Chuẩn bị đấu thầu và mua sắm

Bây giờ chúng ta đã có hiểu biết cơ bản về quy trình đấu thầu và mua sắm, hãy khám phá các bước chính liên quan đến việc chuẩn bị cho quy trình này.

Xác định yêu cầu và thông số kỹ thuật

Bước đầu tiên là xác định rõ ràng các yêu cầu và thông số kỹ thuật đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được mua sắm. Điều này bao gồm việc xác định chất lượng mong muốn, số lượng, thời hạn giao hàng và bất kỳ yêu cầu chức năng hoặc kỹ thuật cụ thể nào. Điều cần thiết là có sự tham gia của tất cả các bên liên quan để đảm bảo thu thập yêu cầu toàn diện.

Tiến hành nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng giúp xác định các nhà cung cấp tiềm năng và hiểu được các điều kiện thị trường phổ biến. Nghiên cứu này liên quan đến việc thu thập thông tin về khả năng của nhà cung cấp, hồ sơ theo dõi, mô hình định giá và bất kỳ quy định hoặc chứng nhận cụ thể nào của ngành. Việc đánh giá các xu hướng thị trường, chẳng hạn như các công nghệ hoặc đổi mới mới nổi có thể tác động đến quy trình mua sắm cũng rất quan trọng.

Phát triển tài liệu đấu thầu

Sau khi các yêu cầu và nghiên cứu thị trường hoàn tất, đã đến lúc phát triển các tài liệu đấu thầu. Những tài liệu này thường bao gồm:

• Yêu cầu đề xuất (RFP): Được sử dụng khi tìm kiếm các đề xuất từ ​​các nhà cung cấp cho các dự án hoặc dịch vụ phức tạp.
• Yêu cầu báo giá (RFQ): Được sử dụng khi tìm báo giá cho hàng hóa hoặc dịch vụ tiêu chuẩn.
• Yêu cầu đấu thầu (RFT): Được sử dụng khi tìm kiếm giá thầu cạnh tranh cho các dự án hoặc hợp đồng quy mô lớn.

Hồ sơ mời thầu phải bao gồm các hướng dẫn rõ ràng, tiêu chí đánh giá, các điều khoản và điều kiện, và bất kỳ thông tin bổ sung nào cần thiết để nhà cung cấp chuẩn bị đề xuất của họ.

Xác định tiêu chí đánh giá

Việc thiết lập các tiêu chí đánh giá rõ ràng và khách quan là rất quan trọng để đảm bảo quá trình đánh giá công bằng và minh bạch. Các tiêu chí phải được liên kết trực tiếp với các yêu cầu và thông số kỹ thuật được nêu trong tài liệu đấu thầu. Các yếu tố đánh giá phổ biến bao gồm chuyên môn kỹ thuật, ổn định tài chính, hiệu suất trong quá khứ, tuân thủ các quy định và giá trị đồng tiền.

Lập kế hoạch quá trình đánh giá

Lập kế hoạch trước cho quá trình đánh giá giúp đảm bảo việc đánh giá suôn sẻ và hiệu quả đối với các đề xuất nhận được. Điều này bao gồm việc xác định vai trò và trách nhiệm của nhóm đánh giá, thiết lập các phương pháp đánh giá và thiết lập các mốc thời gian cho từng giai đoạn đánh giá. Điều quan trọng nữa là thiết lập một cơ chế để giải quyết mọi thắc mắc hoặc làm rõ từ các nhà cung cấp tiềm năng.

Giao tiếp và phát hành đấu thầu

Khi các tài liệu đấu thầu và quy trình đánh giá đã sẵn sàng, đã đến lúc giao tiếp và phát hành hồ sơ dự thầu cho các nhà cung cấp tiềm năng. Điều này có thể được thực hiện thông qua nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như cổng mua sắm trực tuyến, các ấn phẩm dành riêng cho ngành hoặc lời mời trực tiếp tới các nhà cung cấp được chọn. Điều quan trọng là cung cấp đủ thời gian để các nhà cung cấp xem xét hồ sơ mời thầu, yêu cầu làm rõ nếu cần và chuẩn bị các đề xuất của họ.

Đánh giá đề xuất và chọn nhà cung cấp

Sau thời hạn nộp hồ sơ, nhóm đánh giá sẽ đánh giá các đề xuất nhận được dựa trên các tiêu chí đánh giá đã xác định trước. Quá trình đánh giá có thể bao gồm nhiều vòng, bao gồm đánh giá kỹ thuật, phân tích tài chính và có thể là các cuộc phỏng vấn hoặc thuyết trình của các nhà cung cấp. Điều quan trọng là phải duy trì tính bảo mật và công bằng trong suốt quá trình đánh giá. Cuối cùng, tổ chức lựa chọn (các) nhà cung cấp dựa trên kết quả đánh giá.

Đàm phán và trao hợp đồng

Sau khi (các) nhà cung cấp ưu tiên được chọn, các cuộc đàm phán sẽ được tiến hành để hoàn thiện các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Điều này bao gồm giá cả, lịch trình giao hàng, điều khoản thanh toán, bảo hành và bất kỳ nghĩa vụ hợp đồng có liên quan nào khác. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các điều khoản được đàm phán là công bằng, cân bằng và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Khi các cuộc đàm phán hoàn tất, hợp đồng sẽ được trao cho (các) nhà cung cấp đã chọn.