. Khi các dự án bắt đầu sử dụng các kỹ năng mới và tìm hiểu thêm về tác động của các nhiệm vụ cụ thể của chúng, những kết quả này sẽ được đưa trở lại nền tảng thực hành tốt nhất để nó có thể được hoàn thiện theo thời gian.

Dù bạn chọn phương pháp nào để quản lý nỗ lực này, điều quan trọng là bạn phải thực hiện thành công các thay đổi cần thiết. Nếu không có kế hoạch, những thay đổi này thường rơi vào ngõ cụt khi cảm nhận được sự sụp đổ của lịch trình và ngân sách. Thực hiện những loại thay đổi này đòi hỏi kỷ luật, sự hỗ trợ và quyết tâm. Mỗi dự án phải được đánh giá liên tục để đảm bảo các kỹ năng mới đang được sử dụng.

Hãy nghĩ về một thay đổi đơn giản đối với quy trình xác định yêu cầu của bạn. Những chuyên gia mà bạn có thể dựa vào nội bộ là ai? Bạn có cần hỗ trợ từ bên ngoài để đào tạo và / hoặc cố vấn không? Bạn sẽ đi đâu cho khóa đào tạo và cố vấn này? Quá trình của bạn có được ghi chép đầy đủ ngày hôm nay không hay bạn đang bắt đầu từ con số XNUMX? Kế hoạch của bạn là gì để đảm bảo bạn thành công (chiều sâu, chiều rộng, cả hai)? Khung thời gian cho sự thay đổi là gì?

“Sự điên rồ là làm đi làm lại cùng một việc và mong đợi một kết quả khác”. (Albert Einstein) Nếu bạn cảm thấy như vậy, hãy bắt đầu thực hiện những thay đổi sẽ mang lại cho bạn kết quả mà bạn mong muốn.

Mẹo để Thu thập yêu cầu tốt hơn

Nếu bạn đang phỏng vấn người dùng và về cơ bản nói "Trick or Treat - hãy đưa ra một số yêu cầu tốt cho tôi", hãy đoán xem bạn sẽ nhận được gì? Bạn sẽ nhận được một loạt những thứ mà người dùng muốn xem. Một số sẽ quan trọng đối với bạn và một số thì không. Bạn sẽ phải sắp xếp tất cả những nhu cầu đó và sắp xếp chúng thành các danh mục. Chúng tôi thường gọi các danh mục đó là các tính năng. Một số tính năng sẽ phù hợp với dự án và một số thì không. Vì vậy, nếu bạn đang bắt đầu thu thập các yêu cầu tại sao không tập trung hơn vào các câu hỏi mà bạn đặt ra? Thực hiện một số nghiên cứu và xem xét bất kỳ thông tin nào có sẵn phù hợp với hệ thống. Xác định người dùng cuối (bạn không cần phải lừa hoặc đối xử trong toàn bộ phân khu, tập trung vào một vài con phố nơi những món ăn thực sự tốt được cung cấp) và thiết lập các cuộc họp với họ. 

Xác định các quy trình bị ảnh hưởng bởi dự án - quy trình nào đang thay đổi, quy trình nào mới, quy trình nào không còn cần thiết nữa? Hỏi người dùng xem quy trình nào đang hoạt động tốt cho họ? Làm việc để hiểu cách họ đang làm công việc của họ ngày hôm nay.

Thứ hai, khi bạn đã sắp xếp các yêu cầu thành các tính năng, bạn sẽ cần ưu tiên các tính năng đó. Khách hàng “yêu thích” điều gì để hoàn thành công việc đầu tiên?Đôi khi chúng ta không thực sự ưu tiên và kết thúc làm việc trên các phần dễ dàng của hệ thống trước, thay vì tập trung vào các phần của hệ thống có rủi ro cao hoặc không được hiểu rõ.

Khi kết thúc dự án, xem lại những gì đã xảy ra. Chúng tôi có thể hỏi Nếu chúng ta đi đúng đường, nếu chúng ta làm theo quy trình hoặc đi chệch hướng vì một lý do nào đó, chúng ta có nhận được nhiều kẹo như chúng ta mong đợi không? Điều gì hoạt động tốt? Những thay đổi nào có thể được thực hiện để cải thiện quy trình? Chúng ta có nhận được kết quả cuối cùng như mong đợi không? Người dùng có hài lòng với sản phẩm không?

3 Mẹo để đào tạo nhóm của bạn về Quản lý Yêu cầu

Yêu cầu một người chưa bao giờ viết hoặc quản lý các yêu cầu tuân theo một quy trình yêu cầu phức tạp và mạnh mẽ cũng giống như yêu cầu đứa trẻ năm tuổi đó chơi Bản tình ca ánh trăng của Beethoven. Và vì chúng tôi thường không cung cấp bất kỳ đào tạo hoặc cố vấn nào, hãy yêu cầu họ tự học chơi bản nhạc đó. Đó là những gì chúng tôi đang làm khi đưa các nhà phân tích của mình vào một quy trình yêu cầu phức tạp.

Tôi đề nghị chúng tôi xem xét đào tạo đội của chúng tôi. Hãy ngừng nghĩ rằng tất cả chúng ta chỉ “biết cách làm công việc của mình”. Nó không đúng sự thật. Chúng ta có thể học cách chơi bản nhạc đó của riêng mình. Tôi sẽ đề nghị thay vì mất năm năm, tôi sẽ mất mười năm. Và đó là với các kỹ sư và nhà phân tích yêu cầu của chúng tôi. Chúng ta có thể để chúng tự học. Hoặc chúng ta có thể cung cấp cho họ một số khóa đào tạo, kèm cặp và dành thời gian để luyện tập.

Tất nhiên, chìa khóa để thực hiện công việc này (không có ý định chơi chữ) là có một số loại quy trình được xác định mà chúng tôi sử dụng để đào tạo các nhà phân tích của mình. Tôi đã từng ghét từ "quy trình" đó, nhưng nó quan trọng. Dưới đây là một số gợi ý để biến các nhà phân tích yêu cầu mới của bạn thành các nhà phân tích yêu cầu chuyên nghiệp một cách nhanh chóng.

1. Cung cấp đào tạo cho các nhà phân tích của bạn về quy trình cụ thể của bạn, sử dụng các yêu cầu và sản phẩm phân phối của bạn, để quá trình đào tạo trở nên thực tế hơn. Các lớp chung về định nghĩa và quản lý yêu cầu là rất tốt, nhưng chúng phải phù hợp với các quy trình bạn đang tuân theo trong tổ chức của mình. Nếu bạn đang làm việc với một nhà tư vấn bên ngoài, hãy hy vọng rằng sẽ có một số nỗ lực trong việc tùy chỉnh khóa đào tạo cho bạn, nhưng nó sẽ đáng để đầu tư.
2. Chỉ định một người cố vấn cho các nhà phân tích mới của bạn. Hãy để một người nào đó đã “làm điều đó” và có vết thương và vết sẹo để chứng minh điều đó giúp nhà phân tích mới và chỉ cho họ những sợi dây. Điều này sẽ giúp loại bỏ suy nghĩ “tri thức bộ lạc” đó. Hãy để họ hỗ trợ trong các phiên gợi ý, xem xét các tài liệu yêu cầu với nhà phân tích và là nguồn lực cho họ. 
3. Hãy để nhà phân tích thực hành. Điều đó có vẻ không quá thực tế, nhưng đừng bắt đầu một nhà phân tích mới về một dự án quan trọng đối với công ty hoặc một dự án đã có quá nhiều lịch sử và tranh cãi xung quanh nó mà nó sẽ khó tiếp tục. Hãy để họ “thực hành” một dự án đơn giản và dễ hiểu để họ chân ướt chân ráo.

7 Mẹo để viết Yêu cầu tốt hơn

Yêu cầu viết đã là một thách thức đối với chúng tôi trong nhiều thập kỷ nay. Tại sao lại khó như vậy? Một trong những lý do là thách thức của ngôn ngữ yêu cầu. Chúng tôi biết rằng chúng tôi cần viết các yêu cầu theo cách mà người đọc có thể đọc và hiểu được. Nếu chúng tôi đang viết các yêu cầu của người dùng, thì người đọc là chủ doanh nghiệp, người dùng cuối hoặc bên liên quan và tập trung vào việc viết bằng ngôn ngữ “tự nhiên”. Tuy nhiên, vấn đề với một ngôn ngữ “tự nhiên” là ngôn ngữ đó rất không chính xác và có thể bị hiểu sai hoặc hiểu sai. Làm thế nào để chúng ta thu hẹp khoảng cách đó?

Tôi ngạc nhiên về số lượng các nhà phân tích mà tôi nói chuyện cùng chống lại bất kỳ loại cấu trúc nào trong văn bản yêu cầu của họ. Họ tỏ ra khá hài lòng với cách tiếp cận không có cấu trúc thường bao gồm các đoạn văn và câu mô tả hàm ý nhiều yêu cầu bổ sung. Độc giả của họ thích phương pháp này mà họ tranh luận. Vấn đề là một khi các “yêu cầu” này được giao cho các nhà phát triển hoặc nhà phân tích hệ thống, thường sẽ có rất nhiều cuộc thảo luận qua lại để làm rõ những yêu cầu này thực sự có ý nghĩa gì.

Tôi tin rằng có một thỏa hiệp được thực hiện ở đây. 

Dưới đây là một số mẹo để giúp thu hẹp khoảng cách này.

1. Viết bằng giọng nói chủ động, đảm bảo một trong những diễn viên là chủ đề của mọi câu.
2. Đảm bảo mỗi câu là một câu hoàn chỉnh và đúng ngữ pháp với chủ ngữ, động từ và vị ngữ.
3. Chỉ định rõ ràng thông tin nào được chuyển giữa các tác nhân.
4. Duy trì mức độ chi tiết nhất quán. Ví dụ: đối với các yêu cầu của người dùng, người dùng cuối phải là chủ thể của mọi câu. Đối với các yêu cầu về hệ thống, hệ thống phải là chủ đề của mọi câu.
5. Mọi yêu cầu phải mô tả các tiêu chí thành công rõ ràng. Ví dụ: “Người dùng sẽ có thể xem Báo cáo Nhật ký Đánh giá”.
6. Mọi yêu cầu phải nêu rõ một hành động và mục tiêu duy nhất. Chú ý đến việc sử dụng quá nhiều “và” và “hoặc”. Ví dụ: "Nếu ngày thứ sáu cuối cùng của tháng và khoản thanh toán đến hạn vào ngày 31 và nếu ngày 31 là thứ sáu cuối cùng của tháng, thì việc gửi thanh toán vào ngày đó sau 6 giờ chiều theo giờ miền đông sẽ dẫn đến việc thanh toán chậm" . Tôi thách bạn hiểu điều đó!
7. Một yêu cầu không được có điều khoản thoát. Ví dụ: “Hệ thống sẽ xác định số lần đăng nhập, ngoại trừ khi người dùng đã nhập sai tên người dùng rõ ràng”.

4 Mẹo giúp bạn quản lý các Yêu cầu phức tạp của khách hàng

Bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào? Một khách hàng đã nói rằng họ muốn hệ thống thân thiện với người dùng. Tôi gọi đây là một yêu cầu phức tạp bởi vì nó thực sự là một tập hợp của nhiều yêu cầu riêng biệt. Yêu cầu gợi ý phải ở cấp độ nguyên tử. Nói cách khác, mỗi yêu cầu phải là một ý nghĩ hoàn chỉnh và duy nhất. Nhưng cách tốt nhất để đạt được cấp độ này với khách hàng là gì? Thực tế (và kinh nghiệm) cho chúng ta biết rằng nhiều yêu cầu thực sự phức tạp hơn nhiều so với những gì đã nêu.  

Hãy nhớ rằng chúng ta không nên mong đợi khách hàng đưa ra bất kỳ yêu cầu tốt nào cho chúng ta. Họ phải cung cấp cho chúng tôi vấn đề mà họ muốn được giải quyết. Nếu điều này không rõ ràng thì chúng ta cần phải hỏi họ! Họ là những chuyên gia của vấn đề. Nếu chúng ta theo đuổi tuyên bố này hơn một chút, chúng ta có thể thấy rằng yêu cầu là Khách hàng phải đào tạo 500 người trong ba tháng để sử dụng hệ thống mới. Tất nhiên nó phải thân thiện với người dùng. Nhưng những gì Khách hàng thực sự cần là một cách để đảm bảo người dùng mới có thể được đào tạo một cách nhanh chóng. Điều đó có thể thay đổi trọng tâm của giải pháp - hướng dẫn sử dụng, đào tạo trực tuyến, hướng dẫn, v.v.  

Vì vậy, hãy thực hiện yêu cầu đơn giản đó cho một hệ thống thân thiện với người dùng. Đây là một số vấn đề.

• Khách hàng không muốn hội thảo xác định ý nghĩa thân thiện với người dùng. Khách hàng muốn chúng tôi nghĩ cho họ. Sau tất cả, chúng tôi là “nhà tư vấn” của họ.
• Khách hàng không hoàn toàn biết họ muốn gì. Họ chưa nghĩ kỹ về ý nghĩa của sự thân thiện với người dùng đối với họ. Họ có thể đã thêm điều này bởi vì đó là một ý tưởng hay và những người khác đang làm điều đó. 
• Khách hàng quá bận rộn để cung cấp đầu vào chất lượng cho chúng tôi. Yêu cầu họ dành nửa giờ để nói về ý nghĩa của sự thân thiện với người dùng đối với họ và họ có thể đơn giản từ chối dành thời gian đó.
• Khách hàng có thể không xác định được tất cả người dùng đang tìm kiếm một hệ thống thân thiện với người dùng. Nói cách khác, anh ta có thể không xác định được tất cả những người có thể muốn xác định xem hệ thống có thân thiện với người dùng hay không (ví dụ: khách hàng doanh nghiệp, không phải công ty, người dùng có kinh nghiệm so với người dùng thiếu kinh nghiệm, khách hàng nước ngoài, v.v.).

Có một số điều có thể được thực hiện để giảm thiểu rủi ro liên quan đến yêu cầu loại này.  

1.  Làm một số tạo mẫu màn hình và hiển thị chúng cho người dùng. Hãy hỏi họ cụ thể xem họ có nghĩ rằng những thứ này thân thiện với người dùng không. Sau đó, nắm bắt các khía cạnh của màn hình thành một tập hợp các yêu cầu về giao diện người dùng.
2. Tạo định nghĩa của riêng bạn về thân thiện với người dùng. Xác định các tiêu chí và sử dụng các tiêu chí này để xác định các thử nghiệm chấp nhận người dùng của bạn. Cung cấp những thứ này cho khách hàng để xem xét.
3. Tiếp tục theo đuổi sự hiểu biết của bạn về vấn đề.  Đừng ngại tiếp tục đặt câu hỏi và đi sâu vào lý do thực sự đằng sau yêu cầu của khách hàng.
4. Đảm bảo bạn có các tiêu chí rõ ràng để đo lường yêu cầu. Nếu không có nó, bạn sẽ không bao giờ vượt qua được yêu cầu trong mắt Khách hàng. Và nếu không có nó, yêu cầu không có ích gì cả.

Các trường hợp sử dụng trong quản lý yêu cầu

Các ca sử dụng là một công cụ hiệu quả trong việc ghi lại cách người dùng thực hiện công việc của họ. Thường được gọi là “nguyên trạng” và “hiện hữu”, những câu chuyện này giúp đảm bảo rằng chúng tôi hiểu cách người dùng thực hiện công việc của họ ngày hôm nay (hiện tại) cũng như cách họ có thể hình dung công việc của họ vào ngày mai (hiện tại). Các ca sử dụng ngày càng trở nên phổ biến hơn khi các nhà phân tích tiếp tục vật lộn với các vấn đề xung quanh mối quan hệ của các yêu cầu.

Tuy nhiên, đôi khi các trường hợp sử dụng được sử dụng hiệu quả trong yêu cầu gợi ra và định nghĩa, nhưng bị lạc khi thực hiện chuyển đổi sang quản lý yêu cầu. Nếu bạn nghĩ về các bước trong một ca sử dụng, mỗi bước mô tả một hành động của người dùng hoặc hệ thống. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết bạn muốn trong yêu cầu và khả năng truy xuất nguồn gốc của mình, xem xét việc đặt mỗi bước trong trường hợp sử dụng là một tuyên bố yêu cầu. Lấy trường hợp sử dụng đơn giản sau đây làm ví dụ.

Hệ thống hiển thị thông tin tài khoản cho Khách hàng.

Khách hàng xem lại thông tin tài khoản.

Khách hàng chọn Tùy chọn thanh toán.

Hệ thống hiển thị các tùy chọn thanh toán cho Khách hàng.

Từ trường hợp sử dụng này, khá rõ ràng là có hai bước Hệ thống và hai bước Khách hàng (tức Người dùng). Nếu chúng tôi trích xuất hai câu lệnh Hệ thống và, nếu được yêu cầu, thêm "shall" vào chúng, chúng tôi sẽ nhận được hai yêu cầu hệ thống sau:

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin tài khoản cho Khách hàng.

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn thanh toán cho Khách hàng.

Hai yêu cầu này bắt đầu tạo cơ sở cho các yêu cầu hệ thống. Các yêu cầu hệ thống này có thể sẽ được phân tách thành nhiều yêu cầu hệ thống, nhưng chúng tôi có thể theo dõi chúng trực tiếp trở lại các bước hệ thống trong trường hợp sử dụng.

Hãy nhớ rằng các ca sử dụng chứa thông tin rất có giá trị để phân tích và phát triển hệ thống. Các ca sử dụng không bao giờ thực sự kết thúc vì chúng phải được xem xét liên tục trong suốt quá trình phát triển để đảm bảo rằng chúng phản ánh chính xác cách sản phẩm hoạt động khi được phân phối. Đảm bảo rằng các ca sử dụng không được đặt trên giá, nhưng được theo dõi cho cả các bài kiểm tra và yêu cầu hệ thống.