Công cụ Quản lý Yêu cầu (RM)

Trong thế giới thực, khách hàng không phải lúc nào cũng trình bày rõ các yêu cầu của họ và không phải mọi dự án đều có một nhà phân tích kinh doanh thành thạo về lĩnh vực và kiến ​​thức kỹ thuật. Tuy nhiên, khả năng điều hướng các yêu cầu kinh doanh tương quan chặt chẽ với thành công của dự án. Các công cụ quản lý yêu cầu giúp các nhóm nắm bắt chính xác các yêu cầu từ khách hàng, sắp xếp thứ tự ưu tiên, cộng tác khi thực hiện chúng, báo cáo những việc đã làm và những việc vẫn cần phải làm, v.v. Bài viết này giải thích cách chọn một công cụ quản lý yêu cầu và liệt kê một số tính năng quan trọng nhất mà bất kỳ công cụ quản lý yêu cầu nào cũng phải có.

Quản lý yêu cầu là gì?

Viện quản lý dự án định nghĩa quản lý yêu cầu là một tập hợp các hoạt động lặp đi lặp lại giúp đảm bảo rằng việc khơi gợi, lập tài liệu, sàng lọc và thay đổi các yêu cầu được xử lý thỏa đáng trong vòng đời.

Yêu cầu là bất kỳ nhu cầu vật chất hoặc chức năng nào được lập thành văn bản mà một sản phẩm hoặc quy trình cố gắng đáp ứng. Vì tất cả các tổ chức tồn tại để cung cấp cho khách hàng một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định, nên tất cả các tổ chức đều giải quyết các yêu cầu. Tuy nhiên, một số tổ chức đã tìm ra cách xử lý các yêu cầu một cách hiệu quả để cung cấp thành công sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng tốt nhất, trong khi những tổ chức khác liên tục phải vật lộn với chúng.

Sự khác biệt giữa hai loại tổ chức thường là quản lý yêu cầu, đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ vòng đời và đóng vai trò như một chất keo gắn kết dự án với nhau, ngăn dự án tan rã do không thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn.

Tại sao tôi cần một công cụ quản lý yêu cầu?

Nếu có điều gì đó mà tất cả các nhà quản lý dự án có thể đồng ý, thì đó là việc ghi lại các yêu cầu là một công việc tẻ nhạt. Và nếu không có công cụ phù hợp cho công việc, việc ghi chép các yêu cầu thường không chỉ tẻ nhạt mà còn không có kết quả. Ngay cả những người quản lý dự án tận tâm nhất cũng muốn làm những việc khác hơn là dành thời gian cập nhật một bảng tính Excel khổng lồ mà chỉ họ mới có thể điều hướng — kém nhất là.

Chuyên gia quản lý dự án Kelly Suter giải thích: “Khi ngân sách eo hẹp, thời hạn eo hẹp và phạm vi ngày càng tăng, tài liệu yêu cầu có xu hướng là sản phẩm bàn giao đầu tiên được thực hiện và là sản phẩm bàn giao cuối cùng được xem xét. Vì tài liệu yêu cầu là một kế hoạch chi tiết để khách hàng hiểu rõ hơn những gì mong đợi từ dự án nên nó đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lành mạnh với khách hàng và có thể đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Các công cụ quản lý yêu cầu mang lại cho các tổ chức lợi thế tạo ra tất cả sự khác biệt bằng cách giúp việc theo dõi, kiểm tra, hình dung, phân tích và truyền đạt yêu cầu cho các bên liên quan dễ dàng hơn nhiều. Họ cũng để lại dấu vết đánh giá cung cấp lịch sử từng bước được ghi lại bằng văn bản về quan niệm về các yêu cầu cá nhân và những thay đổi được thực hiện đối với chúng trong suốt quá trình của dự án.

Các công cụ quản lý yêu cầu có thể được sử dụng trong tất cả các ngành, bao gồm công nghệ thông tin, chăm sóc sức khỏe, xây dựng, ngân hàng và tài chính, ô tô, hàng không vũ trụ và quốc phòng, và như thế. Quy mô của tổ chức không quan trọng vì các công cụ quản lý yêu cầu tuyệt vời luôn có sẵn cho các tổ chức lớn và nhỏ.

Làm thế nào để Chọn một Công cụ Quản lý Yêu cầu?

Công cụ quản lý các yêu cầu cơ bản nhất hiện có là một tờ giấy trắng hoặc một bảng trắng. Mặc dù vẫn còn một số chỗ cho việc lập kế hoạch quản lý yêu cầu kiểu cũ, nhưng các công cụ quản lý yêu cầu kỹ thuật số đã được chứng minh là không thể thiếu trong việc lập kế hoạch quản lý các yêu cầu phức tạp hơn.

Đối với các dự án rất nhỏ, Excel hoặc Tài liệu văn bản có thể làm công việc tốt, nhưng những dự án như vậy đang nhanh chóng trở thành một giống hiếm. Hầu như tất cả các dự án ngày nay đều có thể hưởng lợi từ một công cụ quản lý yêu cầu phức tạp. Các công cụ như vậy thường tích hợp vào cùng một môi trường hỗ trợ cho các quy trình khác, bao gồm quản lý rủi ro, quản lý thử nghiệm, theo dõi vấn đề và lỗi cũng như quản lý thay đổi.

Khi lựa chọn một công cụ quản lý yêu cầu phức tạp, điều quan trọng là phải xem xét kỹ hơn công ty đằng sau công cụ này và tìm hiểu xem công ty đã làm việc trên sản phẩm của mình được bao lâu và mức độ uy tín của nó. Không có ý nghĩa gì khi ủng hộ một công cụ quản lý yêu cầu đã không nhận được bất kỳ sự hỗ trợ nào trong một thời gian khá dài vì công ty đứng sau đã chuyển sang các dự án khác.

Các tính năng quan trọng nhất của các công cụ quản lý yêu cầu

Một công cụ quản lý các yêu cầu được đề xuất phải có các tính năng cốt lõi nhất định cho phép người dùng xác định các yêu cầu và theo dõi chúng trong suốt vòng đời, bao gồm cả tính năng tự động Thu thập các yêu cầu, quản lý yêu cầu, quản lý thử nghiệm, thay đổi quản lý, tạo báo cáo và quản lý rủi ro.

Tính năng công cụ quản lý yêu cầu - Nhập và Xuất:

Các yêu cầu có thể được thu thập tự động từ MS Word, MS Excel, ReqIF và các nguồn khác theo cách rất trực quan giúp tiết kiệm thời gian và giảm khả năng xảy ra lỗi của con người.

Tính năng công cụ quản lý yêu cầu - Quản lý thay đổi

Các công cụ quản lý yêu cầu quản lý các thay đổi trong suốt vòng đời ứng dụng, nắm bắt, phân tích, xác thực, truy tìmvà cho phép sử dụng lại các yêu cầu. Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy mức độ trực quan Quản lý yêu cầu trong Yêu cầu thăm quan là. Công cụ này hỗ trợ xác minh các yêu cầu bằng cách quản lý các bài kiểm tra và nó giúp bạn dễ dàng tuân theo vòng đời của một yêu cầu thông qua quá trình phát triển và đặc tả của nó, trong suốt quá trình triển khai và sử dụng tiếp theo.

Tính năng công cụ quản lý yêu cầu - Phân tích yêu cầu

Khi nói đến phân tích yêu cầu, các công cụ quản lý yêu cầu có thể cung cấp nhiều dạng xem, bảng hoặc ma trận khác nhau để hiển thị thông tin từ cơ sở dữ liệu nhằm giúp người dùng dễ dàng phân tích. Yêu cầu về lượt xem tỏa sáng với các trang tổng quan có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cung cấp cho người dùng thông tin chi tiết về dự án và bao gồm thông tin như sự biến động, tiến độ hoặc việc thực hiện các thông số kỹ thuật riêng lẻ.

Nhìn chung, Yêu cầu về thăm quan trong một ví dụ tuyệt vời về một công cụ quản lý yêu cầu đáp ứng tất cả các tiêu chí lựa chọn thiết yếu và gây ấn tượng với một loạt các tính năng hữu ích giúp đơn giản hóa đáng kể việc quản lý yêu cầu và tăng đáng kể cơ hội thành công của dự án.

Chọn công cụ quản lý yêu cầu của bạn

Tất cả các tổ chức ngày nay đều xử lý việc quản lý yêu cầu theo cách này hay cách khác, đó là lý do tại sao các công cụ quản lý yêu cầu hiện nay trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích những lợi ích của việc sử dụng công cụ quản lý yêu cầu và các tiêu chí lựa chọn quan trọng nhất mà tổ chức cần lưu ý khi quyết định công cụ quản lý yêu cầu nào là tốt nhất cho họ.