Hướng dẫn đầy đủ nhất về quản lý yêu cầu và truy xuất nguồn gốc
Yêu cầu tự động Chất lượng
Mục lục
Giới thiệu
Điều quan trọng là phải đánh giá chất lượng của các yêu cầu bằng hệ thống tự động, chẳng hạn như công cụ đo lường phần mềm. Các hệ thống tự động có thể thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn và cung cấp những hiểu biết hữu ích về khả năng tồn tại của dự án của bạn. Những thông tin chi tiết này có ở dạng phân tích tiết kiệm thời gian, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất hiện tại và xu hướng trong tương lai.
Việc sử dụng số liệu có thể giúp xác định các khu vực tiềm năng cần cải thiện, cho phép nhà phát triển đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Các số liệu cũng giúp đánh giá tiến độ theo thời gian và đảm bảo các dự án luôn đi đúng hướng. Ngoài ra, chúng cho phép bạn đo lường chính xác các lĩnh vực, chẳng hạn như hiệu quả của một tính năng cụ thể hoặc trải nghiệm người dùng.
Bằng cách đánh giá chất lượng của các yêu cầu, các nhóm được trang bị tốt hơn để xác định và giải quyết bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể dẫn đến sự chậm trễ tốn kém. Ngoài ra, quy trình này khuyến khích sự hợp tác tích cực giữa các bộ phận và người dùng, điều này rất quan trọng để phát triển sản phẩm thành công. Cuối cùng, các số liệu giúp các tổ chức tối đa hóa nguồn lực của họ và đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Bản chất của tài liệu yêu cầu
Tài liệu yêu cầu là nền tảng của bất kỳ dự án nào. Nó phác thảo những nhiệm vụ và hoạt động cần phải được hoàn thành để đạt được kết quả mong muốn. Tài liệu này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cách thức hoạt động của một hệ thống hoặc quy trình cụ thể, đồng thời giải quyết các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình sử dụng.
Về cốt lõi, tài liệu yêu cầu phục vụ như một thỏa thuận giữa tất cả các bên liên quan đến dự án. Nó đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ. Ngoài ra, nó cung cấp một điểm tham chiếu cho các thành viên trong nhóm khi thảo luận về các tính năng và chức năng trong từng giai đoạn phát triển.
Bằng cách đánh giá chất lượng của các tài liệu yêu cầu, các nhóm được trang bị tốt hơn để xác định bất kỳ sự khác biệt nào có thể tồn tại giữa sự hiểu biết của các bên liên quan khác nhau về một tính năng hoặc khả năng cụ thể. Điều này có thể giúp ngăn chặn sự chậm trễ không mong muốn do thông tin sai lệch hoặc thiếu rõ ràng. Ngoài ra, nó có thể giúp xác định các khu vực tiềm năng để cải thiện có thể dẫn đến trải nghiệm người dùng được cải thiện.
Bằng cách đảm bảo chất lượng của các tài liệu yêu cầu, các tổ chức có thể đảm bảo rằng họ đang phát triển các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan. Điều này lần lượt dẫn đến các sản phẩm tốt hơn và khách hàng hài lòng hơn. Cuối cùng, việc đánh giá chất lượng của các tài liệu yêu cầu là yếu tố then chốt để phát triển sản phẩm thành công.
Kiểm tra chất lượng hồ sơ yêu cầu
Ngay từ những năm 1970, Boehm và các chuyên gia khác đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo rằng các tài liệu yêu cầu có kiểm soát chất lượng. Theo một bài báo nổi tiếng của Boehm, nếu các lỗi được phát hiện đủ nhanh thì việc loại bỏ chúng sẽ rẻ hơn nhiều so với việc đợi cho đến khi sản xuất. Hơn nữa, sửa lỗi trong quá trình viết yêu cầu tốn ít hơn 10-20 lần so với sửa chúng sau khi chúng được đưa vào sản xuất – và ít nhất 40% tất cả các lỗi bắt nguồn từ các yêu cầu sai sót (Boehm 1975). Đầu tư vào đảm bảo chất lượng cho các yêu cầu là một cách tiếp cận lý tưởng để ngăn ngừa các sự cố trong quá trình thử nghiệm. Mặc dù những tuyên bố này không thể được kiểm tra, nhưng chúng vẫn có thể được đánh giá và kiểm tra kỹ lưỡng về tính chính xác và toàn diện. Gilb là một trong những cá nhân đầu tiên đề nghị xem xét các tài liệu yêu cầu bằng văn bản với một bộ hướng dẫn vào năm 1976 (Gilb, 1976). Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh đều được tính đến khi xác minh các yêu cầu!
Đảm bảo chất lượng của các tài liệu yêu cầu là một quá trình liên tục đòi hỏi phải xem xét và cập nhật thường xuyên. Các tổ chức có thể bắt đầu bằng cách thiết lập điểm chuẩn cho các mục Đánh giá Yêu cầu Hệ thống (SRR) và Đánh giá Yêu cầu Phần mềm (SRR). Điều này nên bao gồm cả đánh giá tự động và thủ công để đảm bảo tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng và giải quyết đúng cách. Ngoài ra, các nhóm nên sử dụng các công cụ như số liệu phần mềm để thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn và cung cấp thông tin chi tiết hữu ích về xu hướng hiệu suất.
Khi nói đến SRR nói riêng, các nhóm nên sử dụng các số liệu để đánh giá độ chính xác, đầy đủ, chính xác, nhất quán, khả năng bảo trì và khả năng sử dụng. Các số liệu này sẽ giúp xác định bất kỳ sự khác biệt nào giữa sự hiểu biết của các bên liên quan khác nhau về một tính năng hoặc khả năng có thể dẫn đến sự chậm trễ không mong muốn.
Theo Boehm và nhóm của ông tại TRW, có bốn tiêu chuẩn chính để xác minh các đặc tả yêu cầu. Đó là:
- hoàn chỉnh,
- Tính nhất quán,
- tính khả thi và
- Khả năng kiểm tra.
Các tổ chức cũng nên thực hiện đánh giá định kỳ các tài liệu yêu cầu để đảm bảo chúng được cập nhật và chứa thông tin chính xác. Những đánh giá này nên tính đến cả phản hồi của khách hàng và những thay đổi trên thị trường hoặc ngành. Bằng cách đó, các tổ chức có thể đảm bảo các sản phẩm của họ vẫn phù hợp và cạnh tranh trong bối cảnh không ngừng phát triển.
Cuối cùng, việc đánh giá chất lượng của các tài liệu yêu cầu là yếu tố then chốt để phát triển sản phẩm thành công. Bằng cách thực hiện kiểm tra thường xuyên trong từng giai đoạn của quy trình, các nhóm có thể giảm thiểu mọi rủi ro liên quan đến thông tin sai lệch hoặc thiếu rõ ràng. Ngoài ra, nó giúp đảm bảo các dự án luôn đi đúng hướng trong khi tối đa hóa nguồn lực và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Lược đồ cấu trúc tài liệu yêu cầu
Khi cấu trúc các tài liệu yêu cầu, các nhóm nên đặt mục tiêu làm cho thông tin rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Một cách hay để thực hiện việc này là sử dụng lược đồ hoặc mẫu chẳng hạn như lược đồ hoặc mẫu được nêu dưới đây:
- Giới thiệu - mô tả mục đích của tài liệu và bất kỳ thông tin cơ bản nào có thể hữu ích.
- Phạm vi - phác thảo những sản phẩm hoặc dịch vụ nào đang được phát triển và bất kỳ hạn chế nào cần được tính đến.
- Yêu cầu - liệt kê chi tiết tất cả các yêu cầu về chức năng, phi chức năng, thiết kế và hiệu suất có liên quan.
- Giả định & Phụ thuộc – nêu chi tiết bất kỳ giả định nào về môi trường của dự án và/hoặc sự phụ thuộc vào các thành phần hoặc hệ thống khác.
- Xác minh & Xác thực – chỉ định cách các yêu cầu sẽ được kiểm tra để đảm bảo chúng được đáp ứng.
- Ruột thừa - bao gồm bất kỳ tài nguyên có liên quan hoặc tài liệu hỗ trợ.
Bằng cách tuân theo cấu trúc này, các nhóm có thể tạo tài liệu yêu cầu rõ ràng và có tổ chức đồng thời đảm bảo bao gồm tất cả thông tin liên quan. Nhìn chung, điều này sẽ giúp giảm thiểu bất kỳ lỗi tiềm ẩn nào trong quá trình phát triển và đảm bảo các dự án luôn đi đúng hướng.
Bước cuối cùng trong việc đảm bảo tài liệu yêu cầu chất lượng là tiến hành đánh giá và kiểm tra trước khi thực hiện. Điều quan trọng là các tổ chức phải có sẵn các quy trình để xem xét các tài liệu này với các bên liên quan trên toàn diện – từ khách hàng và nhà phát triển đến người quản lý dự án và người thử nghiệm. Bằng cách làm như vậy, các nhóm có thể xác định sớm bất kỳ sự khác biệt nào, điều này có thể giúp họ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tương lai.
Quy tắc kiểm tra yêu cầu ngôn ngữ tự nhiên
Khi kiểm tra các yêu cầu được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên, các tổ chức nên tuân theo một bộ quy tắc để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng. Những quy tắc này bao gồm:
- Tránh sự mơ hồ bằng cách sử dụng ngôn ngữ chính xác và tránh sử dụng đại từ hoặc mạo từ không xác định (ví dụ: a/an).
- Sử dụng từ ngữ rõ ràng và đơn giản, dễ hiểu.
- Xác định bất kỳ thuật ngữ nào được sử dụng trong tài liệu để không có sự nhầm lẫn khi giải thích các yêu cầu.
- Đảm bảo các câu phát biểu hợp lý với ngữ pháp và dấu câu nhất quán.
- Sử dụng giọng nói thụ động một cách tiết kiệm vì giọng nói tích cực có xu hướng trực tiếp hơn và dễ đọc hơn.
Bằng cách tuân theo các quy tắc này, các nhóm có thể tạo ra các tài liệu vừa toàn diện vừa dễ hiểu, điều này sẽ giảm thiểu các lỗi và thông tin sai lệch tiềm ẩn.
Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là việc xem xét các tài liệu yêu cầu là một quá trình liên tục. Các tổ chức nên cố gắng liên tục xem xét các tài liệu của họ trong suốt vòng đời của một dự án để đảm bảo chúng luôn chính xác, cập nhật và phù hợp. Điều này sẽ giúp đảm bảo các dự án luôn đi đúng hướng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời.
Số liệu đo lường yêu cầu ngôn ngữ tự nhiên
Các tổ chức cũng nên có sẵn các số liệu để đo lường chất lượng của các tài liệu yêu cầu của họ. Điều này có thể giúp các nhóm xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện và thực hiện hành động để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Một số số liệu hữu ích bao gồm:
- Sự chính xác - đây là thước đo mức độ chính xác của các yêu cầu so với nhu cầu thực tế của khách hàng.
- Khả năng đọc - số liệu này đo lường mức độ dễ đọc của tài liệu bằng cách đánh giá độ dài, cấu trúc, cách sử dụng thể bị động, v.v.
- Trong trẻo - điều này đánh giá mức độ rõ ràng của ngôn ngữ và liệu nó có chỗ cho việc diễn giải sai hay không.
- Tính đầy đủ – điều này xem xét mức độ đầy đủ của thông tin trong tài liệu và liệu có bất kỳ yếu tố nào bị thiếu hoặc sai lệch hay không.
Bằng cách sử dụng các số liệu này, các nhóm có thể nhanh chóng xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào với tài liệu của họ và thực hiện các bước cần thiết để cải thiện chúng. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến kết quả dự án tốt hơn và cơ sở khách hàng hài lòng hơn.
Nhìn chung, viết các yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên hiệu quả là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào muốn phát triển các dự án thành công. Bằng cách làm theo các hướng dẫn được nêu trong bài viết này, các nhóm có thể tạo các tài liệu có tổ chức và chính xác, dễ hiểu. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các số liệu có liên quan, các tổ chức có thể đảm bảo tài liệu của họ luôn cập nhật và không có lỗi trong toàn bộ vòng đời phát triển. Khi áp dụng các chiến thuật này, các nhóm có thể đảm bảo dự án của họ chạy trơn tru từ đầu đến cuối, mang lại kết quả thành công cho tất cả các bên liên quan.
Lợi ích của việc phân tích chất lượng yêu cầu
Một trong những mục tiêu chính của phân tích chất lượng yêu cầu là giảm lỗi và thông tin sai lệch. Bằng cách đảm bảo rằng các yêu cầu được ghi lại chính xác, các nhóm có thể hiểu rõ hơn những gì cần phải làm để hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Điều này cũng có thể giúp ngăn ngừa những sai lầm tốn kém hoặc sự chậm trễ do hiểu sai các yêu cầu. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các công cụ như Visure Quality Analyzer, các tổ chức có thể nhanh chóng xác định bất kỳ sự khác biệt nào trong tài liệu của họ, điều này có thể giúp họ tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong thời gian dài. Cuối cùng, bằng cách phân tích các tài liệu yêu cầu bằng các công cụ thích hợp, các tổ chức có thể đảm bảo các dự án của họ thành công và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nhìn chung, phân tích chất lượng yêu cầu là một phần thiết yếu của bất kỳ quy trình phát triển nào. Bằng cách làm theo các phương pháp hay nhất và sử dụng các công cụ phù hợp, các nhóm có thể tạo tài liệu chính xác và có tổ chức, dễ hiểu. Điều này sẽ giúp đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách, dẫn đến kết quả thành công cho mọi người tham gia.
Tạo ra các yêu cầu ngôn ngữ tự nhiên rõ ràng, chính xác và có tổ chức là một phần thiết yếu của quá trình phát triển phần mềm. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc được mô tả trong bài viết này, các nhóm có thể tạo tài liệu dễ đọc và dễ hiểu – nâng cao hiệu quả của chúng. Bằng cách tận dụng các số liệu chính, các tổ chức có thể đánh giá nhất quán chất lượng tài liệu của họ để đảm bảo chúng chính xác và cập nhật. Với thủ tục này, các nhóm có thể yên tâm rằng tất cả các khía cạnh của dự án của họ sẽ tiến triển như mong đợi từ đầu đến cuối với kết quả thành công cho tất cả mọi người liên quan đến nó.
Công cụ kiểm tra chất lượng yêu cầu ngôn ngữ tự nhiên
Nhiều nhóm kỹ thuật tin rằng họ chỉ có thể đánh giá chất lượng các yêu cầu của mình sau khi chúng đã được hoàn thành và gửi đi khắp tổ chức. Tuy nhiên, với Máy phân tích chất lượng tầm nhìn, bây giờ bạn có thể tránh được những thông số kỹ thuật mơ hồ này. Điều này dựa trên công nghệ QVscribe for Visure giúp các kỹ sư cải thiện tính rõ ràng, nhất quán và chất lượng công việc của họ.
Tại Visure Quality Analyzer, chúng tôi chấm điểm chất lượng theo yêu cầu với xếp hạng 5 sao để dễ dàng hình dung kết quả và phân tích hiệu quả. Sự mơ hồ đã trở thành một bệnh dịch trong các tài liệu yêu cầu phức tạp ngày nay; tuy nhiên, bằng cách sử dụng công cụ Xử lý ngôn ngữ tự nhiên của chúng tôi trong Visure Quality Analyzer, các khu vực tiềm năng cho sự mơ hồ được tìm ra để cải thiện đáng kể khả năng sử dụng yêu cầu và tăng tỷ lệ thành công trong quản lý dự án.
Kết luận
Bằng cách áp dụng những nguyên tắc này vào thực tế, các công ty sẽ được trang bị đầy đủ để tạo ra các yêu cầu về ngôn ngữ tự nhiên một cách chính xác, rõ ràng và toàn diện. Điều này sẽ dẫn đến sự hiểu biết tốt hơn về nhu cầu của khách hàng và giúp đảm bảo hoàn thành thành công các dự án phần mềm. Cuối cùng, các yêu cầu về ngôn ngữ tự nhiên là một phần thiết yếu của bất kỳ quy trình phát triển nào và các nhóm phải thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo chúng luôn cập nhật và không có lỗi trong toàn bộ vòng đời. Với những chiến thuật này, các tổ chức có thể đảm bảo các dự án của họ sẽ được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và với cơ sở khách hàng hài lòng.
Điểm mấu chốt rút ra là việc viết yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên hiệu quả là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào muốn phát triển các dự án thành công. Bằng cách đánh giá đúng nhu cầu của khách hàng, tuân theo các phương pháp hay nhất để tổ chức tài liệu và khả năng đọc, đồng thời sử dụng các số liệu liên quan để đo lường chất lượng, các nhóm có thể đảm bảo dự án của họ sẽ thành công từ đầu đến cuối. Với những công cụ này, các tổ chức có thể đảm bảo rằng các quy trình phát triển phần mềm của họ chạy trơn tru và mang lại kết quả tích cực cho tất cả các bên liên quan.
Đừng quên chia sẻ bài viết này!
