Quản lý Đấu thầu và Mua sắm | Hướng dẫn hoàn chỉnh
Mục lục
Làm thế nào để phát triển một chiến lược mua sắm?
Mua sắm là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ tổ chức nào, liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ hoặc công việc từ các nguồn bên ngoài. Xây dựng một chiến lược mua sắm hiệu quả là điều cần thiết để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mua hàng, giảm chi phí, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động chung. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các bước chính liên quan đến việc phát triển chiến lược mua sắm.
Bước 1. Xác định Mục tiêu và Mục tiêu
Bước đầu tiên trong việc phát triển chiến lược mua sắm là xác định rõ ràng các mục tiêu và mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được. Những mục tiêu này có thể bao gồm giảm chi phí, quản lý quan hệ nhà cung cấp, cải thiện chất lượng, giảm thiểu rủi ro hoặc các sáng kiến bền vững. Bằng cách trình bày rõ ràng các mục tiêu này, tổ chức có thể điều chỉnh chiến lược mua sắm của mình cho phù hợp.
Bước 2. Tiến hành Phân tích Chi tiêu
Thực hiện phân tích chi tiêu kỹ lưỡng là rất quan trọng để hiểu mô hình mua hàng hiện tại của tổ chức và xác định các lĩnh vực tiềm năng để tiết kiệm chi phí và cải tiến quy trình. Phân tích này liên quan đến việc phân loại và phân tích dữ liệu chi tiêu lịch sử, xác định các yếu tố thúc đẩy chi phí chính, đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và xác định phân bổ chi tiêu trên các danh mục khác nhau. Những hiểu biết sâu sắc thu được từ phân tích này sẽ giúp định hình chiến lược mua sắm.
Bước 3. Đánh giá thị trường nguồn cung
Hiểu được sự năng động của thị trường cung ứng là điều cần thiết để phát triển một chiến lược mua sắm hiệu quả. Điều này liên quan đến việc tiến hành phân tích thị trường toàn diện để xác định các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá khả năng của họ, đánh giá xu hướng thị trường và phân tích tác động của các yếu tố bên ngoài như điều kiện kinh tế, quy định của ngành và tiến bộ công nghệ. Bằng cách hiểu sâu hơn về thị trường cung ứng, các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt trong khi lựa chọn và quản lý nhà cung cấp.
Bước 4. Phân khúc nhà cung cấp
Phân khúc các nhà cung cấp dựa trên tầm quan trọng chiến lược và đóng góp của họ cho các mục tiêu của tổ chức là một bước quan trọng trong việc phát triển chiến lược mua sắm. Sự phân khúc này có thể dựa trên nhiều yếu tố khác nhau như khối lượng chi tiêu, mức độ quan trọng của nguồn cung, mức độ đổi mới và hồ sơ rủi ro. Bằng cách phân loại các nhà cung cấp thành các phân khúc khác nhau, các tổ chức có thể phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, ưu tiên các nỗ lực quản lý nhà cung cấp và điều chỉnh chiến lược mua sắm của họ cho phù hợp.
Bước 5. Phát triển Phương pháp Quản lý Quan hệ Nhà cung cấp (SRM)
Xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp là rất quan trọng để đạt được các mục tiêu mua sắm. Phát triển một cách tiếp cận quản lý quan hệ nhà cung cấp toàn diện liên quan đến việc xác định mức độ hợp tác mong muốn, thiết lập các kênh liên lạc, thiết lập các số liệu hiệu suất và thực hiện các cơ chế quản trị. Cách tiếp cận SRM hiệu quả đảm bảo rằng các nhà cung cấp phù hợp với mục tiêu của tổ chức, thúc đẩy đổi mới và giảm thiểu rủi ro.
Bước 6. Thực hiện các chiến lược quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu của bất kỳ chiến lược mua sắm nào. Điều quan trọng là phải xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến chuỗi cung ứng, chẳng hạn như gián đoạn nguồn cung, các vấn đề về chất lượng, rủi ro địa chính trị hoặc các thay đổi về quy định. Khi các rủi ro được xác định, các tổ chức có thể phát triển các chiến lược để giảm thiểu hoặc giảm thiểu tác động của chúng. Điều này có thể bao gồm đa dạng hóa cơ sở nhà cung cấp, thiết lập các kế hoạch dự phòng và thực hiện các cơ chế giám sát và kiểm soát mạnh mẽ.
Bước 7. Thiết lập các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI)
Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là điều cần thiết để đo lường hiệu quả của chiến lược mua sắm và giám sát hiệu suất của chức năng mua sắm. Các KPI này có thể bao gồm các số liệu như tiết kiệm chi phí, hiệu suất của nhà cung cấp, giao hàng đúng hạn, mức chất lượng và mục tiêu bền vững. Thường xuyên theo dõi và phân tích các KPI này cho phép các tổ chức xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thúc đẩy cải tiến liên tục trong hoạt động mua sắm.
Bước 8. Triển khai giải pháp công nghệ
Tận dụng công nghệ là rất quan trọng để hợp lý hóa các quy trình mua sắm, cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu và nâng cao khả năng ra quyết định. Các tổ chức nên xem xét triển khai phần mềm mua sắm, hệ thống quản lý nhà cung cấp, công cụ mua sắm điện tử và giải pháp phân tích dữ liệu để tự động hóa các tác vụ thủ công, tạo điều kiện hợp tác và hiểu rõ hơn về hiệu suất mua sắm. Các giải pháp công nghệ có thể nâng cao đáng kể hiệu suất và hiệu quả của chiến lược mua sắm.
Bước 9. Theo dõi và cải tiến liên tục
Xây dựng chiến lược mua sắm là một quá trình liên tục đòi hỏi phải liên tục theo dõi, đánh giá và cải tiến. Thường xuyên xem xét chiến lược, đánh giá hiệu quả của chiến lược và thực hiện các điều chỉnh cần thiết dựa trên các yêu cầu kinh doanh thay đổi, điều kiện thị trường và các xu hướng mới nổi. Thu thập ý kiến phản hồi từ các bên liên quan chính, tham gia vào các hoạt động đo điểm chuẩn và cập nhật các phương pháp hay nhất trong ngành để đảm bảo chiến lược mua sắm vẫn phù hợp với mục tiêu của tổ chức và mang lại kết quả tối ưu.
Các giải pháp của Visure hỗ trợ như thế nào trong việc phát triển một chiến lược mua sắm hiệu quả?
Visure Solutions là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp phần mềm quản lý yêu cầu và ALM (Quản lý vòng đời ứng dụng). Mặc dù Visure Solutions chủ yếu tập trung vào quản lý yêu cầu, nhưng phần mềm của Visure có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ phát triển và thực hiện chiến lược mua sắm hiệu quả.
Dưới đây là một số cách Visure Solutions có thể hỗ trợ phát triển chiến lược thu mua:
- Quản lý yêu cầu: Phần mềm của Visure Solutions cho phép các tổ chức nắm bắt, lập tài liệu và quản lý các yêu cầu mua sắm của họ một cách hiệu quả. Nó cung cấp một kho lưu trữ tập trung để lưu trữ và theo dõi các yêu cầu trong suốt quá trình mua sắm. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có khả năng hiển thị các yêu cầu, thúc đẩy sự cộng tác và giảm nguy cơ hiểu sai hoặc bỏ sót các yêu cầu.
- Truy xuất nguồn gốc và phân tích tác động: Giải pháp Visure cho phép truy xuất nguồn gốc giữa các yêu cầu mua sắm và các yếu tố liên quan khác, chẳng hạn như mục tiêu kinh doanh, rủi ro, quy định và chỉ số hiệu suất của nhà cung cấp. Khả năng truy xuất nguồn gốc này giúp hiểu được tác động của các thay đổi, xác định các yếu tố phụ thuộc và đảm bảo rằng các quyết định mua sắm phù hợp với mục tiêu của tổ chức và các yêu cầu tuân thủ.
- Quản lý rủi ro: Giải pháp Visure hỗ trợ quản lý rủi ro bằng cách cho phép các tổ chức xác định và theo dõi các rủi ro liên quan đến mua sắm. Phần mềm tạo điều kiện cho việc xác định rủi ro, đánh giá và lập kế hoạch giảm thiểu. Nó cũng cho phép truy xuất nguồn gốc rủi ro đối với các yêu cầu và các tạo phẩm có liên quan khác, cho phép các tổ chức theo dõi và quản lý rủi ro một cách hiệu quả trong suốt quá trình mua sắm.
- Hợp tác nhà cung cấp: Các tính năng hợp tác của Visure Solutions cho phép giao tiếp và cộng tác hiệu quả với các nhà cung cấp. Phần mềm này cho phép các tổ chức chia sẻ các yêu cầu mua sắm, theo dõi phản hồi của nhà cung cấp và quản lý quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Điều này hợp lý hóa sự hợp tác của nhà cung cấp, tăng cường tính minh bạch và giúp đưa ra quyết định sáng suốt về mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Tài liệu và Báo cáo: Visure Solutions cung cấp tài liệu mạnh mẽ và khả năng báo cáo. Nó cho phép các tổ chức tạo các báo cáo toàn diện về các yêu cầu mua sắm, đánh giá nhà cung cấp, đánh giá rủi ro và các dữ liệu liên quan đến mua sắm khác. Các báo cáo này có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của tổ chức và giúp theo dõi hiệu suất mua sắm, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ra quyết định.
- Khả năng tích hợp: Visure Solutions cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp khác, chẳng hạn như hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) và nền tảng quản lý nhà cung cấp. Sự tích hợp này đảm bảo trao đổi dữ liệu liền mạch, loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, đồng thời cải thiện độ chính xác và hiệu quả của các quy trình liên quan đến mua sắm.
Kết luận
Tóm lại, phát triển chiến lược mua sắm bao gồm một cách tiếp cận có hệ thống xem xét các mục tiêu của tổ chức, phân tích chi tiêu, đánh giá thị trường cung cấp, phân khúc nhà cung cấp, quản lý quan hệ nhà cung cấp, quản lý rủi ro, KPI, triển khai công nghệ và cải tiến liên tục. Bằng cách làm theo các bước này, các tổ chức có thể phát triển một chiến lược mua sắm hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy giá trị trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Kiểm tra Dùng thử miễn phí 30 ngày tại Visure để tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của các công cụ và cách chúng có thể giúp bạn.
Đừng quên chia sẻ bài viết này!
chương
1. Giới thiệu Quản lý Đấu thầu và Mua sắm
2. Các thành phần chính của quản lý đấu thầu và mua sắm
3. Lợi ích của Quản lý Đấu thầu và Mua sắm
4. Phần mềm & Công cụ quản lý đấu thầu và đấu thầu tốt nhất
5. Thực hành tốt nhất để quản lý đấu thầu và mua sắm hiệu quả
6. Xu hướng & Phát triển Tương lai trong Quản lý Đấu thầu và Mua sắm
7. Quản lý đấu thầu và mua sắm Tài nguyên hàng đầu
8. Khóa học & Đào tạo Quản lý đấu thầu và đấu thầu
KHAI THÁC. Bảng chú giải
Đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn với Visure
- Đảm bảo tuân thủ quy định
- Thực thi khả năng truy xuất đầy đủ
- Phát triển hợp lý
Bắt đầu có được khả năng theo dõi từ đầu đến cuối trên các dự án của bạn với việc thăm khám ngay hôm nay
Bắt đầu dùng thử miễn phí 30 ngày ngay hôm nay!