Yêu cầu Báo cáo là gì: Định nghĩa, Công cụ & Hướng dẫn Tài liệu

Giới thiệu

Yêu cầu báo cáo là điều cần thiết đối với bất kỳ hệ thống phần mềm hoặc ứng dụng kinh doanh nào. Để đo lường khách quan hiệu quả của một hệ thống hoặc sản phẩm, bạn cần phân tích chính xác. Đó là lý do tại sao việc kiểm tra cẩn thận bất kỳ chức năng báo cáo mới nào trước khi đưa vào sử dụng lại quan trọng đến vậy. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa báo cáo yêu cầu, khám phá một số công cụ và hướng dẫn tài liệu phổ biến, và thảo luận về cách tạo tài liệu yêu cầu báo cáo hữu ích.

Báo cáo Yêu cầu là gì?

Báo cáo yêu cầu là một tài liệu phác thảo các yếu tố cần thiết của một dự án hoặc hệ thống. Nó bao gồm thông tin về mục đích, phạm vi và mục tiêu của dự án, cũng như các bên liên quan có liên quan. Báo cáo yêu cầu cũng nêu chi tiết những gì cần phải làm để hoàn thành dự án thành công.

Tài liệu yêu cầu hệ thống giải thích sản phẩm sẽ trông như thế nào khi hoàn thành. Tài liệu mô tả mục đích, tính năng, điều kiện hoạt động, trải nghiệm người dùng, đặc điểm của sản phẩm và các tiêu chuẩn quốc gia hoặc quốc tế mà sản phẩm phải tuân thủ.

Báo cáo yêu cầu có thể cung cấp cho các bên liên quan bản xem trước về toàn bộ tập hợp các yêu cầu, tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của họ tại thời điểm đó trong suốt dự án. Loại báo cáo này dựa trên các quan điểm, theo chương trình giảng dạy của IREB, được phân loại thành ba loại:

• Chế độ xem có chọn lọc: Bằng cách chọn tiêu chí cụ thể, bạn có thể tạo một tập hợp con các yêu cầu. Ví dụ, danh sách có thể được thu hẹp lại để chỉ hiển thị những yêu cầu có mức độ ưu tiên cao.
• Chế độ xem chiếu: Trong khi chỉ có một vài tính năng của yêu cầu được trực quan hóa, các chi tiết phức tạp hơn như lịch sử của nó được ẩn đi để tập trung vào phiên bản hiện tại của các yêu cầu.
• Tổng hợp các chế độ xem: Bằng cách phân tích tập hợp yêu cầu, thông tin hữu ích không dễ nhận thấy ngay lập tức sẽ được tạo ra, chẳng hạn như biểu đồ hình tròn hiển thị phần trăm yêu cầu ở từng trạng thái (đang chờ xử lý, đã xem xét, đã phê duyệt, đã xác thực, v.v.).

Chế độ xem được tạo bằng cách sử dụng các bộ lọc và cài đặt sắp xếp. Đối với phần lớn các báo cáo, sự kết hợp của các chế độ xem chọn lọc, phóng chiếu và tổng hợp được sử dụng để tạo dữ liệu.

Theo một nghiên cứu của Viện Kỹ thuật Phần mềm Carnegie Mellon, việc phát triển và theo dõi các yêu cầu hệ thống vẫn còn khó khăn đối với các nhà phát triển. Các vấn đề chính được nhấn mạnh trong nghiên cứu này là không giải quyết được đầy đủ nhu cầu của người dùng hoặc nhu cầu vận hành, cũng như việc các bên liên quan không có khả năng theo dõi các yêu cầu trong suốt vòng đời phát triển sản phẩm.

Các báo cáo yêu cầu rất quan trọng vì chúng giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về những gì cần thiết cho một kết quả thành công. Nếu không có báo cáo yêu cầu, sẽ rất khó để theo dõi tiến độ hoặc xác định các vấn đề tiềm ẩn.

Lợi ích của Báo cáo Yêu cầu:

Có nhiều lợi ích khi sử dụng các công cụ, mẫu và hướng dẫn tài liệu Báo cáo yêu cầu. Một số lợi ích này bao gồm:

• Cải thiện sự rõ ràng và hiểu biết về các mục tiêu và mục tiêu của dự án
• Theo dõi tốt hơn tiến trình và xác định các vấn đề tiềm ẩn
• Tăng cường giao tiếp giữa các bên liên quan
• Tăng khả năng thành công cho dự án hoặc hệ thống.

Báo cáo yêu cầu cho phép cung cấp thông tin phù hợp cho từng bên liên quan tại từng thời điểm trong vòng đời dự án. Nó giúp các bên liên quan đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu phù hợp. Báo cáo yêu cầu có thể giúp làm cho bất kỳ hệ thống phần mềm hoặc ứng dụng kinh doanh nào thành công hơn.

Tạo Tài liệu Yêu cầu Báo cáo Hữu ích:

Khi tạo một tài liệu yêu cầu báo cáo, sau đây là những điều bạn cần bao gồm các thông tin sau:

• Mô tả Sản phẩm
• Yêu cầu người dùng
• Các yêu cầu về môi trường
• Tiêu chuẩn
• Thông tin ràng buộc

Khi bạn đã xem xét các yếu tố này, bạn có thể bắt đầu tập hợp một tài liệu yêu cầu báo cáo hữu ích. Hãy nhớ bao gồm tất cả các thông tin cần thiết và đảm bảo rằng nó rõ ràng và dễ hiểu. Với một báo cáo yêu cầu được xây dựng kỹ lưỡng, bạn có thể đảm bảo rằng dự án hoặc hệ thống của mình thành công.

Hãy bắt đầu tạo tài liệu của chúng tôi!

Bước 1: Thu thập Yêu cầu. Các bên liên quan của sản phẩm, những người sẽ trả tiền cho sản phẩm và những người sẽ sử dụng sản phẩm, cần được ghi chú trong báo cáo yêu cầu hệ thống. Một quy trình được xác định rõ ràng để thu thập nhu cầu được khuyến khích mạnh mẽ. Các trường hợp sử dụng, kịch bản, nguyên mẫu và việc kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản hợp đồng là một số cách tiếp cận hữu ích để thu thập các yêu cầu.

Bước 2: Áp dụng Tiêu chuẩn Ngành. Trong báo cáo yêu cầu hệ thống, hãy liệt kê bất kỳ tiêu chuẩn ngành, tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) và các yêu cầu khác của chính phủ hoặc pháp lý áp dụng cho sản phẩm.

Bước 3: Mô tả môi trường hoạt động của hệ thống, chẳng hạn như giao diện với nguồn điện, thiết bị khác, phần mềm, cơ sở dữ liệu và người dùng. Đối với mục đích của báo cáo yêu cầu hệ thống, tiêu chí an toàn có thể được đưa vào môi trường hoạt động.

Bước 4: Kiểm tra các hạn chế. Các hạn chế về thông số kỹ thuật của sản phẩm có thể xuất phát từ người dùng, công suất xử lý, yêu cầu về điện, chi phí và tích hợp phần cứng và phần mềm. 

Bước 5: Lập danh sách các yêu cầu về chức năng, chẳng hạn như tốc độ hoạt động, tài nguyên sử dụng, hiệu suất trong môi trường khắc nghiệt, tiêu chuẩn thử nghiệm, chất lượng, độ an toàn và độ tin cậy.

Bước 6: Tạo một thời gian biểu phát triển với kế hoạch hoàn thành các mốc quan trọng theo dòng thời gian.

Bước 7: Viết phần giới thiệu cho báo cáo yêu cầu hệ thống của bạn. Trang tiêu đề bao gồm tên tổ chức, ngày tháng và tên tác giả. Trên trang bìa, có thể có chữ ký của các bên chịu trách nhiệm. Tạo mục lục và danh sách các hình ảnh và bảng biểu trong bước này. Tạo phần giới thiệu đề cập đến bất kỳ tài liệu tham khảo bắt buộc nào.

Để tạo các báo cáo dựa trên các chế độ xem chọn lọc, chiếu xạ hoặc tổng hợp, việc xác định các thuộc tính yêu cầu là cần thiết. Các tiêu chí này sẽ cho phép người dùng áp dụng các bộ lọc, xác định tiêu chí sắp xếp và tính toán các giá trị tổng hợp. Do đó, việc chỉ định tập hợp các thuộc tính thích hợp là rất quan trọng để báo cáo yêu cầu thành công. Điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của các bên liên quan khác nhau; tuy nhiên, ISO-29148 và các tiêu chuẩn khác cung cấp tổng quan về một số thuộc tính thường được sử dụng như loại, mức độ ưu tiên, lịch sử nguồn tác giả, trạng thái, nỗ lực rủi ro, v.v.

Lợi ích của việc sử dụng Công cụ báo cáo yêu cầu

Bằng cách sử dụng các công cụ báo cáo, các công ty có thể ghi điểm với các cơ hội mới để xây dựng sự hài lòng của khách hàng dựa trên các báo cáo sâu sắc dựa trên dữ liệu. Ngoài ra, chúng giúp bạn tối đa hóa năng suất bằng cách nâng cao dịch vụ khách hàng và cung cấp phân tích kịp thời. Không chỉ vậy, các giải pháp này còn tự hào có rất nhiều lợi ích khác, bao gồm:

1. Quy trình làm việc hợp lý: Các công cụ báo cáo yêu cầu cung cấp một cách hiệu quả và có tổ chức để theo dõi các yêu cầu và các hoạt động liên quan của chúng. Chúng cho phép người dùng nhập thông tin vào kho lưu trữ trung tâm, giúp dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan khác. Điều này cho phép các nhóm dự án nhanh chóng xác định bất kỳ sự khác biệt hoặc yếu tố bị thiếu nào trong quy trình xác định yêu cầu.
2. Cải thiện khả năng hiển thị: Bằng cách cung cấp khả năng báo cáo chi tiết, các công cụ báo cáo yêu cầu có thể giúp tăng khả năng hiển thị các mục liên quan đến dự án bao gồm ước tính chi phí, dự báo ngân sách, thay đổi phạm vi và phân bổ nguồn lực. Có khả năng hiển thị rõ ràng vào các lĩnh vực này giúp các nhóm đảm bảo rằng các dự án đang tiến triển hiệu quả và theo đúng kế hoạch.
3. Tăng cường cộng tác: Bằng cách tận dụng phần mềm theo dõi yêu cầu tập trung, các nhóm dự án có thể dễ dàng cộng tác thực hiện các nhiệm vụ từ nhiều địa điểm khác nhau. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu giống nhau về các yêu cầu của dự án và có thể cùng nhau làm việc để đáp ứng chúng.
4. Tăng cường trách nhiệm giải trình: Các công cụ báo cáo yêu cầu cung cấp hồ sơ có thể kiểm toán để theo dõi các thay đổi và tiến độ theo thời gian. Điều này giúp các nhóm chịu trách nhiệm với nhau về trách nhiệm của họ, đảm bảo rằng các dự án đi đúng hướng và mang lại kết quả mong muốn.

1. Giảm chi phí: Phần mềm báo cáo yêu cầu có thể giúp các tổ chức tiết kiệm tiền bằng cách giảm chi phí chung liên quan đến nhập dữ liệu thủ công, hệ thống lưu trữ trên giấy và quy trình giao tiếp không hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, vì các công cụ này thường dựa trên đám mây nên không yêu cầu đầu tư ban đầu lớn hoặc hợp đồng bảo trì tốn kém, giúp giảm thêm tổng chi phí sở hữu.

Yêu cầu thăm quan Nền tảng ALM:

Sức mạnh để cung cấp một cách hiệu quả các sản phẩm mà khách hàng của bạn yêu cầu.

Yêu cầu thăm quan Nền tảng ALM cho phép bạn quản lý các yêu cầu trong suốt quá trình phát triển và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều ở trên cùng một trang. Với công cụ mạnh mẽ này, bạn có thể cải thiện giao tiếp, tăng độ rõ ràng và cung cấp các sản phẩm mà khách hàng của bạn yêu cầu.

Trình quản lý báo cáo lượt truy cập tạo báo cáo tùy chỉnh dựa trên các dự án Yêu cầu về lượt truy cập, giúp cung cấp bằng chứng tuân thủ quy định cần thiết, thông số kỹ thuật yêu cầu, tóm tắt phiên kiểm tra, trang tổng quan hoặc bất kỳ đầu ra bắt buộc nào khác.

Tại thời điểm tạo báo cáo, Trình quản lý Báo cáo Visure lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Visure, điền mẫu đã chọn và cho phép xuất dữ liệu này ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm, trong một báo cáo duy nhất, tất cả thông tin, bao gồm cả bảng chú giải thuật ngữ , các yêu cầu, các trường hợp sử dụng, các kịch bản thử nghiệm, khả năng xác định nguồn gốc giữa chúng, UML và sơ đồ chức năng, trạng thái tổng thể và bất kỳ thông tin nào khác từ các dự án.

Một số yêu cầu khác đối với công cụ báo cáo

Khi xem xét một công cụ báo cáo yêu cầu, có một số tính năng chính mà người dùng tiềm năng nên tìm kiếm. Đầu tiên, điều quan trọng là phải tìm một báo cáo cho phép dễ dàng tùy chỉnh các báo cáo. Điều này sẽ cho phép bạn điều chỉnh đầu ra của báo cáo để đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu cụ thể. 

• CHUYẾN DU LỊCH:  JIRA là một công cụ báo cáo và theo dõi yêu cầu phổ biến của Atlassian, cung cấp các tính năng tuyệt vời như theo dõi lỗi, quản lý dự án, phát triển nhanh, v.v. Nó cũng cung cấp khả năng trực quan hóa mạnh mẽ để giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình.
• CỬA HỢP LÝ CỦA IBM: IBM Rational DOORS là một hệ thống quản lý yêu cầu doanh nghiệp giúp người dùng nắm bắt và quản lý thông tin chi tiết về yêu cầu đối với nhiều dự án hoặc bản phát hành sản phẩm trong môi trường cộng tác. Nó cung cấp giao diện dựa trên web trực quan, khả năng báo cáo mạnh mẽ và khả năng truy xuất nguồn gốc trong suốt quá trình phát triển.
• SpiraTest: SpiraTest là một công cụ quản lý kiểm tra phần mềm toàn diện, đồng thời đóng vai trò là công cụ báo cáo bắt buộc với các tính năng như báo cáo tương tác, biểu đồ & đồ thị phong phú, theo dõi tác vụ, v.v. Nó phổ biến trong các nhóm kiểm thử phần mềm vì khả năng tích hợp dễ dàng với các nền tảng khác như JIRA và Jenkins CI .
• Phiên bản Một: VersionOne là một nền tảng lập kế hoạch và quản lý dự án linh hoạt bao gồm các khả năng báo cáo yêu cầu toàn diện. Nó giúp các nhóm theo dõi, ưu tiên và quản lý các yêu cầu trong một giao diện dễ sử dụng.
• Axosoft: Axosoft là một công cụ quản lý dự án được thiết kế cho các nhóm phát triển phần mềm. Cùng với khả năng theo dõi, nó cũng cung cấp các tính năng báo cáo mạnh mẽ để giúp bạn phân tích dữ liệu yêu cầu của mình hiệu quả hơn.
• Phiên bản doanh nghiệp Zephyr: Zephyr Enterprise Edition là một giải pháp quản lý thử nghiệm toàn diện cung cấp cho người dùng khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với toàn bộ quy trình thử nghiệm từ xác định yêu cầu ban đầu đến phân phối sản phẩm cuối cùng. Nó có các khả năng báo cáo nâng cao giúp dễ dàng xác định nhanh chóng các lỗi và xu hướng trong hệ thống hoặc ứng dụng đang được thử nghiệm.
• HP ALM: HP ALM là một công cụ quản lý yêu cầu của Hewlett-Packard cung cấp cho người dùng khả năng theo dõi và báo cáo toàn diện. Nó cũng cung cấp khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ HP khác, chẳng hạn như HP Quality Center, giúp quản lý toàn bộ vòng đời dự án dễ dàng hơn ở một nơi.
• Yêu cầu kiểm tra: ReQtest là một phần mềm quản lý yêu cầu trực tuyến giúp các nhóm nắm bắt, theo dõi và phân tích các yêu cầu sản phẩm hiệu quả hơn. Với giao diện người dùng trực quan và các tính năng báo cáo mạnh mẽ, đây là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Quyền truy cập của Microsoft: MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép người dùng dễ dàng tạo và quản lý dữ liệu yêu cầu một cách có tổ chức. Với các biểu mẫu và truy vấn dễ sử dụng, Access giúp phân tích các bộ dữ liệu phức tạp một cách nhanh chóng.

Đây là một số yêu cầu đối với các công cụ báo cáo có trên thị trường hiện nay. Mỗi công cụ có bộ tính năng riêng biệt có thể đáp ứng nhu cầu của bất kỳ tổ chức hoặc nhóm nào. Trước khi đưa ra quyết định mua, hãy đảm bảo đánh giá cẩn thận các tính năng của từng sản phẩm và xác định sản phẩm nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn.

Kết luận:

Báo cáo yêu cầu là quá trình tạo tài liệu chứa tất cả thông tin về các yêu cầu mà các bên liên quan cần trong suốt vòng đời của dự án. Báo cáo yêu cầu cũng có thể hiển thị một đoạn trích từ toàn bộ tập hợp các yêu cầu, chỉ chứa nội dung mà bên liên quan quan tâm tại một thời điểm cụ thể trong dự án. Lợi ích chính của báo cáo yêu cầu là giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có sự hiểu biết chung về các yêu cầu của hệ thống, giảm sự mơ hồ và nhầm lẫn, giúp xác định dễ dàng hơn các vấn đề tiềm ẩn với hệ thống ngay từ đầu và có thể giúp cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan. Để tạo báo cáo yêu cầu hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu các bên liên quan của mình là ai và nhu cầu cũng như kỳ vọng của họ là gì. Bạn cũng cần có tầm nhìn rõ ràng về hệ thống mà bạn muốn xây dựng. Nền tảng ALM Yêu cầu Visure có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình này bằng cách cung cấp giải pháp đầu cuối cho việc quản lý yêu cầu. Yêu cầu Dùng thử miễn phí 30 ngày bây giờ để kiểm tra các công cụ!