Giới thiệu
Trong thế giới phát triển sản phẩm, một trong những tài liệu quan trọng nhất hướng dẫn toàn bộ quy trình là Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD). Kế hoạch chi tiết toàn diện này đóng vai trò là nền tảng để thiết kế, phát triển và cung cấp một sản phẩm thành công. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các thành phần thiết yếu của PRD, cung cấp mẫu để tạo PRD và khám phá các ví dụ thực tế để minh họa tầm quan trọng của nó trong vòng đời phát triển sản phẩm.
Tài liệu yêu cầu sản phẩm là gì?
Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm, thường được viết tắt là PRD, là tài liệu chính thức nêu rõ các thông số kỹ thuật chi tiết, tính năng, chức năng và trải nghiệm người dùng của sản phẩm đang được phát triển. Nó đóng vai trò là tài liệu tham khảo hướng dẫn cho các nhà quản lý sản phẩm, nhà thiết kế, nhà phát triển và các bên liên quan trong toàn bộ hành trình phát triển sản phẩm.
Mục tiêu chính của PRD bao gồm:
- Giao tiếp rõ ràng: Một PRD có cấu trúc tốt sẽ đảm bảo rằng mọi người tham gia vào dự án đều hiểu mục đích, phạm vi và mục tiêu của sản phẩm.
- Sự thống nhất: Giúp nhóm phát triển, các bên liên quan và các bên liên quan khác thống nhất về các tính năng và chức năng của sản phẩm, giảm thiểu hiểu lầm và xung đột sau này trong quá trình thực hiện.
- Hướng dẫn: PRD đóng vai trò như một lộ trình phát triển sản phẩm, giúp nhóm đưa ra quyết định sáng suốt, đặt ra các ưu tiên và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Tài liệu: Cung cấp điểm tham chiếu toàn diện về các yêu cầu của sản phẩm, vô cùng hữu ích cho các lần lặp lại, khắc phục sự cố và bảo trì trong tương lai.
Tầm quan trọng của tài liệu yêu cầu sản phẩm là gì?
Tầm quan trọng của việc có một tài liệu yêu cầu sản phẩm toàn diện không thể được nhấn mạnh đủ. Một PRD được xác định rõ ràng có thể giúp đảm bảo rằng mọi người tham gia vào dự án đều hiểu rõ về những gì cần phải làm và lý do cần phải làm. Ngoài ra, nó sẽ giữ tất cả các bên liên quan thực hiện nhiệm vụ với mục tiêu của họ và đảm bảo không có sự phụ thuộc nào bị bỏ qua hoặc hiểu sai. Tuy nhiên, quan trọng nhất là nó sẽ mang lại cho mọi người sự tin tưởng vào dự án và đảm bảo rằng sản phẩm sẽ thành công.
PRD có thể là một công cụ có giá trị cho bất kỳ dự án nào, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là nó cần được xem xét và cập nhật thường xuyên khi cần thiết. Làm điều này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và thành công cho bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào. Bằng cách dành thời gian để tạo và duy trì một PRD toàn diện, tất cả các bên liên quan có thể yên tâm khi biết rằng dự án của họ đã được trao cơ hội thành công cao nhất.
Ngoài ra, nếu các yêu cầu thay đổi theo thời gian do công nghệ mới hoặc phản hồi của người dùng, thì tài liệu này cũng phải phản ánh những thay đổi đó để mọi người liên quan đều biết họ cần phải làm gì. Theo cách này, sẽ không có bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm nào có thể dẫn đến các vấn đề không lường trước được.
Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là không phải tất cả các sản phẩm đều giống nhau, và do đó, cần phải tạo ra các PRD khác nhau cho từng sản phẩm. Mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ có bộ yêu cầu và tính năng riêng, vì vậy PRD cần phải phản ánh đúng những yêu cầu và tính năng đó. Hơn nữa, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu được những gì được mong đợi từ sản phẩm hoặc dịch vụ trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào để không có sự hiểu lầm nào trong tương lai. Một PRD tốt có thể giúp thực hiện điều này và cuối cùng giúp cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ thành công.
Các thành phần chính của tài liệu yêu cầu sản phẩm
Một PRD được xây dựng tốt thường bao gồm các thành phần sau:
1. Trang tiêu đề
- Tên sản phẩm: Tên chính thức của sản phẩm.
- Phiên bản: Phiên bản tài liệu, có thể thay đổi khi sản phẩm phát triển.
- Ngày: Ngày PRD được tạo hoặc cập nhật lần cuối.
- Tác giả: Tên của người hoặc nhóm chịu trách nhiệm về tài liệu.
2. Giới thiệu
- Mục đích: Tổng quan ngắn gọn về sản phẩm và lý do nó được phát triển.
- Phạm vi: Xác định ranh giới của sản phẩm, xác định những gì được và không được bao gồm.
- Mục tiêu: Liệt kê các mục tiêu mà sản phẩm hướng tới đạt được.
3. Câu chuyện của người dùng hoặc trường hợp sử dụng
- User Persona: Mô tả đối tượng mục tiêu và đặc điểm của họ.
- Câu chuyện của người dùng/Trường hợp sử dụng: Trình bày chi tiết các tình huống cụ thể trong đó người dùng sẽ tương tác với sản phẩm.
4. Yêu cầu chức năng
- Tính năng: Liệt kê tất cả các tính năng mà sản phẩm nên có.
- Chức năng: Mô tả cách hoạt động của từng tính năng.
- Sự phụ thuộc: Xác định bất kỳ hệ thống hoặc thành phần bên ngoài nào mà sản phẩm dựa vào.
5. Yêu cầu phi chức năng
- Hiệu suất: Chỉ định tiêu chí về tốc độ, khả năng mở rộng và khả năng đáp ứng của hệ thống.
- Bảo mật: Nêu các yêu cầu và biện pháp bảo mật.
- Khả năng sử dụng: Mô tả các nguyên tắc về giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng (UI/UX).
- Tuân thủ: Đề cập đến mọi yêu cầu tuân thủ theo quy định hoặc theo ngành cụ thể.
6. Yêu cầu kỹ thuật
- Kiến trúc: Xác định kiến trúc kỹ thuật, bao gồm phần mềm, phần cứng và tích hợp.
- Mô hình dữ liệu: Mô tả cấu trúc dữ liệu và cơ sở dữ liệu.
- Ngăn xếp công nghệ: Liệt kê các ngôn ngữ lập trình, khung và công cụ sẽ được sử dụng.
7. Wireframe hoặc Mockup
- Trình bày trực quan: Bao gồm các bản phác thảo, wireframe hoặc mô hình mô phỏng để minh họa giao diện người dùng của sản phẩm.
8. Dòng thời gian và các cột mốc quan trọng
- Dòng thời gian phát triển: Cung cấp dòng thời gian ước tính cho sự phát triển.
- Các mốc quan trọng: Đặt mục tiêu và điểm kiểm tra cụ thể cho tiến độ của dự án.
9. Kiểm tra và đảm bảo chất lượng
- Kế hoạch thử nghiệm: Chi tiết chiến lược thử nghiệm, bao gồm các loại thử nghiệm (ví dụ: đơn vị, tích hợp, sự chấp nhận của người dùng) và tiêu chí thành công.
- Theo dõi lỗi: Chỉ định cách ghi lại và giải quyết các vấn đề và lỗi.
10. Phân tích rủi ro
- Xác định rủi ro: Liệt kê các rủi ro và thách thức tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án.
- Kế hoạch giảm thiểu: Vạch ra các chiến lược để giảm thiểu hoặc giải quyết những rủi ro này.
11. Phân bổ ngân sách và nguồn lực
- Ngân sách: Cung cấp ngân sách ước tính cho dự án, bao gồm chi phí phát triển, tiếp thị và vận hành.
- Phân bổ nguồn lực: Chi tiết các nguồn lực con người và công nghệ cần thiết.
12. Phụ lục
- Thông tin bổ sung: Bao gồm mọi tài liệu, nghiên cứu hoặc tài liệu tham khảo bổ sung.
Làm thế nào để viết tài liệu yêu cầu sản phẩm hiệu quả?
Tạo Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) không phải là nhiệm vụ dễ dàng và không nên xem nhẹ. Nó đòi hỏi thời gian, nghiên cứu và cộng tác để tạo ra một tài liệu hiệu quả phản ánh chính xác các tính năng và mục tiêu của sản phẩm. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để viết PRD:
Bước #1. Tập hợp tất cả các bên liên quan có liên quan: Bước đầu tiên là tập hợp các bên liên quan có liên quan và xác định vai trò của họ trong quá trình tạo PRD. Bao gồm chủ sở hữu sản phẩm, nhà thiết kế, nhà phát triển, người kiểm tra QA, v.v.
Bước #2. Xác định Mục tiêu và Mục đích: Bước thứ hai là xác định mục đích chính của sản phẩm hoặc dịch vụ này là gì và ai sẽ được hưởng lợi từ sản phẩm hoặc dịch vụ này. Điều quan trọng là đảm bảo tất cả các bên liên quan đều đồng ý về mục tiêu và mục đích của sản phẩm.
Bước #3. Xác định Nguyên tắc sản phẩm: Bước thứ ba là phác thảo các nguyên tắc sản phẩm. Đây là các giá trị hướng dẫn giúp mọi người đi đúng hướng và thống nhất trong suốt quá trình. Ví dụ, thiết bị y tế phải có độ tin cậy cao nhất, an toàn cao và dễ sử dụng.
Bước #4. Xác định Hồ sơ Người dùng – Bước thứ tư là xác định hồ sơ người dùng mà sản phẩm hoặc dịch vụ này nên hướng đến và nhu cầu mà nó nên giải quyết. Để tạo ra một sản phẩm thành công, cần phải hiểu sâu sắc về người dùng. Điều này có nghĩa là bạn phải hiểu người dùng là ai, mục tiêu của họ khi sử dụng sản phẩm của bạn là gì và họ sẽ thực hiện những mục tiêu đó như thế nào. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách xác định hồ sơ người dùng, sau đó tiến tới phác thảo nguyện vọng cá nhân của họ trước khi tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện để họ đạt được những mục tiêu mong muốn này.
Bước #5. Phác thảo các tính năng và chức năng của sản phẩm: Bước thứ năm là phát triển danh sách các tính năng và chức năng liên quan của chúng. Điều quan trọng là phác thảo cách thức hoạt động của từng tính năng, mục đích thực hiện và bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào mà tính năng đó hỗ trợ.
Hiệu suất sản phẩm sẽ được mô tả trong những gì được gọi là yêu cầu chức năng. Những yêu cầu này tuyên bố mục đích của sản phẩm và không được giải thích làm thế nào nó đạt được. “Làm thế nào” được xác định trong quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm.
Các hạn chế và ranh giới của sản phẩm sẽ được thể hiện thông qua các yêu cầu phi chức năng. Các điều kiện này, do các bên liên quan áp đặt, xác định bất kỳ giới hạn nào trong thiết kế của sản phẩm.
Một số điều phổ biến mà một danh sách tính năng bao gồm là:
- Mô tả tính năng sản phẩm
- Tính năng sản phẩm Mục đích
- Phát hành địa chỉ tính năng
- Chức năng tính năng
- Ràng buộc tính năng
- Giả định tính năng
- Thiết kế tính năng
- Phần không bao gồm của tính năng (nếu có)
- Tiêu chí chấp nhận
- ...
Bước #6. Tạo mẫu và thử nghiệm – Bước thứ sáu là tạo mẫu và thử nghiệm chúng. Tạo mẫu là một cách tuyệt vời để hiểu rõ hơn về chức năng mong muốn của sản phẩm và đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng mọi yêu cầu. Đây cũng là cơ hội để thu thập phản hồi của người dùng, có thể giúp tinh chỉnh sản phẩm hơn nữa trước khi ra mắt.
Thử nghiệm xác nhận sản phẩm thường được chia thành ba loại:
Kiểm tra tính khả thi – Đánh giá tính khả thi của một ý tưởng bao gồm việc xây dựng nguyên mẫu hoặc mô hình và sau đó đánh giá cẩn thận để xem thiết kế của nó có thực tế hay không.
Kiểm tra khả năng sử dụng – Thông qua kiểm tra khả năng sử dụng, bạn có thể tiếp cận phản hồi vô giá từ người tiêu dùng mục tiêu của mình. Loại điều tra này phát hiện ra những nhu cầu ban đầu bị bỏ qua hoặc được coi là ít quan trọng hơn so với ban đầu.
Kiểm tra chấp nhận – Loại kiểm tra này được thực hiện để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng mọi yêu cầu và thông số kỹ thuật được nêu trong PRD.
Bước #7. Tạo Dòng thời gian – Bước thứ bảy là tạo dòng thời gian cho thời điểm hoàn thành từng tính năng. Điều này rất quan trọng vì nó cho phép nhóm duy trì sự ngăn nắp và đúng tiến độ trong khi vẫn đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn nào. Là người quản lý sản phẩm, điều cần thiết là phải xếp hạng từng yêu cầu theo các danh mục nhãn “phải có”, “mong muốn cao” và “nên có”. Có hai lý do cho việc này: một là nó giúp hiểu rõ hơn về lượng công sức cần bỏ ra cho từng tính năng; thứ hai, việc ưu tiên các tính năng theo cách này giúp bạn tạo ra lộ trình trung thực với các mục tiêu thực tế.
Bước #8. Xem lại và Sửa đổi – Bước thứ tám là xem lại và sửa đổi sản phẩm. Khi các xu hướng mới phát triển, nhu cầu của người dùng có thể thay đổi hoặc trở nên cụ thể hơn. Điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét sản phẩm của bạn và đánh giá lại các tính năng của nó để luôn cập nhật với thời đại thay đổi. Đánh giá lại các yêu cầu của người dùng và xem xét cách sản phẩm của bạn có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ. Bước này nên được thực hiện định kỳ trong suốt vòng đời của một sản phẩm để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp và thành công trên thị trường nhất định.
Bước #9. Quản lý Phát triển Sản phẩm – Bước thứ chín là quản lý quy trình phát triển sản phẩm. Người quản lý sản phẩm chịu trách nhiệm quản lý mốc thời gian, ngân sách và nguồn lực cung cấp sản phẩm trong suốt vòng đời phát triển của sản phẩm. Điều này bao gồm giám sát các nhiệm vụ như thiết lập các mốc quan trọng, theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) là một thực thể động và nên được sử dụng để theo dõi tất cả các tính năng và yêu cầu của sản phẩm khi bạn tiến triển trong quá trình phát triển và ra mắt.
Người quản lý sản phẩm cũng cần có khả năng lường trước các vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án để đưa ra các giải pháp kịp thời trước khi xảy ra bất kỳ sự chậm trễ lớn nào. Họ nên liên lạc thường xuyên với các bên liên quan và các thành viên trong nhóm để đảm bảo rằng tất cả các cam kết đều được đáp ứng trong khi làm việc để đạt được các mục tiêu mong muốn của họ.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tạo Tài liệu yêu cầu sản phẩm hiệu quả, phác thảo tất cả các chi tiết cần thiết về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trước khi ra mắt, đảm bảo thành công khi phát hành. Điều quan trọng cần nhớ là PRD là tài liệu sống, nghĩa là chúng phải được cập nhật và sửa đổi khi cần trong suốt quá trình. Làm như vậy sẽ giúp đảm bảo không có gì bị bỏ qua hoặc bị lãng quên trong quá trình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Cuối cùng, bất kể tài liệu PRD của bạn kỹ lưỡng đến đâu, điều cần thiết là tiếp tục đối thoại với các bên liên quan trong toàn bộ quá trình phát triển. Điều này sẽ đảm bảo mọi người luôn phù hợp với những thay đổi và rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thành công đúng thời hạn và ngân sách.
Mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm
Đây là mẫu giúp bạn tạo PRD có cấu trúc tốt:
[Trang tiêu đề]
Trang tiêu đề là nơi bạn cung cấp thông tin cơ bản về PRD, bao gồm:
- Tên sản phẩm: Đây là nơi bạn nêu tên chính thức của sản phẩm mà bạn đang ghi trong PRD.
- Phiên bản: Số phiên bản của PRD, có thể được cập nhật khi tài liệu phát triển trong quá trình phát triển sản phẩm.
- Ngày: Ngày PRD được tạo hoặc cập nhật lần cuối.
- Tác giả: Tên của người hoặc nhóm chịu trách nhiệm tạo và duy trì tài liệu.
[Giới thiệu]
Phần giới thiệu cung cấp cái nhìn tổng quan về sản phẩm và sự phát triển của nó. Nó thường bao gồm:
- Mục đích: Giải thích ngắn gọn lý do tại sao sản phẩm được phát triển. Nó giải quyết vấn đề gì, hoặc nó giải quyết nhu cầu gì?
- Phạm vi: Xác định ranh giới của dự án bằng cách xác định những gì được bao gồm và những gì không nằm trong phạm vi của PRD này.
- Mục tiêu: Liệt kê các mục tiêu và mục tiêu cụ thể mà sản phẩm hướng tới đạt được. Bạn đang cố gắng đạt được điều gì với sản phẩm này?
[Câu chuyện của người dùng hoặc trường hợp sử dụng]
Trong phần này, bạn tập trung vào người dùng cuối của sản phẩm. Nó bao gồm:
- User Persona: Mô tả đối tượng mục tiêu hoặc nhóm người dùng. Bao gồm các chi tiết như nhân khẩu học, hành vi và nhu cầu.
- Câu chuyện của người dùng/Trường hợp sử dụng: Trình bày chi tiết các tình huống hoặc tình huống cụ thể mà người dùng sẽ tương tác với sản phẩm. Những câu chuyện này giúp nắm bắt trải nghiệm người dùng từ các góc độ khác nhau.
[Yêu cầu chức năng]
Yêu cầu chức năng phác thảo những gì sản phẩm nên làm. Phần này bao gồm:
- Tính năng: Liệt kê tất cả các tính năng hoặc khả năng mà sản phẩm nên có. Đây là những chức năng mà người dùng sẽ tương tác trực tiếp.
- Chức năng: Mô tả cách hoạt động của từng tính năng. Điều này có thể bao gồm tương tác của người dùng, phản hồi của hệ thống và bất kỳ hành vi cụ thể nào.
- Các yếu tố phụ thuộc: Xác định mọi hệ thống, dịch vụ hoặc thành phần bên ngoài mà sản phẩm dựa vào để hoạt động bình thường.
[Những yêu cầu phi lý]
Các yêu cầu phi chức năng tập trung vào cách sản phẩm hoạt động và hoạt động. Phần này bao gồm:
- Hiệu suất: Chỉ định tiêu chí về tốc độ, khả năng mở rộng và khả năng đáp ứng của hệ thống. Hệ thống nên phản ứng nhanh như thế nào trong các điều kiện khác nhau?
- Bảo mật: Nêu các yêu cầu và biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu người dùng và chính sản phẩm.
- Khả năng sử dụng: Mô tả các nguyên tắc về giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng (UI/UX) để đảm bảo sản phẩm thân thiện với người dùng.
- Tuân thủ: Đề cập đến mọi yêu cầu tuân thủ theo quy định hoặc theo ngành cụ thể mà sản phẩm phải đáp ứng.
[Yêu cầu kỹ thuật]
Ở đây, bạn đi sâu vào các khía cạnh kỹ thuật của sản phẩm. Phần này bao gồm:
- Kiến trúc: Xác định kiến trúc kỹ thuật của sản phẩm, bao gồm các thành phần phần mềm và phần cứng.
- Mô hình dữ liệu: Mô tả cấu trúc dữ liệu và cơ sở dữ liệu được sử dụng để lưu trữ và quản lý dữ liệu.
- Ngăn xếp công nghệ: Liệt kê các ngôn ngữ lập trình, khung và công cụ sẽ được sử dụng để phát triển.
[Khung lưới hoặc Mô hình]
Đây là nơi bạn đính kèm các hình ảnh trình bày trực quan về giao diện người dùng của sản phẩm. Bạn có thể bao gồm các bản phác thảo, wireframe hoặc mô hình mô phỏng để hiểu trực quan về sản phẩm sẽ trông như thế nào và cảm nhận như thế nào.
[Dòng thời gian và các mốc quan trọng]
Chi tiết về dòng thời gian và các mốc quan trọng của dự án. Phần này bao gồm:
- Dòng thời gian phát triển: Cung cấp dòng thời gian ước tính cho quá trình phát triển của sản phẩm, cho biết các cột mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao.
- Các cột mốc quan trọng: Đặt mục tiêu và điểm kiểm tra cụ thể để theo dõi tiến độ của dự án. Chúng có thể bao gồm các bản phát hành alpha và beta, các giai đoạn thử nghiệm và ngày ra mắt.
[Thử nghiệm và đảm bảo chất lượng]
Vạch ra chiến lược thử nghiệm và các biện pháp đảm bảo chất lượng cho sản phẩm. Phần này bao gồm:
- Kế hoạch thử nghiệm: Mô tả các loại thử nghiệm sẽ được thực hiện (ví dụ: đơn vị, tích hợp, sự chấp nhận của người dùng) và các tiêu chí để thành công.
- Theo dõi lỗi: Chỉ định cách các vấn đề và lỗi sẽ được ghi lại và giải quyết trong quá trình phát triển.
[Phân tích rủi ro]
Xác định những rủi ro và thách thức tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Phần này bao gồm:
- Xác định rủi ro: Liệt kê các rủi ro tiềm ẩn như thách thức kỹ thuật, hạn chế về nguồn lực hoặc cạnh tranh thị trường.
- Kế hoạch giảm thiểu: Vạch ra các chiến lược để giảm thiểu hoặc giải quyết những rủi ro này, đảm bảo chúng không làm dự án bị chệch hướng.
[Phân bổ ngân sách và nguồn lực]
Chi tiết các yêu cầu về tài chính và nguồn lực cho dự án. Phần này bao gồm:
- Ngân sách: Cung cấp ngân sách ước tính cho dự án, bao gồm chi phí phát triển, tiếp thị và vận hành.
- Phân bổ nguồn lực: Chỉ định nguồn nhân lực và công nghệ cần thiết để phát triển sản phẩm thành công.
[Phụ lục]
Phần phụ lục là nơi bạn đính kèm bất kỳ tài liệu, nghiên cứu hoặc tài liệu tham khảo bổ sung nào hỗ trợ nội dung của PRD. Những tài liệu này có thể cung cấp bối cảnh hoặc chi tiết bổ sung có liên quan đến dự án.
Bằng cách làm theo mẫu có cấu trúc này, bạn có thể ghi lại một cách có hệ thống các yêu cầu và thông số kỹ thuật của sản phẩm, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ ràng và toàn diện về những gì cần được phát triển và cung cấp. Điều này, đến lượt nó, nâng cao khả năng của một quá trình phát triển sản phẩm thành công.
Những thách thức thường gặp khi thiết kế tài liệu yêu cầu sản phẩm
Thách thức số 1. Không hiểu người dùng – Một trong những thách thức phổ biến nhất khi tạo PRD là không tính đến nhu cầu của người dùng. Nếu không hiểu đầy đủ những gì khách hàng muốn, gần như không thể tạo ra một tài liệu hiệu quả đáp ứng mọi yêu cầu và kỳ vọng của họ.
Thách thức #2. Thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác – Một thách thức khác là đảm bảo tất cả thông tin có liên quan đều được đưa vào PRD của sản phẩm. Bao gồm mọi thứ từ mô tả tính năng đến số liệu hiệu suất và phải được cập nhật thường xuyên khi có thông tin mới hoặc có thay đổi.
Thử thách số 3. Lưu trữ nhiều hơn không gian – Thử thách thứ ba là đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết có thể vừa với một tài liệu duy nhất. Tùy thuộc vào phạm vi dự án của bạn, điều này có thể trở nên khó khăn khi thêm nhiều dữ liệu và tính năng hơn vào PRD. Trong những trường hợp này, điều quan trọng là phải ưu tiên những gì cần đưa vào để nhóm của bạn có thể tập trung vào mục tiêu và kết quả của mình.
Thách thức số 4. Thiếu rõ ràng – Cuối cùng, việc thiếu rõ ràng khi truyền đạt các yêu cầu giữa các bên liên quan và người dùng có thể gây ra sự chậm trễ đáng kể và ngăn cản sản phẩm đáp ứng thời hạn ra mắt. Điều cần thiết là mọi người tham gia vào quy trình phải hiểu được kỳ vọng để không có gì bị bỏ qua hoặc lãng quên trong quá trình phát triển.
Thách thức số 5. Dòng thời gian không thực tế – Điều quan trọng là phải thiết lập dòng thời gian thực tế trong tài liệu của bạn để tất cả các bên liên quan biết được thời gian phát triển từng tính năng sẽ mất bao lâu trước khi ra mắt. Việc có dòng thời gian không thực tế có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc thậm chí hủy bỏ hoàn toàn dự án.
Thách thức #6. Thiếu giao tiếp – Cuối cùng, việc thiếu giao tiếp giữa các bên liên quan có thể dẫn đến hiểu lầm và bất đồng về quy trình phát triển sản phẩm. Đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm trong suốt vòng đời sản phẩm của bạn sẽ giúp đảm bảo thành công khi phát hành.
Thách thức số 7. Khả năng truy xuất nguồn gốc – Hơn nữa, PRD của bạn không chỉ ghi lại các yêu cầu của sản phẩm mà còn cung cấp các phương pháp để theo dõi các vấn đề, lỗi và trường hợp thử nghiệm liên quan đến từng yêu cầu. Hơn nữa, một PRD thành công cần có khả năng truy xuất nguồn gốc giữa các yếu tố khác nhau của các yêu cầu của nó.
Bằng cách hiểu những thách thức phổ biến này và thực hiện các bước chủ động để tránh chúng, bạn có thể tạo Tài liệu yêu cầu sản phẩm hiệu quả, đặt kỳ vọng thực tế cho tất cả các bên liên quan và đảm bảo phát triển sản phẩm thành công từ đầu đến cuối.
Mẹo để viết một tài liệu yêu cầu sản phẩm hiệu quả
Tài liệu yêu cầu sản phẩm là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với bất kỳ sản phẩm nào. Tài liệu này xác định sản phẩm phải làm gì, sản phẩm phải trông như thế nào và người dùng có thể tương tác với sản phẩm đó như thế nào. Để viết một PRD hiệu quả, sau đây là một số mẹo mà bạn phải cân nhắc:
▶️ Chỉ bao gồm các Tính năng chính trong PRD của bạn – Tránh ghi lại bất kỳ điều gì không cần thiết cho người dùng. Tập trung vào các tính năng cốt lõi sẽ làm cho sản phẩm thành công.
▶️ Tạo hệ thống phân cấp rõ ràng – Đảm bảo tài liệu của bạn được sắp xếp để dễ đọc và dễ hiểu. Chia nhỏ các chủ đề phức tạp thành các phần nhỏ hơn để không làm người đọc choáng ngợp với thông tin.
▶️ Thu hút các bên liên quan vào quy trình – Điều quan trọng là phải thu hút tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình tạo mẫu và tạo PRD. Họ sẽ có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị giúp đưa ra quyết định sản phẩm tốt hơn.
▶️ Kiểm tra kỹ lưỡng – Đảm bảo rằng tất cả các tính năng được chỉ định trong PRD được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành sản phẩm. Điều này rất cần thiết để đảm bảo rằng sản phẩm hoạt động như mong đợi và đáp ứng nhu cầu của người dùng.
▶️ Ghi lại mọi thay đổi – Đảm bảo ghi lại mọi thay đổi được thực hiện đối với PRD để theo dõi những gì có và không có trong sản phẩm. Điều này sẽ giúp quá trình xem xét dễ dàng hơn khi đến lúc giao sản phẩm hoặc dịch vụ.
▶️ Duy trì mốc thời gian – Tất cả các yêu cầu được đề cập trong tài liệu phải có ngày cụ thể được chỉ định. Điều này giúp xác định tính năng hoặc yêu cầu nào được mong đợi trước và cho phép ưu tiên các tác vụ tốt hơn.
▶️ Xác định Tiêu chí chấp nhận – Các tiêu chí này chỉ rõ thời điểm một yêu cầu cụ thể được đáp ứng. Điều này có thể dựa trên số liệu hiệu suất, số liệu khả năng sử dụng hoặc các thông số khác nếu cần.
▶️ Ưu tiên các yêu cầu – Không phải tất cả các tính năng đều có mức độ ưu tiên như nhau. Nhóm phát triển phải hiểu tính năng nào quan trọng cần tập trung trước và cách sắp xếp các tính năng còn lại sau đó.
▶️ Chia tài liệu thành các phần – Chia tài liệu thành các phần khác nhau dựa trên bộ tính năng, loại người dùng hoặc các thông số khác nếu có. Điều này giúp sắp xếp các khía cạnh khác nhau của sản phẩm hiệu quả hơn để dễ đọc hơn.
▶️ Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm – Mỗi yêu cầu phải có một người chịu trách nhiệm thực hiện và cũng phải bao gồm kỳ vọng từ các bên liên quan khác nhau.
Những điểm này sẽ giúp bạn tạo ra một PRD hiệu quả mà mọi người tham gia dự án đều có thể dễ dàng hiểu được. Các yêu cầu không chỉ giúp các nhóm tập trung mà còn giúp thiết kế các sản phẩm tốt hơn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ví dụ thực tế về Tài liệu yêu cầu sản phẩm
Hãy cùng khám phá một vài ví dụ về PRD đang hoạt động:
1. Phát triển ứng dụng di động
Hãy tưởng tượng PRD cho một ứng dụng di động. Nó sẽ bao gồm các câu chuyện của người dùng, wireframe của từng màn hình, danh sách tính năng, yêu cầu về hiệu suất và tiến trình phát triển.
2. Trang web thương mại điện tử
Đối với một trang web thương mại điện tử, PRD sẽ phác thảo các tính năng như đăng ký người dùng, danh mục sản phẩm, chức năng giỏ hàng, các biện pháp bảo mật và yêu cầu về khả năng mở rộng.
3. Nền tảng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)
Trong trường hợp nền tảng SaaS, PRD sẽ nêu chi tiết kiến trúc kỹ thuật, tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba, quản lý người dùng và tính năng thanh toán đăng ký.
Nền tảng ALM của Visure Requirements: Đối tác lý tưởng của bạn cho Tài liệu yêu cầu sản phẩm
Visure Solutions là đối tác lý tưởng cho việc lập tài liệu yêu cầu sản phẩm hiệu quả nhờ nền tảng Quản lý vòng đời yêu cầu (RLM) toàn diện, do AI điều khiển. Sau đây là những lý do chính:
- Quản lý yêu cầu hợp lý: Visure cung cấp một nền tảng tập trung giúp các nhóm dễ dàng nắm bắt, xác định, quản lý và theo dõi các yêu cầu trong suốt vòng đời sản phẩm. Điều này đảm bảo tính nhất quán, chính xác và phù hợp với kỳ vọng của các bên liên quan.
- Hỗ trợ AI: Với sự hỗ trợ AI tích hợp, Visure cung cấp hỗ trợ thông minh cho việc phân tích yêu cầu, ưu tiên và xác thực. Điều này làm giảm nỗ lực thủ công, tăng cường ra quyết định và đẩy nhanh thời gian đưa ra thị trường.
- Hợp tác và khả năng truy xuất nguồn gốc: Các công cụ cộng tác mạnh mẽ của Visure cho phép các nhóm chức năng chéo làm việc cùng nhau một cách liền mạch. Nền tảng này đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ từ các yêu cầu thông qua thiết kế, phát triển, thử nghiệm và triển khai, đảm bảo tuân thủ và giảm nguy cơ lỗi.
- Khả năng tích hợp: Visure tích hợp với các công cụ phổ biến như Jira, MS Office và các công cụ ALM khác, đảm bảo dữ liệu chảy trơn tru trên các nền tảng. Điều này giúp các nhóm làm việc với các công cụ hiện có trong khi tận dụng các tính năng quản lý yêu cầu nâng cao của Visure.
- Khả năng mở rộng: Cho dù là nhóm nhỏ hay tổ chức lớn, nền tảng Visure đều có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của các dự án phức tạp. Nó thích ứng với nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm ô tô, hàng không vũ trụ và chăm sóc sức khỏe, khiến nó trở thành giải pháp linh hoạt cho nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Báo cáo có thể tùy chỉnh: Visure cung cấp khả năng báo cáo nâng cao, cho phép các nhóm tạo các báo cáo chi tiết, có thể tùy chỉnh về yêu cầu, tiến độ và sự tuân thủ, giúp theo dõi và quản lý hiệu suất dự án dễ dàng hơn.
- Tuân thủ và đảm bảo chất lượng: Với sự hỗ trợ tích hợp cho các tiêu chuẩn như ISO 26262, DO-178C và IEC 61508, Visure đảm bảo rằng tài liệu yêu cầu sản phẩm đáp ứng các quy định của ngành, giảm thiểu rủi ro không tuân thủ.
Nền tảng trọn gói của Visure cung cấp các công cụ cần thiết để đảm bảo các yêu cầu về sản phẩm được ghi chép đầy đủ, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và sẵn sàng để triển khai hiệu quả.
Kết luận: Tận dụng AI để có yêu cầu sản phẩm hiệu quả Tài liệu
Tóm lại, tài liệu yêu cầu sản phẩm hiệu quả là thành phần quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Nó đảm bảo tính rõ ràng, sự liên kết và khả năng truy xuất trong suốt vòng đời sản phẩm, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng sản phẩm. Bằng cách tận dụng hệ thống quản lý yêu cầu mạnh mẽ, như Visure Solutions, các nhóm có thể hợp lý hóa quy trình, cải thiện sự hợp tác và duy trì khả năng truy xuất đầy đủ, từ khái niệm ban đầu đến khi giao sản phẩm cuối cùng.
Với nền tảng hỗ trợ AI của Visure, việc quản lý và ghi chép các yêu cầu về sản phẩm trở nên hiệu quả hơn, đảm bảo các nhóm có thể đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định và cung cấp các sản phẩm chất lượng cao đúng hạn.
Sẵn sàng đưa việc quản lý yêu cầu của bạn lên một tầm cao mới? Hãy xem Dùng thử miễn phí 30 ngày tại Visure và trải nghiệm trực tiếp sức mạnh của tài liệu yêu cầu sản phẩm liền mạch.
