Mỗi tổ chức có một phương pháp làm việc khác nhau, do đó, một tập hợp các yêu cầu khác nhau. Do đó, quy trình quản lý yêu cầu cũng có thể khác nhau. Nhưng có một điều vẫn nhất quán là các nguyên tắc cơ bản của các yêu cầu viết. Dưới đây là 20 mẹo để viết yêu cầu tốt hơn.

1. Cùng một lúc - Mỗi yêu cầu nên được coi như một trường hợp kiểm thử rời rạc. Không nên sử dụng các liên từ như và, hoặc, v.v. vì chúng có thể dẫn đến việc bỏ sót các yêu cầu. Điều này đặc biệt quan trọng vì các điều khoản như thế này có thể khiến các nhà phát triển phần mềm và người kiểm tra bỏ qua các yêu cầu. Chia các nhu cầu phức tạp thành các phần nhỏ hơn cho đến khi từng phần có thể được kiểm tra riêng biệt là một cách để ngăn điều này xảy ra.

2. Nói “Cái gì” chứ không phải “Làm thế nào” - Trọng tâm nên tập trung vào những gì hệ thống sẽ làm, không phải là cách nó thực hiện. Ngoài ra, tránh đi quá sâu vào các chủ đề thiết kế như tên trường, đối tượng ngôn ngữ lập trình và đối tượng phần mềm. Nếu bạn thấy mình đang thảo luận về những chủ đề này trong Tài liệu Đặc tả Yêu cầu, hãy lùi lại một bước - điều này có thể có nghĩa là bạn đang trở nên quá cụ thể.

3. Kiểm chứng - Một điều khác cần lưu ý khi tổ chức các yêu cầu là chúng phải luôn có thể kiểm tra được. Điều này có nghĩa là cần có khả năng xác minh hệ thống đáp ứng yêu cầu được đề cập. Điều này cũng liên kết đến điểm tiếp theo của chúng tôi - truy xuất nguồn gốc. Nếu một yêu cầu chứa đầy các thuật ngữ mơ hồ, thì việc phân tích và xác minh xem hệ thống có thực sự đáp ứng các tiêu chuẩn này về Hiệu suất hay không sẽ trở nên khó khăn hơn. Do đó, càng nhiều càng tốt, hãy nhắm đến sự rõ ràng và chính xác trong ngôn ngữ của bạn để việc thu thập Yêu cầu không phải là một quá trình mơ hồ.

4. Truy xuất nguồn gốc - Truy xuất nguồn gốc trong quản lý dự án đề cập đến việc đảm bảo rằng các yêu cầu được liên kết với các thành phần khác trong dự án. Điều này cho phép người quản lý dự án, nhà phát triển và các bên liên quan theo dõi toàn bộ vòng đời của yêu cầu từ đầu đến cuối theo mọi hướng cũng như với các phần khác của hệ thống. Nếu bạn quản lý khả năng truy xuất nguồn gốc đúng cách, bạn có thể tránh mã không tương ứng với bất kỳ yêu cầu nào (mã 'đi lạc') và đảm bảo rằng mọi trường hợp thử nghiệm đều bao gồm ít nhất một yêu cầu. Bạn có thể truy xuất nguồn gốc các yêu cầu bằng cách gắn nhãn chúng với một số nhận dạng duy nhất và cung cấp thông tin về nguồn của chúng trong một kho lưu trữ trung tâm mà tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể truy cập được.

5. Khả thi - Đảm bảo rằng ngân sách và thời gian của dự án là khả thi, cùng với các nguồn lực sẵn có. Nếu những điều kiện này có thể hỗ trợ yêu cầu, thì bạn có thể tiếp tục với kế hoạch.

6. Tính nhất quán - Duy trì mức độ chi tiết nhất quán. Ví dụ: đối với các yêu cầu của người dùng, người dùng cuối phải là chủ thể của mọi câu. Tương tự, đối với các yêu cầu về hệ thống, hệ thống phải là chủ đề của mọi câu.

7. Trường hợp ngoại lệ - Một yêu cầu không được có điều khoản thoát. Ví dụ: “Hệ thống sẽ xác định số lần đăng nhập, ngoại trừ khi người dùng đã nhập sai tên người dùng rõ ràng”.

8. Giọng nói hoạt động - Luôn viết với giọng chủ động, đảm bảo rằng một trong những diễn viên là chủ đề của mỗi câu.

9. Nói không với mệnh đề "cho phép" - Cố gắng tránh xa các cụm từ dễ hiểu như nhưng, ngoại trừ và chỉ khi cần thiết.

10. Không có chữ viết tắt - Mọi yêu cầu phải là một câu đầy đủ mà không có bất kỳ từ viết tắt hoặc biệt ngữ nào.

11. Chủ ngữ & Vị ngữ - Đối với mọi yêu cầu, phải có chủ ngữ (người dùng / hệ thống) và vị ngữ (kết quả dự kiến, hành động hoặc điều kiện). 

12. Clarity - Tránh sự mơ hồ do sử dụng các từ viết tắt như, vv, xấp xỉ. và những thứ tương tự.

13. Sử dụng các Điều khoản Đúng - Các thuật ngữ không xác định như thân thiện với người dùng, đa năng và mạnh mẽ có thể gây khó khăn khi cố gắng xác định các trường hợp thử nghiệm. Những từ này thường mang những ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau.

14. Suy đoán có thể gây ra thiệt hại - Đừng đoán; không lập danh sách các tính năng nằm ngoài câu hỏi. Nói rằng bạn muốn một hệ thống xử lý tất cả các lỗi không mong muốn là điều hoàn toàn tưởng tượng vì không có hệ thống nào giống 100% những gì bạn mong muốn. Tránh các câu nói trùng lặp và mâu thuẫn.

15. Tránh các tùy chọn - Không đưa ra ý tưởng hoặc lựa chọn. Bạn có thể phát hiện những điều này trong bất kỳ câu lệnh nào bao gồm các cụm từ có thể, có thể, có thể, hoặc nên.

16. Thủ tục giấy tờ có tổ chức làm điều kỳ diệu - Giữ các yêu cầu được sắp xếp ở một nơi để cải thiện khả năng đọc tài liệu của bạn và tránh lãng phí thời gian tham khảo chéo nhiều nguồn.

17. Nói chuyện với những gì chúng ta có - Không đề cập đến một yêu cầu chưa được xác định. Mục tiêu của bạn là làm cho tài liệu dễ đọc nhất có thể.

18. Những gì nên được sử dụng và ở đâu? - “Sẽ” nên được sử dụng khi các yêu cầu được nêu rõ, “Ý chí” nên được sử dụng để thể hiện các tuyên bố về sự kiện; & “Nên” để thể hiện một mục tiêu cần đạt được.

19. Chính xác - Đảm bảo rằng mỗi câu đều hoàn chỉnh và đúng ngữ pháp với chủ ngữ, động từ và vị ngữ thích hợp.

20. Tập trung - Thiết lập sự tập trung bằng cách loại bỏ các cụm từ lan man, quá dài và các tham chiếu đến các bài báo lỗi thời.